الانتقال بدون ورق: الإيجابيات والسلبيات والحلول الرقمية

الإعلانات

ال مكتب بلا ورق المستقبل هنا - دليلك إلى الحصول على حياة خالية من الورق اليومPaperless - مصطلح يستخدم في كثير من الأحيان الآن أيام. و لكن ماذا يعني ذلك؟ وإلى أي مدى تنطبق؟ بالتأكيد ما زلنا نستخدم الورق إلى حد ما على الرغم من التطورات ... اقرأ أكثر يبدو أنه بدأ في اللحاق أخيرًا. جزئيا قد يكون هذا يرجع إلى أكثر فكرة شعبية عن بساطتها كيف تكون الحد الأدنى الفعال في حياتك اليوميةالمزيد والمزيد من الناس يختارون تبني بساطتها. في بعض المواقف يمكن أن يسبب ذلك دمارًا محبطًا لحياتك اليومية. مع بعض الحد الأدنى من التخطيط ، لا يجب أن يأتي ذلك. اقرأ أكثر . ولكن هل كل ذلك هو السكينة الموفرة للشجرة أم كابوس بنسب A4؟

نحن نحقق في الإيجابيات والسلبيات ، جنبًا إلى جنب مع النصائح القابلة للتنفيذ ، حتى تتمكن من اتخاذ قرارك الخاص والمضي قدمًا في الحال.

إيجابيات مكتب بلا ورق

دعونا نلقي نظرة أولاً على مزايا قول adios على الورق.

التخلص من جهاز الفاكس القديم

على الرغم من تحويل جهاز الفاكس إلى جهاز قديم ، لا يزال هناك البعض الذين يصرون على التمسك به بأظافرهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين لديهم رقم جهاز الفاكس الخاص بهم معروض بشكل بارز على بطاقة أعمالهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين لا يمكنهم قبول اختراع شيء يسمى "البريد الإلكتروني" ، ونتيجة لذلك ، فإنهم يغرقون تحت بحر من ورق الفاكس.

إذا أصر شخص مثل هذا تمامًا على وجوب إرسال شيء إليك عبر الفاكس ، فهناك طرق لاستيعابه ، دون الحاجة إلى التعامل مع انحشار الورق ، والأشجار الساقطة في ضميرك. يمكن للعديد من الخدمات عبر الإنترنت تعيين "رقم فاكس افتراضي" ويمكن للشخص الآخر إرسال فاكس إلى هذا الرقم. يتم بعد ذلك تحويل الفاكس إلى مرفق بريد إلكتروني وإرساله إليك عبر المواقع المشتركة.

الجانب السلبي هو أن الخطط المجانية لهذه المواقع تحد بشكل لا يصدق. للحصول على أي خدمة لائقة ، ستحتاج إلى الدفع مقابل خطة شهرية.

بعض الأشياء التي يجب النظر إليها تشمل Maxemail, MyFax, RingCentral, فاكسبورنر, eFaxو FreeFaxtoEmail.

الحصول على مساحة أكبر لتانجو

الآن ، لدي عدة صناديق مليئة بالوثائق تعود إلى 15 عامًا. إنهم يجلسون في مكتبي بانتظار مسحهم ضوئيًا حتى أتمكن في النهاية من تمزيق النسخ الأصلية للورق. في هذه الأثناء ، بينما يبقى أفضل أصدقائي المماطلة معي ، فأنا أتعثر باستمرار على الصناديق ، وأضرب الوركين ضدهم ، وأقسم رأسي عليهم بشكل عام.

عندما أذهب في النهاية إلى مسح الورق ، سيكون لدي حفلة تمزيق ضخمة ومشروب في كل مرة تمر فيها الوثيقة عبر جهاز التقطيع (في النهاية ، سأكون بلا ساق تمامًا). لكن ما أحلم به حقًا هو وجود مساحة كبيرة في مكتبي. يمكنني استخدام هذه المساحة لبدء الرقص أو مصارعة الكلب. وأذكر نفسي بالألوان.

إذا كنت شركة تنفق الكثير من المال على مساحة التخزين للمستندات الخاصة بك ، فكر فقط في المبلغ الذي ستوفره ومسح هذه المستندات ضوئيًا وحرق المجموعة بأكملها. سوف تذهب معنويات الموظف من خلال السقف.

