12 أسباب لماذا لا يزال الناس يتجاهلون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

الإعلانات

هناك ما هو أكثر إحباطًا من الذهاب إلى جهد كتابة بريد إلكتروني عاجل ، فقط حتى تأتي الاستجابة متأخرة جدًا. لكن المشكلة قد لا تكمن في المتلقي. قد تقع على عاتقك وكيف وضعت رسالتك.

كشفت الأبحاث عن العديد من الأفكار حول كيفية إقناع المزيد من أعضاء القائمة البريدية بفتح الروابط وقراءتها والنقر عليها داخل رسائل البريد الإلكتروني. ولكن هناك معلومات أقل حول تحقيق أهداف مماثلة للبريد الإلكتروني الشخصي أو للعمل.

إذا كان لديك مشكلة عاجلة في العمل ، فانت تريد قدم نفسك إلى شخص مؤثر 6 طرق لجعل الناس مشغولين للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بكهناك مجموعة مختلفة تمامًا من القواعد عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني يشجع أو يثبط أي شخص عن الضغط على زر "الرد" والرد عليك. تعرف على قواعد نجاح البريد الإلكتروني. اقرأ أكثر ، أو تنظيم اجتماع ، كيف تزيد من احتمال حصولك على رد سريع على بريدك الإلكتروني؟

فيما يلي قائمة بأسباب استمرار وصول الردود على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وقت متأخر ، أو عدم وصولها على الإطلاق. من خلال إدراك هذه الأخطاء والنصائح الشائعة ، ستتمكن من تحقيق معدل استجابة أسرع وأكثر اتساقًا لكل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

يمكنك CC الشخص الذي تحتاج إلى رد منه

إذا قمت بتدوين الأشخاص في رسالتك ، فسيفترضون غالبًا أنهم تم تضمينهم فقط ليتم الاحتفاظ بهم في الحلقة. هذا يقلل من فرصة هؤلاء الأفراد في الرد ، لأنهم لا يشعرون أنهم كانوا المتلقين الرئيسيين. إذا كنت تريد من الجميع الرد ، فتجنب استخدام وظيفة CC. من الناحية المثالية ، يجب أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص واحد في كل مرة. ولكن إذا كان عليك إجراء نسخة طبق الأصل ، فوضح في وقت مبكر من البريد الإلكتروني أنك بحاجة إلى على الجميع الرد ، بما فيها أولئك الذين هم CC.

تمتص سطر الموضوع الخاص بك

أ سطر موضوع الجودة كيفية جعل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك تبرز في صندوق بريد مزدحمهل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا شعرت أنه كان مهمًا فقط ليتم الرد عليه بعد عدة أيام ، أو هل نسيت شيئًا أسوأ؟ صحيح أنه في بعض الأحيان خارج نطاق سيطرتك ، ولكن هناك أشياء يمكنك القيام بها ... اقرأ أكثر يجب أن يعلم الناس أنك بحاجة إلى رد عاجل. هذا يعني أكثر من مجرد تمويه عنوان بريدك الإلكتروني "عاجل". وهذا لا يعني أن عليك أن تكون مفصلاً بشكل مثير للسخرية.

شيء بسيط مثل "Stevo ، نحن بحاجة إلى اتخاذ هذا القرار بحلول الغد" يعمل بشكل جيد. أولاً ، يتعامل مع الفرد ، حتى يعرفوا أن المسؤولية تقع على عاتقهم معهم. ثانيًا ، ينقل محتوى سطر الموضوع هذا إحساسًا بالإلحاح والفضول. هذا يزيد من احتمالية فتح الرسالة على الفور.

أنت لا تذكر طلبك بسرعة

نعلم جميعًا أن رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تكون مختصرة. ولكن إذا كان طولك أكثر من بضع فقرات قصيرة ، فتأكد من أن طلبك في دائرة الضوء من البداية ، وإلا فقد يتم تجاوزه.

