كيفية الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة: مضمنة

الإعلانات

في عام 1971 ، تم إرسال أول بريد إلكتروني من جهاز كمبيوتر إلى آخر. الآن، 269 ​​مليار رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها كل يوم.

من المستحيل تخيل عدد رسائل البريد الإلكتروني هذه غير الضرورية. كم يخدم فقط ليسبب المزيد من الارتباك. لحرق المزيد من الاهتمام والصبر من المتلقين.

ولكن هناك شيء واحد مؤكد: إذا بدأ المزيد من الناس الرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال 5 أدوات لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل يقرأها الناس ويجيبون عليهاالكتابة ليست فنجان شاي الجميع. ولكنك لست بحاجة إلى أن تكون كاتبًا رائعًا لإرسال بريد إلكتروني رائع. كل ما تحتاجه هو بعض الأدوات لضمان جودة الرسائل. اقرأ أكثر ، سيتم تقييدنا جميعًا إلى صناديق البريد الوارد لدينا بشكل أقل إحكامًا قلق البريد الإلكتروني كيفية السيطرة على القلق الوارد في Gmailالكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، القليل من الوقت. هل تشعر بهذه الطريقة عندما يتعلق الأمر بإدارة بريدك الوارد في Gmail؟ نعرض لك إعدادات بسيطة وأدوات مفيدة لتنظيم البريد الوارد في Gmail ومقاومة الإجهاد. اقرأ أكثر سيكون أقل موهبة.

الحل الأكثر وضوحًا هنا ليس فقط "الرد المضمن" ، ولكن الرد المضمن

بصورة صحيحة. الرد المضمن هو المكان الذي ترد فيه داخل النص الرئيسي للرسالة الإلكترونية ، بدلاً من كتابة بريدك الإلكتروني من البداية.

الرد المضمن شيء يفعله معظمنا من وقت لآخر. ولكن يجب أن نرد مضمنة بعيدا في كثير من الأحيان. ويجب أن نقوم بذلك مع وضع بعض القواعد في الاعتبار للحفاظ على تنظيم سلاسل رسائل البريد الإلكتروني المعقدة هذه وسهلة المتابعة.

نحن الرد على البريد الإلكتروني خاطئ

عكس الرد المضمن هو ما يُطلق عليه غالبًا "النشر العلوي". هذا هو المكان الذي تضغط فيه على الرد على بريد إلكتروني ، وتبدأ بالكتابة في أعلى مربع النص. هذه هي الطريقة التي تتكون بها غالبية البريد الإلكتروني اليوم. ولكن ما لم تكن تتعامل مع محادثات البريد الإلكتروني البسيطة للغاية ، يمكن أن يتسبب النشر الأعلى في كل أنواع المشاكل.

أولاً ، عند النشر الأعلى ، يصبح الرجوع إلى البريد الإلكتروني الأصلي أمرًا صعبًا ، والذي يتضمن البحث عبر البريد الإلكتروني بعد البريد الإلكتروني للعثور على ما تبحث عنه. عليك بعد ذلك التمرير لأسفل إلى البريد الإلكتروني الذي تكتبه ربما لإعادة صياغة ما وجدته للتو ، خارج السياق ، وغالبًا ما تفتقد إلى نقاط بارزة.

في بعض الأحيان ، قد يرد المستلم على بريدك الإلكتروني في سلسلة رسائل بريد إلكتروني جديدة تمامًا ، مما يعني أن محادثتك تحدث الآن في سلسلتين منفصلتين أو أكثر.

عبر GIPHY

إذا كنت في محادثة جماعية ، تصبح الأمور أكثر فوضى. تتبع من يرد على ما ومتى وماذا كانت الردود أولئك تصبح الردود عملاً شبه مستحيل.

الرد المضمن هو الحل

بدلاً من النشر الأعلى ، يجب أن نرد في النسق - أي داخل نص رسالة البريد الإلكتروني الأصلية. في Outlook و Apple Mail ، يمكنك رؤية الرسالة الأصلية بمجرد النقر على الرد. في Gmail ، ما عليك سوى الضغط على النقاط الثلاث في الجزء السفلي من شاشة الإنشاء لإظهار المحادثة.

تلميح: لإزالة سطر "الاقتباس" الرأسي من ردك في Gmail ، قم بتمييز البريد الإلكتروني بالكامل ، ثم انقر فوق مسافة بادئة أقل زر.

يحل الرد المضمن مشكلة الحاجة إلى التمرير عبر مجموعات كبيرة من الرسائل لأن البريد الإلكتروني الأصلي متضمن وقابل للبحث في أحدث رسالة تتلقاها في تلك المحادثة. هذا يعني حفظ كل شيء في السياق.

بالإضافة إلى ذلك ، ليس عليك إضاعة الوقت في تلخيص ردود الآخرين ، أو نسخ مقتطفات من رسائل البريد الإلكتروني فقط لجعل ردودك منطقية. مع الردود المضمنة ، كل شيء متاح للجميع ليعودوا إليه في أي وقت.

وبالنسبة للخيوط التي تشمل عدة أشخاص ، من السهل تمييز من قال ما ، والرد على من ، (إذا تم القيام به بشكل صحيح).

الرد المضمن بشكل صحيح

عندما يرد معظم الأشخاص مضمنة ، فإنهم ببساطة يكتبون ردودهم جنبًا إلى جنب مع النص الذي يريدون الرد عليه ، ويجعلون ذلك غامقًا أو أحمر.

هذا بعيد عن المثالية. بمجرد أن يفتح شخص ما بريدًا إلكترونيًا بنص عادي ، لا يمكنه رؤية هذا التنسيق. وبمجرد وجود أكثر من شخصين في الموضوع ، يمكن أن تصبح الأمور فوضوية بسرعة.

