كيفية استخدام Outlook لمهمة بسيطة وإدارة المشاريع

الإعلانات

إذا كنت تعمل في مشروع صغير ، أو كمستقلة ، أو في شركة بها عدد قليل من الموظفين ، فيمكن أن يساعدك Outlook 2016 في مساعدتك إدارة المشاريع الخاصة بك والمهام دون الحاجة إلى برامج ضخمة. من خلال تخصيصات بسيطة لقسم المهام ، يمكنك تعيين تذكيرات وتواريخ الاستحقاق وتعيين المهام وتتبع الوقت بسهولة.

لماذا استخدام Outlook للمشاريع والمهام؟

بالنسبة للمشروعات الكبيرة ، يستخدم مديرو المشروعات والشركات الكبرى البرامج الاحترافية مثل Microsoft Project أو Basecamp ، وهي بعض من أفضل أدوات إدارة المشاريع للقيام بهذه المهمة. أنها توفر الميزات واسعة النطاق اللازمة لتنظيم وإدارة المشاريع الناجحة.

ومع ذلك ، بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، أو المستقلين ، أو فرق من واحد أو اثنين ، فإن Microsoft Outlook لديه الميزات الأساسية اللازمة للنجاح في أي موقف صغير الحجم. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يحتويها:

• حقول مهمة قابلة للتخصيص
• احالة الى دوس
• تذكير مفيد
• تتبع الوقت
• تحديثات الحالة
• تحديد الأولويات والتصنيف
• وظيفة التصدير

كيف يمكن استخدام ميزات Outlook هذه؟

تخصيص مع الحقول التي تحتاج إليها

يمكنك بسهولة إضافة وإزالة الحقول داخل قسم المهام. على سبيل المثال ، لتتبع الوقت ، يمكنك إضافة العمل الفعلي والعمل الكلي. لتتبع الحالة ، يمكنك إضافة حالة كاملة ومخصصة بنسبة المئة.

لاختيار الحقول الخاصة بك ، انقر بزر الماوس الأيمن على أحد الأعمدة وحددها منتقي الحقول. ثم قم ببساطة بسحب وإسقاط الحقول التي تريدها إلى منطقة العمود.

تعيين المهام بسهولة

إذا كنت تعمل مع شريك أو موظف ، فإن تعيين المهام لبعضها البعض أمر بسيط. افتح المهمة وفي أعلى التنقل حدد تعيين المهمة. انقر على إلى زر لفتح قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، حدد المحال إليه ، وانقر فوق إلى زر في النافذة المنبثقة. سيؤدي ذلك إلى إدراج جهة الاتصال الخاصة بك في المهمة وبمجرد النقر فوق إرسال، ستكون المهمة في طريقها إلى المحال إليه.

يمكنك أيضا تضمين حقل ل مهمة الفريق يتضمن علامات اختيار بسيطة و مخصص ل الحقل لرؤية في لمحة الذي المسؤول.

إعداد تذكير

كما هو الحال مع أي تطبيق مهمة ، تعتبر التذكيرات أدوات أساسية. يسمح لك Microsoft Outlook بتخصيص رسائل التذكير الخاصة بك عن طريق تحديد التاريخ والوقت وصوت معين إذا أردت. تكون خيارات التاريخ بتنسيق تقويم وتكون اختيارات الوقت بزيادات مدتها 30 دقيقة.

وقت المسار

بالنسبة إلى العاملين لحسابهم الخاص أو غيرهم ممن يتقاضون رسومًا بالساعة ، فإن تتبع الوقت أمر لا بد منه. مع Microsoft Outlook ، يمكنك استخدام كليهما العمل الفعلي و مجموع العمل الحقول أو واحد منهم فقط ، وهذا يتوقف على احتياجاتك بالضبط. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Actual Work للمبلغ القابل للفوترة و Total Work طوال الوقت الذي تقضيه في المهمة. كلا الحقلين يسجل الوقت بالساعات العشرية.

تحديث الحالات

يتضمن Microsoft Outlook كلاً من الحقول الكاملة وحالة الحالة للحفاظ على المشاريع والمهام في مسارها الصحيح. كما هو الحال مع تتبع الوقت ، يمكنك استخدام كليهما أو واحد فقط ، حسب تفضيلاتك.

تتمثل ميزة استخدامها معًا في أنه في حالة وضع علامة على المهمة على أنها مكتملة بنسبة 100 بالمائة ، على سبيل المثال ، سيتم عرض حقل الحالة تلقائيًا منجز وسيتم خدش المهمة من خلال.

يتضمن حقل الحالة أيضًا خيارات "قيد التقدم" و "انتظار شخص آخر" و "مؤجل" ، وقد يكون كل منها مفيدًا جدًا للبقاء على المسار الصحيح.

استخدام تحديد الأولويات والتصنيف

يعد استخدام حقل الأولوية أداة رائعة أخرى للعرض أهم البنود الخاصة بك نظام الإضراب 3: كيفية ترتيب أولويات قائمة المهامهل لا تحصل على قائمة مهامك؟ قد لا تكون المشكلة إنتاجيتك ، بل قد تكون أولوياتك فقط. دعنا نتعلم كيفية تحديد أولويات قائمة المهام ، وإنجاز الأمور. اقرأ أكثر في لمحة. ستظهر العناصر ذات الأولوية العليا علامة تعجب حمراء وستظهر العناصر ذات الأولوية المنخفضة سهمًا أزرق وهبوطًا. يمكنك أيضا إضافة أ أولوية مخصصة الحقل إذا لزم الأمر.

