كيفية إنشاء آخر نظام مثالي لإدارة الوقت ستستخدمه على الإطلاق

الإعلانات

جي آر كتب تولكين ذات مرة ، من خلال شخصية غاندالف ، "كل ما علينا أن نقرره هو ما يجب فعله بالوقت المعطى لنا." إذا كنت تريد معرفة سر إنشاء نظام إدارة الوقت المثالي في العالم ، فأنت بحاجة إلى الاستماع إليه جاندالف.

كان طريقي الشخصي إلى نظام إدارة الوقت المثالي طويلًا ، وهو مليء بجثث المحاولات السابقة. يقولون أن الطريق إلى الجحيم مرصوف بالنوايا الحسنة. حسنًا ، لنفترض أنني بدأت دائمًا في استخدام كل نظام جديد بحسن نية.

لقد حاولت Gqueues انتقل بجدول إدارة مهام Google والجدولة إلى مستوى جديد تمامًا مع GQueuesلا تعمل مهام Google إذا كنت تريد الانتقال إلى ما بعد إدارة الوقت اليوم إلى التخطيط البصري للغد. هذا هو المكان الذي يصعد فيه GQueues إلى اللوحة. اقرأ أكثر , ToDoist ما هو أكثر إنتاجية ToDoist Premium؟ هنا 6 أسباب جيدة للترقيةواصلت استخدام ToDoist مجانًا لفترة من الوقت. ولكن استمر في مواجهة الأشياء التي أردت القيام بها ولم أستطع. تذكيرات البريد الإلكتروني. إضافة ملاحظات للمهمة. أشياء من شأنها أن تضيف الكثير ... اقرأ أكثر , مهام Google تحويل مهام Google إلى مجموعة إدارة المهام باستخدام Google Tasks Offline [Chrome]

يشبه استخدام مهام Google علاقة الحب والكراهية. المشكلة في استخدام مهام Google مباشرة في تقويم Google أو داخل Google Mail هي أن التخطيط وواجهة المستخدم مبسطة للغاية ... اقرأ أكثر و كل خدعة إدارة الحياة ما بين أثنين. إذا كنت مثلي ، فربما فعلت الشيء نفسه. إنه بحث مستمر عن مزيد من التنظيم والعمل الأقل. طريقة لخلق المزيد من الوقت في جدولك الزمني ، لإنجاز كل ما تحلم بإنجازه ، دون فقدان النوم.

ما هو نظام إدارة الوقت المثالي؟

إذا كنت مثلي ، فربما تشعر أنك تمتلك نظامًا تقريبا ما تحتاجه ، ولكن ليس تمامًا. هناك دائمًا شيء مفقود.

يجب أن يكون لنظام إدارة الوقت المثالي الصفات التالية.

• يتيح لك "مكانًا هادئًا" للتأمل في أهداف حياتك وأحلامك
• يوفر تكاملًا سلسًا للمهام المتعلقة بأهدافك
• يتيح لك بسهولة تنظيم وتخطيط مسؤولياتك الأسبوعية واليومية
• يساعدك على تجنب نسيان المهام المهمة
• صغير الحجم وبسيط ، ولكنه فعال وشامل

هذا الأخير يشبه طلب القمر ، أليس كذلك؟ إنها الحاجة إلى البساطة جنبًا إلى جنب مع متطلبات أن تكون شاملة كليًا مما يجعل العثور على النظام المثالي أمرًا مستحيلًا.

إنشاء خط تجميع إدارة الوقت

يجب أن يعمل نظام إدارة الوقت المثالي مثل خط التجميع الفعال. لديك عمل (مهام) واردة ، ويجب تنظيمها وتخطيطها ، ثم دمجها في التقويم الخاص بك. تبدو هذه العملية شيئًا مثل هذا:

المشكلة مع معظم محاولات استخدام واحد التطبيق مثل gTasks استخدم gTasks لمزامنة مهامك مع Google [Android]في هذه الأيام ، هناك مليون طريقة رائعة لإدارة قائمة المهام عبر الإنترنت وعبر تطبيقات الجوال. ومع ذلك ، لا يزال هناك عدد قليل من الأشخاص الذين لا يستخدمون حتى الآن أحد ... اقرأ أكثر أو أي شيء من هذا القبيل هو أن هذه التطبيقات متخصصة للتعامل مع جزء أو جزأين من هذه العملية بشكل جيد.

