5 أدوات مهمة تحتاجها لمكتب افتراضي أكثر إنتاجية

الإعلانات

المكتب الافتراضي هو مكتب متنقل موجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في السحابة. إذا كانت وظيفتك لا تربطك بموقع محدد ، يمكنك إعداد أدواتك للعمل من أي مكان في العالم. بالنسبة إلى المزيد والمزيد من الأشخاص ، أصبح العمل عن بُعد بديلاً واقعيًا وصعبًا للانتقال إلى العمل في مكتب تقليدي.

على الرغم من أنها توفر قدرًا هائلاً من الحرية ، إلا أن العمل فعليًا وربما على الطريق يتطلب أيضًا انضباطًا كبيرًا ومهارات تنظيمية ممتازة. لقد كنت أعمل وسافر لأكثر من عام ، وبالتالي يمكنني إخبارك بشيء أو اثنين عن العمل من "مكتب افتراضي".

التواصل عبر البريد الإلكتروني

التواصل الفعال هو مفتاح الإنتاجية. يظل البريد الإلكتروني أداة مكتبية افتراضية أساسية للتواصل المهني ولا يبدو أنه سيتم استبداله في أي وقت قريب. يجب إعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لتصفية بريدك تلقائيًا ، ومن المفترض أن يسهل عليك وضع علامة وفرز الرسائل ، ويجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى بريدك عبر الإنترنت في حالة حدوث شيء ما الحاسوب.

لي، بريد جوجل مع تمكين بعض الإعدادات المخصصة والعديد من ميزات Google Labs التي تلبي جميع هذه المتطلبات. لقد كتبنا مقالات لا حصر لها حول GMail على MakeUseOf.

أوصي أيضًا بقراءة المقالات التالية:

• • كيفية تحويل Gmail إلى آلة تعدد المهام (الجزء 1) كيفية تحويل Gmail إلى آلة تعدد المهام (الجزء 1) اقرأ أكثر

• 3 أشياء قام مستخدمو Gmail بإعدادها في حساباتهم 3 أشياء قام مستخدمو Gmail بإعدادها على حساباتهم اقرأ أكثر

التنظيم والتخطيط

لا يوجد مكتب افتراضي كامل بدون تقويم لتذكيرك بالمواعيد النهائية والأحداث والمواعيد. نظرًا لتكامله السلس مع GMail الذي أستخدمه تقويم جوجل.

تكشف المقالات التالية كيف يمكنك الاستفادة القصوى منها تقويم جوجل:

• 10 ميزات تقويم Google رائعة يجب عليك تجربتها 10 ميزات تقويم Google رائعة يجب عليك تجربتها اقرأ أكثر
• 5 مخطوطات مفيدة Greasemonkey لتعزيز تقويم Google 5 مخطوطات Greasemonkey مفيدة لتحسين تقويم Google اقرأ أكثر

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة أكثر مما يمكن أن يوفره التقويم البسيط ، ففكر في إعداد نظام المساعد الافتراضي الخاص بك. يعد Pageonce حلاً ممتازًا لإدارة فواتيرك وتفاصيل السفر وغير ذلك الكثير. أداة أخرى رائعة للحفاظ على التنظيم هي تذكر الحليب، أداة لإدارة القوائم والمهام والتذكيرات عبر الإنترنت أو في أي مكان تريده ، على سبيل المثال في GMail.

• 8 طرق سهلة لإدارة المهام مع تذكر الحليب 8 طرق سهلة لإدارة المهام مع تذكر الحليب اقرأ أكثر
• 5 طرق ذكية لاستخدام قوائم الحليب والعلامات 5 طرق ذكية لاستخدام قوائم الحليب والعلامات اقرأ أكثر

الاتصال المباشر

من المهم التواصل مع الناس. كما يساعد الاتصال المباشر عبر الرسائل الفورية أو المكالمات الصوتية أو الهاتف أو مكالمات الفيديو على نقل المعلومات بشكل أكثر كفاءة من البريد الإلكتروني. في كلتا الحالتين ، ستحتاج إلى التواصل مباشرة مع الزملاء أو العملاء.

سكايب يغطي عرض النطاق الترددي الكامل للاتصال المباشر. يمكنك استخدامه للرسائل الفورية أو الدردشة الصوتية أو المرئية ، والاتصال برقم هاتف.

تحقق من المقالات التالية للحصول على نصائح وحيل سكايب :

• 5 طرق بسيطة لإصلاح جودة الصوت المنخفضة على Skype (أو خدمات VoIP الأخرى) 5 طرق بسيطة لإصلاح جودة الصوت المنخفضة على سكايب اقرأ أكثر
• كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما لا يكون لدى Skype فيديو [Windows] فيديو Skype لا يعمل؟ كيفية اختبار الكاميرا الخاصة بكإنه أمر محبط عندما لا يعمل فيديو Skype. استخدم قائمة التحقق هذه لحل المشاكل الشائعة في دفق فيديو Skype. اقرأ أكثر
• كيفية استخدام Skype لتسجيل المكالمات أو إجراء المقابلات مع HotRecorder (Windows) كيفية استخدام Skype لتسجيل المكالمات أو إجراء المقابلات مع HotRecorder (Windows) اقرأ أكثر

كبديل لسكايب يمكنك أيضا التفكير محادثة جوجل أو ooVoo.

