الإعلانات
ربما أنت جديد على دور قيادي أو ببساطة تكافح مع وظيفة الوفد. كقائد ، يعد تفويض المهام للآخرين أمرًا ضروريًا ، ولكن يمكن أن يمثل تحديًا. إذا كنت مؤخرا اكتسبت فريقك الخاص ما الفرق بين الزعيم والقائد؟ اقرأ أكثر أو تحتاج فقط إلى القليل من المساعدة في التفويض ، إليك بعض النصائح المفيدة.
أفضل طريقة لوصف كيفية التفويض هي مع الخمسة أشخاص: من وماذا ومتى وأين ولماذا. لرسم صورة واضحة ، سنبدأ بالسبب.
لماذا التفويض ضروري؟
التفويض له فوائد عديدة ، لك كقائد وكذلك لمؤسستك وفريقك. ومع ذلك ، يواجه العديد من الأفراد صعوبة في تفويض المهام.
قد يعتقد البعض أنه من الأسهل القيام بالمهام بأنفسهم بدلاً من تفويضهم. قد يشعر الآخرون بإحساس بالقيمة من خلال معالجة المهام وحدها. ربما لا يزال هناك أكثر من مجرد عديمي الخبرة في التفويض.
ال هارفارد بيزنس ريفيو على الانترنت الدول:
يفيد التفويض المديرين والتقارير المباشرة والمنظمات. ومع ذلك ، فهي لا تزال واحدة من أكثر القدرات الإدارية غير المستغلة والمتخلفة.
وعلاوة على ذلك ، فإن دراسة إدارة الوقت المشار إليها من قبل Harvard Business Review خلصت إلى أن:
أبدت 332 شركة تم استطلاع رأيها القلق بشأن مهارات تفويض موظفيها. في الوقت نفسه ، عرضت 28 في المئة فقط من تلك الشركات أي تدريب حول هذا الموضوع.
فوائد لك كقائد
- يمكنك توجيه انتباهك إلى عناصر أخرى.
- يمكنك جدولة وقتك بشكل فعال.
- يمكنك تحقيق المزيد خلال يوم العمل.
فوائد لأعضاء فريقك
- يمكنهم تعلم مهارات جديدة أو تحسين المهارات الحالية.
- يمكن أن يشعروا بأنهم جزء من فريق وبيئة موثوقين.
- يمكنهم تحسين الثقة بالنفس والتحفيز.
فوائد لمنظمتك
- يمكن أن تزيد الإنتاجية.
- يمكن أن تقدم عمليات ناجحة للعملاء والعملاء.
- يمكنها بناء ثقافة متصلة لجميع الموظفين.
كما ترون ، فإن مزايا التفويض تلمس أكثر من مجرد قائد. لذلك إذا كنت تتراجع ، فأنت تؤثر على شركتك وفريقك أيضًا.
ماذا يجب أن تفوض؟
الآن بعد أن عرفت أهمية التفويض كقائد ، فإن الخطوة التالية هي تحديد ما يجب تفويضه.
في كثير من الحالات ، يكون تفويض مهام معينة أمرًا لا يحتاج إلى تفكير. على سبيل المثال ، لن تقوم بتعيين مهمة برمجة لمسؤول مبيعات. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بمهامك الخاصة ، قد يكون من الصعب تحديد التفويض الذي يستحق ذلك.
اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- هل هذه مهمة لدي فقط المعرفة للقيام بها؟
- هل أتجنب تكليف هذه المهمة لأنه ليس لدى أي شخص آخر الوقت؟
- هل أحتفظ بالمهام لأنني أريد "القيام بكل شيء" بنفسي؟
- هل هذه مهمة متكررة أو روتينية؟
- هل أنا مسؤول حقًا عن هذه المهمة؟
يوضح مشروع جامعة ولاية كارولينا الشمالية هذا في قائمة أنواع المهام التي يجب تفويضها:
غالبًا ما يحتفظ الأشخاص بالمهام التي يستمتعون بها لأنفسهم حتى لو كانت المهمة ليست مسؤوليتهم. هذه المهام ليست أفضل طريقة لقضاء وقتك وطاقتك.
التزم بهذا القرار بمجرد أن تقرر ما تفوضه. ثم، ترتيب الجدول الزمني الخاص بك وقائمة المهام 9 أفضل أدوات إدارة الوقت للبقاء منظمًاستساعدك أدوات إدارة الوقت الموضحة هنا في تحقيق أقصى استفادة من أيامك. مناسب لأي عمل أو موقف شخصي. هذا هو الوقت المناسب لتنظيم حياتك! اقرأ أكثر لاستيعاب العناصر الهامة الأخرى التي يجب أن تحضرها.
من هو الشخص المناسب للمهمة؟
بعد تحديد العناصر التي يجب تفويضها ، فإن الخطوة المنطقية هي تحديد من الذي يجب عليه معالجة المهمة. عندما تكون القائد ، سواء كان مجموعة صغيرة دائمة أو فريق مشروع مرن ، معرفة أعضاء فريقك أفضل 5 نصائح لإدارة المشاريع للمبتدئينإذا كنت تقوم بدور مدير مشروع للمرة الأولى ، فإليك خمس نصائح فقط لإدارة المشروع لمساعدتك على البدء. اقرأ أكثر هو المفتاح.
لذلك عندما يحين وقت تفويض المهام ، يجب أن تعترف بوضوح بمهارات كل شخص. ولكن في الوقت نفسه ، يجب أن تعرف مدى أدائهم وسجل المسؤولية الخاص بهم. إن تعيين مهمة لشخص يمكنك الوثوق به مهم لإنجازه بنجاح.
