الإعلانات
أعلم أنك تعتقد أنك تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني جيد كيف يمكن لكتابة رسائل بريد إلكتروني مذهلة أن تعزز حياتك المهنيةيمنح إرسال رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية تعزيزًا غير ملموس لسمعتك عبر الإنترنت (وغير المتصلة). إن المقياس النهائي للبريد الإلكتروني الماهر هو إذا كان بإمكانك الحصول على وظيفة أو الحصول على أزعج مع بريد إلكتروني مثير للإعجاب ... اقرأ أكثر ، ولكن أود أن أتوقف لحظة لأخبركم صيح طريقة لكتابة بريد إلكتروني. كيف جعلتك هذه الجملة تشعر؟ كأنني كنت أتحدث معك وكأنك في الثالثة من عمرك ، أليس كذلك؟ هذه هي الطريقة التي يمكن أن يسيء بها البريد الإلكتروني الناس.
إذا كنت تريد أن تصادف بطريقة إيجابية - كلاعب فريق أو قائد كفء أو صديق موثوق به - فإن الكلمات التي تختارها والطريقة التي تربط بها معًا لها تأثير هائل. هذا الأمر أكثر أهمية في البريد الإلكتروني ، لأنه على عكس الهاتف أو الدردشة المرئية ، لا يمكنك رؤية وجه الشخص. لا يمكنك رؤية اللطخة لأنها تسخر من السخرية ، أو الثنية في جبهتهم لأن شيئًا قلته للتو يربكهم. يعتقد بعض الناس أن هذا هو السبب في أن التكنولوجيا مثل البريد الإلكتروني و
الشبكات الاجتماعية تضر بالمجتمع التأثير السلبي لمواقع التواصل الاجتماعي على المجتمع [رأي]لدي حسابات على العديد من مواقع الشبكات الاجتماعية ، وأقضي وقتًا طويلاً جدًا في كتابة التحديثات الخاصة بي وقراءة تحديثات الآخرين. أنا أستمتع بالقيام بذلك ، القدرة على التفاعل مع الأصدقاء ، ... اقرأ أكثر .مع البريد الإلكتروني ، أنت تحلق أعمى إلى حد كبير. بالنسبة لبعض الأشخاص ، يعمل هذا النوع بشكل جيد لأنهم من النوع الذي يحب التحدث في الناس ، بدلا من إلى اشخاص. إذا كنت قد عملت في أي بيئة يكون فيها البريد الإلكتروني أحد أشكال الاتصال المستخدمة بكثرة ، فمن المحتمل جدًا أنك تعرف أن هناك العديد من "شخصيات البريد الإلكتروني" المختلفة التي تظهر. هناك الراعي ، والقتال الذي يحض على الكراهية ، والخطأ المزمن ، والسيد (أو السيدة) السلبية... القائمة تطول وتطول.
إذن كيف تعرف ما إذا كنت تواجه الطريق الخاطئ دون أن تدرك ذلك؟ ما نوع القواعد التي يمكنك اتباعها للتأكد دائمًا من أنك شخص طيب ومتفتح ومتعاون يستمتع الناس حقًا بالعمل معه؟ يجب أن تمنحك النصائح التالية السبق نحو اتصالات بريد إلكتروني أكثر ودية وإنتاجية.
الخط الفاصل بين الثقة والغطرسة
في كثير من الأحيان ، لا يدرك الأشخاص الذين يرون أنهم متغطرسون في البريد الإلكتروني كيف يصادفون. في كثير من الأحيان ، يحاولون فقط إقناع شخص ما أو كسب احترام زملائهم أو أصدقائهم. من بين جميع أخطاء البريد الإلكتروني التي يرتكبها الناس - وخاصة في العمل - هذا هو الخطأ الكبير. يحاول الكثيرون إقناع الرئيس أنه في كثير من الأحيان تصبح لعبة مستمرة من الصداقة بين الزملاء. يريد الجميع هذا الترويج ، وغالبًا ما يكون العرض الوحيد للأداء الذي يراه المدير هو ما يتم الإبلاغ عنه في رسائل البريد الإلكتروني. على الأقل هذه هي عملية التفكير.
تبدأ المشكلة عندما ترى كلمة "أنا" كثيرًا. "أريد أن نبدأ في القيام بذلك على الفور" أو "أريد أن أكون واضحًا هنا ..."
