كيفية تجميع المهام مع تقويم Google لزيادة التركيز والإنتاجية

الإعلانات

أسطورة تعدد المهام منتشرة. بغض النظر عن مقدار البحث متعدد المهام الذي نراه ، فإننا نواصل إخبار أنفسنا بذلك معظم لا يمكن للناس القيام بمهام متعددة ، ولكن نحن يستطيع.

مرارًا وتكرارًا ، تظهر الأبحاث أنه عندما نعتقد أننا نقوم بمهام متعددة ، فإننا لا نقوم بالفعل بأكثر من شيء في وقت واحد. نحن ننتقل ذهابًا وإيابًا بين الأنشطة ، وهذه ظاهرة تعرف باسم "تكلفة التحويل"يجعلنا أقل كفاءة (وقد يعرضنا للخطر).

لكن…

هناك نوع معين من المهام المتعددة التي يمكن أن تكون أكثر كفاءة. ربما ليس بنفس كفاءة التركيز على مهمة واحدة. ولكن إذا لم تستطع الوقوف مع التركيز على شيء واحد لأكثر من بضع دقائق ، فقد تكون محظوظًا.

(لكي نكون منصفين هناك بعض الحالات التي يمكن أن تكون فيها المهام المتعددة طريقة فعالة للقيام بالأشياء مفردة مقابل تعدد المهام: ما هو الأفضل للإنتاجية؟تعد المهام المتعددة طريقة شائعة لزيادة الإنتاجية. تبين أنها ليست بالضرورة النقطة الفضية للإنتاجية. المفتاح هو معرفة متى تعدد المهام. اقرأ أكثر .)

مقدمة إلى تجميع المهام

لقد حدد معلمو الإنتاجية المختلفون تجميع المهام بطرق مختلفة قليلاً. ولكن ما يتعلق الأمر بهذا:

"تجميع المهام هو ممارسة تجميع المهام المتشابهة معًا."

لذلك قد يكون لديك قائمة بمهام "الترميز" و "تصحيح الأخطاء" و "التوثيق" و "التخطيط" ، على سبيل المثال. في حياتي الخاصة ، ربما كنت أقوم بتجميع المهام مثل "الكتابة" و "التحرير" و "البحث" و "الترويج" وما إلى ذلك.

كيف هذا مفيد؟

يساعدك تجميع المهام على زيادة إنتاجيتك من خلال تشجيعك على الالتزام بمجموعة مماثلة من المهام لتقليل تكلفة التحويل عند التنقل بينها. يعد الانتقال من تحرير الصور إلى إدارة بريدك الإلكتروني مفتاحًا كبيرًا ، وقد يتسبب في تكلفة تحويل كبيرة حيث يكافح عقلك لتغيير التروس.

التحول من تحرير الصور إلى ، على سبيل المثال ، نشر الصور على مواقع التصوير الفوتوغرافي للأوراق المالية قد يؤدي إلى تكلفة تحويل أصغر. أو تخيل أنك تتحول من الاتصال بالعملاء المحتملين مع درجات المبيعات إلى الاتصال بالعملاء الحاليين لتسجيل الوصول. سيكون ذلك أسهل من التحول من مكالمات الإعلانات إلى إنشاء تقارير ربع سنوية.

ويؤدي انخفاض تكلفة التحويل إلى زيادة التركيز.

كيفية وضع المهام على دفعات أمر متروك لك - المهم أنهم متشابهون. إذا وجدت صعوبة في تبديل التروس بين مهمتين ، فلا تنتمي إلى نفس الدفعة. يمكنك الحصول على عدد كبير من الدفعات أو مجموعة أصغر ، اعتمادًا على أنواع الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها.

بمجرد تجميع مهامك ، يمكنك تخصيص وقت لكل دفعة.

جدولة دفعاتك

هذا هو المكان الذي يصبح فيه تجميع المهام مفيدًا حقًا. عندما انت تحديد كتلة زمنية محددة كيفية حظر الوقت على تقويم Google ليوم عمل منتجهل تعاني من إدارة الوقت؟ نوضح لك كيفية حظر الوقت في تقويم Google لزيادة التركيز وتقليل الضغط وتحسين الإنتاجية. اقرأ أكثر إلى دفعة معينة ، لك مطلق الحرية في التبديل بين المهام داخل تلك الدفعة. وهو أمر رائع لأولئك منا الذين يحبون التنقل بين المشاريع كثيرًا.

طالما أنك لا تتحول إلى مهمة في الخارج من هذه الدفعة ، ستكون أكثر كفاءة. ستكون تكلفة التحويل المعرفي أقل ، وسوف تنجز المزيد.

