كيفية استيراد البيانات إلى جداول بيانات Excel بالطريقة الأنيقة والسهلة

الإعلانات

التفوق هو ملك برامج جداول البيانات Excel مقابل جداول بيانات Google: أيهما أفضل لك؟هل تحتاج بالفعل إلى Excel؟ كل من حلول سطح المكتب وعلى الإنترنت لها مزاياها. إذا كنت تواجه مشكلة في الاختيار بين Excel وجداول بيانات Google لإدارة جداول البيانات ، فدعنا نساعدك في اتخاذ القرار. قراءة المزيد ، ولكن في بعض الأحيان تحتاج إلى فتح مستند لم يتم تنسيقه خصيصًا لبرامج Microsoft. وفي أحيان أخرى ، ستحتاج إلى حفظ المستند بتنسيق مختلف حتى يتمكن الأشخاص الذين لا يستخدمون Excel من استخدامه.

يبدو استيراد البيانات وتصديرها في Excel عملية معقدة ، ولكنها في الواقع سهلة للغاية بمجرد قيامك بها عدة مرات. إليك ما تحتاج إلى معرفته.

كيفية استيراد البيانات إلى Excel

بغض النظر عن نوع البيانات التي تستوردها ، ستبدأ العملية بنفس الطريقة. نجاح ملف> استيراد للبدء. سترى هذه النافذة المنبثقة ، مما يتيح لك اختيار تنسيق الملف الأصلي الذي ترغب في استيراده:

يمنحك مربع الحوار هذا خيار استيراد قيمة مفصولة بفواصل (CSV) ، FileMaker Pro ، HTML ، وملفات نصية. إذا كنت ترغب في استيراد نوع آخر من ملف جدول البيانات ، فإن أفضل خيار لك هو تصدير جدول البيانات بتنسيق مختلف عن البرنامج الأصلي. لا ينبغي أن تواجه معظم البرامج أي صعوبة في التصدير إلى ملف CSV أو النص. سأستخدم ملف CSV في هذا المثال لأنه تنسيق بيانات شائع ، يُستخدم لكل شيء من بيانات البحث إلى

جداول بيانات التواصل الاجتماعي. كيفية عمل نسخة احتياطية من جهات اتصالك على Facebook إلى أي حساب بريد إلكتروني [نصائح أسبوعية على Facebook]الفيسبوك يجعل العديد من جوانب حياتك أكثر راحة. إنها طريقة سهلة للبقاء على اتصال ، فهي تذكرك بأعياد ميلاد أصدقائك ، ويمكنها مزامنة جهات الاتصال الخاصة بك وأحداث Facebook مع ... قراءة المزيد

بدء تشغيل معالج استيراد النص

انقر استيراد، وسترى معالج استيراد النص:

يعمل معالج استيراد النص في Excel قدر المستطاع لتسهيل هذه العملية ، وفي الغالب يعمل بشكل جيد. في معظم الأحيان ، ستضرب فقط التالي> حتى يختفي المعالج وتظهر بياناتك في جدول البيانات. كما ترى في الصورة أعلاه ، حدد معالج النص أن هذا الملف محدد - كل خلية مفصولة بفاصلة. لأن هذا صحيح ، يمكننا أن نضرب فقط التالي> لمتابعة الاستيراد (إذا لم يكن كذلك ، فتابع القراءة للحصول على نصائح حول الاستيراد ذي العرض الثابت).

قم بتعيين محددات البيانات

تتيح لك الخطوة الثانية اختيار عدد من الخيارات المختلفة المتعلقة بتحديد الحدود والتي ستساعدك على التأكد من استيراد بياناتك بشكل صحيح:

أولاً ، يمكنك اختيار المحدد الخاص بك. البيانات التي أستوردها هنا تستخدم الفواصل لفصل الخلايا ، لذا سأغادر فاصلة المحدد. التبويب تم تحديده أيضًا ، وليس له تأثير سلبي على هذا الاستيراد ، لذلك سأتركه وشأنه. إذا كان جدول البيانات يستخدم مسافات أو فواصل منقوطة للتمييز بين الخلايا ، فما عليك سوى تحديد هذا الخيار. إذا كنت تريد تقسيم البيانات على حرف آخر ، مثل شرطة مائلة أو نقطة ، يمكنك إدخال هذا الحرف في آخر: صندوق.

