الإعلانات
كان دانتي على خطأ. هناك عشر دوائر من الجحيم ، أعمقها مخصص لأولئك الذين يرتكبون أبشع خطايا البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني موجود لتبقى ولكن هناك بعض الخطاة الذين يجعلون الأمر أسوأ بالنسبة لنا. اليوم سألقي نظرة على بعض من أكثر الطرق خطورة التي يمكن للناس من خلالها إساءة استخدام البريد الإلكتروني وجعل الحياة تبعث على السعادة لبقية منا.
لا تقلق بالرغم من ذلك ، حتى إذا كنت آثمًا ، فأنت لست محكومًا بخلود المعاناة. احتضن تكفيرًا لمدة أسبوع لتصحيح خطأ طرقك وتوبة خطيئة بريدك الإلكتروني وسيتم مسامحك.
تابع القراءة لمعرفة ما إذا كنت قديس بريد إلكتروني 7 إرشادات Netiquette لكتابة رسائل البريد الإلكتروني ومشاركات المنتدىنيتكيت اختصار لآداب الشبكة أو الإنترنت. يشمل مجموعة خاصة من الأعراف الاجتماعية الموجودة في التفاعلات عبر الإنترنت. في حين أن netiquette تشبه إلى حد كبير السلوك الجيد أو الآداب في اللقاءات غير المتصلة بالإنترنت ، فهناك ... اقرأ أكثر أو آثم.
إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الكثير من الناس
البريد الإلكتروني رخيص بشكل لا يصدق لإرساله. يمكن لشخص واحد قضاء خمس دقائق في كتابة رسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى آلاف أو حتى مئات الآلاف من المستلمين. كما أن الحصول عليها بعبارات عامة مكلف للغاية. إذا استغرق الأمر دقيقتين للقراءة ، أو حتى 30 ثانية فقط للرفض ، فإن عدد دقائق الأشخاص التي يمكن أن يهدرها بريد إلكتروني واحد كبير. هذا يرقى إلى إهدار كبير للوقت الإنتاجي. حتى لو اتخذت خطوات لتقليل التأثير ، مثل
إنشاء نظام اتصالات متعدد المستويات استخدم نظام الاتصال ثلاثي المستويات لمقاومة الإلهاءاتإن الحاجة للبقاء على اتصال باستمرار أمر مشتت للانتباه. لإدارة علاقاتك ووقتك ، يمكنك أيضًا إدارة الطريقة التي تتواصل بها مع العالم. إنشاء خطة ذكية من 3 مستويات. اقرأ أكثر ، لا يزال عليك التعامل معها في مرحلة ما.
هناك الكثير من المؤسسات التي لديها سياسات حيث يكون أي شخص ، وكل شخص ، وكلاب كل شخص لديه CC على جميع رسائل البريد الإلكتروني. لا يحتاج الجميع إلى تلقي كل بريد إلكتروني واحد. إذا كنت أحد الأشخاص الذين يصنعون هذه السياسات ، أو كنت تقوم فقط بتقييد كل شخص على غير العادة عندما لا تضطر إلى ذلك ، فأنت خاطئ للبريد الإلكتروني.
لا تقلق على الرغم من أن التكفير بسيط. لمدة أسبوع ، أرسل فقط رسائل بريد إلكتروني إلى الأشخاص الذين يحتاجون تمامًا لتلقيها. إذا كنت في شك ، لا ترسل البريد الإلكتروني. ربما ستفاجأ بقلة تأثيرها على كيفية عمل كل شيء.
كمكافأة ، كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، زادت احتمالية تلقيها ، لذا إذا كنت تواجه زيادة في تحميل بريدك الإلكتروني ، فقد يساعدك ذلك أيضًا.
الإفراط في الرد على الكل
يكون البريد الإلكتروني في أفضل حالاته عند استخدامه تمامًا مثل الرسالة: يرسل أحد الأشخاص إلى شخص آخر رسالة واحدة وينتظر رده. يعمل البريد الإلكتروني أيضًا عندما يرسل شخص واحد رسالة واحدة إلى الكثير من الأشخاص (طالما أنهم الكل بحاجة لتلقيها). حتى مع ميزات رائعة مثل الرسائل المترابطة 7 أسباب لماذا يجب عليك التوقف عن استخدام عملاء البريد الإلكتروني على سطح المكتبهل عميل البريد الإلكتروني المستند إلى الويب أفضل من خيار سطح المكتب؟ نظرنا إلى الإيجابيات والسلبيات المختلفة ووجدنا إجابة لك. اقرأ أكثر ، البريد الإلكتروني غير مصمم للتعامل مع رسائل متعددة بشكل صحيح.
