كيفية تجنب الإفراط في استخدام أدوات الاتصال والتعاون

تعد أدوات التعاون والاتصال ضرورية لنجاح أي مشروع ، خاصة بالنسبة للفرق البعيدة. إنها تساعد على زيادة الإنتاجية والتواصل بين الموظفين مع تمكينهم من الوصول إلى المعلومات من أي مكان وفي أي وقت.

ومع ذلك ، يمكن أن تصبح العديد من الخيارات مرهقة ، خاصة عندما تضطر إلى بدء كل يوم عمل في التنقل بين الأدوات المختلفة للبقاء في الحلقة. ستستكشف هذه المقالة بعض النصائح والأدوات لمساعدتك على استخدام أدوات التعاون بشكل أكثر فاعلية.

إثقال كاهل فريقك بالتعاون الأدوات ليست هي الحل لتحسين الإنتاجية ؛ على العكس من ذلك ، يمكن أن يؤدي إلى:

• انخفاض الإنتاجية لأن فريقك يقضي وقتًا أطول في مطاردة المعلومات عبر منصات متعددة بدلاً من إنجاز المهام.
• تأخر المشاريع لان الاتصال يقع بين الشقوق.
• انخفاض التعاون لأن بعض الأشخاص قد يواجهون صعوبة في التعرف على منصات تعاون متعددة.
• صعوبة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة إليها.
• يمكن أن يؤدي التنقل بين العديد من تطبيقات التعاون إلى تبديل السياق وفعالية أقل.
• إهدار للإنفاق لأن العديد من هذه الحلول البرمجية لها ميزات متداخلة وتتطلب رسوم اشتراك.

لذا ، إذا كانت أدوات التعاون ضرورية للعمل الجماعي ، فكيف يمكنك تجنب هذه المشكلات؟

1. تحديد أولويات احتياجات فريقك والشركة

من المهم أن تبدأ بإدراك أن التعاون الفعال لا يتعلق بالتكنولوجيا - بل يتعلق بأفرادك وكيفية تفاعلهم لتحقيق الأهداف المشتركة. تأتي أدوات التعاون والاتصال لتمكين وتسهيل ذلك.

لذلك ، يجب أن تبدأ بتقييم احتياجات شركتك ونوع الثقافة التي تريد بناءها لفريقك. علاوة على ذلك ، احصل على رؤية واضحة لنوع المهام التي يؤديها فريقك على أساس يومي وأفضل الطرق للتفاعل مع بعضهم البعض.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تعزيز الثقة وحرية العمل خلال ساعات العمل المرنة ، فاختر الحلول الرقمية التي تتيح الاتصال غير المتزامن والتعاون ، مثل تحريف و يعقوبيمكن أن تعمل بشكل أفضل. تعمل هذه الأدوات على تمكين موظفيك من الاستمرار في التركيز خلال الجدول الزمني الأكثر إنتاجية.

من ناحية أخرى ، إذا كان فريقك يتنقل في الغالب ، وتقدر الاتصال في الوقت الفعلي ، فإن الأدوات التي تسهل الاتصال المتزامن وتوفر الوصول إلى سطح المكتب والجوال ، مثل تثاقل، قد يكون خيارك الأفضل.

بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عن احتياجاتك ونوع الثقافة التي تريد الترويج لها ، يصبح من الأسهل تضييق عدد الخيارات التي تتوافق مع نهج عملك. يمكن أن يؤدي اختيار أداة لمجرد كونها شائعة إلى تغيير ثقافة شركتك ونظام التشغيل عن غير قصد ، مما يؤدي إلى نتائج غير مثمرة.

2. استفد من أجنحة مساحة العمل

بعد تقييم احتياجات شركتك وفي محاولة لتقليص عدد أدوات التعاون التي تستخدمها ، أنت يمكن أن تبدأ من خلال النظر إلى الأنظمة الأساسية الشاملة أو متعددة الاستخدامات التي تقدم مجموعة من الميزات اللازمة لتشغيل اعمال.

تم تصميم هذه الحلول خصيصًا لتجميع كل شيء معًا من خلال الجمع بين الميزات الأساسية و وظائف من تطبيقات متعددة في نظام أساسي واحد ، مما يزيل عناء فتح العديد من البرامج للوصول إليها معلومة.

