كيفية إنشاء التقارير والوثائق المهنية في Microsoft Word

الإعلانات

إذا كان Microsoft Office بلدًا ، لكانت ثالث أكبر دولة من حيث عدد السكان في العالم. 1.2 مليار شخص استخدام مجموعة واحدة من التطبيقات أمر محير للعقل. وهم "يتحدثون" 107 لغات!

ولكن الآن ، أنت وأنا نتحدث باللغة الإنجليزية وسنتحدث عن الأداة الأكثر شيوعًا في ترسانة Microsoft Office - مايكروسوفت وورد نعم ، احصل على Microsoft Word مجانًا: إليك كيفلا تريد الدفع مقابل تجربة Microsoft Word الكاملة؟ لا تقلق ، إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام Microsoft Word مجانًا. قراءة المزيد 2016.

يستخدم محرر المستندات هذا لكتابة مجموعة متنوعة من المستندات. من تطبيق بسيط إلى السيرة الذاتية اللازمة. من قائمة دلو عادي إلى مذكرة مكتب. نعتقد أنه يمكننا العمل مع Word. ولكن عندما نجلس لكتابة تقرير مهني جدي ، نكتشف حقيقة مهمة.

تحتاج كتابة التقارير المهنية إلى مجموعة مختلفة من المهارات.

لذا ، اسأل نفسك هذا - هل يمكنك الانتقال من مستند واحد إلى تقرير مطول؟ هل

تعرف جميع ميزات Microsoft Word 9 نصائح لتعلم كل شيء عن Office 2016Microsoft Office 2016 بيننا. كيف تتقن أحدث إصدار من أجل إنتاجيتك؟ نحن نرشدك إلى أفضل الروابط لتعلم Office. سرقة مسيرة مع هؤلاء ... قراءة المزيد التي ستساعد في إدارة هذا المشروع المستند على نطاق واسع؟ هل يمكنك التعاون في العمل مع أعضاء الفريق الآخرين؟

قد تكون طالبًا ، أو صاحب عمل صغير ، أو عامل مكتب... ستحتاج إلى إنشاء تقرير أو مستند مهني مهني من نوع ما. سيساعدك دليل MakeUseOf هذا على تحديث تقنياتك وشحذ نهج التصميم الخاص بك.

في هذا الدليل:

كتابة تقرير — المقدمة | قائمة التحقق من التقرير

أدوات مفيدة لـ Microsoft Word — لصق خاص | الباحث | قم بتجميد أجزاء من المستند

العمل على التخطيط والتصميم — مقدمة | صفحة الغلاف | جدول المحتويات | رأس وتذييل الصفحة | أرقام الصفحات | نمط الخط | نمط الفقرة | فواصل الصفحة | الأنماط والسمات | التسميات التوضيحية | أجزاء سريعة | حدود الصفحة

المراجع والتعاون — فهرس | قائمة المراجع | إسناد ترافقي | تعليقات

قم بإنهاء تقريرك — التوقيعات | علامات مائية | يقرأ فقط | طباعة إلى PDF

الخطوة التالية — استنتاج

كتابة تقرير

تتضمن كتابة التقارير البحث ثم نشر نتائج هذا التحليل. في العالم الاحترافي ، يعتبر "مظهر" أو مظهر ما تنشره أمرًا بالغ الأهمية. يمكن للنتيجة النهائية المبهجة أن تلغي سمعتك وتعزز علامتك التجارية الشخصية.

ستفيدك الخطوات أدناه من خلال ميزات الخبراء في Microsoft Word 2016. اقضِ الكثير من الوقت في الخطة. ابدأ بهذه الإرشادات ...

الخطوة 1: تحديد الغرض

قبل أن تبدأ التقرير ، يجب أن تعرف أولاً لماذا تكتبه في المقام الأول. التقارير من أنواع عديدة ولكنها إما تهدف إلى إعلام أو إقناع. يمكن أن يكون الغرض منه وصف عملية فنية أو مشاركة معلومات الخلفية أو إظهار التقدم المحرز في المشروع.

اسال نفسك - ماذا و لماذا ا. سيساعدك ذلك على تقطير الهدف إلى نقطة رئيسية واحدة والالتزام به بدلاً من التلاعب بالتفاصيل غير الضرورية.

الخطوة 2: تحديد جمهورك

الاعتبار الثاني المهم هو تقييم جمهورك. هل سيكونون قادرين على فهم ما تتحدث عنه؟ هل هناك مستويات مختلفة من القراء الذين سيقرؤون التقرير؟ ستؤثر معرفة القارئ بالموضوع بشكل كبير على المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها.