إنقاذ البيئة من أنفسنا

الميزة الأبرز هي بطبيعة الحال البيئة. يتم قطع الكثير من الأشجار وتختفي غابات الأمازون المطيرة جزئيًا لتغذية صناعة اللب والورق. من الواضح أن أي شيء يمكننا القيام به لإبطاء ذلك هو خبر جيد لكوكبنا الذي نعيش عليه. نحن نطبع الكثير من الورق ويهدر الكثير من الورق. من خلال الانتقال إلى بيئة خالية من الورق ، يمكنك القيام بواجبك من أجل الطبيعة الأم.

اذا أنت يجب طباعة شيء ما أهم النصائح والأدوات للمساعدة في طباعة صفحات الويببغض النظر عن مدى صعوبة محاولتك استخدام الورق ، فأحيانًا ما تحتاج إلى طباعة صفحة الويب هذه. قد يكون من أجل التوجيهات ، أو مقالة للفصل ، أو نشرة لقاء في العمل ، إلخ. مثل... اقرأ أكثر ، ثم هناك طرق لتقليل كمية الورق والحبر الذي تستخدمه. خدمات مثل ما تريده, طباعة ودية, Aardvarkو المطبعة سوف يساعدك على إزالة أي عناصر غير ضرورية من الصفحة قبل طباعتها ، مثل الإعلانات. ولكن حيثما أمكن ، قم بالمسح الضوئي والبريد الإلكتروني.

الورق لا يدوم للأبد ولكن الملفات الرقمية ستستمر

إنها حقيقة الحياة أن الورق لا يدوم إلى الأبد. ربما لا تبدو Magna Carta جديدة كما كانت عند كتابتها لأول مرة. تبدأ مذكرات آن فرانك باللون البني وتتجعد عند الحواف. يبدأ الورق ببساطة في الانهيار ، مع مرور الوقت الكافي.

وبعبارة أخرى ، إنها طريقة رهيبة لتخزين المعلومات على المدى الطويل. لا يمكنك أبدًا أن تكون متأكدًا من الوقت الذي ستصبح فيه بنية أو ممزقة أو باهتة أو مجعدة أو ببساطة قم بإلقاء كوب من القهوة عليها. لكن ملف رقمي؟ شريطة أن تحتفظ به بتنسيق شائع مثل PDF أو TXT و عمل نسخ احتياطية منتظمة 5 حقائق أساسية عن النسخ الاحتياطي يجب على كل مستخدم Windows معرفتهالا نتعب أبدًا لتذكيرك بعمل نسخ احتياطية والحفاظ على بياناتك آمنة. إذا كنت تتساءل عن عدد المرات التي يجب عليك نسخ ملفاتك احتياطيًا فيها ، وعدد مرات ذلك ، ومكانها ، فلدينا إجابات مباشرة. اقرأ أكثر ، ستكون هناك دائمًا عندما تحتاج إليها. في عشرين أو ثلاثين عامًا ، ستظل تبدو كما كانت عند أول مرة.

يمكن للموظفين العمل عن بعد

المشكلة مع الورق هي أنه في بيئة مكتبية ، إذا كنت تريد أن يكون لدى الزملاء في المواقع الجغرافية الأخرى نسخة ، فأنت بحاجة إلى إرسالها عبر البريد العادي. يستغرق ذلك وقتًا (حتى أكثر إذا خسرها مكتب البريد). الوقت في كثير من الحالات يعني ضياع المال وتأخير الفرص وتزايد الإحباط.