ميزة الفئة في Microsoft Outlook هي أيضًا مفيدة للتعرف على أنواع محددة من المهام في لمحة. بشكل افتراضي ، يتم تسمية الفئات حسب لونها ، لكن تغييرها إلى أسماء أكثر فائدة مفيد. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الفئة الخضراء لجميع المهام المالية وتسميتها على هذا النحو. يمكنك إنشاء فئات خاصة بك واختيار اللون كذلك.

تصدير البيانات الخاصة بك

إذا كنت ترغب في تصدير مهامك إلى جدول بيانات ، إنها عملية بسيطة كيفية تصدير جهات اتصال Outlook إلى أي مكانهل تحتاج إلى تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك ولست متأكداً من أين تبدأ؟ نعرض لك كيفية التصدير من Outlook والاستيراد في وجهتك. اقرأ أكثر . للبدء ، حدد ملف > فتح والتصدير > استيراد و تصدير. عندما تفتح النافذة التالية ، حدد تصدير إلى ملف في قائمة الخيارات. يمكنك بعد ذلك الاختيار من بين نوعين من الملفات ؛ القيم المفصولة بفواصل (.csv) أو ملف بيانات Outlook (.pst).

يعد خيار القيم المفصولة بفواصل خيارًا شائع الاستخدام. يتيح لك تعيين الحقول للانتقال النظيف ويمكن تحميل الملف أو استيراده في قواعد البيانات وجداول البيانات. إذا كنت ترغب في إنشاء نسخة احتياطية بسيطة من مهام Outlook ، فيمكنك اختيار ملف بيانات Outlook.

في الخطوة التالية ، حدد مهام مجلد من قائمة الخيارات وانقر فوق التالى. يمكنك بعد ذلك ضبط اسم الملف وموقعه إذا لزم الأمر. سوف ثم الانتهاء من التصدير الخاص بك. يمكنك النقر فوق خريطة الحقول المخصصة الزر أولاً ، إذا لزم الأمر ، والذي سيتيح لك تغيير الحقول في ملفك ؛ هذه الخطوة اختيارية. انقر إنهاء وسيُطلب منك إدخال نطاق تاريخ للمهام المراد تصديرها.

ميزات أخرى مفيدة

لسهولة الاستخدام ، تقدم المهام في Microsoft Outlook ميزات ملائمة ومفيدة إضافية للمساعدة في مشاريعك وتوجيهاتك.

• فرز حسب أي عمود.
• السحب والإفلات لإعادة ترتيب الأعمدة.
• إرسال تقرير حالة لمهمة فردية بنقرة واحدة.
• عرض قسم تفاصيل المهمة لساعات ، ومعلومات الفواتير ، والشركة.
• تصفية جميع المهام حسب الكلمة الأساسية أو الحالة أو الوقت.

هل تطبيق مزامنة تطبيقات الجوال متاح؟

حاليًا ، لا يتضمن تطبيق Microsoft Outlook للجوال ميزة مهمة. ولكن ، إذا كنت بحاجة إلى مزامنة مهام Outlook أثناء التنقل ، لحسن الحظ ، هناك تطبيقات يمكنك الاتصال بها إما Android أو iOS.

• تذكر الحليب (الإصدار المحترف) ، ذكري المظهر و دائرة الرقابة الداخلية39.99 دولار سنويًا
• المهام والملاحظات ل MS Exchange (يتطلب حساب الصرف) ، ذكري المظهر, $4.99
• SymTasks - مزامنة مهام Outlook ، Android [لم يعد متوفراً]
• مهام مهام Microsoft Outlook ومهام Google ، دائرة الرقابة الداخلية, $4.99
• تودو تبادل المهام (يتطلب حساب الصرف) ، دائرة الرقابة الداخلية [لم يعد متاحا]

للحصول على خيارات المحمول الإضافية التي تعمل مع تطبيق إدارة المشاريع لنظام التشغيل Mac 5 أدوات سهلة الاستخدام لإدارة المشاريع لنظام التشغيل Macهل تبحث عن إدارة مشاريع على جهاز Mac الخاص بك؟ فيما يلي أسهل تطبيقات إدارة المشاريع على نظام التشغيل macOS لأي مهام حجمية. اقرأ أكثر ، نلقي نظرة على هذه الأدوات:

هل حاولت مهام Outlook للمشاريع الصغيرة؟

استخدام ميزة المهمة في Microsoft Outlook لا يعمل من أجل الجميع أو كل مشروع. ومع ذلك ، إذا كنت بالفعل مستخدم Microsoft Outlook وتحتاج فقط إلى أداة بسيطة ، فستعمل بشكل جيد.

للمزيد ، راجع بعض الميزات غير المعروفة لبرنامج Outlook 10 ميزات خفية من مايكروسوفت أوتلوك التي نادرا ما تستخدميحتوي Microsoft Outlook على الكثير من الميزات. استخدم ميزات Outlook الأقل شهرة وتحسين سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك اقرأ أكثر . وإذا كنت تبحث عن أداة مخصصة لإدارة المهام ، فهذه أداة تطبيقات قائمة المهام عبر النظام الأساسي 8 قائمة مهام يجب مزامنتها عبر جميع أجهزتكاختر واحدًا من تطبيقات المهام الواجبة هذه إذا كنت تريد مزامنة المهام وقوائم المراجعة على جميع أجهزتك. اقرأ أكثر من المؤكد أن تساعد كذلك monday.com للمشاريع بالتعاون مع الفريق كيف يمكن monday.com Supercharge تعاون فريقكيقدم monday.com أدوات تعاون قوية وتنظيم لفريقك. إليك لماذا يجب أن تجربها. اقرأ أكثر .