كيفية كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي (المدعوم بالبيانات)

الإعلانات

تبدو كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة سهلة بما فيه الكفاية. ولكن إذا كنت تريد أن تؤدي رسائل بريدك الإلكتروني بشكل أفضل ، ضع في اعتبارك القواعد التالية المدعومة بالعلوم.

لقد أدرجنا في الماضي 12 سببًا وراء استمرار تجاهل الناس لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك 12 أسباب لماذا لا يزال الناس يتجاهلون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بكهل تكافح في كثير من الأحيان مع جعل الناس يردون على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ نوضح لك سبب تجاهل الأشخاص لرسائل البريد الإلكتروني وكيفية جعلهم يلاحظون ويتفاعلون مع رسالتك. اقرأ أكثر . لقد قدمنا ​​لك تعليمات خطوة بخطوة حول جعل الناس مشغولين للرد على رسائلك 6 طرق لجعل الناس مشغولين للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بكهناك مجموعة مختلفة تمامًا من القواعد عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني يشجع أو يثبط أي شخص عن الضغط على زر "الرد" والرد عليك. تعرف على قواعد نجاح البريد الإلكتروني. اقرأ أكثر . ولكن حان الوقت الآن لمشاركة بعض النصائح الأكثر تحديدًا والقابلة للتنفيذ - المدعومة بالبيانات.

لا تعمل كل من هذه النصائح على تحسين فرص قراءة رسائلك الإلكترونية فحسب ، بل أيضًا تلقي رد إيجابي من تلك الرسائل الإلكترونية. هذا مهم لأن البريد الإلكتروني لا يزال الشكل الرئيسي للتواصل في عالم الأعمال. من خلال معرفة كيفية صياغة رسائل بريد إلكتروني فعالة ، فإنك تمنح نفسك ميزة واضحة على زملائك.

1. احصل على شروط الاسم الأول

يبدو هذا واضحًا ، ولكن إذا كنت تريد حقًا أن ينتبه الأشخاص عندما يتلقون بريدًا إلكترونيًا منك ، فاستخدم اسمهم. واستخدمه أكثر من مرة.

نُشر البحث في عام 2006 أظهر أن العديد من مناطق الدماغ "تظهر تنشيطًا أكبر لاسم الشخص" ، مما يقدم دليلاً على أن "سماع اسم المرء له تنشيط فريد للدماغ".

استخدام اسم المستلم في موضوع البريد الإلكتروني و وبالتالي فإن نص البريد الإلكتروني هو خدعة نفسية يمكن أن تلفت الانتباه. اختتام "الأمل في أن نسمع منك قريبًا ، ستان" أكثر فعالية بكثير من مجرد "الأمل في أن نسمع منك قريبًا".

2. تعانق تأثير الهالة

يتأثر الناس بأشخاص يثقون بهم. إذا نصحك أحد المديرين بالتواصل مع مدير شركتك ، فقم بتسمية ذلك المدير في بريدك الإلكتروني التمهيدي. رسائل البريد الإلكتروني الباردة أمر مروع لتلقيها. من المهم للغاية إظهار أن لديك دعم شخص يثق به المستلم.

هذا يرجع جزئيا إلى نظرية تسمى تأثير الهالة. هذا نوع من التحيز المؤكد. في هذه الحالة ، من المرجح أن يؤدي التحيز إلى تحسين الانطباع العام للمدير عن أنت ببساطة بسبب انطباعهم الإيجابي عن المدير الذي أحالكم.

مع ذلك ، ليس عليك التمسك بذكر الرؤساء. بالاعتماد على آراء وأفكار الخبراء والعملاء والأصدقاء المتبادلين والحشود ، يمكن أيضًا تعزيز بريدك الإلكتروني ، شريطة أن يكون المستلم يقدر آراء الأشخاص الذين تشير إليهم.

3. كن غاضبًا أو سعيدًا. لكن أبدا محايد

متى بوميرانج، تطبيق Gmail رائد ، تحليل بياناتها، وجدوا شيئًا مثيرًا للاهتمام بشكل لا يصدق. "إن أحد أهم العوامل في تحديد معدلات الرد هو مدى إيجابية الكلمات (الكلمات مثل العظيمة) أو السلبية (الكلمات مثل السيئة) في الرسالة".

كلاهما إيجابي معتدل و تلقت رسائل البريد الإلكتروني السلبية ردودًا أكثر بنسبة 5-15٪ من رسائل البريد الإلكتروني المحايدة. ما قيل، رسائل البريد الإلكتروني العدائية للغاية 10 تلميحات بالبريد الإلكتروني للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة أو المجحفة أو الوقحةإنه لأمر محبط للغاية أن تتحقق من صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك فقط للعثور على رسالة بغيضة تمامًا. لماذا يتصرف الناس هكذا في العالم؟ مع ذلك ، يجب أن تتعلم كيفية الدفاع عن نفسك أثناء ... اقرأ أكثر تلقى بالكاد أي رد. رسائل البريد الإلكتروني الممتعة للغاية لم تحقق أداء أفضل أيضًا. بعبارة أخرى ، عبر عن مشاعرك ، ولكن لا تبالغ في رد الفعل.

