سئمت من الاجتماعات غير الفعالة؟ أرسل هذه القواعد الثمانية إلى رئيسك

الإعلانات

تعرف الغالبية العظمى منا كم من اجتماعات التصريف يمكن أن تكون في وقتنا وإنتاجيتنا. ولكن إذا كان الاجتماع منظمًا بشكل جيد (وسار بشكل جيد) ، فلا يوجد سبب لعدم قدرته على تعزيز الإنتاجية والشعور بالهدف والروح المعنوية لكل مشارك.

هناك الكثير من المحتوى لماذا نكره الاجتماعات. كتب فيسبوك صرخة مكتوبة في لحظة من الإحباط التام بسبب الفرص الضائعة بفضل اجتماع منظم بشكل سيء ، يبدو عديم الجدوى والذي تجاوز بكثير الوقت المخصص له.

إليك بعض القواعد التي يجب اتباعها لعقد اجتماعات أفضل وللتأكد من أنك لا تضيع وقت الجميع. ثق في.

لها هدف وتأكد من أن الناس يعرفون ذلك

إذا كنت تتصل بكل شخص معًا لتقديم تحديث أو الحصول على أنين ، فهذه محاضرة. المحاضرة ليست لقاء. إذا كنت بحاجة إلى تحديث الجميع ، أو إرسال بريد إلكتروني ، أو النشر إلى الجميع على أداة جماعية مثل تثاقل الذي يجعل التواصل الجماعي أسهل Slack يجعل الاتصال الجماعي أسرع وأسهلرسائل البريد الإلكتروني الجماعية يمكن أن تقتل الإنتاجية حقًا. حان الوقت لإراحة عملاء البريد واستخدام خدمات التعاون مثل Slack الذي تم إطلاقه حديثًا. قراءة المزيد . سيكون هذا استخدامًا أفضل بكثير لوقت الجميع.

إذا كنت في وضع تحتاج فيه إلى اجتماع بالفعل (أي عندما تحتاج إلى وضع شيء ما في المجموعة ، أو التحدث عن الأشياء ، أو ارتداد الأفكار حولها ، إلخ) ، فتأكد من أن الغرض منها واضح. لماذا ، بالضبط ، هل تجمعون الجميع؟

الغرض السيئ:"لجعل الجميع على علم بما يجري".

غرض أفضل:"لجمع الأفكار وتحديد جدول زمني وتعيين الإجراءات التالية لكل عضو في الفريق حتى نتمكن من تشغيل الإطلاق الناجح للمنتج X360 بحلول نهاية مارس".

ويرجى التأكد من أن جميع الحاضرين يعرفون الغرض من الاجتماع قبل أن يحدث. إذا كان الناس يعرفون النتائج النهائية للاجتماع ، فسيكونون على الأرجح أكثر استعدادًا ، ونأمل أن يكون قد فكر من خلال بعض المواضيع المطروحة للنقاش بدلاً من التفكير في يطير.

إنشاء جدول أعمال واضح ومنظم

الغرض الخاص بك هو وجهتك. جدول أعمالك هو خارطة الطريق لكيفية الوصول إلى هناك. بدون خريطة الطريق هذه ، غالبًا ما تخرج الاجتماعات عن نطاق السيطرة ، وتنتقل عن الموضوع ولا تقترب من أي قرارات أخرى كما كنت تأمل. إذا لاحظت توقف اجتماعاتك عن الموضوع ، فاتصل بوقف هذه المناقشة الضالة ، وأعدها إلى المسار الصحيح في أقرب وقت ممكن.

هيكلة جداول أعمال اجتماعك إنشاء جداول أعمال الاجتماعات بسهولة باستخدام توقعات الاجتماعات [iPad]على الرغم من أن لا أحد منا يتطلع إلى حضور الاجتماعات ، إلا أنه لحسن الحظ هناك عدد من التطبيقات المفيدة عبر الإنترنت والهواتف المحمولة ، مثل AgreeDo ، التي تجعل مهمة التخطيط للاجتماعات أسهل. تبدأ جميع الاجتماعات الناجحة ... قراءة المزيد بعناية باستخدام منتج مثل توقعات الاجتماع (iPad) أو أدوات عبر الإنترنت مثل MyCommittee و Minutes.io. حدد موعدًا نهائيًا صارمًا لكل عنصر في جدول الأعمال ، مع إعطاء الأفراد معلومات تفصيلية عما هو متوقع منهم. إذا كنت تريد أن يساهم شخص ما في مناقشة معينة في الاجتماع ، فأخبره بذلك! فمثلا:

جدول أعمال

1. بيان الغرض من الاجتماع والتحضير (5 دقائق)
2. ما بعد الوفاة عند إطلاق الأسابيع الماضية - ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية لدينا (كيم ليقدم تقريرا عن هذا). ما الذى اصبح بحالة جيده؟ ماذا لم؟ (15 دقيقة)
3. أفكار حول كيفية إنشاء الوعي بالإطلاق التالي (الجميع - يرجى التفكير في بعض الأفكار قبل الاجتماع) - (15 دقيقة)
4. قرر 3 من هذه الأفكار لتوضيح المزيد قبل الاجتماع التالي - (10 دقائق)
5. تعيين الإجراءات التالية لكل عضو في الفريق - (5 دقائق)

تأكد من أن كل شخص لديه ما يحتاجه

أتخوف من التفكير في مقدار الوقت الضائع كل عام في جميع أنحاء العالم بسبب تحول الأشخاص إلى اجتماعات غير مستعدين (بما في ذلك عدم معرفة كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع المناسبة اجعل الدقائق تعمل: كيفية تدوين الملاحظات الفعالة أثناء الاجتماعإنها مهارة أتقنها قلة من الناس ؛ محضر الاجتماع المثالي. يوفر لك سجل الأحداث صداعًا أكبر. إليك كيفية تخصيص دقائق فعالة في الاجتماع. قراءة المزيد ). شارك جدول أعمالك مع جميع الحاضرين قبل الاجتماع بيومين على الأقل حتى يتمكنوا من جمع كل ما هو مطلوب منهم.

إذا كنت بحاجة إلى عضو معين في الفريق لإحضار شيء ما ، فتأكد من فهم مدى أهميته هو ، وأنه مطبوع (إذا لزم الأمر) مقدمًا ، للتأكد من عدم تعثرهم في طابور طابعة. آخر شيء تحتاجه هو الحضور معذرة أنفسهم- "عذرًا ، لم تتح لي الفرصة لإعداده - سأكون جاهزًا للأسبوع القادم“. هذا لا يساعد أحدا.

إذا كنت تعقد اجتماعًا مع الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ، فراجع أولاً "دليل الاجتماع عبر الإنترنت دليل الاجتماع عبر الإنترنت: البرامج والاستراتيجيةخدمات مؤتمرات الفيديو الحديثة سهلة الاستخدام ومتاحة لأي شخص تقريبًا لديه جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي. تعني القدرة على التواصل والالتقاء بالأشخاص عبر الإنترنت أننا لم نعد مقيدين بالموقع الجغرافي. قراءة المزيد "بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن كل شخص يعرف كيفية استخدام أداة المؤتمرات التي تقرر استخدامها. قبل الاجتماع ، اطلب من الأشخاص التحقق من الميكروفون وكاميرا الويب والتأكد من تثبيت أي مكونات إضافية قد تكون مطلوبة لأشياء مثل Google+ Hangouts نصائح حول التخطيط لعقد اجتماعات فعالة مع Google Hangouts وعقدهامع تقنية الإنترنت الحالية ، يمكن أن يكون عقد الاجتماعات عبر الإنترنت فعالًا وفعالًا من حيث التكلفة خاصةً إذا كنت تخطط لها مسبقًا وتستخدم أدوات توفير الوقت. خلال الشهرين الماضيين شاركت في اجتماعات عبر الإنترنت ... قراءة المزيد .

قم بدعوة الأشخاص المحتاجين فقط

لا تدعو الفريق بأكمله لمجرد أن تشعر وكأنك رئيس كبير. قم فقط بدعوة الأشخاص الذين تحتاجهم. أي الأشخاص القادرون على مساعدتك في تحقيق الغرض من الاجتماع. يمكن تحديث أي شخص آخر لاحقًا من خلال قراءة محضر الاجتماع ، أو من خلال الدردشة مع زملائه في وقت أكثر ملاءمة.

احتفظ بالدقائق المفصلة

استخدام منتج مثل موافق (مجانا ل احتفظ بالدقائق المفصلة اتفاق: كتابة وإدارة محضر اجتماع عملك مجانا على الإنترنتلعدة أسابيع الآن أبحث عن موقع ويب أو تطبيق سهل الاستخدام يتيح لي الاحتفاظ وتخزين محاضر الاجتماعات. لم يعد نهج المستند النصي التقليدي مثمرًا ... قراءة المزيد والتي يمكنك الرجوع إليها و فعلا تفهم. تمكنك هذه الأداة من أخذ دقائق مفصلة باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح ، وتتبع نتائج الاجتماعات (مثل المهام المنجزة) ، ومشاركة هذه الدقائق بسرعة وسهولة مع فريقك. إذا كنت تستخدم جهاز iPad ، فيمكنك أيضًا المحاولة دقيقة اخذ (7.99 دولارًا) مقابل تقارير الاجتماعات المهنية تساعدك MinuteTaker والاجتماعات على إنتاج تقارير دقيقة احترافية من iPadفي دليل الاجتماع المجاني عبر الإنترنت MakeUseOf عبر الإنترنت حيث قدمت بعض النصائح لتخطيط الاجتماعات وعقدها عبر الويب ، أشرت إلى بضع دقائق لأخذ التطبيقات أيضًا. بينما قلة منا ... قراءة المزيد .