تقدم فوربس هذه نصيحتان مفيدتان بشأن التفويض:
إلى جانب الثقة ، يجب عليك أيضًا منح الأشخاص الذين تفوض لهم الفرصة للقيام بعمل ما في طريقهم.
تفويض المسؤولية والسلطة ، وليس فقط المهمة.
تذكر ، بمجرد تفويض مهمة ، يجب أن يكون عضو الفريق مسؤولاً عنها. هذا لا يعني أنه يجب عليك الابتعاد ، ولكن يجب أن تسمح لعضو فريقك بأخذ زمام المبادرة.
متى يجب تفويض المهام؟
إذن أنت تعرف ما تفوضه ولمن ، ولكن متى تسلم تلك العهود؟ ستجد العديد من المتغيرات المرتبطة بموعد تفويض المهمة. يجب مراعاة تاريخ الاستحقاق والأولوية والجهد على الأقل.
على سبيل المثال ، المهام العاجلة و تقع ضمن مجموعة مهارات عضو الفريق ، ومن الواضح أنه يجب تفويضها منذ البداية. ولكن تلك التي تكون ذات أولوية منخفضة أو يمكن أن يتعامل معها العديد من الناس قد تكون قادرة على الانتظار.
طريقة مفيدة لاتخاذ هذا القرار هي استخدام طريقة تحديد أولويات المهمة. إحدى هذه التقنيات ، تسمى مصفوفة أيزنهاور ، يمكن أن تساعدك على تحديد الأولويات بسرعة. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك وضع مهامك في أربعة أرباع للقيام أولاً ، والجدولة ، والتفويض ، وعدم القيام بذلك.
أثناء مراجعة المجموعات الخاصة بـ Do First و Schedule ، يمكنك بسهولة نقل المهام إلى قسم "المفوض". هذه أيضًا طريقة مفيدة لتحديد تلك المهام التي يمكن أن تقع في الربع "لا تفعل".
أين يجب عليك إدارة المهام المفوضة؟
تم تفويض المهمة والآن حان الوقت للمضي قدمًا... تقريبًا. لا تزال بحاجة إلى تتبع المهمة ومتابعتها حتى تكتمل.
من المحتمل أنك تستخدم العديد من التطبيقات و أدوات في موقفك كن قائدًا أكثر تنظيمًا وإنتاجية مع Wrikeسواء كنت تترأس مشروعًا واحدًا في العمل ، أو كنت تدير شركة صغيرة ، فإن أي دور يتطلب تنظيمًا وتخطيطًا متطرفين. هذا ليس ممكنًا دائمًا مع المجدول أو المخطط التقليدي. أدخل Wrike ، وهو ... اقرأ أكثر . إذا كانت لديك آلية تتبع موثوقة ، فتأكد من دمج المهام التي تفوضها. ولكن إذا كنت بحاجة إلى بعض الاقتراحات ، فإليك خمسة خيارات رائعة.
- الآفاق يسمح لك بتعيين المهام والاحتفاظ بنسخة في قائمتك الخاصة.
- تقدم Google ميزات وفر وقتك مع 10 ميزات Google غير المستخدمةأدوات وخدمات Google تفعل كل شيء من أجلنا. ولكن هناك الكثير من الميزات التي لا تستخدم بشكل كاف. وفر بضع ثوان وقم بإنجاز المزيد باستخدام أدوات Google التي تستخدمها كل يوم. اقرأ أكثر لتفويض رسائل البريد الإلكتروني ومهام التقويم مع Gmail و تقويم جوجل.
- Trello يستخدم طريقة Kanban لإدارة المشاريع ذات الميزات لتعيين المهام للآخرين.
- بوديو يوفر بنية تعليق نظيفة للمهام المفوضة لإبقاء الجميع محدثًا.
- Meistertask يتيح لك التعيين بسهولة وتلقي الإخطارات بتغييرات حالة المهمة.
فقط ضع في اعتبارك أن الأداة التي تستخدمها يجب ألا توفر فقط القدرة على تعيين المهام. يجب عليك استخدام واحد يوفر ميزات مثل الإشعارات وطرق المتابعة والتذكيرات.
موارد تدريب التفويض
إذا كنت تعتقد أنه يمكنك أنت أو مؤسستك الاستفادة من برنامج تدريب التفويض ، فإليك بعض الموارد التي يمكنك استكشافها.
- أعمال التدريب على الأعمال
- ديل كارنيجي للتدريب
- جمعية الإدارة الأمريكية
- تعلم CRM
ما مدى تفويضك؟
القدرة على التفويض للآخرين هو مهارة مهمة لأي قائد 5 نصائح لإدارة الوقت يمكن أن تجعلك رائدة في الحياة والعملسواء أدركت ذلك أم لا ، فأنت قائد. حتى لو كان هذا يعني أن تكون قائدًا لحياتك. ستساعدك هذه النصائح على أن تصبح أفضل. اقرأ أكثر . وكما قرأت هنا ، فإن المزايا لا تنطبق عليك أنت فقط ، ولكن على مؤسستك وفريقك أيضًا. هذا يجعلها حالة مربحة للجانبين.
هل تشعر أن لديك مهارات تفويض قوية؟ أم أنك تتصارع مع مهمة الوفد معًا؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك حول هذا الموضوع في التعليقات.
حقوق الصورة: Duncan Andison / Shutterstock
عملت ساندي مع بكالوريوس العلوم في تكنولوجيا المعلومات لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير للمشروع ومدير قسم ورئيس مكتب إدارة المشاريع. ثم قررت متابعة حلمها وتكتب الآن عن التكنولوجيا بدوام كامل.