الإعلانات
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا لدعم الكمبيوتر أو تدير مركز مكتب مساعدة تقنية المعلومات ، فستعلم أن دعم تكنولوجيا المعلومات يتضمن أكثر من مجرد إصلاح مشكلات الكمبيوتر. تمثل كل مشكلة عرضًا قد يشير إلى فشل نظام أكبر بكثير. المشاكل المتعددة التي تتطابق جميعها تتطابق مع أخطاء البرنامج التي قد تكون فُقدت أثناء الاختبار.
إحدى أفضل الطرق لتتبع جميع المشاكل وتحليلها هي من خلال برنامج مكتب المساعدة المركزي. مع هذا النظام ، لا تتعقب فقط مشاكل الكمبيوتر أو النظام ، بل تتعقب أيضًا أي من موظفيك اعتنى بالتذاكر ، وسجل العملاء أو العملاء الذين يستخدمون مكتب المساعدة في أغلب الأحيان ، ويوفر نظرة عامة رائعة على مستوى عالٍ حول مدى جودة إدارة موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك مشاكل.
لقد وجدت أحد أفضل حلول برامج مكتب المساعدة المجانية التي يمكن أن تتعامل مع نفس الوظائف مثل بعض النظراء الأغلى تكلفة أغلق مكتب خدمة الدعم.
إعداد مكتب خدمات الدعم عن قرب
يُطلق على البرنامج اسم "مكتب الخدمة" بدلاً من "مكتب المساعدة" لأنه مفيد في الواقع لأكثر من مجرد مشاكل تقنية المعلومات. إذا قمت بتشغيل أي خدمة على الإطلاق تتضمن عملاء أو عملاء يتصلون بك بشأن المشاكل ، فيمكنك استخدام هذا البرنامج لتتبع هذه المشكلات. ربما تقوم بتشغيل خدمة إصلاح الإلكترونيات أو أعمال السباكة أو أي مجال آخر يتضمن استكشاف الأخطاء وإصلاحها وإصلاحها. يمكن أن يساعدك هذا البرنامج على تذكر تلك المشاكل وتتبعها وتحليلها ، خاصة إذا كان لديك فريق من الفنيين يعملون لديك.
عند إعداد البرنامج لأول مرة ، ستجد أنه يسألك عن المكان الذي تريد الوصول إليه إلى قاعدة بيانات النظام. يستخدم الدعم الوثيق Access Runtime ، وتقوم قاعدة بيانات الخلفية ، المسماة CloseSupportBE.mdb ، بتخزين جميع البيانات الخاصة بالنظام. للسماح للمستخدمين الموزعين بالوصول إلى هذا النظام لإدخال تذاكر المشاكل وإدارتها وإغلاقها ، ما عليك سوى تخزين قاعدة البيانات على الشبكة المحلية. إذا كنت ترغب في استخدامه عبر الإنترنت ، فما عليك سوى إعداد "محرك أقراص ثابت" عبر الإنترنت مثل Dropbox وتخزين قاعدة البيانات المركزية على هذا الحساب.
الانزعاج الوحيد إذا كنت تستخدم البرنامج المجاني هو مربع أولي ينبثق عند تحميل البرنامج ، حيث تحتاج إلى النقر فوق "استمر"لرفض الاشتراك في الإصدار التجريبي المجاني. بمجرد دخولك في البرنامج ، سترى أربعة مجالات رئيسية.
في الجزء العلوي (1) ، ستجد حقول وأزرار بحث سريعة لإنشاء حادثة مكالمة جديدة ، أو إنشاء مهمة جديدة لأحد الموظفين (أو لنفسك). يمكن تعيين المهام لمشكلة معينة وفني معين. تتضمن منطقة الخدمة على اليسار المهام النشطة (2) والمكالمات النشطة (3). على الجانب الأيمن من الشاشة الرئيسية ، سترى مكالمات مرتبة حسب المحال إليه والحالة والأولوية (4).
يعد إدخال التفاصيل عند ورود مكالمة مشكلة (أو بريد إلكتروني) أمرًا بسيطًا مثل استخدام المربعات المنسدلة المختلفة لتحديد الأولوية وفئة المشكلة. يسمح المربع الموجود على اليسار بمعلومات محددة حول المشكلة.
بمجرد دخول المكالمة في النظام ، ستبقى في منطقة "مباشرة" حتى يتم حلها أو إلغاؤها. بمجرد وجود مشكلة نشطة ، يتم تسجيل كل تغيير في النظام تلقائيًا في منطقة "سجل" المكالمات.
تعد إضافة مهمة جديدة طريقة مفيدة لإنشاء ومراقبة الوظائف للموظفين التي قد تكون أو لا تكون مرتبطة بمشكلات معينة تم استدعاؤها. يمكنك أيضًا تعيين مهام معينة على أساس متكرر ، بحيث يمكن استخدام النظام لجدولة العمل بالإضافة إلى مكالمات المشاكل الميدانية.
من شريط التنقل على اليمين ، إذا قمت بالنقر فوق الشركات ، يمكنك رؤية جميع العملاء الذين قمت بعملهم من أجلهم. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه إدخال شركات جديدة يدويًا ، وملء جميع معلومات الاتصال. عندما تنقر على الشركة من داخل المهام أو المكالمات ، فإنها ترتبط بهذه المعلومات التفصيلية بحيث يمكنك بسهولة الحصول على معلومات الاتصال من خلال عرض المكالمة أو المهمة.
وينطبق الشيء نفسه على الأشخاص ، سواء كانوا عملاء فرديين أو موظفين يقومون بالعمل. أدخل جميع التفاصيل هنا ، وبالنسبة للموظفين ، هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتعيين اسم المستخدم الخاص بهم لاستخدام نظام مكتب الخدمة. الشيء الجميل هو أنه كلما استخدمت اسم عميل في تذكرة ، يمكنك الوصول الفوري إلى تفاصيل الاتصال الخاصة بهم.
أخيرًا ، هناك ميزة أخرى مفيدة في النظام وهي أنه يمكنك تصدير المكالمات أو المهام (سواء النشطة أو المحفوظات) إلى جدول بيانات Excel يمكنك استخدامه لإنشاء تقاريرك الخاصة أو لمجرد إنشاء أرشيف خاص بك لحلها مسائل.
هناك الكثير من الاستخدامات لبرنامج Help Desk المجاني هذا بخلاف فنيي تكنولوجيا المعلومات فقط. يمكنك استخدامه لإدارة وتنظيم أي نشاط تجاري يجب إصلاحه أو تحري الخلل وإصلاحه. جربها وانظر إذا كان يبسط عملك الخاص!
أخبرنا برأيك في Close Help Help Desk ، أو إذا كنت تعرف أي أدوات مماثلة مفيدة بنفس القدر. شارك بصيرتك في قسم التعليقات أدناه.
حقوق الصورة: كارلوس شافيز
ريان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، و 5 سنوات في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. محرر إداري سابق لـ MakeUseOf ، وقد تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وقد ظهر في التلفزيون والإذاعة الوطنية.