4. اختصر (لكن إلى أي مدى قصير؟)

اعلم اعلم. ستكون هناك استثناءات لهذا. واحد من مواقع دماغي المفضلة اقرأ المزيد المحتوى الذكي في 2016 مع هذه المواقع الـ 35يجب علينا جميعًا قراءة هذه المواقع الـ 35 في كثير من الأحيان. إذا كنت تعبت من المحتوى الغبي ، فاجعل الأمور أكثر عمقًا إلى حد ما هذا العام القادم باستخدام هذه القائمة الفائقة. اقرأ أكثر , مختارات الدماغ يرسل رسائل بريد إلكتروني طويلة بشكل لا يصدق وهي متعة للقراءة. ولكن بشكل عام ، تشير البيانات إلى أنه يجب عليك تجنب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.

في الواقع ، إلى جانب تلك المعلومات حول أنواع الكلمات التي يجب أن تستخدمها في رسائلك ، وجد Boomerang أيضًا الطول "المثالي" للبريد الإلكتروني. استنادًا إلى تحليلهم لـ 40 مليون رسالة بريد إلكتروني ، وجدوا أن تلك التي تحتوي على ما لا يزيد عن 50-175 كلمة لديها أكبر فرصة لتلقي رد (49-50٪). ويدعم هذا أيضا النتائج التي توصل إليها أ دراسة MIT لعام 2010.

هذه نصيحة حكيمة ، لكنها ليست عملية دائمًا. لكن الدرس هو إبقاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك موجزة. طريقة واحدة للقيام بذلك هو الاشتراك في خمس جمل الفلسفة ، ولا ترسل رسائل بريد إلكتروني على طول خمس جمل. كمستثمر ومؤلف أخبر جاي كاواساكي موقع Entrepreneur.com، "أقل من خمس جمل غالبًا ما تكون مفاجئة وقحّة ، أكثر من خمس جمل تضيع الوقت."

5. استخدم كلمة "لأن"

إذا كان لديك الجرأة في أن تطلب من شخص ما أن يفعل شيئًا نيابة عنك ، فأخبره على الأقل لماذا ا. لقد عرفنا ذلك منذ السبعينيات ، عندما كان أستاذ علم النفس في جامعة هارفارد ، نشرت إلين لانجر دراسة تسليط الضوء على أهمية كلمة "لأن".

كثيرًا ما نتلقى رسائل بريد إلكتروني تطلب شيئًا ما ("هل يمكنك أن ترسل لي هذا التقرير بحلول الساعة الثانية مساءً؟") ، دون توضيح السبب. ولكن من خلال تقديم كلمة "لأن" في طلبنا ("هل يمكنك أن ترسل لي هذا التقرير بحلول الساعة الثانية بعد الظهر لأنه يحتاج إلى التعديل بحلول الساعة الخامسة مساءً) ، تزداد فرص الامتثال.

وفقًا لهذه الدراسة ، قد يكون هذا بسبب "سلوك الناس" التلقائي "... كشكل من أشكال الاستدلال ، أو الطريق المختصر. وسماع كلمة "لأن" متبوعًا بسبب (بغض النظر عن مدى عرج السبب) ، يجعلنا نمتثل ".

6. لا تقدم أكثر من 3 خيارات

ال مفارقة الاختيار هو المكان الذي لدينا فيه الكثير من الخيارات التي تصبح مشلولة. للتأكد من أن رسائلك الإلكترونية لا تؤدي إلى تناقض في الاختيار ، حاول ألا تقدم أكثر من ثلاثة خيارات.

يحب العقل البشري سحر الثلاثة. لهذا السبب نعطي ثلاث ميداليات في الأولمبياد. نحن نحلل الأشياء من حيث التفاؤل والواقعية والمتشائمة (أو العالية والمتوسطة والمنخفضة). ولهذا تنضج الأسواق الاقتصادية غالبًا لتضم ثلاثة منافسين رئيسيين فقط.

فيما يتعلق بصنع القرار ، نحب أيضًا الاعتماد على ثلاثة أسباب ، أو ثلاثة خيارات. وقد ظهر ذلك من خلال بحث بعنوان عندما ثلاثة سحر ولكن أربعة منبهات، أجراها عالمان سلوكيان. بالتطبيق على البريد الإلكتروني ، إذا كنت تقوم بترتيب اجتماع أو مكالمة ، فحاول إعطاء ثلاثة خيارات للوقت والتاريخ فقط. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أداة جدولة الاجتماع مثل خربشوهو ما لدينا استعرض 5 أدوات إدارة التقويم والجدولة للعامالبقاء على رأس كل شيء في الجدول الزمني الخاص بك. فيما يلي خمس أدوات مجانية يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص للحفاظ على التقويم الخاص بك. اقرأ أكثر في الماضي.