تأكد من أنه عندما يقرأ الأشخاص هذه الدقائق ، فإنهم يعرفون النقاط / الملخصات الرئيسية لما تمت مناقشته وماذا تقرر ، بالإضافة إلى القدرة على الرجوع بسرعة إلى هذه الوثيقة لمعرفة ما يتعين عليهم القيام به هم أنفسهم التالى.

الاستبعاد ليس دائمًا أفضل من الإدماج

أعلم أنني ذكرت (للتو) أنه يجب على الأشخاص الذين هم في حاجة فعلية فقط حضور اجتماع ، ولكن في كثير من الأحيان ، يجب عليك أيضًا أشرك الجميع في جلسة غير رسمية أكثر ، حيث يمكنك جميعًا ارتداد الأفكار حولها ، والتحدث عما يمكن أن يحسن منظمة.

استخدم هذا كفرصة لبناء فريق أقوى. افعل ذلك مع وجبة أو جعة. احضر بعض الطعام اللذيذ إلى المكتب ، واجعل الجميع يأخذ ساعة أو ساعتين من يومهم ليحصلوا عليه للتعرف على زملائهم بشكل أفضل ، بينما يعملون جميعًا معًا لإجراء بعض التحسينات على الشركة كأحد كامل. مرة أخرى ، لديك هدف وجدول أعمال ، لكن حاول أن تجعل هذا النوع من التلاقي أكثر رسمية وأقل هيكلًا ، ولكن لا يزال مع موضوع عام ، مثل "جعل المنظمة أكثر كفاءة" ، أو "أفكار حول كيف يمكننا تنويع ".

تعيين مسح "عناصر العمل التالية"

قبل إنهاء الاجتماع ، تأكد من أن كل فرد في الغرفة يعرف الإجراء المحدد الذي يتعين عليه اتخاذه بعد ذلك ، وجدوله الزمني. هذه خدعة دفعها ديفيد ألين حقًا في كتابه الرائع "إنجاز الأمور‘. أيًا كان المشروع الذي يعمل عليه أي شخص ، تأكد من وجود إجراء تالي واضح يجب اتخاذه للحفاظ على تقدم هذا المشروع إلى الأمام.

للتكرار ، يجب أن يكون هذا إجراءً محددًا (أو مجموعة من الإجراءات) ، مع موعد نهائي صارم ، وليس مجرد فكرة عامة يجب القيام بها "في أسرع وقت ممكن". فمثلا

الإجراء التالي السيئ:"لخص إطلاق الشهر الماضي".

الإجراء التالي الأفضل:"ضع جدول بيانات (مع بعض الرسوم البيانية المفيدة) يعرض مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بنا من فترة الإطلاق الإجمالية. شارك هذا مع فريق الإطلاق ، جنبًا إلى جنب مع إرسال بريد إلكتروني موجز يشرح كيف تعتقد أن الإطلاق قد انطلق. يرجى القيام بذلك يوم الخميس ".

اطلب ملاحظات

يشعر العديد من الأشخاص بالقلق من انتقاد "رؤسائهم" أو زملائهم ، لذلك بعد كل اجتماع ، اطلب من الأشخاص ترك تعليق مجهول عبر نموذج عبر الإنترنت (هناك قائمة أدوات مسح مجانية عبر الإنترنت هذا ما يقوله الجميع: 5 أدوات مجانية للاستطلاعات الفعالة عبر الإنترنتلفترة من الوقت ، لم يكن لديك الكثير من الخيارات حول خدمة المسح التي ستستخدمها ، ولكن في الوقت الحاضر هناك الكثير للاختيار من بينها. أيهما أفضل لك؟ قراءة المزيد هنا). تعرف على رأي الناس في الاجتماع - هل كان طويلاً جدًا؟ هل شعرت أنها مفيدة لهم؟ هل تم الاستماع لآرائهم؟ كيف يمكن تحسين الاجتماع في المرة القادمة؟

مهما كانت الملاحظات التي تتلقاها ، تأكد من عدم تجاهلها. طوّر اجتماعاتك للتأكد من أنها تعمل جيدًا لجميع المعنيين.

بشكل عام ، باتباع هذه القواعد البسيطة للتأكد من أن اجتماعاتك مستعدة بشكل جيد ، وأن تعمل بشكل جيد ، ستتمكن من ذلك لتقصير المدة ، وزيادة كفاءة اجتماعاتك ، مع الحفاظ على إحباط الجميع الحد الأدنى!

ماذا عنك؟ إذا تم تشغيل اجتماعاتك على هذا النحو ، هل تعتقد أنها ستكون أكثر فعالية؟

حقوق الصورة: Woodleywonderworks ، اجتماع الفريق، عبر فليكر