العبارات لا تركز فقط على الذات. يتحولون أيضا إلى محادثة ديكتاتورية. إنها تقريبًا مثل العلاقة بين الوالدين والطفل حيث يعتقد أحد الأشخاص أنه سوف يملي جميع القواعد ، ومن المفترض أن تصمت وتستمع فقط.
لا أحد يحب أن يكون في الطرف المتلقي لذلك ، وصدقوني ، لا تريد أن تكون في الطرف المسلم أيضًا. لن يحبك أحد.
كتب كارمين جالو ، مستشار ومؤلف مدرب المهارات ، أن الأشخاص المتغطرسين يميلون إلى تجنب التواصل البصري. يبدو أنهم يتحدثون تقريبا عبر أنت ، وليس عليك. ذلك لأنهم لا يهتمون حقًا بمن يتحدثون ، فقط ما سيقولونه يسمع. يأتي هذا أيضًا في البريد الإلكتروني من خلال الاستخدام المستمر لـ "أنا" ، مع إيلاء القليل من الاهتمام لما يقوله الآخرون ، بخلاف التعليقات السطحية العرضية حول "تقدير" مساهماتك. يمكنك أن تراهن على أن المدير لن يقرأ ما تكتبه ، ولكنه سيكون مشغولاً في محاولة التوصل إلى ما هم أريد أن أقول بعد ذلك.
لا أحد يحتاجك إلى "التدخل" ، الرجل الكبير.
تلميح آخر أن لديك تضخيم الذات على يديك هو عندما تكون في منتصف محادثة بريد إلكتروني ، والتي تتضمن نسخة قائمة من عدة أشخاص ، ثم ينضم أحد الأشخاص إلى المحادثة بعبارة "اسمح لي بالتدخل هنا للحصول على لحظة…"
إليك ما يفعله هذا النوع من الصياغة ، على غرار "دعني أوضح ..." للأشخاص الذين يقرؤون بريدك الإلكتروني. يخبرهم أنك تعتقد أن لديك جميع الإجابات. يخبرهم أنك تشعر أنهم مضللين وغير صحيحين حتى هذه اللحظة ، وأنت هنا - بطل في درع لامع على حصان أبيض - ركوب في إنقاذ الجميع من غبائهم و جهل.
عمل رائع يا سيد هيرو - لقد أزلت الجميع في الفريق بكلماتك الأولى في بريدك الإلكتروني.
فيما يلي بعض النصائح القوية للتواصل المهذب ولكن الاحترافي.
كن صادقا ومتواضعا
علامة القائد الحقيقي هي التي لا تعترف فقط أنه ليس لديها جميع الإجابات ، ولكن أيضًا مزيد من الدول - في كثير من الأحيان وبشكل مؤكد - أن الموظفين هم الذين لديهم أعظم البصائر و مهارات. أفضل طريقة للقيام بذلك في البريد الإلكتروني هي إرسال نسخة إلى موظفك عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا لرؤسائك بشأنهم وتتحدث معهم بشكل جيد. افعل نفس الشيء عندما تتحدث إلى أعضاء آخرين في الفريق - تحدث جيدًا مع موظفيك. اعترف عندما حققوا نجاحًا كبيرًا.
يمكن أن يكون غير بديهي بالنسبة للأشخاص الذين يدخلون في منصب إداري عدم البناء أنفسهم فوق. بعد كل شيء ، الموقف هو موقف من السلطة ويخضع للتفاخر الذاتي. يشعر معظم المديرين أنه من أجل احترام الموظفين ، يجب أن يظهروا متفوقًا فكريًا. لسوء الحظ ، في معظم الحالات يفعل ذلك عكس ذلك.
اسال اسئلة
يبدو غريبا كمدير تطلب من موظفيك إجابات بدلاً من إعطائهم الإجابات ، لكن صدقوا أو لا تصدقوا عندما تُمكّن الأشخاص من تطوير حلول لك ، فهي أيضًا تجعلهم يحترمونك. بمجرد أن ينجزوا مهمة العثور على إجابة لمشكلة ما ، فلن يشعروا بثقة أكبر فقط بأنفسهم ، لكنهم سيتذكرون أيضًا أنك الشخص الذي ألهمهم ليصعدوا ويكتسبوا ذلك نجاح. هذا هو سر الإدارة - التركيز على نجاح الأفراد الذين هم تحت قيادتك ، بدلاً من التركيز بنفسك.
فكر في الأمر - أنت في وضع فريد لبناء فريق من الأشخاص الواثقين والناجحين الذين يعملون من أجلهم أنت. فقط تخيل كم يمكن أن يحققه فريق مثل هذا أكثر من الفريق المليء بالناس الساخطين وغير المتحمسين.