7. اكتب في مستوى الصف الثالث

يمكن أن يكون لمستوى درجة قراءة رسائل البريد الإلكتروني تأثير كبير على معدلات ردك. وفقا لبوميرانج، كان معدل رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة على مستوى القراءة الكلية 39 ٪ فقط. كانت درجة القراءة الأكثر فعالية هي الصف الثالث ، الذي حقق معدل استجابة 53 ٪.

يتم تحديد مستوى القراءة بشكل أساسي من خلال النظر إلى "عدد المقاطع في كلماتك وعدد الكلمات في جملك. " لتحسين معدل ردك ، احتفظ بكل من الجمل والكلمات قصيرة. للتحقق من درجة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، انسخها والصقها في أدوات مثل نقاط القراءةأو محرر همنغواي.

8. تدقيق النص الخاص بك

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الأطول ، لا يتطلب الأمر ذلك ، ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الأقصر ، غالبًا ما يتم تجاهل التدقيق اللغوي. هذه فكرة سيئة.

في دراسة عام 2001أظهر لاري بيسون أن الأخطاء المكتوبة (بما في ذلك الأخطاء الإملائية والنحوية ، بالإضافة إلى الأخطاء المنطقية) لها العديد من الآثار السلبية على إدراك الكاتب.

عندما يلاحظ القارئ خطأ ، فإنه يقوم تلقائيًا بافتراضات حول الكاتب. في هذه الدراسة ، كانت الافتراضات الأكثر شيوعًا هي أن الكاتب كان مفكرًا خاطئًا ، وليس شخصًا مفصلاً ، أو متواصلًا ضعيفًا ، و / أو ضعيف التعليم.

هذه بعض السمات المدمرة التي يمكنك تجنب رؤيتها ، ببساطة التدقيق اللغوي Grammarly Lite - امتداد متصفح لجميع احتياجاتك من التدقيق [Chrome و Firefox و Safari]كيف تقوم حاليًا بتدقيق ما تكتبه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟ اكتبه في جوجل؟ لصقه في Word؟ أو هل تستخدم موقعًا للتدقيق اللغوي تقوم بلصق النص فيه؟ أنا بالتأكيد ... اقرأ أكثر كل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

9. عرض الأرقام كأرقام

إذا كانت الأرقام مثل الإحصائيات والبيانات والتواريخ والوقت وما إلى ذلك. مهمة في رسالتك ، اعرضها كأرقام بدلاً من كتابتها (12 ، بدلاً من اثني عشر).

دراسات تتبع العين أظهرت أن عيون القارئ تفحص النص عمومًا ، بينما "الأرقام غالبًا ما توقف العين المتجولة". وذلك لأن "الأرقام تمثل الحقائق". الأرقام هي بيانات صعبة يمكن للعقل أن ينتقيها بسرعة. يفترض عقل القارئ أن هذه الأرقام جزء مهم من الرسالة.

ضع هذا في الاعتبار عند صياغة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كانت الأرقام جزءًا مهمًا من رسالتك ، فاعرضها كأرقام حتى يتمكن القارئ من تصفية المهم من غير المهم.

جعل البريد الإلكتروني يعمل لك

في معظم الوظائف ، تعد رسائل البريد الإلكتروني جزءًا حيويًا في كيفية التواصل مع زملائنا. سواء كنت ترسل 10 أو 100 بريد إلكتروني يوميًا ، فإن معرفة كيفية صياغة رسائل فعالة هي مهارة تحتاج إلى تعلمها.

كما ترى من الأعلى ، هذا ليس صعبًا. يمكن أن يكون للتغييرات الصغيرة ، مثل جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر إيجازًا ، أو التدقيق اللغوي ، أو تغيير العاطفة في كتابتك تأثير كبير. ومع أدوات مجانية لتحسين البريد الإلكتروني 5 أدوات يمكن أن تساعدك على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضللا يزال الجميع يحاولون حل مشكلة البريد الإلكتروني. لذا ، دعنا نتحدث أيضًا عن أبسط العادة للجميع - فن كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل. بمساعدة بعض الأدوات الرائعة. اقرأ أكثر للمساعدة ، ليس هناك عذر.

لا تؤدي هذه الفرص إلى زيادة احتمال ملاحظة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها فحسب ، بل ستساعد أيضًا في تكوين صورة احترافية محسنة لنفسك.

ما التغييرات التي أجريتها على طريقة كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي حسنت فعاليتها؟ نود أن نسمع!

ائتمانات الصورة: عناق بواسطة هيرنان بينيرا (فليكر) ، علامة استفهام بقلم ماركو بيلوتشي (فليكر) ، مثال على علامات التدقيق اللغوي بواسطة volkspider (Flickr) ، البريد الإلكتروني بواسطة دنيس سكلاي (فليكر)