إنها بهذه السهولة.

وبمجرد أن تبدأ في وضع دفعات المهام الخاصة بك على التقويم الخاص بك ، بحيث يكون لديك وقت محدد للعمل عليها ، ستبدأ في رؤية زيادة الإنتاجية بشكل كبير. نظرًا لأن تكلفة التحويل أقل ، ستقضي وقتًا أقل في الحصول على السرعة في كل مهمة. وتخصيص وقت محدد لدفعات محددة سيساعدك على تقليل عوامل التشتيت (التي تحتوي على ضخم تكلفة التحويل).

باستخدام نظام إدارة الوقت مثل تقنية بومودورو كيف جعل مؤقت بومودورو بسيط حياتي أفضلتقنية بومودورو هي واحدة من أبسط عمليات اختراق إدارة الوقت. اخترق مشتتات الانتباه بمساعدة قطع 25 دقيقة وجهاز ضبط الوقت. يمكن أن يكون تغييرًا روتينيًا يغير الحياة إذا كان يناسبك. اقرأ أكثر أو شيء مماثل سيعزز إنتاجيتك بشكل أكبر.

إذا كنت مستعدًا لمحاولة تجميع المهام ، فإليك ما عليك القيام به:

مهام التجميع مع تقويم Google

أول شيء عليك القيام به هو إنشاء مجموعات المهام. نظرًا لأن كل شخص لديه مجموعات مختلفة من المهام وطرق مختلفة للتجميع ، فإن كيفية تنفيذ هذه العملية أمر متروك لك تمامًا. كما ذكرت ، قد يكون من الجيد البدء بثلاث أو أربع فئات. لأغراض المثال ، سنستخدم "التخطيط" و "المبنى" و "المراجعة" و "إعداد التقارير".

سنقوم بدمج هذه الدفعات مع مفهوم إعاقة الوقت حظر الوقت - السلاح السري للتركيز بشكل أفضلهل تبحث عن طريقة أكثر فعالية لتنظيم أيام العمل الخاصة بك؟ جرب حظر الوقت. يمكن أن يساعدك تكتيك إدارة الوقت هذا في إبقائك على المسار الصحيح مع الحفاظ على عوامل التشتيت والمماطلة وتعدد المهام غير المنتجة. اقرأ أكثر . ما عليك سوى تخصيص أجزاء من الوقت في تقويم Google لدفعات محددة.

لقد أضفت هنا أحداثًا تخبرني بوقت العمل على دفعات محددة:

أضفت أيضًا تذكيرًا للتأكد من أنني أعلم عند بدء حظر إعداد التقارير:

سأحصل الآن على تذكير عندما يحين وقت العمل في مهام إعداد التقارير. خلال ذلك الوقت ، قد أستخدم تقنية بومودورو أفضل تطبيقات الموقت بومودورو لتحسين الإنتاجية الخاصة بكإذا كنت غالبًا ما تصطدم بجدار إنتاجي بعد بضع ساعات من العمل ، فقد يساعدك جهاز توقيت بومودورو في الحفاظ على تركيزك. هذا الاختيار من أجهزة ضبط الوقت لديه خيار لكل منصة. اقرأ أكثر لإدارة وقتي في المهام المختلفة. أو قد أترك الأمر يحدث بشكل أكثر طبيعية ، حيث أتنقل بين المهام وقتما أريد. هذا الجزء متروك لك.

انت وجدت الفكرة. الآن فقط أدخل المزيد من الدفعات في التقويم الخاص بك! ولكن ضع في اعتبارك أنك لا تزال بحاجة إلى وقت غير محظور. ستحتاج إلى بضع دقائق هنا وهناك لإدارة البريد الإلكتروني أو متابعة المكالمات أو الدردشة مع الأشخاص في المكتب أو دع عقلك يرتاح قليلاً.

سؤال واحد قد تطرحه الآن: كيف أختار موعد جدولة كل دفعة؟ لا توجد إجابة صحيحة لذلك. إذا كان لديك نوع محدد من المهام التي تقوم بها بشكل أفضل في الصباح ، فقم بجدولة ذلك مبكرًا. إذا كنت تحب المهام الأقل كثافة معرفية في فترة ما بعد الظهر ، فقم بجدولة المهام هناك. هل تفضل التحول إلى شيء مختلف تمامًا عند تغيير المهام؟ يمكنك أن تفعل ذلك أيضا.