أدوات تتبع الوقت 4 أدوات ممتازة لتتبع الوقت مجانًا [Android]بغض النظر عمن تكون ، فالوقت سلعة مهمة للغاية. لقد خصصنا جميعًا الوقت نفسه - 86400 ثانية كل يوم - والأمر متروك لنا كيف نقضي هذا الوقت ... اقرأ أكثر أو باستخدام تقنية بومودورو Tomod.es تطبيق الويب Tomato.es هو جعل إدارة الوقت بسيطةلا تستطيع التركيز؟ اذهب إلى العمل الآن. Tomato.es هو مؤقت مجاني لـ Pomodoro يمكنك استخدامه مباشرة في متصفحك - وربما يكون أفضل تطبيق استخدمته على الإطلاق. تقنية بومودورو بسيطة: ... اقرأ أكثر يجعلك المماطلة أقل لماذا لا يمكن معالجة التسويف عن طريق تطبيقات إدارة المهام [رأي]لأطول وقت كنت أواجه صعوبة في إدارة الوقت ، وفي بعض الجوانب ما زلت أفعل ذلك. كانت إحدى طرقي العديدة في "التغلب على" افتقاري إلى إدارة الوقت هي استخدام تطبيقات إدارة المهام. أنا... اقرأ أكثر من خلال إدارة جدولك الأسبوعي ، ولكن لا تساعدك في تنظيم مهامك.

لم يكن ذلك حتى أظهر لي جاستن أسلوبه في الاستخدام LEGOS كطريقة لإدارة الوقت كيفية استخدام LEGOs لإدارة وقتك بشكل أفضلأعتقد أنني وجدت أداة الإنتاجية النهائية: LEGOs. لا تغادر! دعني أوضح. اقرأ أكثر أنني بدأت أحصل على فكرة عن شيء قد يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي. أدى هذا إلى ما اعتقدت أنه سيكون أفضل وأخير نظام إدارة في كل العصور ، باستخدام Trello Trello - نظام إدارة مشروع فريد وبسيط وقوي من منزل جيدهل يعني اسم جويل سبولسكي أي شيء بالنسبة لك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسوف ترغب في قراءة هذا المنشور ، لأنه يعرض أحدث وأكبر مشروع لـ Spolsky. وإذا لم يكن كذلك ، يجب أن تعرف أن هذا ... اقرأ أكثر .

وضع القطع معًا

ومع ذلك ، لا يزال Trello ليس مكانًا سهلًا خطة أهداف الحياة كيفية إنشاء مجلس الرؤية وتحقيق أهدافك الكبيرةيمكنك تسميتها كصخور كبيرة أو أهداف كبيرة مشعرة وجريئة. يسميها البعض قائمة دلو. إن تفريغ هذا الدلو يستدعي العمل. هذا هو المكان الذي تثبت فيه أداة بصرية مثل Trello فائدة. اقرأ أكثر ، وإدارة المهام من خطوة واحدة إلى الجدول التالي كانت خرقاء للغاية.

لهذه الأسباب ، قررت أخيرًا أخذ جميع الدروس التي تعلمتها من الأنظمة السابقة لقد اختبرت ودمج كل شيء في نظام واحد آلي لإدارة الوقت يقوم بذلك الكل.

1 - إنشاء ورقة إدارة الوقت الرئيسي الخاص بك

يعمل سير العمل الذي سرقته من جاستن واستخدامه في نظام Trello بشكل جيد. بشكل أساسي ، تبدأ من جانب واحد مع جميع المهام الجديدة الواردة التي تحتاجها لتناسب بطريقة ما جدولك الزمني. ثم ، على يسار ذلك ، لديك قائمة بجميع المهام التي تريد إكمالها هذا الشهر. إلى اليسار من هذا الأسبوع.

عمل هذا النظام بالنسبة لي لمدة أربعة أو خمسة أشهر. بدأت بنسيان الأشياء الموجودة في بعض القوائم. لم ينتقلوا إلى "اليوم" ثم دفنوا للتو. بدأ النظام يخذلني.

