كيف تضمن أن توقيع بريدك الإلكتروني لا يعطي الانطباع الخاطئ

الإعلانات

من الصعب القيام بالوداع ، أليس كذلك؟ إنه أمر غير مريح وأحيانًا يكون الأمر صعبًا. حسنًا ، قد لا تكون هناك أي تعليمات لهذه المواقف ، ولكن على الأقل يمكننا تقديم بعض الإرشادات لكيفية قول وداعًا في رسالة بريد إلكتروني دون الشعور بالحرج.

An توقيع البريد الإلكتروني يمكنك أيضًا الاستفادة من قوة تواقيع البريد الإلكترونييخبرك التوقيع بشيء عن الشخصية. كما أن شخصين بالكاد يكتبان على حد سواء ، فإنهما يوقعان بشكل مختلف. هذه هي الطريقة التي ظهر بها "علم" علم الخطوط. لكن العصر الرقمي والبريد الإلكتروني ... اقرأ أكثر لجميع المقاصد والأغراض ، "وداعك". ليس الأمر ما إذا كنت تعانق شخصًا ما أو تصافحه. ليس الأمر ما إذا كنت قد منحتهم اسمك فقط ، أو سلمتهم بطاقة عملك مع جميع معلومات الاتصال الخاصة بك. إنها الطريقة التي تجعل الانطباع. أم لا.

في هذه المقالة ، سأشارك خمسة أهم الدروس التي تعلمتها في العقدين اللذين تواصلت معهم مع الناس على الإنترنت. ومن المثير للاهتمام أن المعضلات المتعلقة بتوقيعات البريد الإلكتروني كانت موجودة منذ تلك الرسائل الإلكترونية المبكرة تم إرسال الرسائل عبر BitNet و FidoNet أو حتى نظام البريد CTSS التابع لمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا في الستينيات ، لكنني الاستطراد.

البريد الإلكتروني كان معنا لفترة طويلة جدا. فكيف تحصل على حق؟ كيف يمكنك تسجيل الخروج دون أن تبدو مثل المتكبر ، ولكن أيضًا تقديم معلومات كافية حتى يعرف الناس من أنت وماذا تكون؟ هيا بنا نبدأ. في الوقت الذي ننتقل إليه ، سيكون لديك فكرة جيدة عما تريد أن تفعله بتوقيع بريدك الإلكتروني.

ما يفترض أن يفعله توقيع البريد الإلكتروني

في هذه الأيام ، في عملية إرسال بريد إلكتروني إلى الناس ، لدي 3 "مستويات" مختلفة من توقيع البريد الإلكتروني. لماذا ا؟ حسنًا ، هناك ثلاثة مستويات من العلاقات التي يجب تغطيتها - كل شيء بدءًا من ملاحظة موجزة إلى صديق ، وصولًا إلى رسالة بريد إلكتروني رسمية للنشاط التجاري إلى شركة. كل ما تحتاجه هو ثلاثة اختلافات ، ويجب أن يكون الغرض منها ما يلي:

1. ابتسامة سريعة - يعمل إصدار التوقيع هذا على إرسال رسائل بريد إلكتروني سريعة إلى الأصدقاء أو الزملاء الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني باستمرار ، عدة مرات في اليوم.

2. الابتسامة والمصافحة - يمتد إصدار التوقيع هذا إلى رسائل البريد الإلكتروني الأطول للعمل مع الزملاء ، حيث يجب أن يكون بريدك الإلكتروني أكثر رسمية قليلاً.

3. مصافحة حازمة وبطاقة عمل - هذه هي الأوقات التي تحتاج فيها إلى كتابة بريد إلكتروني رسمي يتعلق بالأعمال التجارية وتقديم عنوانك وجميع معلومات الاتصال الخاصة بك.

هناك قواعد غير مكتوبة لكل من هذه الأنواع من توقيعات البريد الإلكتروني. اكسرهم ، ولن تكون نهاية العالم. إذا كنت ترغب في ترك انطباع جيد بشكل خاص ، فستحتاج إلى الانتباه لبعض هذه النصائح لكل نوع من أنواع البريد الإلكتروني التي ترسلها.