لذا ، إليك دليل سريع بصورة صحيحة الرد المضمّن القابل للتوسيع وسيبقي الارتباك إلى الحد الأدنى.

1. لا تعتمد على التنسيق

كما ذكرنا ، في بعض الحالات ، قد لا يتمكن المستلم من رؤية التنسيق الذي تقوم بتضمينه في رسالة بريد إلكتروني (على سبيل المثال ، قد يفضل النص العادي). إذا كان شخص مصاب بعمى الألوان ، فقد يجد صعوبة في متابعة الخيوط التي تحتوي على ألوان متعددة.

بكل الوسائل ، استخدم التنسيق لتسهيل العثور على الردود عند فحص البريد الإلكتروني. لكن لا تعتمد بمفردي عليه.

2. ردود مقدمة مع اسمك

بدلًا من الاعتماد على التنسيق ، اعتد على وضع جميع ردودك باسمك ، والتاريخ ، إذا كنت بحاجة إلى أن تكون منظمًا بشكل خاص. اطلب من جميع المستلمين فعل الشيء نفسه.

حاليًا ، في Gmail ، ليس لديك خيار سوى كتابة اسمك يدويًا. وينطبق الشيء نفسه على تطبيق Apple Mail اللطيف.

ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم Outlook ، فهناك ميزة لبدء ردودك تلقائيًا باسمك. للقيام بذلك انتقل إلى ملف> خيارات> البريد. ثم اذهب الى الردود وإعادة التوجيه، افحص ال التعليقات مقدمة مع ، واكتب اسمك في مربع النص. عندما ترد في نص رسالة بريد إلكتروني ، سيظهر اسمك بين قوسين تلقائيًا.

Mailbird أيضا لديه هذا الخيار بشكل افتراضي.

3. استخدم فواصل الأسطر من فضلك

عندما تترك ردًا مضمّنًا ، يجب أن يكون هذا في سطر جديد ، بدلاً من إدخال منتصف الجملة أو في نهاية فقرة.

هذا يجعل من السهل جدًا على الآخرين الرد على تعليقاتك ويجعل مسح المحادثة الجارية حول كل نقطة أكثر انسيابية.

4. المسافات البادئة متعددة الردود

عند معالجة نقاط متعددة في بريد إلكتروني واحد ، سيكون لديك سلاسل محادثات متعددة تحدث في رسالة واحدة.

للحفاظ على هذه التنظيمات ، يجب أن تضع مسافة بادئة للردود المترابطة حتى يكون من الواضح أي التعليقات تتعلق بكل نقطة. أنا شخصياً أجد استخدام أقواس الزاوية (>) أكثر الأحرف بديهية هنا ، حيث قد لا تظهر النقاط في رسائل البريد الإلكتروني ذات النص العادي.

سيوفر لك هذا الكثير من الجهد في محاولة معرفة أي جزء من المحادثة تحتاج إلى الانتباه إليه.

5. الملاذ الأخير: استخدم أداة أفضل

لا أحد يتظاهر بأن الردود المضمنة هي الحل الأمثل هنا. ولكن إذا لم يكن لديك خيار سوى استخدام البريد الإلكتروني ، خذ الوقت الكافي كتابة رسائل بريد إلكتروني تتسم بالكفاءة والفعالية كيفية كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي (المدعوم بالبيانات)يبقى البريد الإلكتروني الشكل الرئيسي للتواصل في مجال الأعمال. لتحقيق النجاح في هذه البيئة ، يجب أن تتعلم كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية فعالة. نعرض لك 9 حيل بسيطة أثبتت فعاليتها. اقرأ أكثر . بناءً على الأسباب المذكورة أعلاه ، فإن الرد المضمّن هو أفضل طريقة للحفاظ على تقدم المشاريع. كما أنه يساعد الجميع على مواكبة المحادثات المتعددة داخل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى إضاعة الوقت في البحث في قوائم طويلة من رسائل البريد الإلكتروني السابقة.

إذا وجدت أن الردود المضمنة أصبحت معقدة للغاية ، أو إذا لم يتمكن زملائك من التعود على الرد المضمن بشكل صحيح ، فقد يكون الوقت قد حان للبحث عن أداة مختلفة.

أدوات الاتصال مثل تثاقل, انتحبو مراسلة تسهيل اتصالات الفريق المعقدة. بدلاً من الاستمرار في النضال مع البريد الإلكتروني ، فقد يكون الوقت قد حان لتجربة أحد هذه.

انشر الكلمة

عندما تتبنى قواعد الرد المضمنة البسيطة هذه ، سيقدر العديد من المستلمين مدى كفاءة ذلك سلوك البريد الإلكتروني 5 أدوات يمكن أن تساعدك على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضللا يزال الجميع يحاولون حل مشكلة البريد الإلكتروني. لذا ، دعنا نتحدث أيضًا عن أبسط العادة للجميع - فن كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل. بمساعدة بعض الأدوات الرائعة. اقرأ أكثر وتبدأ في تقليد نهجك بشكل طبيعي.

إذا لم يقموا بطبيعة الحال بنسخ آداب البريد الإلكتروني المدروسة ، فقم بسحبها. أرسل لهم هذه المقالة. صف كيف تريد أن يردوا ، واشرح لهم أنه سيوفر الكثير من الرسائل التي يساء فهمها ، والوقت الضائع ، وفقدان السياق.

لا يوجد بالفعل أي جانب سلبي.

هل تعتقد أن هذه القواعد ستساعدك في البقاء على اطلاع بسلسلة رسائل البريد الإلكتروني المعقدة؟ هل هناك أي نصائح رد أخرى مضمنة تعتقد أنها ستكون مفيدة؟

حقوق الصورة: sangoiri /صور الإيداع