هذا ما فعلته. تحتاج أولاً إلى إنشاء جدول بيانات Google وإنشاء أربع أوراق.

في هذه الحالة ، تبدأ على اليسار وتقوم بإنشاء واردة ورقة. سيؤدي ذلك إلى سرد جميع المهام الواردة من الأنظمة الأخرى المختلفة.

إلى يمين هذا ، تقوم بإنشاء الطلبات الشهرية ورقة. إلى اليمين من ذلك إنشاء المطالب الأسبوعية ورقة. إلى اليمين من إنشاء الخاص بك الجدول الأسبوعي ورقة.

سنقوم بتنسيق تلك الأوراق الفردية في لحظة. ولكن أولا ، قم بإنشاء تقويم أسبوعي في الجدول الأسبوعي ورقة عن طريق إنشاء صف واحد من أيام الأسبوع وعمود كل نصف ساعة ليوم كامل.

الآن بعد أن أصبحت جدولك الأسبوعي جاهزًا للاستخدام ، فقد حان الوقت لبدء إدخال المهام في نظام إدارة الوقت الجديد!

على ال ورقة واردة، قم بإنشاء رؤوس مهمة, مشروع, تم إضافة التاريخ, ضع الكلمة المناسبة, أفضلية, حلقة الوصل, المقررو منجز.

ستصبح هذه الحقول منطقية في لحظة عندما نبدأ في تغذية ورقة "الوارد" بخلاصات تلقائية.

2 - إنشاء وأتمتة أهداف حياتك

سيكون أول تلك الخلاصات أهداف حياتك.

أهم درس تعلمته هو أنه عندما يتعلق الأمر بالأهداف الكبيرة ، فأنت بحاجة إلى مساحة نظيف ومقصود لغرض واحد فقط - التأمل في الأشياء الأكثر أهمية أنت.

من بين جميع تطبيقات إدارة الوقت التي جربتها على الإطلاق ، هذا أحد الأغراض التي من أجلها ToDoist مثالي.

إنه نظيف وبسيط. أنت تصنع أهداف الحياة الكبيرة هذه على اليسار ، ثم على الجانب الأيمن ، تقوم بتقسيم تلك الأهداف الكبيرة حقًا إلى الأهداف الفرعية التي ستعمل من أجلها طوال حياتك.

على سبيل المثال ، أحد أهداف حياتي هو تكوين أسرة سعيدة. بعض الأهداف الفرعية لهذا ستكون "توفير طفولة إيجابية" لأطفالي ، أو "أن أكون زوجًا مخلصًا ومهتمًا". تحت هذه الأهداف الفرعية ، هي المكان الذي يذهب إليه المزيد من التفاصيل. على سبيل المثال ، فإن بناء غرفة نوم لابنتي سيعطيها بالتأكيد تجربة طفولة أكثر إيجابية.

الآن ، هذا هو فعالة مهمة. ما تريد القيام به هو إعداد تسميات لهذه المهام القابلة للتنفيذ ، بحيث يقوم ToDoist بإرسالها تلقائيًا إلى نظام إدارة الوقت الرئيسي الخاص بك.

ستحتاج إلى استخدام ToDoist Premium للوصول إلى التصنيفات (إنه رخيص ويستحق ذلك!)

في ToDoist ، ما عليك سوى النقر فوق تسميات في شريط التنقل الأيمن ثم انقر فوق أضف تسمية زر.

في المثال أعلاه ، لبناء مهمة غرفة نوم ، بعد إنشاء تصنيف أسرة سعيدة ، أضفت "@ أسرة سعيدة" إلى المهمة نفسها ، لتصنيفها.

لماذا تساعدك هذه الملصقات؟ لأنه الآن يمكنك استخدامها IFTTT لتحديد تلك المهام المصنفة وإدراج المهام في علامتك التجارية الجديدة واردة ورقة في جداول بيانات Google.

في IFTTT ، ما عليك سوى اختيار مشغل ToDoist وتحديده تم إنشاء مهمة جديدة باستخدام التسمية.

بعد ذلك ، يمكنك الاختيار من قائمة منسدلة للتسميات التي قمت بإنشائها ، بالإضافة إلى المشروع حيث استخدمت التسمية.