ال معاملة المحددات المتتالية كواحد مربع يفعل بالضبط ما يقوله ؛ في حالة الفواصل ، فإن وجود فاصلتين على التوالي سيؤدي إلى إنشاء خلية جديدة واحدة. عندما لا يتم تحديد المربع ، وهو الإعداد الافتراضي ، الذي سينشئ خليتين جديدتين.

ال مؤهل النص صندوق مهم. عندما يقوم المعالج باستيراد جدول بيانات ، سيتعامل مع بعض الخلايا كأرقام والبعض الآخر كنص. سوف يخبر الحرف في هذا المربع Excel بالخلايا التي يجب التعامل معها كنص. عادة ، سيكون هناك علامات اقتباس ("") حول النص ، لذلك هذا هو الخيار الافتراضي. لن يتم عرض مؤهلات النص في جدول البيانات النهائي. يمكنك أيضًا تغييره إلى علامات اقتباس مفردة ("") أو لا شيء ، وفي هذه الحالة ستظل جميع علامات الاقتباس في مكانها عند استيرادها إلى جدول البيانات النهائي.

تعيين تنسيقات البيانات

بمجرد أن يبدو كل شيء على ما يرام ، اضغط التالي> للانتقال إلى الخطوة الأخيرة ، والتي تسمح لك بتعيين تنسيقات البيانات للخلايا المستوردة:

القيمة الافتراضية لـ تنسيق بيانات العمود يكون جنرال لواء، الذي يحول البيانات تلقائيًا إلى تنسيقات رقمية وتاريخية ونصية. بالنسبة للجزء الأكبر ، سوف يعمل هذا على ما يرام. إذا كان لديك احتياجات تنسيق معينة ، يمكنك تحديد نص أو تاريخ:. يتيح خيار التاريخ أيضًا اختيار التنسيق الذي تم استيراد التاريخ فيه. وإذا كنت تريد تخطي أعمدة معينة ، فيمكنك القيام بذلك أيضًا.

يتم تطبيق كل من هذه الخيارات على عمود واحد ، أو أعمدة متعددة إذا قمت بالنقر مع الضغط على مفتاح Shift لتحديد أكثر من عمود. قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للذهاب عبر جميع الأعمدة بهذه الطريقة إذا كان لديك جدول بيانات عملاق ، ولكن قد يوفر لك الوقت على المدى الطويل إذا تم تنسيق جميع بياناتك بشكل صحيح عند الاستيراد لأول مرة عليه.

الخيار الأخير في مربع الحوار هذا هو المتقدمة القائمة ، والتي تتيح لك ضبط الإعدادات المستخدمة للتعرف على البيانات العددية. يستخدم الإعداد الافتراضي النقطة كفاصل عشري وفاصلة كفاصل الآلاف ، ولكن يمكنك تغيير ذلك إذا تم تنسيق بياناتك بشكل مختلف.

بعد أن يتم طلب هذه الإعدادات حسب رغبتك ، فقط اضغط إنهاء ويتم الاستيراد.

استخدم العرض الثابت بدلاً من محدد

إذا كان Excel يخطئ في تحديد بياناتك ، أو أنك مخطئ استيراد ملف نصي بدون محددات كيفية تحويل ملفات نصية محددة إلى جداول بيانات Excelمن السهل تحويل ملف نصي محدد إلى جدول بيانات Excel. إليك كيفية القيام بذلك باستخدام ثلاث طرق مختلفة. قراءة المزيد ، يمكنك اختيار عرض ثابت بدلا من محدد في الخطوة الأولى. يسمح لك هذا بفصل بياناتك إلى أعمدة بناءً على عدد الأحرف في كل عمود.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك جدول بيانات مليء بالخلايا التي تحتوي على رموز بأربعة أحرف وأربعة أرقام ، وترغب في تقسيم الأحرف والأرقام بين خلايا مختلفة ، يمكنك اختيار عرض ثابت وتعيين الانقسام بعد أربعة أحرف:

للقيام بذلك ، حدد عرض ثابت وانقر التالي>. في مربع الحوار التالي ، يمكنك إخبار Excel بمكان تقسيم البيانات إلى خلايا مختلفة بالنقر فوق البيانات المعروضة. لتحريك الانقسام ، ما عليك سوى النقر على السهم الموجود أعلى الخط وسحبه. إذا كنت ترغب في حذف الانقسام ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الخط.