أصبحت المشكلة واضحة بالفعل مع رسائل البريد الإلكتروني الجماعية. لقد صنفتهم أعلى بقليل من القنبلة النووية على أنها أسوأ تطور تكنولوجي في القرن العشرين. يمكن أن تخرج سلسلة رسائل البريد الإلكتروني التي ردت من 15 أو 20 شخصًا عن السيطرة بسرعة إذا لم يكن الناس حذرين لا تهرب من نفسك: 5 سلوكيات بريد إلكتروني جماعي لتجنبهاإن إنشاء بريد إلكتروني جيد ليس بالأمر السهل ، وهو فن لا يستطيع سوى عدد قليل من الأشخاص إتقانه. رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ليست أسهل. يجب أن تساعد هذه النصائح في تحسين رسائلك. اقرأ أكثر . وتذكر أن كل رسالة يتم إرسالها هي إخطار آخر لشخص ما في مكان ما.
في حين أن الرسالة الأولى ربما كانت ذات صلة بكل شخص في المؤسسة ، فمن المحتمل أن الردود ليست كذلك. إذا أرسل رئيسك سؤالًا إلى جميع الموظفين ، فافعل زملائك في العمل هل حقا بحاجة لرؤية إجابتك؟ الاستخدام الزائد لزر الرد الكل هو واحد من أعظم خطايا البريد الإلكتروني التي يمكنك ارتكابها.
مرة أخرى ، التكفير بسيط للغاية. لمدة أسبوع ، يجب عليك فقط استخدام زر الرد. إذا احتاج أكثر من شخص إلى رؤية الاستجابة ، فقم بعمل نسخة منها يدويًا. زر الرد على الكل هو إغراء شرير يجب مقاومته.
إرسال بريد إلكتروني عندما لا تحتاج إلى ذلك
في بعض الأحيان يكون البريد الإلكتروني هو أفضل طريقة للوصول إلى شخص ما. في بعض الأحيان لا. للأسف ، غالبًا ما يُنظر إلى البريد الإلكتروني على أنه الافتراضي. يعد إرسال البريد الإلكتروني عندما لا تحتاج إليه طريقة أخرى لإرسال نفسك مباشرة إلى البريد الإلكتروني الجحيم.
في بعض الأحيان هناك طرق أفضل لإنجاز الأمور. إذا كان توني جالسًا عبر الغرفة منك ، إلا إذا كنت بحاجة إلى إنشاء مسار ورقي ، فلماذا لا تمشي وتتحدث إليه؟ وبالمثل ، إذا كان شيئًا ما سيتطلب الكثير من التواصل ذهابًا وإيابًا ، فمن المحتمل أن يكون الاجتماع وجهًا لوجه أو عبر الهاتف أكثر كفاءة. يمكن أن تحل مكالمة هاتفية مدتها 30 دقيقة مكان مناقشات البريد الإلكتروني التي تستغرق أسبوعًا. فقط تأكد من أنك لا تدع اجتماعاتك تتحول إلى فراغ زمني سئمت من الاجتماعات غير الفعالة؟ أرسل هذه القواعد الثمانية إلى رئيسكإذا كان الاجتماع منظمًا بشكل جيد ، فلا يوجد سبب لعدم قدرته على تعزيز الإنتاجية والشعور بالهدف والمعنويات. فيما يلي بعض القواعد التي يجب اتباعها للاجتماعات الفعالة. اقرأ أكثر .
التكفير هو أن تفعل كل ما تستطيع لعدم إرسال رسائل البريد الإلكتروني لمدة أسبوع. إذا لم يكن توني في مكتبه عند السير ، فاترك ملاحظة مكتوبة بخط اليد. إذا أراد بوب تنظيم شيء ما ، فاتصل به واطرقه على الهاتف. شاهد كيف يؤثر تغيير الإعداد الافتراضي من "إرسال بريد إلكتروني" إلى "إرسال بريد إلكتروني فقط إذا لم يكن هناك خيار آخر" على كيفية عملك. سيشكرك صندوق بريد الجميع.
إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة
تمامًا كما أن إرسال بريد إلكتروني قصير إلى عدد كبير جدًا من الأشخاص يعد خطيئة ، فإن إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة جدًا إلى شخص واحد يمكن أن يكون كذلك. إذا كان ما تحاول قوله يتطلب بريدًا إلكترونيًا مكونًا من 2000 كلمة ، فمن المحتمل أنك تستخدم أداة اتصال خاطئة. كلما طال بريدك الإلكتروني ، كلما استغرق الشخص الآخر وقتًا في القراءة ومجهودًا أكبر للرد. يمكن أن تمتص رسائل البريد الإلكتروني الطويلة حقًا!
"لم يكن لدي الوقت لكتابة رسالة بريد إلكتروني قصيرة ، لذلك كتبت رسالة طويلة بدلاً من ذلك." - مارك "ماركي" توين
- هاري غينيس (GarryGuinness) 28 أبريل 2015
هناك حركة متزايدة من الناس يتعهدون بذلك إبقاء جميع رسائل البريد الإلكتروني تحت خمس جمل. يشعرون أنه إذا لم يتم نقل الرسالة لفترة وجيزة ، فأنت تفعل ذلك بشكل خاطئ. إذا كنت مذنبًا بكتابة رسائل بريد إلكتروني تتجه إلى منطقة تولستوي-إسكوي ، فإن ذنبك هو الانضمام إلى الحشود الخمس لمدة أسبوع. لا يمكن لأي بريد إلكتروني ترسله ، بغض النظر عن مدى ضرورته ، أن يعمل أكثر من خمس جمل - ويفضل أن تكون قصيرة -. إنها عادة جيدة للدخول والإرادة تجعلك أكثر إنتاجية 7 نصائح لكفاءة البريد الإلكتروني للحصول على المزيد من البريد الإلكتروني ، أسرعتدور الحياة حول التواصل ولا يتم إنجاز أي شيء بدونها. البريد الإلكتروني هو أداة اتصال تهدف إلى جعل حياتك أسهل. بدلاً من كتابة رسالة أو محاولة الإمساك بشخص ما ... اقرأ أكثر .
الرد على كل رسالة
هذه هي الخطيئة التي أدين بها أكثر من ذلك ، واستغرق الأمر مني بعض الوقت لتجاوزها. عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، فإن الدافع الطبيعي هو الرد على الفور. تكمن المشكلة في أن هذا يمكن أن يجذبك إلى تبادلات رجعية غير ضرورية وسيتوقع الناس أن تكون متاحًا للرد على الفور على البريد الإلكتروني في جميع الساعات. إن الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني على الفور ليس سوى خطيئة بريد إلكتروني صغيرة ، في حين أن العكس ، متوقعًا من الجميع الرد على الفور هو خطيئة أكبر.
من خلال الرد بسرعة على كل شيء تقوم بإطعام الوحش ، وهو الرئيس الذي يطلب ردودًا عبر البريد الإلكتروني في الساعة 4 صباحًا يوم السبت. لا يجب أن ترضخ لمثل هؤلاء الرؤساء. كتكفير عن هذه الخطيئة، يجب عليك قضاء أسبوع في الانتظار لمدة ساعة على الأقل قبل الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والرد فقط خلال ساعات العمل. إذا كان هناك شيء يتطلب استجابة عاجلة ، فأنت بحاجة إلى استخدام طريقة أخرى للتواصل.
اذهب الآن بسلام
أحبها أو أكرهها ، البريد الإلكتروني موجود لتبقى. ومع ذلك ، هناك طرق لتحسين التجربة للجميع. إذا كنت مذنبًا فظيعًا للبريد الإلكتروني ، فقم بتوبة طرقك ووضع بعض هذه الحلول البسيطة موضع التنفيذ. سيشكرك الناس على ذلك. من ناحية أخرى ، إذا كنت قديسًا عبر البريد الإلكتروني ، فأعد توجيه هذه المقالة إلى أي مذنبين تعرفهم ونشر الكلمة الطيبة.
هناك عدد لا يحصى من خطايا البريد الإلكتروني هناك. ما الذي تعتقد أنه فاتني؟ وما التكفير عن الذنب تقترح؟
ائتمانات الصورة: xkcd.org.