أخيرًا ، قم بتعيين الإجراء على Google Drive ، وحدد إضافة صف إلى جدول البيانات، واكتب الاسم الصحيح لجدول بيانات Google حيث أنشأت ورقة "الوارد".

لاحظ الحقول في هذا الإخراج؟ هذه هي الحقول نفسها التي أنشأتها للتو في جدول البيانات.

حتى الآن ، في أي وقت تقوم فيه بإنشاء مهمة تتعلق بـ Life Goal في ToDoist وتطبيق أحد التسميات على ذلك لقد أنشأت مشغلات IFTTT ، وسيتم تحميل هذه المهمة تلقائيًا في الوارد جدول.

فكر في الأمر. الآن ، يمكنك الجلوس ، وتصفية ذهنك ، والتخطيط لأهداف حياتك فقط. لا داعي للقلق بشأن كيفية التخطيط لما يتعين عليك القيام به لتحقيقها - ما عليك سوى تبادل الأفكار وتصنيف المهام التي ستحتاج إلى إنجازها للوصول إلى هناك. دع الأتمتة تتولى الباقي.

ثالثا - أتمتة طلباتك العاجلة

بالطبع حياتك أكثر من مجرد أهداف حياتك. دعنا نواجه الأمر ، والمطالب اليومية ، والمكالمات الهاتفية ، ورسائل البريد الإلكتروني ، كلها تقذفك باستمرار بمطالب جديدة ومهام جديدة. أنت بحاجة إلى طريقة للتعامل مع تلك المطالب أيضًا.

الجواب على ذلك هو أيضًا أتمتة خلاصة "الواردة" من حساب بريدك الإلكتروني. لا تقلق ، هذا أمر سهل حقًا. مجرد إنشاء مشغل IFTTT لكل مرة أنت نجمة بريد إلكتروني في بريدك الوارد.

ثم قم بإنشاء نفس الإجراء الذي قمت به من قبل - إضافة صف إلى جدول البيانات. تأكد من كتابة نفس اسم جدول البيانات بشكل صحيح. ستحتاج أيضًا إلى تخصيص صف منسق بحيث تقوم بإخراج الحقول المطلوبة لجدول الوارد الذي قمت بإنشائه.

الشيء المهم هو فقط للتأكد من أن موضوع البريد الإلكتروني يصطف مع حقل "المهمة" في جدول البيانات الخاص بك.

الآن ، في كل مرة تقوم بتمييز بريد إلكتروني بنجمة في البريد الوارد ، تتم إضافة سطر موضوع البريد الإلكتروني هذا إلى جدول البيانات كمهمة واردة أخرى.

يكمن جمال هذا في أنك عندما تفحص رسائل البريد الإلكتروني وتكتشف بريدًا إلكترونيًا يتطلب وقتك ، يجب أن تصبح مهمة مجدولة في سير عملك. لا تضيع وقتك في محاولة إنجاز المهمة على الفور. مجرد نجمة عليه والمضي قدما.

الآن بعد أن حصلت على أهداف حياتك ، أصبحت جميع رسائل البريد الإلكتروني اليومية تلقائية لملء المهام الواردة طابورًا لنظام إدارة الوقت الجديد ، حان الوقت لتنظيم سير العمل لذلك النظام.

رابعاً - تنظيم سير عمل إدارة الوقت

الآن يأتي الجزء الممتع. إذا كنت قد استخدمت ToDoist للتخطيط لأهدافك طويلة المدى ، وكنت تلعب دور البطولة في أشياء مهمة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فسترى مجموعة من المهام الجديدة قد وصلت إلى الورقة!

تذكر المقرر و منجز الحقول التي أنشأتها؟ حسنًا ، كانت تلك إضافات لم يتم ملؤها بواسطة الأتمتة. هذا لأنه بينما تقوم بتحديد اسم كل مهمة ونقلها إلى هذا الشهر أو هذا الاسبوع الأوراق ، ستحتاج إلى ملاحظة أنك قمت بجدولة تلك المهمة. عند إكمال المهمة ، يمكنك وضع علامة "تم" عليها باستخدام الحقل "تم".

بمجرد جدولة مهمة ، تكون موجودة في ورقة الشهر أو الأسبوع. الفكرة هي أنه على أساس شهري ، يجب عليك نقل جميع المهام الواردة التي تعتقد أنه يمكنك إنجازها هذا الشهر في هذا الشهر ورقة.

