20 طريقة يمكن لمساعد افتراضي بشري أن يوفر لك الوقت

الإعلانات

هناك نوعان من المساعدون الافتراضيون (VA) للمساعدة في جعل الحياة أسهل قليلاً لقد استخدمت ثلاث شركات مساعدة افتراضية وهذا ربح واحدالتعاقد مع مساعد افتراضي هو إدارة الوقت الذكية. اختبرنا ثلاث خدمات مساعد افتراضي ووجدنا إيجابيات وسلبيات كل منها. يكشف كل اختبار النصائح والحيل لاختيار المساعد الشخصي المثالي. قراءة المزيد : رقمي وبشري.

المساعدون الرقميون هم Siri و Cortana و Alexa و Google Assistant. إنها برامج يمكنها تفسير الطلبات الأساسية وتنفيذها. نحن نتحدث عن أشياء مثل العثور على توصيات المطاعم والعطلات وحجز خدمة Uber وإعداد التذكيرات والتحكم في منزلك الذكي. بسيطة للغاية ، لكنها لا تزال مفيدة جدًا.

ولكن ماذا عن تلك المهام التي تكره القيام بها ، أو لا يمكنك القيام بها ، أو ليس لديك الوقت الكافي للقيام بها ، وهي معقدة للغاية بالنسبة إلى VA الرقمي؟ الجواب: استئجار أ بشري مساعد افتراضي.

هؤلاء هم الناس (لذا تأكد من معاملتهم على هذا النحو) يمكنك التوظيف من مواقع مثل حتى العمل أو الناس لكل ساعة. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الصحيحة إلى هذه المنح الافتراضية البشرية ، يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية ، مما يتيح لك المزيد من الوقت

ركز على العمل المهم لماذا الانضباط الذاتي هو أفضل إنتاجية تحتاجهاما سر إنجاز العمل العميق؟ هل هو الدافع أم الانضباط؟ إذا لم تتمكن من التركيز على عملك وإنهائه ، فإليك بعض النصائح المتعلقة بالعادات التي ستساعدك على إنجاز المزيد. قراءة المزيد ، أو لمجرد الاسترخاء.

ألست متأكدًا مما يمكنك ربما الاستعانة بمصادر خارجية لهؤلاء الأشخاص؟ إليك بعض الأفكار.

1. إبداء تحفظات ومواعيد

إذا كان هناك مطعم كنت تريد تجربته ، فاطلب من VA تقديم "حجز طاولة لأربعة أشخاص في [مطعم] لحوالي الثامنة مساء الجمعة. " سيجدون بعد ذلك رقم الهاتف وإجراء المكالمة وإعلامك بالتفاصيل الدقيقة وإضافة الحجز إلى تقويم مشترك كيفية مشاركة تقويم Google الخاص بك مع أي شخصنعرض لك ثلاثة خيارات لمشاركة تقويم Google الخاص بك. باستخدام iCal ، يمكن لمستخدمي Apple Calendar و Outlook عرض الجدول الزمني الخاص بك. نوضح أيضًا كيفية إبطال الوصول إلى تقويم Google الخاص بك. قراءة المزيد .

إذا كان بإمكانهم الوصول إلى جهات الاتصال الخاصة بك ، فيمكنهم أيضًا إخبار الجميع متى يحضرون أيضًا. وينطبق نفس الشيء على أي حجوزات ومواعيد أخرى ترغب في إجرائها.

2. المشتريات عبر الإنترنت

عندما تعثر على VA يمكنك الوثوق به ، وتعيينهم بدلًا صغيرًا ، أو منحهم حق الوصول إلى بطاقة ائتمان "شركة" (بحد صغير) يعني أنه يمكنهم إجراء عمليات شراء عبر الإنترنت نيابة عنك. هل ترى شيئًا تريده؟ أرسل إليهم رابطًا أو صورة ، ويمكنهم التعامل مع إعداد الحسابات وإدخال تفاصيل الدفع ، حتى لا تضطر إلى ذلك.

3. البحث عن (وشراء) الهدية المثالية

إذا كان لديك قائمة بالأشخاص الذين ترغب في شراء هدايا لهم (زوجك ، والديك ، وصديقك الأفضل) ، فقم بإنشاء ملف تعريف قصير لكل شخص بما في ذلك اهتماماته ، واجعل VA الخاص بك يجوب الشبكة بحثًا عن الهدايا التي سيقدمونها حب. يمكنهم بعد ذلك الإضافة بشكل روتيني إلى هذه الأفكار في مستند مشترك على Google Drive أو Evernote ، بحيث يكون لديك دائمًا قائمة بأفكار الهدايا الرائعة تحت تصرفك.