ومع ذلك ، إذا كانت الملفات رقمية ، فيمكن وضعها على الإنترنت في شركة الشبكة الداخلية قم بسرعة بإعداد إنترانت المنزل الخاصة بك مع ocPortalهل فكرت يومًا في ما قد يكون عليه أن يكون لديك "صفحة مدخل" لعائلتك ، تمامًا مثل العديد من الشركات التي تقدم للموظفين؟ ألن يكون من الملائم وجود مستودع مركزي على شبكة الإنترنت ... اقرأ أكثر أو ويكي 4 من أفضل مواقع الويكي الشخصية التي تبقيك منظمًاماذا لو كان هناك برنامج wiki مصمم لمساعدتك على المستوى الشخصي؟ يمكنك استخدامه لأي شيء ، على سبيل المثال لتحديد روايتك ، أو تتبع مشاريع تحسين المنزل ، أو التخطيط ... اقرأ أكثر . أو يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو وضعها في مجلد تخزين سحابي. وهذا يمكّن الزملاء في المكتب الآخر من الحصول على نسختهم على الفور ، ولا حاجة للانتظار. إذا تم تحميل المستند إلى موقع تعاون 10+ أدوات تعاون بدون تسجيل يمكنك استخدامها في 10 ثوانٍيمكن أن يوفر التعاون عبر الإنترنت وقتًا ومالًا لك ولفريقك. التعاون بسرعة يمكن أن يوفر أكثر قليلاً. هذه الأدوات جاهزة للذهاب عندما تكون. لا يتطلب التسجيل. اقرأ أكثر مثل محرّر مستندات Google أو Dropbox ، يمكن للجميع في جميع المواقع البدء في ترك التعليقات في الوقت الفعلي.

سلبيات مكتب بلا ورق

لكن الذهاب بدون ورق ليس الجنة التي يصنعها دائمًا. التكنولوجيا للإنقاذ!

مسح كل. غير مرتبطة. قطعة. من. الورق.

على الفور ، هذا هو الشيء الأكثر إزعاجًا في المؤسسة بأكملها. إيجاد الطاقة والميل للجلوس ومسح كل قطعة من الورق. إنه أمر ممل ويستغرق وقتًا طويلاً ، وبصراحة تامة ، من الأفضل أن تشاهد إعادة تشغيل Baywatch على التلفاز.

ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل المهمة أسهل قليلاً. أولاً ، راجع كل قطعة من الورق ، وضعها في واحدة من ثلاث أكوام - مسح بالتأكيد ، ربما مسحو أجاد. ال أجاد الاشياء... حسنا... تمزقها والتخلص منها.

ربما يمكنك التخلص من الفواتير المدفوعة ، وإيصالات الأشياء التي انتهت صلاحية الضمان لفترة طويلة ، كتيبات التعليمات (من المحتمل أن تكون الشركة المصنعة قام بتحميل نسخة PDF لا يمكن العثور على دليل المستخدم للعتاد الخاص بك؟ ابحث في هذه المواقع المتخصصةسوف يقوم الرجل الدقيق ذو البصيرة إما بفحص دليل المستخدم والاحتفاظ بنسخة إلكترونية في جهاز الكمبيوتر الخاص به ، أو البحث عن نسخة إلكترونية متوفرة عادة بتنسيق PDF على موقع الشركة المصنعة. هناك ثالث ... اقرأ أكثر على موقع الويب الخاص بهم) ، وقسائم الإيداع المصرفي (وليس البيانات) ، وما إلى ذلك. فقط ألقي نظرة ناقدة عليه وقررت "هل أنا حقا بحاجة للاحتفاظ بهذا؟“.

ربما تفحص لأشياء لست متأكدًا منها بعد ولا تريد التسرع في اتخاذ قرار. ابق تلك على الجانب.

ثم ستجد أن مسح بالتأكيد كومة ربما يكون أكثر قابلية للإدارة. الآن إنشاء مجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (الضرائب ، التأمين ، كشوف المرتبات، وما إلى ذلك) ، وعند مسح مستند ضوئيًا ، انقله على الفور إلى المجلد ذي الصلة وأضف اسمًا وصفيًا.

هناك تطبيقات تدعي تسريع العملية من أجلك (النتائج مختلطة في رأيي). Evernote لديه Scannable، الذي يكتشف حواف المستند عند توجيه كاميرا هاتفك الذكي إليها. هناك أيضًا Photomyne ، إذا كنت تقوم بمسح الصور ضوئيًا. لديه بعض بدائل جيدة ل Scannable إذا كنت تبحث عن شيء آخر. أنا أحب بشكل خاص ScanBot أفضل تطبيقات الاستلام للمسح الضوئي والتتبع وإدارة الفواتيرستساعدك تطبيقات ماسح الإيصالات هذه في مسح كل فاتورة وحفظها وتنظيمها وفقًا لاحتياجاتك الشخصية أو التجارية. اقرأ أكثر .