توقيع الابتسامة السريعة

لا تحتاج دائمًا إلى توقيع بريد إلكتروني. على الأقل ، لا تحتاج دائمًا إلى واحدة رسمية. هذا تمامًا مثلما تمشي بجانب زميل في الردهة. تراهم عدة مرات في اليوم. تحضر نفس الاجتماعات. هل أنت حقا بحاجة لتحية لهم في الردهة بمصافحة؟ لا؛ في معظم الأوقات ، تكون عبارة "مرحبًا" بسرعة وابتسامة ، إن وجدت. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا سريعًا إلى أحد الزملاء لطلب النصيحة أو نصيحة ، فقد لا تحتاج حتى إلى توقيع على الإطلاق. إذا كنت تشعر بالحاجة إلى تسجيل الخروج ، يمكنك اتباع نهجي ، فقط اسمك الذي يبدأ بشرطة. لا حاجة إلى اقتباسات منمقة أو عناوين مفصلة. يعرف الشخص من أنت ، ومن أنت وأي شيء غير اسمك سيكون محرجًا. اعتبرها مثل محادثة أساسية من قبل مبرد المياه ، والتي عادة ما تنتهي فقط بشيء مثل "حسنا ، أراك لاحقًا!" وموجة سريعة. لا شيء مطلوب أكثر.

الابتسامة والمصافحة

النوع الآخر من التوقيع هو نوع من مزيج بين الرسمي وغير الرسمي. هذا هو الشيء الصعب الحصول على حق. قد يكون هؤلاء هم الزملاء الذين تريد إرسال بريد إلكتروني إليهم مع طلبات عمل شبه رسمية ، ولكنك لا تريد منهم أن يعتقدوا أنك قادم على أنه أمر صعب. إنهم بحاجة إلى تقدير أهمية البريد الإلكتروني ، لكنك لا تريدهم أن يتساءلوا عما إذا كنت لا تزال أصدقاء بالفعل أم لا. هنا يأتي دور التوقيع الدقيق. عادة ما يتم تقليل حجمها ولا يمكن ملاحظتها تقريبًا في تذييل البريد الإلكتروني نفسه. أحد أفضل الأساليب لذلك هو التوقيع الذي أسميه "بطانة واحدة".

في هذا الإصدار ، يتم تقسيم جميع المعلومات إلى "|" حرف. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل العنوان أو البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف أو أرقام الهواتف الخلوية أو أيا كان. يجب أن يكون موجزًا ​​، يتضمن فقط القليل من المعلومات الضرورية ، وهذا كل ما في الأمر. لقد رأيت بعض الأشخاص يصنعون هذا التوقيع بخط أكثر خفوتًا من بقية البريد الإلكتروني - ربما باللون الرمادي. نهج آخر لاحظته هو خط مزدوج موجز للغاية. بشكل أساسي ، اسم وشكل واحد من جهات الاتصال يمكن أن يكون رقم هاتف واحد أو عنوان بريد إلكتروني.
من الواضح أن هذا مخصص للمستلمين الذين يعرفون بالفعل من أنت والشركة التي تعمل معها ، وأنت فقط ترسل لهم واحدة من العديد من رسائل البريد الإلكتروني للمراسلات. يوفر "الإحساس" برسالة بريد إلكتروني ودية ، ولكن إذا كان الشخص بحاجة إلى الاتصال بك وقد لا يحتفظ برقمك Rolodex الخاص بهم (هل مازال الناس يستخدمون هذه ...؟) ، ثم هناك معلومات الاتصال الخاصة بك في أسفل الرسالة الإلكترونية ، مباشرة في تصل.

مصافحة رسمية

بالطبع ، هناك تلك الأوقات عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما خارج الشركة ، أو ربما كنت إرسال بريد إلكتروني إلى شخص داخل الشركة حول شيء رسمي يتطلب أن تكون المحادثة رسمية. إنه مثل ارتداء الزي الرسمي عند حضور حفل توزيع جوائز لزملائك. قبل أن أقوم بتغطية ما يجب عليك فعله في هذه الحالات ، من الأكثر تعليميًا تغطية ما لا يجب فعله أولاً. نعم ، يجب عليك تقديم معلومات الاتصال ، مثل اسم شركتك وموقعك الإلكتروني وعنوان بريدك الإلكتروني ، ولكنك لست بحاجة إلى المبالغة في ذلك. هل هناك حاجة حقًا لتوفير أربعة أرقام هاتف مختلفة ، بما في ذلك جهاز فاكس؟

كلا ، قدم معلومات اتصال كافية حتى تكون هناك عدة طرق للاتصال بك - بريد إلكتروني أو هاتف أو ربما حتى عبر موقع ويب - ولكن لا تنجرف بعيدًا. إن تقديم قائمة بأرقام الهاتف يجعلك تبدو وكأنك متحرك للغاية بحيث لا تكون في مكتبك أبدًا ويصعب عليك الاتصال به.