4. خطط لعطلة

عندما يكون لديك بعض الوقت في الإجازة ، اطلب من VA إنشاء مستند موجز لأفكار إجازة رائعة بناءً على ميزانيتك وتفضيلاتك. تم بشكل صحيح ، ستتمكن من مراجعة هذا في الدقائق بدلاً من قضاء ساعات في إجراء البحث بنفسك.

سوف يحتاجون إلى ذلك بحث الرحلات المحتملة 5 أسرار المسافر للعثور على أفضل وأرخص الرحلاتالشيء الوحيد الأفضل من السفر هو السفر على صفقة رائعة. وفر المال واستمتع برحلة رائعة بمساعدة تطبيقات تخطيط السفر هذه. قراءة المزيد والإقامة والأنشطة والمعالم السياحية وتوقعات الطقس وما إلى ذلك. حتى تتمكن من اتخاذ أفضل قرار.

5. إمساك الدفاتر

يعد إرسال صور VA الخاصة بالإيصالات التي تحتاج إلى إدخال إلى جدول بيانات أو إرسال قائمة بالنفقات عبر البريد الإلكتروني بانتظام طريقة بسيطة للغاية لمسك الدفاتر. هذا يسمح لك بتفويض تفاصيل مسك الدفاتر ، بدلاً من ترك كل هذه النفقات تتراكم وتؤكد عليك 10 طرق لحفر نفسك من المهام المتراكمةإن الشعور بالغرق في قائمة المهام التي لا تنتهي هو خوف مشترك بيننا جميعًا. العلاج متاح. إليك عشر طرق لاستعادة طريقك للخلف. قراءة المزيد .

6. البحث عن الأحداث المثيرة للاهتمام

من السهل جدًا معرفة الأحداث الشيقة بعد الحقيقة. لمنع حدوث ذلك ، دع VA الخاص بك يجمع قائمة بجميع أفضل الأماكن في محيطك ، راقب أحداث الفيسبوك لا تفوت أي حدث: يتيح لك Facebook الاشتراك في الأحداث المحليةهل تريد أن يعلمك Facebook عندما تحدث أحداث رائعة في منطقتك؟ سيفعلون. قراءة المزيد ، وترسل لك بانتظام قائمة بالأحداث التي قد ترغب في حضورها.

7. التعامل مع دعم العملاء

عندما تحتاج إلى الاتصال بدعم العملاء أو الدعم الفني لأي سبب من الأسباب ، فقد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الوقت العالق. لضمان أنك لن تضيع هذه المرة ، اجعل VA الخاص بك على اتصال بخدمة العملاء نيابة عنك.

8. إدارة البيانات والملفات الخاصة بك

لدى كل منا الكثير من الملفات والمجلدات والبيانات وجهات الاتصال والصور ، وهي مهمة بدوام كامل تقريبًا فقط للحفاظ على كل شيء منظمًا. لذا ، ابحث عن نظام يعمل ، واشرحه لـ VA الخاص بك ، ومنحهم الأذونات اللازمة للقيام بذلك نيابة عنك. كل أسبوعين ، يمكنهم نقل ملفاتك الجديدة إلى المجلدات الصحيحة في Dropbox و Google Drive. إعادة تسمية وتنظيم صورك الجديدة. ضع علامة على ملاحظات Evernote أفضل طريقة لتنظيم Evernote: استخدم العلاماتهل Evernote فوضى كبيرة؟ نعرض لك قرصًا بسيطًا سيساعدك على تنظيم ملاحظاتك بشكل لم يسبق له مثيل. قراءة المزيد . رتب قوائم جهات الاتصال الخاصة بك. بهذه الطريقة ، سوف دائما تكون قادرًا على العثور على ما تحتاج إليه.

9. البحث عبر الإنترنت

إذا كنت بحاجة إلى العثور على أفضل تطبيق لمهمة معينة ، أو مقدم الخدمة الأقل تكلفة ، أو المنتج الأعلى تقييمًا لاستخدام معين ، فاجعل VA الخاص بك للقيام بالرفع الثقيل نيابة عنك. ينطبق الشيء نفسه إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض الأبحاث الأساسية لحل مشكلة في العمل. يمتلك المحترفون الجيدون مهارات بحث رائعة عبر الإنترنت ، لذا يمكنك أن تثق في أنهم يجمعون المعلومات المناسبة لك.