تذكر أن تدعم كل شيء

كلما قمت بمسح ضوئي أكثر ، زادت أهمية ذلك دعم كل شيء دليل النسخ الاحتياطي والاستعادة لـ Windowsتحدث الكوارث. ما لم تكن على استعداد لفقد بياناتك ، فأنت بحاجة إلى روتين نسخ احتياطي جيد لـ Windows. سنوضح لك كيفية إعداد النسخ الاحتياطية واستعادتها. اقرأ أكثر . لأنه إذا قرر جهاز الكمبيوتر الخاص بك الانتحار أو التدمير الذاتي ، فإن عدم وجود نسخ احتياطية يعني عدم وجود ملفات على الإطلاق. وفي كثير من الحالات ، يمكن أن تكون هذه كارثة لا تخفف منها (خاصة إذا كنت قد فقدت الأوراق الضريبية). تقدم العديد من الشركات من تجربتي نسخًا بديلة من المستندات مقابل سعر ، وقد تقرر فعل ذلك. ولكن يمكنك النوم بسهولة في الليل إذا كان لديك حل احتياطي قريب أو عن بعد (أو كليهما).

على الأقل ، يجب أن يكون لديك قرص صلب محمول (احصل على 1 تيرابايت على الأقل من المساحة). اذا كنت تمتلك جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows الدليل النهائي لنسخ البيانات احتياطيًا لـ Windows 10لقد لخصنا كل خيار النسخ الاحتياطي والاستعادة والاسترداد والإصلاح الذي يمكن أن نجده على Windows 10. استخدم نصائحنا البسيطة ولا تيأس أبدًا من فقدان البيانات مرة أخرى! اقرأ أكثر وتنزيل واستخدام SyncToy ، SyncToy: حل النسخ الاحتياطي والمزامنة البسيط من Microsoft [Windows]إذا كان لديك ملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى النسخ الاحتياطي. واضح وبسيط. الكثير منا على دراية بالنسخ الاحتياطي وهناك الكثير من الأساليب والبرامج لاستخدامها. جانب آخر ... اقرأ أكثر أداة نسخ احتياطي سهلة للغاية. مستخدمو Mac الحل النهائي للنسخ الاحتياطي الثلاثي لجهاز Mac الخاص بك [Mac OSX]بصفتك المطور هنا في MakeUseOf وكشخص يكسب دخله بالكامل من العمل عبر الإنترنت ، فمن الإنصاف القول بأن جهاز الكمبيوتر والبيانات الخاصة بي مهمة للغاية. تم إعدادهم بشكل مثالي للإنتاجية باستخدام ... اقرأ أكثر سوف تنجذب إلى آلة الزمن التقسيم واستخدام القرص الصلب الخاص بك آلة الزمن لتخزين الملفات أيضاإذا كان محرك الأقراص الثابتة في Mac صغيرًا ومحرك الأقراص الصلبة Time Machine كبيرًا ، فقد يكون من المفيد استخدام محرك الأقراص لأغراض النسخ الاحتياطي والتخزين. اقرأ أكثر . مهما قررت استخدام ، فأنت بحاجة إلى إعداد نوع من النظام الآلي لنسخ الملفات احتياطيًا في نفس الوقت كل يوم ، دون فشل.

من الناحية المثالية ، يجب أيضًا أن يكون لديك نسخة احتياطية عن بعد ، فقط في حالة غمر مكانك أو حريق. ولكن قبل إرسال ملفاتك القيمة إلى السحابة ، تأكد من تشفيرها في مجلد خاص 5 أدوات فعالة لتشفير الملفات السرية الخاصة بكنحن بحاجة إلى الاهتمام أكثر من أي وقت مضى تجاه أدوات التشفير وأي شيء مصمم لحماية خصوصيتنا. باستخدام الأدوات الصحيحة ، أصبح الحفاظ على أمان بياناتنا أمرًا سهلاً. اقرأ أكثر أول. يمكن WinRAR و WinZip تشفير الملفات ، كما يمكن فيرا كريبت، وسلفها الذي عفا عليه الزمن ، تروكربت تروكربت ميت: 4 بدائل تشفير القرص لنظام التشغيل Windowsتروكربت لم يعد كذلك ، ولكن لحسن الحظ هناك برامج تشفير أخرى مفيدة. على الرغم من أنها قد لا تكون بديلاً دقيقًا ، إلا أنها يجب أن تناسب احتياجاتك. اقرأ أكثر . تتضمن إمكانات السحابة Dropbox و Google Drive و Box و SkyDrive.