وهذا يعني الحصول على ما تحتاجه بأدب في الجملة الأولى أو الثانية. يمكنك الخوض في مزيد من التفاصيل لاحقًا ، ولكن يجب أن تكون مقدمة ما تريده أولاً.

رسائلك مملة

إذا كان الجميع يتوقعون أن تكون رسائلك مملة ، واهية ، ومليئة بالمصطلحات اللغوية ، ومفصلة للغاية ، فإنهم سيكرهون فكرة فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بدلاً من ذلك ، اجعل الناس يتطلعون إلى تلقي بريد إلكتروني منك. استخدم الفكاهة. خاطب الناس شخصيا. تجنب التحدث عن الشركات. اجعل جملك قصيرة وقوية. تضمين ملف GIF مضحك اعثر على أفضل صور GIF على الويب باستخدام Giphy ، محرك بحث مخصص للصور المتحركةتعد ملفات GIF شائعة عبر الويب ، ولكن يصعب أحيانًا العثور على الملف المناسب للموقف الصحيح. لحسن الحظ ، وصل محرك بحث جديد مخصص فقط لملفات GIF. اسمه Giphy و ... اقرأ أكثر . ما زلت قادرًا على إضاءة يوم شخص ما ، حتى إذا كنت تطلب منه خدمة.

أنت لا تحدد موعدًا نهائيًا

إذا كنت بحاجة إلى شيء ما ، فأخبر المستلم بالضبط متى يحتاج إليه. غالبًا ما يُطلب منا تقديم رد "في أسرع وقت ممكن" أو "قريبًا". وهذا يجعل الموعد النهائي غير موضوعي. إذا قلت "أحتاج حقًا إلى إجابة على هذا السؤال بحلول الساعة الرابعة مساءً اليوم" ، فليس هناك مكان للالتباس.

أنت لا تقدم بدائل

متابعةً للمثال أعلاه ، قد يكون من المستحيل أن يحصل المستلم على رد عليك بحلول الساعة الرابعة مساءً. تحتاج إلى حساب هذه الإمكانية في رسالتك الأولية من خلال توسيع الجملة:

"أنا حقا بحاجة إلى إجابة على هذا السؤال بحلول الساعة 4 مساء اليوم. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيرجى إبلاغي بحلول منتصف النهار حتى أتمكن من إجراء ترتيبات بديلة ".

البريد الإلكتروني ليس كذلك ذا أهيمة عليا

إذا رسالتك هل حقا أمر ملح ، يمكنك جعل هذا أكثر وضوحًا عن طريق وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني على هذا النحو في بعض برامج البريد الإلكتروني. القدرة على تمييز بريد إلكتروني كـ ذا أهيمة عليا ممكن في Microsoft Outlook و Apple Mail. للأسف ، هذا غير ممكن في Gmail ، لذا فإن أقرب بديل هو أن تسبق موضوعك بـ "عاجل:"

يجب أن يتم ذلك فقط في الحالات العاجلة حقًا. إذا رأيت القيام بذلك كثيرًا ، فستفقد هذه النصيحة فعاليتها.

أنت لا تهدد

هذا يبدو أسوأ مما هو عليه. أخبر المستلم أنه إذا لم يتم استلام الرد في موعد نهائي محدد ، فستتبع ذلك عواقب معينة. كمثال: "إذا لم أتلق ردًا منك في الثانية بعد الظهر ، فسأفترض أن كل شيء على ما يرام ، وسأرسل مبلغ 10000 دولار أمريكي إلى المقاول".

إذا اختار المستلم بعد ذلك تجاهل السؤال ، فإنهم يعلمون صراحة أن الأمور ستستمر بدون مدخلاتهم. إذا كانوا يريدون أن يُسمع صوتهم ، فعليهم التحدث الآن.

أنت لا تساعد

إذا كان طلبك واسعًا جدًا ، فغالبًا ما يعتقد المستلم أنه يتعين عليه صياغة رد أكثر وضوحًا مما هو مطلوب. دعهم يعرفون ما إذا كانت الإجابة بـ "نعم" أو "لا" بسيطة. إذا كنت ترتب اجتماعًا ، فقدم ثلاث أو أربع مرات مناسبة كنقطة بداية. افعل ما بوسعك لجعل الرد على البريد الإلكتروني أقل عبئًا على المستلم.

أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا في الوقت الخطأ

إذا كنت تعلم أن مديرك ينطلق من أقدامه دائمًا بعد ظهر يوم الخميس ، فلا تنتظر حتى صباح الخميس لإرسال البريد الإلكتروني إذا كان بإمكانك إرساله يوم الثلاثاء. إذا كنت تعلم أن زميلك لديه الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في بداية كل يوم ، فربما انتظر حتى تعرف أن لديه من خلال البريد الوارد 5 خطوات عمل لعلاج بريدك الإلكتروني بدون هيجان البريد الإلكترونيInbox Zero هي واحدة من أكثر الكلمات الشائعة. لحل مشكلات بريدك الإلكتروني حقًا ، تحتاج إلى تجاوز Inbox Zero ومعالجة المشاكل الأساسية. اقرأ أكثر قبل إرسال رسالتك. هذا يجعل بريدك الإلكتروني أقل من إبرة في كومة قش.

أنت ترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني

إذا كنت معروفًا في جميع أنحاء المكتب بكونك مراسلة بريد إلكتروني لا هوادة فيها ، فإن زملائك سيغضون بسرعة عن طلبات البريد الوارد.

اجعلها عادة كيفية استخدام العادات الصغيرة والتأثير الشخصي الكبيرخلق عادات جديدة أمر صعب. عادة ما يتم بناء العادات على مدى أسابيع أو أشهر من التكرار ، والتحفيز هو التحدي. عندما تصبح الأمور صعبة ، يمكن أن تكون العادات الدقيقة مساعدة كبيرة. اقرأ أكثر أن رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها هي رسائل بريد إلكتروني مهمة. ثم ، عندما يرى شخص ما رسالة منك في بريده الوارد ، فمن المرجح أن يلاحظ.

أنت ناكر للجميل

إذا واصلت سؤال الناس عن الأشياء ، ولم تظهر أي امتنان ، فسيستاء الناس قريبًا من مساعدتك. في عالم البريد الإلكتروني ، هذا يترجم إلى الناس الذين يتجاهلونك ببساطة. يفضلون الرد على الآخرين الذين يحترمون وقتهم وجهدهم ومساعدتهم.

لذا إذا رد أحدهم بسرعة ، اشكره أو لها. إذا بذلوا قصارى جهدهم للرد عليك ، أو مساعدتك ، تأكد من إظهار امتنانك.

جربها

إذا كان تلقي ردود بطيئة أو عدم وجود ردود يمثل مشكلة تواجهها ، فحاول تجنب كل الأخطاء المذكورة أعلاه. من خلال القيام بذلك ، من المرجح أن يتم فتح كل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وقراءتها والرد عليها بسرعة. بمجرد القيام بذلك لبضعة أسابيع ، يجب أن تصبح طبيعة ثانية. قبل ان تعرفه، ستكون خبير بريد إلكتروني هل تريد أن تصبح خبيرًا في شيء ما؟ جرب الممارسة المتعمدةمن السهل جدًا الشعور بالقمع عندما تحاول بشاقة تحسين مهارة معينة. استخدم قوة "الممارسة المتعمدة" لتحصل على تلك الهضاب المثيرة للغضب. اقرأ أكثر .

ما تقنيات البريد الإلكتروني الأخرى التي تساعدك على تلقي رد سريع؟ هل كان أي مما سبق فعالاً بالنسبة لك؟

ائتمانات الصورة: عمل ممل بواسطة Ditty_about_summer عبر Shutterstock ، كل يوم هو عيد الحب بواسطة ليلي فييرا دي كارفالهو (فليكر). هل اقتربنا من هناك؟ بواسطة ستيوارد ريتشاردز (فليكر). تنبيه - خطوات حادة: 1 بواسطة Crystian Cruz (Flickr). الفرز الوارد مع Gmail ديفيد بروس جونيور (فليكر).