10. تصفية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

في الماضي ، قمنا بتغطية الكثير من الطرق لعلاجك القلق الوارد كيفية السيطرة على القلق الوارد في Gmailالكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، القليل من الوقت. هل تشعر بهذه الطريقة عندما يتعلق الأمر بإدارة بريدك الوارد في Gmail؟ نعرض لك إعدادات بسيطة وأدوات مفيدة لتنظيم البريد الوارد في Gmail ومقاومة الإجهاد. قراءة المزيد وقضاء وقت أقل على البريد الإلكتروني. ولكن إذا كنت لا تزال تعاني ، ففكر في الاستعانة بمصادر خارجية لبريدك الإلكتروني إلى VA. كيف تدرب VA الخاص بك لتصفية رسائل البريد الإلكتروني ستكون شخصية لك. يمكنهم أرشفة الرسائل التي لا تحتاجها. انقل أولئك الذين يحتاجون إلى رد على مجلد "رد". إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. يمكنهم حتى الرد على بعض الرسائل نيابة عنك.

11. إنشاء عروض تقديمية

تحضير عرض تقديمي للعمل؟ ماذا عن مجرد مشاركة جميع المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها مع VA الخاص بك ، والسماح لهم بتجميع كل شيء معًا وإرسال المستند النهائي إليك؟

12. ادخال بيانات

قد يكون إدخال البيانات من أكثر الطرق استهلاكًا للوقت ، ولكنه أقل الطرق إنتاجية لقضاء وقتك. إذا تم إنفاق أي من أسبوعك على إدخال البيانات ، فقم بإيقاف تشغيله إلى VA في أقرب وقت ممكن حتى تتمكن من الاستفادة من هذا الوقت بشكل أفضل.

13. تأكيد الحجز الخاص بك

قبل يوم أو نحو ذلك من الموعد أو الحجز ، اسمح لـ VA بالتحقق من أن كل شيء محجوز بشكل صحيح. هذا مفيد للمواعيد الطبية ، وخاصة حجز الفنادق والمطاعم ، حيث يمكن أن يساعدك الحصول على مكالمة نيابة عنك على الترقية بسهولة.

14. مدقق لغوي

سواء كنت تكتب رسائل بريد إلكتروني ، أو منشورات مدونة ، أو تقارير ، أو مقالات ، أو أي شيء آخر ، فمن المؤكد أن الأخطاء تتخطى الشقوق. لأي شيء مهم ، أرسل كلماتك إلى VA للتحقق من الأمر (إذا كانت مهاراتهم اللغوية تصل إلى الصفر). سيتحققون من قواعد الكتابة وبنيتها ، ويمكنهم أيضًا إضافة تنسيق لمستنداتك لجعلها تبدو على شكل سفينة.

15. التذكير الشخصي الخاص بك

مع التقويم المشترك ، يمكن أن يساعدك VA بالطبع في إدارة جدولك الزمني حتى تعرف دائمًا المكان الذي يجب أن تكون فيه في كل نقطة في اليوم. ولكن يمكنك أيضًا جعلها تذكيرًا شخصيًا خاصًا بك ، أو إرسال رسائل إليك أو حتى الاتصال بك لتنشيط ذاكرتك حول المواعيد وأعياد الميلاد والاجتماعات والمؤتمرات والتدريبات. مهما تحب.

16. كتابة الملاحظات

إذا كان لديك مجموعة من الملاحظات المكتوبة بخط اليد ملقاة حولها ، أو صفحات محملة بالأبرز ، التقط صورًا لها وأرسلها بالبريد الإلكتروني إلى VA الخاص بك لتكتبها لك. إن امتلاك نسخة رقمية من هذه الملاحظات لا يجعلها أكثر أمانًا فحسب ، بل يمكن البحث عنها بالكامل أيضًا.