البحث عن قاعدة بيانات باستخدام تقنية OCR-type

بمجرد أن تقوم بمسح كل شيء ، يمكنك الذهاب إلى طريق فرز المجلدات والمجلدات الفرعية في فئة التاريخ والشهر (وحتى مجلدات اليوم أيضًا ، إذا كنت ترغب حقًا في الحصول على دقة). أو الباب الثاني هو إيجاد نوع من قاعدة البيانات مع تقنية من النوع OCR 4 أدوات OCR مجانية على الإنترنت تم وضعها في الاختبار النهائيمع التقدم في تقنية OCR ، أصبح تحويل النص والصور من مستند PDF الممسوح ضوئيًا إلى تنسيقات النص القابلة للتحرير أسهل. لقد اختبرنا بعض أدوات OCR المجانية عبر الإنترنت حتى لا تضطر إلى ذلك. اقرأ أكثر .

يشير OCR إلى التعرف الضوئي على الأحرف ، وهي تقنية تقرأ النص المطبوع على الصفحة وهي كذلك قادر على تحويل هذا النص إلى نص قادر على النسخ ، أو يمكنه إرجاع النتائج إليك ، بناءً على الكلمات الرئيسية التي تقدمها عليه. هذه هي التكنولوجيا التي يدفع Evernote كيفية استخدام Evernote: الدليل غير الرسمييستغرق تعلم كيفية استخدام Evernote بنفسك وقتًا طويلاً. لهذا السبب قمنا بتجميع هذا الدليل لنوضح لك كيفية الاستفادة الكاملة من أهم ميزات Evernote. اقرأ أكثر وهو ما يستخدم مشروع جوتنبرج مشروع جوتنبرج: أكثر من مجرد كتب مجانيةستضمن مواقع مثل Project Gutenberg ، التي لديها أكثر من 45000 كتاب معروض (في وقت كتابة هذا التقرير) ، عدم اختفاء أي كتاب حقًا. أصبح اكتشاف الأعمال الأدبية الغامضة أسهل من أي وقت مضى. اقرأ أكثر لمسح جميع نصوص المجال العام في الكتب الإلكترونية. نص في كلا المستندين والصور أفضل 5 أدوات OCR لاستخراج النص من الصورعندما يكون لديك رزم من الورق ، كيف يمكنك تحويل كل هذا النص المطبوع إلى شيء يمكن لبرنامج رقمي التعرف عليه وفهرسته؟ احتفظ ببرنامج OCR جيدًا بالقرب منك. اقرأ أكثر يمكن العثور عليها والتعرف عليها وتقديمها لك في نتائج البحث عند إدخال هذه الكلمة.

لأغراض البحث في مستنداتك الممسوحة ضوئيًا ، من الواضح أنك بحاجة إلى إيجاد طريقة لتتمكن بسهولة من سحب ما تحتاجه على الفور. لذلك إذا ذهبت في طريق التعرف الضوئي على الحروف ، عليك أن تقرر. هل ستدفع إلى Evernote رسومًا سنوية وتثق بها في مستنداتك الحساسة؟ أو ستقوم بتنزيل شيء بدلاً من ذلك والاحتفاظ به كله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

هل أنت خبير ورقي أو منحرف رقمي؟

هناك دائمًا إيجابيات وسلبيات لكل شيء ، ولكن بعض الناس قد يتحملون أكثر من الآخرين. لذا فإن الأمر كله يتعلق بما أنت على استعداد لقبوله.

الآن ، هل مسح كل شيء لا طائل من وضيعة للوقت؟ أم أن الرقمنة هي طريق المستقبل؟ ماذا يقول لك القراء؟

ائتمانات الصورة: غرق رجل أعمال عبر Shutterstock.com ، جميع الصور الأخرى الخالية من الإسناد من PixaBay