هناك خطأ شائع آخر يظهر كمروّج ذاتي. سيعمل أشخاص مثل هذا على زيادة توقيعات بريدهم الإلكتروني بحساباتهم على الشبكات الاجتماعية إلى النقطة التي يتجاوز فيها التوقيع 10 أسطر ويمتلئ في الغالب بالتسويق الذاتي.

طريقة أخرى لإعطاء انطباع رهيب هي استخدام جميع أنواع الألوان والخطوط غير التقليدية في عنوان بريدك الإلكتروني. من الصعب سحب شيء من هذا القبيل ، لأن الألوان يجب أن تتطابق ، والخطوط يجب أن تبدو بشكل صحيح. لسوء الحظ ، ليس لدى العديد من الأشخاص أي فكرة عن كيفية مطابقة الألوان بشكل صحيح ، وينتهي توقيع بريدهم الإلكتروني وكأنه شيء من مصنع Willy Wonka.

هذا النوع من توقيع المهرج غير احترافي وأي شخص ترسله إليه سيعتقد أنه ليس لديك فكرة عما تفعله ، بغض النظر عن المجال الذي تتواجد فيه. لذا تجنب الألوان الباهظة. أبقيها بسيطة.

ما يمكنك القيام به بشكل صحيح

إذن كيف يبدو التوقيع الرسمي الجيد للبريد الإلكتروني إذا كنت ترغب في ترك انطباع جيد؟ اتبع المعلومات الأساسية المطلوبة ، وحافظ على التنسيق والأسلوب بسيطًا ، ولا تبالغ في ذلك مع المعلومات.

إليك مثال واحد. يتضمن هذا الخط 4 أسطر - الاسم والشركة ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. هذا هو.

استخدم هذا الشخص نصًا عاديًا فقط ، والاحتفاظ به إلى أربعة أسطر فقط يجعله يبدو أنيقًا واحترافيًا.

باستخدام عنواني الخاص ، أذهب أبعد قليلاً في الحفاظ على التوقيع متواضعًا باستخدام الخط المائل وتلاشيه إلى الرمادي الداكن. يُبقي إبقائها أكثر ظلًا من نص البريد الإلكتروني نفسه على المستلم بأنك تعتبر معلوماتك الخاصة ثانوية للرسالة نفسها. إنها إشارة خفية للتواضع.

أيضًا ، يجب عدم استخدام العناوين إلا عندما تكون ذات صلة بالمحادثة قيد البحث. في معظم المراسلات المتعلقة بموقع الويب الخاص بي ، يحتاج الأشخاص إلى معرفة أنني مالك الموقع ، لذا فإن العنوان مهم. يتم تضمين معلومات كافية فقط للاتصال السريع - البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ، هذا كل شيء.

مثال آخر هو التوقيع الذي أستخدمه لكل من المراسلات الداخلية والخارجية من MakeUseOf.

هنا ، كنت في الواقع مترنح بين استخدام العنوان أم لا. عادة ما يكون مهمًا فقط في اتصالات البريد الإلكتروني الخارجية وهو مهم هامشيًا في بعض الاتصالات الداخلية. لقد بدأت باستخدام نسختين - واحدة للخارجية والأخرى للداخلية - لكنني سئمت من التبديل يدويًا بين الاثنين ، وقررت التمسك بالنسخة أعلاه. في خطر التعرض لها باعتبارها ذات أهمية ذاتية ، فإنها لا تزال باهتة وثانوية. كما أنها تستخدم "|" الحرف المذكور أعلاه ، بقعة صغيرة من اللون لإبراز اسم موقع الويب ، وقررت أن أكون جريئًا وأضيف السطر الخامس لعرض أسعار.

الخروج توقيع البريد الإلكتروني المثالي 6 نصائح للحصول على المزيد من التوقيعات في Gmail اقرأ أكثر التي تمثل من أنت وماذا تفعل وكيفية الاتصال يمكنك أن تأخذ بعض التجربة والخطأ ، ولكن بمجرد الحصول عليها حسنًا ، من الجيد أن تعرف أنك تضع قدمك في كل مراسلات البريد الإلكتروني التي ترسلها خارج.

ما هي النصائح الخاصة بك توقيع بريد إلكتروني أفضل 5 طرق لإنشاء تواقيع مخصصة متعددة في بريد جوجل اقرأ أكثر ? ما الأشياء التي تعجبك أو لا تحبها في التوقيعات الأخرى التي رأيتها؟ شارك افكارك في قسم التعليقات في الاسفل!

حقوق الصورة: زوجان من رجال الأعمال عبر Shutterstock