تخزين الملفات ومشاركتها عبر الإنترنت

إذا لم يكن مكتبك افتراضيًا فحسب ، بل أيضًا في The Cloud ، فأنت بحاجة إلى أداة موثوقة لتخزين الملفات عبر الإنترنت. قد تحتاج أيضًا إلى أداة لتبادل المستندات أو التعاون في العمل مع شركائك. بصندوق الإسقاط يمكن أن تفعل كل ذلك وأكثر.

انظر إلى ما نوصي به بصندوق الإسقاط:

• 2 أدوات لجعل مشاركة الملفات على Dropbox أسرع وأسهل 2 أدوات لجعل مشاركة الملفات على Dropbox أسرع وأسهلأحد اللاعبين في لعبة مشاركة الملفات هو Dropbox. تتيح خدمة النسخ الاحتياطي والمزامنة الشائعة للملفات لمستخدميها مشاركة الملفات بسهولة عبر "مجلد عام". باستخدام هذه الميزة ، تكون مشاركة الملفات ... اقرأ أكثر
• 3 طرق إضافية لإدارة ملفات Dropbox الخاصة بك التي قد لا تعرفها 3 طرق إضافية لإدارة ملفات Dropbox الخاصة بك التي قد لا تعرفهاتوفر خدمة Dropbox المفضلة لدينا ، وهي خدمة مشاركة الملفات طوال الوقت ، بسعة تصل إلى 2 جيجا بايت من مساحة الملفات مجانًا. بالنسبة للعديد من المستخدمين ، قد يكون هذا كافيًا ، ولكن الآن بعد أن أصبح Dropbox هو مزامنة السحابة المركزية ... اقرأ أكثر
• كيفية استعادة الملفات المفقودة في Dropbox كيفية استعادة الملفات المفقودة في Dropboxماذا يحدث إذا حذفت ملفًا عن طريق الخطأ في Dropbox؟ هل ستزول إلى الأبد بمجرد مزامنة التغييرات؟ نعم ، سيختفي الملف ولكن لن يختفي تمامًا بعد. كذلك ... اقرأ أكثر
• كيفية إنشاء روابط مباشرة لمحتوى Dropbox وأتمتة العملية كيفية إنشاء روابط مباشرة لمحتوى Dropbox وأتمتة العمليةأحد أفضل استخدامات Dropbox هو مشاركة الملفات. باستخدام حساب Dropbox الخاص بك ، يمكنك استخدام المجلد العمومي الخاص بك لمشاركة الملفات مع الآخرين. في هذه المقالة سوف أريك سريعة و ... اقرأ أكثر
• كيفية تشفير بيانات Dropbox باستخدام ENCFS [Linux] كيفية تشفير بيانات Dropbox باستخدام ENCFS [Linux]يمكن القول إن Dropbox هي واحدة من أفضل أدوات مزامنة الملفات عبر الإنترنت. ومع ذلك ، إذا كنت تتصفح الأخبار التقنية مؤخرًا ، فسترى أن Dropbox يواجه بعض مشكلات الخصوصية مؤخرًا. لذلك ، التشفير ... اقرأ أكثر

المعدات

أخيرًا ، اسمحوا لي أن أذكر بإيجاز الأجهزة التي ستكون مفيدة. من الواضح أنك بحاجة إلى جهاز كمبيوتر وربما هاتف محمول. سيعتمد اختيار الجهاز إلى حد كبير على التفضيلات الشخصية أو ربما ستعتمد على أجهزة الكمبيوتر العامة بالكامل. في كلتا الحالتين ، هناك قطعتان من الأجهزة الملحقة التي يجب مراعاتها:

• النسخ الاحتياطي ونقل الملفات
  بالنسبة إلى البيانات التي لا يمكنك أو لا تريد تخزينها عبر الإنترنت ، احصل على بطاقة SD أو محرك أقراص USB محمول بسعة تخزين كافية. يمكنك أيضًا تثبيت تطبيقات الهاتف المحمول على هذه الأجهزة في حال كنت ستعتمد على أجهزة الكمبيوتر العامة.
• سماعات و / أو سماعة
  عندما تعمل في مكان عام مزدحم وصاخب ، يمكن أن تكون سماعات الرأس الجيدة عاملاً بالغ الأهمية لتركيزك وتعقلك. عندما تحتاج من حين لآخر إلى إجراء مكالمات عبر جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تأكد من الحصول على سماعات رأس متعددة الوظائف تتضاعف أيضًا كسماعة رأس.

خاتمة

المكتب الافتراضي هو إعداد فردي للغاية لأجهزة الكمبيوتر وبرامج سطح المكتب والخدمات عبر الإنترنت. كما هو الحال في المكتب التقليدي ، تعتمد أدوات المكتب الافتراضية التي تختارها بشكل كبير على متطلباتك الشخصية وتفضيلاتك. يمكنك إبقاء المنظمة بسيطة وفعالة ، ولكن لا تنس أبدًا حماية بياناتك والنسخ الاحتياطي دينياً.

ما التطبيقات والأجهزة التي تستخدمها في مكتبك الافتراضي؟

حقوق الصورة: إدهار