ال هذا الشهر و هذا الاسبوع يجب أن تحتوي الأوراق على الحقول التالية: مهمة, لمن؟, تكرر, كرر و هدف الحياة.

أثناء نقل اسم المهمة من الوارد إلى هذا الشهر ، خذ الوقت الكافي لملء هذه الحقول. من (ما العميل أو الشخص) هو المهمة؟ هل هي مهمة تحتاج إلى تكرارها كل شهر؟ هل هو من أحد أهداف حياتك؟

الأهم من ذلك ، حدد متى يجب إتمام المهمة بحلول. سيساعدك الترتيب حسب هذا الحقل في تحديد أولويات المهام التي يتعين عليك تنفيذها عندما تخطط أسبوعك.

تذكر ، قم بذلك كل شهر. أيضا ، يستغرق وقتا في بداية الأسبوع لنقل المهام من هذا الشهر ورقة مطابقة هذا الاسبوع ورقة. أو ، في الحالات التي تتكرر فيها المهمة شهريًا ، يمكنك فقط إضافة المهمة مباشرة إلى التقويم الأسبوعي الخاص بك وتحديث حقل "الاستحقاق التالي".

هذا هو جمال هذا النظام. يمكن أن يساعدك على إدارة كل شيء - المهام المتعلقة بتلك الأهداف الحياتية المهمة ، والمهام اليومية الدنيوية التي تنبثق عنها رسائل البريد الإلكتروني ، والواجبات الشهرية والأسبوعية التي تحتاج إلى القيام بها مهما كان ، ثم المهام المهمة التي تضيفها ال واردة ورقة نفسك.

عندما تتم معالجة المهام وتتدفق من علامة تبويب إلى أخرى ، يتم تأريخها وترتيب أولوياتها ، ثم ستضيفها أخيرًا إلى الجدول الزمني الخاص بك للأسبوع القادم. هذا هو الجدول في علامة التبويب الأخيرة ، التي أنشأتها في بداية هذه المقالة. هذا يستخدم استراتيجية حظر الوقت حظر الوقت - السلاح السري للتركيز بشكل أفضلهل تبحث عن طريقة أكثر فعالية لتنظيم أيام العمل الخاصة بك؟ جرب حظر الوقت. يمكن أن يساعدك تكتيك إدارة الوقت هذا في إبقائك على المسار الصحيح مع الحفاظ على عوامل التشتيت والمماطلة وتعدد المهام غير المنتجة. اقرأ أكثر التي كتب عنها روب مؤخرًا - والتي تعمل جيدًا.

قد تفكر في ترميز هذه المهام أثناء إضافتها إلى جدولك للأسبوع. ربما ، قم بإنشاء رمز لون لكل عميل مختلف أو استخدم ألوانًا مختلفة للدلالة على مشاريع أو أولويات مختلفة.

المفتاح في هذا النظام هو أنه قادر على التعامل مع كل شيء ، من تخطيط حياتك و تحديد الأهداف 5 أخطاء خطيرة يجب تجنبها عند تحديد الأهدافيعد تحديد الهدف طريقة رائعة للحد من التسويف وتعزيز الإنتاجية. إذا لم يكن لديك أهداف ، فليس لديك اتجاه. بدون توجيه ، من السهل عليك أن تشعر بالضياع والارتباك. لحسن الحظ،... اقرأ أكثر ، إلى المشاريع التي تعمل عليها الآن.

بعد ذلك ، من المقرر إنجازها في علامتي التبويب الثاني والثالث ، ومن ثم جدولة وإنجازها في علامة التبويب الأخيرة. طالما أنك منضبط بما يكفي للجلوس واستخدام هذا النظام للتخطيط للشهر والأسبوع القادمين ، فسيزيد إنتاجيتك عدة مرات.

هل وجدت نظام إدارة الوقت المثالي لديك حتى الآن؟ هل هذا يبدو أنه قد يعمل من أجلك؟ شارك تجاربك ونصائحك في إدارة الوقت في قسم التعليقات أدناه!

ائتمانات الصورة: إدارة الوقت عبر Shutterstock