بعد اختيار الانقسامات والضرب التالي>، ستحصل على نفس الخيارات التي قد تحصل عليها في الاستيراد المحدد ؛ يمكنك تحديد تنسيق البيانات لكل عمود. ثم اضرب إنهاء وستحصل على جدول البيانات الخاص بك.

بالإضافة إلى استيراد الملفات غير المحددة ، فهذه طريقة جيدة لـ تقسيم النص والأرقام كيفية استخراج رقم أو نص من Excelهل تحتاج إلى استخراج رقم من سلسلة نصية أو مختلطة في إكسيل؟ إليك كيفية تحويل النص والأرقام في Microsoft Excel. قراءة المزيد من الملفات التي تعمل معها. ما عليك سوى حفظ الملف كملف CSV أو ملف نصي ، واستيراد هذا الملف ، واستخدام هذه الطريقة لتقسيمه بالطريقة التي تريدها.

استيراد HTML هو نفس استيراد ملفات CSV أو النصوص ؛ حدد الملف ، وانتقل إلى نفس الخيارات المذكورة أعلاه ، وسيتم تحويل مستند HTML الخاص بك إلى جدول بيانات يمكنك العمل معها (قد تجد هذا مفيدًا إذا كنت تريد تنزيل جداول HTML من موقع ويب ، أو إذا تم حفظ بيانات نموذج الويب بتنسيق HTML شكل).

تصدير البيانات من Excel

تصدير البيانات أسهل بكثير من استيرادها. عندما تكون مستعدًا للتصدير ، اضغط ملف> حفظ باسم... (أو استخدم أ مفيد اختصار لوحة المفاتيح إكسل 35 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel اليومية لنظامي التشغيل Windows و Macيمكن لاختصارات لوحة المفاتيح توفير الكثير من الوقت! استخدم اختصارات Microsoft Excel هذه لتسريع العمل مع جداول البيانات على Windows و Mac. قراءة المزيد ) ، وسيُعرض عليك عدد من الخيارات. فقط اختر الشخص الذي تريده.

إليك تفصيل لبعض الأكثر شيوعًا:

• .xlsx / .xls: تنسيقات Excel القياسية.
• .xlt: قالب إكسل.
• .xlsb: تنسيق Excel مكتوب بلغة ثنائية بدلاً من XML ، مما يسمح بحفظ جداول البيانات الكبيرة للغاية بشكل أسرع من التنسيقات القياسية.
• .csv: قيمة مفصولة بفواصل (كما في مثال الاستيراد الأول المستخدم أعلاه ؛ يمكن قراءتها من قبل أي برنامج جدول بيانات).
• .رسالة قصيرة: عدد من التنسيقات المختلفة قليلاً التي تستخدم علامات التبويب لفصل الخلايا في جدول البيانات (عند الشك ، حدد نص محدد بعلامات جدولة بدلاً من خيار .txt آخر).

عند تحديد شكل وضرب حفظ، قد تحصل على تحذير يبدو كالتالي:

إذا كنت تتطلع إلى حفظ ملفك كشيء آخر بخلاف .xlsx أو .xls ، فمن المحتمل أن يحدث هذا. ما لم تكن هناك ميزات محددة تحتاجها حقًا في جدول البيانات ، ما عليك سوى النقر استمر وسيتم حفظ المستند الخاص بك.

خطوة واحدة أقرب إلى إتقان إكسل

بالنسبة للجزء الأكبر ، يستخدم الناس جداول بيانات بتنسيق Excel ، ومن السهل جدًا فتحها وتعديلها وحفظها. ولكن من حين لآخر ستحصل على نوع مختلف من المستندات ، مثل مستند يتم استخراجه من الويب أو يتم إنشاؤه في مجموعة Office مختلفة ما هو Office Suite الأفضل بالنسبة لك؟سيتم الضغط عليك للعثور على وظيفة لا تتطلب معالجة كلمات أو أرقام من نوع ما. وقد تتساءل ، هل Microsoft Office هو الحل الأفضل حقًا؟ إليك خياراتك. قراءة المزيد . إن معرفة كيفية استيراد وتصدير تنسيقات مختلفة يمكن أن تجعل العمل مع هذه الأنواع من الأوراق أكثر ملاءمة.

هل تقوم باستيراد أو تصدير ملفات Excel بشكل منتظم؟ ما الذي تجده مفيدًا؟ هل لديك أي نصائح للمشاركة أو مشاكل محددة لم تجد حلاً لها بعد؟ شاركهم أدناه!