لكن... لا تستخدم "لكن"
تكتيك مضحك آخر رأيته يظهر في رسائل البريد الإلكتروني للمديرين خلال رحلاتي المختلفة هو روتين الطعم والتبديل بأكمله. هذا هو المكان الذي يبدأ فيه المدير البريد الإلكتروني بمديح ، ثم يقوم بتبديل للشكوى من شيء ما ، أو لطلب عمل إضافي. هذا ضار بشكل خاص ، لأنه يعطي انطباعًا خاطئًا بأنك على وشك أن تكون صادقًا ومتواضعًا (على النحو الموصى به أعلاه) ، و أنت تبني توقعات الموظف بأنهم على وشك تلقي المديح ، ثم تقوم بتدميرها فقط عن طريق القيام بالضبط ضد.
هذه عبارات مثل ، "أنتم يا رفاق تقومون بعمل رائع ، ولكن ..." ، أو "أحب ما فعلته مع هذا الرسم البياني ، ولكن ..."
هذا هو في الواقع الطفل الوغد للنصيحة القديمة المقدمة إلى المديرين التي يجب عليهم دائمًا ابدأ برسالة بريد إلكتروني تطلب شيئًا أو تنتقد شيئًا بشيء إيجابي "لتليين نفخ". لا تفهموني بشكل خاطئ ، فعلها بإخلاص ، هذا في الواقع يعمل. تكمن المشكلة في أن معظم الناس لا يعرفون كيف يفعلون ذلك بإخلاص ، وبدلاً من ذلك فقط يظهرون كمؤخرة متعجرفة وباهتة.
ما لم تشعر بصدق أن شخصًا ما يقوم بعمل جيد - فقط تجاوز التفاهات الفارغة والبدء في العمل. سوف يقدر موظفك أن يعامل لك كشخص بالغ بدلاً من معاملة طفل عمره 5 سنوات.
أظهر للناس أنك تهتم بما يقولون
إذا كنت تريد من موظفيك أو زملائك في العمل أن يقدروك ويشعروا أنك شخص حقيقي ، فمن المهم أن تكون صادقًا ومباشرًا مع الناس. كونك سعيدًا أمر رائع ، لكن أن تكون إيجابيًا فقط من أجل أن تكون إيجابيًا ، فهذا يعني أنه فارغ للغاية ويرعى عبر البريد الإلكتروني. إذا كان عليك استخدام نهج "قل شيئًا إيجابيًا أولاً" عند توصيل الأخبار السيئة ، فقم بذلك بشكل أصلي. لا تقل فقط "أنت موظف رائع" ، ولكن بدلاً من ذلك ، اذكر شيئًا فعلوه على وجه التحديد يوضح ذلك. هذا يخبرهم أنك تهتم حقًا - فأنت تهتم بما يفعلونه وما يقولون.
تعد إدارة الأشخاص على الأرجح واحدة من أصعب الوظائف المتاحة ، لأنه من الطبيعة البشرية عدم الثقة والكراهية للسلطة. عندما تكون في موقع سلطة ، فإنه يجعل من الضروري أن تكون متواضعًا وصادقًا وصادقًا.
لا يكفي القول أنك تهتم بالناس. اظهره.
ليس من المهم أن تقول أنك تقدر شخصًا ما. صف لماذا.
باستخدام البريد الإلكتروني ، سيقدم الأشخاص كل أنواع الافتراضات حول ما تقوله - لذا لا تترك أي مجال للتفسير الخاطئ. سيقدر الناس صراحتك وصدقك - ليس فقط موظفيك ولكن أيضًا زملائك. إذا نجحت في تحقيق ذلك ، فستجد نفسك يومًا ما في الطرف المستلم لجائزة "القائد المتميز".
كيف تحاول التواصل بشكل جيد مع البريد الإلكتروني؟ ما نوع النهج الذي تتبعه للتأكد من أنك لا تسيء إلى الناس أو ترعىهم؟ شارك نصائحك الخاصة في قسم التعليقات أدناه!
حقوق الصورة: رجل أعمال أناني, رجل أعمال يغطي الوجه, الزملاء مناقشة, مدرب ساخر,رجل أعمال كبير (كل ذلك عبر Shutterstock)
ريان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، و 5 سنوات في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. محرر إداري سابق لـ MakeUseOf ، وقد تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وقد ظهر في التلفزيون والإذاعة الوطنية.