17. ضع خطة للوجبات

إذا كنت ترغب في تجربة نوع جديد من النظام الغذائي (أي منخفض البروتين ، نباتي ، منخفض الكربوهيدرات ، غني بالعناصر الغذائية ، مناسب لنظام Atkins الغذائي ، إلخ) ، أخبر VA الخاص بك بالمتطلبات ، واطلبها ضع خطة للوجبات كيفية بناء وجبات مثالية مع حاسبة IIFYM وإكسليمكنك بسهولة تصميم وجبات الطعام التي تلبي أهداف تناول التغذية الخاصة بك. حقق أهداف لياقتك باستخدام حاسبة IIFYM المجانية وجدول بيانات Excel لوجبات صحية كل يوم. قراءة المزيد وقائمة البقالة لجعل اتباع النظام الغذائي نسيم.

18. رصد وتلخيص وقص الأخبار

بشرط أن يكون لدى VA فكرة جيدة عما تهتم به ، فاحصل عليها ترقب أخبار الصناعة هذه الميزات الجديدة Feedly تجعلها أسهل لهضم خلاصات RSS الخاصة بكجاء آخر تحديث لـ Feedly مع ثلاث ميزات جديدة: اللوحات والملاحظات والإضاءة. إليك كيف يمكنهم مساعدتك في زيادة إنتاجيتك وتنظيمك باستخدام موجز RSS. قراءة المزيد وينبهك بأي شيء مهم لك بحاجة إلى لتتعرف على البقاء في طليعة المباراة.

يمكنهم إما أن يرسلوا لك رابطًا لمقالة أصلية أو ، لتوفير المزيد من الوقت ، اجعلهم يلخصون الأخبار وأي بيانات مرتبطة بها ، حتى تتمكن من فهم القصة في جزء من الوقت.

19. إيجاد فرص عمل واعدة

كل شهر يمكن أن يرسل لك VA الخاص بك قائمة صغيرة بفرص العمل التي قد تجدها مثيرة للاهتمام. إذا كنت تعمل بالفعل ولكنك تأمل في التغيير ، فهذه مهمة من السهل جدًا تركها. تفويضه إلى VA للتأكد من حدوث ذلك!

20. قرص سيرتك الذاتية

إذا كنت تتقدم للحصول على مجموعة من الوظائف ، فدع VA الخاص بك قرص سيرتك الذاتية 10 أشياء يجب ألا تضعها في سيرتك الذاتيةسيرتك الذاتية هي أول لمحة عنك يراها صاحب العمل المحتمل. اجعل انطباعك الأول مثاليًا. إليك ما لا تضعه في سيرتك الذاتية ولماذا. قراءة المزيد (ورسالة غلاف) بحيث يتم تخصيصها لكل دور تتقدم إليه.

سيتطلب ذلك البحث في الشركة التي تأمل في العمل معها ، وتضمين كلمات طنين محددة مذكورة في الوصف الوظيفي.

اضغط المزيد من ساعات كل يوم

هناك الكثير من الطرق التي يمكنك القيام بها ضغط المزيد من الوقت خارج كل يوم احصل على ساعة إضافية من كل يوم باستخدام هذه النصائح العشرة السريعةيمكن أن تساعدنا بعض العادات البسيطة في التخلص من بعض الطرق غير الفعالة وزيادة مخزوننا من الوقت للقيام بالأشياء المهمة. يمكن لهذه الأفكار أن توفر لك ساعة إنتاجية إضافية كل يوم. قراءة المزيد ، ولكن استئجار VA هو الخيار الأفضل إلى حد بعيد.

بالطبع ، سيكلفك المال ، وعندما يتعلق الأمر بالمساعدين ، فإنك تميل إلى الحصول على ما تدفع مقابله. في الجوهر إذن ، هذا يتلخص حقًا في ما هي قيمة وقتك؟

هل ترغب في توظيف مساعدك الافتراضي؟ تحقق من مقالتنا على كيف (ولماذا) الاستعانة بمصادر خارجية لمهامك اليومية كيف تصبح منتجًا فائقًا من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمهامك اليوميةاحصل على المزيد في يوم واحد. من خلال معرفة ما يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية ، بالإضافة إلى بعض النصائح حول "أفضل الممارسات" لتفويض الأعمال اليومية ، يمكنك أنت أيضًا أن تصبح أكثر إنتاجية. قراءة المزيد ، لإلقاء نظرة أكثر تعمقًا على ما يتطلبه الأمر.

بالنظر إلى هذه القائمة ، هل ستميل إلى توظيف مساعد افتراضي بشري لمساعدتك في إنجاز المزيد من المهام كل يوم؟

حقوق الصورة: alphaspirit /صور الإيداع