من خلال القيام بذلك ، فإنها تساعد في توفير الوقت والمال مع تسهيل الأمر على الجميع دون تفويت أي تحديثات. إنها مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لا تحتاج بالضرورة إلى أحدث الأجراس والصفارات ، ولكنها بالأحرى حل بسيط ومباشر يساعدهم على العمل بسلاسة.

تتيح لك هذه الأدوات تبادل الرسائل والاتصال وتدوين الملاحظات وتعيين المهام وحتى التخطيط للمشاريع - كل ذلك من مكان واحد. بعض الأمثلة على أفضل أجنحة مساحة العمل التي توفر ميزات متعددة لتبسيط سير عملك يرتقع أو نفس الصفحة. يمكنك استخدام إحدى هذه الأدوات لتجميع جميع أنشطتك معًا.

لنفترض أن مؤسستك متخصصة في مجال معين من العمل ويبدو أن النظام الأساسي متعدد الأغراض الخاص بك هو "جاك لجميع المهن ، سيد لا أحد." في هذه الحالة ، يجب أن تفكر في إيجاد أفضل الحلول المناسبة للوظائف الفردية التي يمكن دمجها بسهولة مع كل منها آخر.

إذا كانت إدارة المشروع هي محور تركيزك الأساسي ، فقد ترغب في النظر في الأدوات ذات الميزات مثل إنشاء المهام والتعيين ، ووظائف البحث القوية ، وعروض لوحة المعلومات المتعددة ، وتقارير حالة المشروع ، والمشروع القوالب.

متعلق ب: تكاملات Zapier التي ستعمل على أتمتة سير عمل إدارة المهام

ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا التفكير في حلول إدارة المشاريع التي توفر فرص تكامل مع أدوات أخرى ، على سبيل المثال ، خلية نحل, الاثنين، أو وريك. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام عدة أدوات مناسبة لأغراض محددة وربطها لتحقيق نتائج أفضل.

علاوة على ذلك ، فإن هذه الأدوات سهلة الاستخدام ، مما يسهل على الجميع تعلمها واستخدامها بشكل فعال.

4. إنشاء مستودع المعرفة المركزي

كما ذكرنا أعلاه ، فإن أحد الجوانب السلبية لاستخدام الكثير من أدوات التعاون هو أن الموظفين يضيعون وقتًا ثمينًا القفز من منصة إلى أخرى للوصول إلى المعلومات أو التنصت على زملاء آخرين بأسئلة تمت الإجابة عليها عدة مرات مرات.

لتجنب ذلك ، يمكنك تخزين جميع المعلومات الأساسية في قاعدة معرفية مركزية يسهل الوصول إليها من أي مكان. يمكنك استخدام ملف ويكي الشركة الداخلية أداة مثل تترا للاحتفاظ بأي شيء من السياسات على مستوى الشركة والبرامج التعليمية الإرشادية إلى معلومات المنتج المحددة. يمكن لأي شخص لديه إذن إضافة الملفات وتحريرها ، وإنشاء نظام أساسي للتعاون سهل الاستخدام يساعد الموظفين على مشاركة المعلومات مع بعضهم البعض.

الفكرة هي أنه يمكن لكل عضو في الفريق التوجه مباشرة إلى قاعدة المعرفة هذه للعثور على المعلومات والحصول على إجابات لأي أسئلة أو مشكلات قد تكون لديهم.

ابدأ رحلتك إلى التواصل الفعال والتعاون الآن

إذا كنت تتعامل حاليًا مع الكثير من الفوضى عندما يتعلق الأمر بأدوات الاتصال والتعاون ، ففكر في تنفيذ الحلول المذكورة أعلاه.

باستخدام أفضل الحلول والاستراتيجيات الرقمية التعاونية الممكنة لعملك ، فأنت تأخذ خطوة كبيرة نحو زيادة الإنتاجية وتوفير المال على المدى الطويل وتحسين الأداء العام.

كلما نمت وأصبحت أعمالك أكثر تطلبًا ، يمكنك دائمًا مراجعة عملياتك لتلبية احتياجاتك المتغيرة.

كيف تعزز إنتاجيتك في مكان عملك من خلال تبادل المعرفة

يمكن أن تكون مشاركة المعرفة في مكان العمل قوية ، ولكن فقط إذا قمت بإنشاء بيئة تشجع عليها. فيما يلي بعض الأدوات والنصائح للمساعدة.

اقرأ التالي

عن المؤلف