أنت تعرف كيف و عندما تعمل بشكل أفضل كيف تحافظ على إنتاجيتك سواء كنت شخصًا صباحيًا أو بومة ليليةلا تحاول الاستيقاظ مبكرًا أو البقاء متأخرًا. بدلاً من ذلك ، قم بتحسين الأنظمة حتى تتمكن من معالجة المرحلة التي تكون فيها إنتاجيتك منخفضة. فيما يلي بعض الاستراتيجيات الذكية. اقرأ أكثر ، ويمكنك وضع هذه المعرفة في جدول الدُفعات الخاص بك.

بمجرد وضع دفعاتك في التقويم ، تكون جاهزًا للانطلاق! الآن كل ما عليك فعله هو الحصول على عمل.

استخدام تقويم Google لزيادة إنتاجيتك

قد تكون جدولة دفعات المهام في تقويم Google كافية لإحداث ثورة في الإنتاجية بشكل كامل. ولكن إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التعزيز ، يمكنك استخدام الوظائف الرائعة الأخرى لتقويم Google.

على سبيل المثال ، يمكنك ذلك مزامنة قائمة المهام الخاصة بك مع تقويم Google كيفية مزامنة تقويم Google الخاص بك مع قائمة المهام الخاصة بكفي تنظيم حياتك ، لا غنى عن أداتين: التقويم الخاص بك وقائمة المهام الخاصة بك. لكن معظم حلول إدارة المهام تبقي هذين الأمرين منفصلين. سنوضح لك كيفية دمجها. اقرأ أكثر وشاهد مهامك المهمة جنبًا إلى جنب مع جدول دفعاتك. قد يساعدك هذا في تحديد الأولويات بين المهام في كل دفعة.

أو يمكنك استخدام تم تحديث طريقة عرض التقويم المتعدد 5 ميزات جديدة لتقويم Google عليك تجربتها!أصبح تقويم Google أكثر روعة. قامت Google أخيرًا بتحديث تقويمها. سنوضح لك كيفية الحصول على التصميم الجديد والميزات الجديدة التي يجب أن تجربها. اقرأ أكثر للحفاظ على جدولة دفعتك منفصلة عن مواعيدك الأخرى.

يمكنك حتى وضع علامة على إدخالات التقويم كيفية تحقيق أقصى استفادة من تقويم Google باستخدام 7+ أدوات جديدةاستخدم تقويم Google لتوفير الوقت وتحقيق أقصى استفادة من يوم عملك. تقدم أدوات وخدمات تقويم Google الجديدة هذه بعض الحيل الإنتاجية. اقرأ أكثر لمعرفة إلى أين يذهب وقتك وكيف يمكنك تحسين إدارة الوقت.

هناك العديد من الميزات والأدوات التي يمكنك القيام بها تقريبًا في أي وقت تريده باستخدام تقويم Google.

تجميع المهام على المدى الطويل

بالطبع ، الأمر ليس بهذه البساطة. هناك دائما صيانة. على سبيل المثال ، يجب أن تخصص بانتظام بضع دقائق لمراجعة دفعاتك. إذا كنت تشعر أن مهمة معينة لا تتدفق مع المهام الأخرى في الدفعة ، فقد ترغب في إنشاء مجموعة جديدة لتقليل تكاليف التبديل.

وقد تجد أن جدولك الزمني ليس الأمثل. ربما تحتاج إلى مزيد من الوقت بين الدفعات ، أو تحتاج إلى يوم كامل بدون أنشطة مجدولة لمتابعة الأمور.

حتى عندما تجد نظام إنتاجي مثالي كيفية إنشاء آخر نظام مثالي لإدارة الوقت ستستخدمه على الإطلاقالإنتاجية هي بحث مستمر عن مزيد من التنظيم مع عمل أقل. طريقة لإنجاز كل شيء تحلم بإنجازه ، دون فقدان النوم. هل يمكن لهذا النظام الآلي لإدارة الوقت أن يفعل كل شيء؟ اقرأ أكثر ، سيكون هناك دائمًا بعض الصيانة التي تحتاج إلى تنفيذها. مهام التجميع ليست استثناء.

ولكن عندما تقوم بتجميع مهامك بنجاح ودمجها في تقويم Google ، سيكون لديك نظام إدارة الوقت بشكل شبه تلقائي. ولا تحصل على أفضل بكثير من ذلك!

هل حاولت تجميع المهام؟ ماذا تفعل لتقليل الوقت والجهد المستغرق لتبديل المهام؟ شارك نصيحتك في التعليقات أدناه!

حقوق الصورة: photographee.eu/صور الإيداع