حدد الجمهور الأساسي ثم اكتب التقرير على المستوى الفني المناسب. يمكن دعم الجمهور الثانوي بمعلومات تكميلية في نهاية التقرير.

الخطوة 3: تعرف على موضوعك

يجب أن تعرف ما الذي تتحدث عنه. لذا ، ابحث في الموضوع ، وقم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة لإثبات وجهة نظرك. تأكد من الوصول إلى استنتاج قائم على حقائق وليس رأي شخصي. يجب أن تكون المعلومات صحيحة وحديثة وذات مرجعية جيدة.

استخدم أيضًا مجموعة متنوعة من الموارد مثل المجلات والمقالات الصحفية والكتب والمواقع الإلكترونية والكتيبات والبيانات الأولية والتقارير السنوية والخطب للمساعدة في دعم وجهة نظرك. فقط لا تلتزم ويكيبيديا.

الخطوة 4: حدد التقرير

لقد قمت بالبحث. هناك الكثير من المعلومات التي تنتظر طباعتها وطباعتها. لكن انتظر! لا تغرق قبل دخول الماء. قم بإعداد المخطط النهائي للتقرير الذي سيكون مخطط نقاط الطريق لمساعدتك على التنقل من البداية إلى النهاية. المخطط هو المخطط. سوف يمنحك نظرة شاملة على الأرض ويظهر لك أيضًا المكان الذي تحتاج فيه لملء التفاصيل.

يمكن أن يتضمن هيكل تقرير الفكرة العناصر التالية:

• صفحة عنوان الكتاب
• ملخص تنفيذي
• جدول المحتويات
• المقدمة
• نص التقرير
• استنتاج
• التوصيات
• الملحق
• قائمة المراجع والمراجع

مايكروسوفت وورد مخطط المستند هي ميزة قوية يمكنها مساعدتك في تنظيم مستند حتى قبل البدء في ملئه بالبحث. استفد من قوالب العصف الذهني ورسم الخرائط الذهنية 8 قوالب MS Word تساعدك على العصف الذهني والتفكير في خريطة أفكارك بسرعةلا تقتصر قوالب Word المجانية على المستندات الجميلة والسير الذاتية المثالية وصفحات الغلاف. يمكن أن تكون حيوية للعصف الذهني والخرائط الذهنية أيضًا. فيما يلي ثمانية قوالب Word لاحتياجاتك الفكرية. قراءة المزيد جدا.

الخطوة 5: الكتابة والتحرير والتدقيق والإنهاء

بمجرد تنظيم تقريرك ، حان الوقت لملء الرؤوس بالمحتوى. أنا شخصياً أجد أنه من الأفضل معالجة جزء صغير من كل قسم ، ثم تجميعه بالمعلومات. يمكنك القيام بذلك إذا أردت ، أو إنهاء كل قسم بينما تنزل في هيكل التقرير. تأكد من التركيز على تقديم أفكارك واستخدام الأدلة الداعمة بدلاً من التهجئة والنحو أولاً. أوجز حجتك واكتب بعض الجمل التي تطرح أفكارك الرئيسية. إذا وجدت شيئًا يستحق الاقتباس ، اقتبسه.

بمجرد كتابة معظم النص ، حان الوقت لقراءته والتأكد من أنه يتدفق بشكل جيد. تأكد من توجيه فهم القارئ بكلمات الانتقال مثل "تظهر هذه المعلومات ..." و "بعبارة أخرى ..." و "بالمثل ..." وقم بتمييز النقاط الرئيسية ذات الصلة.

وأخيرًا ، قضاء بعض الوقت في التدقيق ، تحقق من القواعد النحوية والإملائية كيفية التدقيق الإملائي والنحوي في Microsoft Wordيمكنك تخصيص أدوات التدقيق الإملائي والنحوي المدمجة في Microsoft Word لتلبية احتياجاتك. يمكنك حتى استخدام التصحيح التلقائي لتسريع كتابتك. قراءة المزيد ، والتحقق مرة أخرى من جميع المعلومات ذات الصلة وتدفقها المنطقي. من الأفضل أن تترك يومًا واحدًا على الأقل لفحص عملك وتصحيحه. لا تحاول تعديله مباشرةً بعد أن تعتقد أنك قد انتهيت ، لأنك ستفوت قراءة ما كتبته. احصل على قسط من النوم وقم بتدقيقه في اليوم التالي.

قائمة التحقق من التقرير

قبل أن تذهب وتسليم تقريرك الذي عملت بجد عليه ، تأكد من أنك قمت بما يلي:

• أكملت صفحة العنوان بعنوان ، واسمك ، وتاريخك ، ومن هو التقرير ، ووصف محتمل لما يدور حوله التقرير.
• تحتوي صفحة المحتويات على عناوين مناسبة وأرقام الصفحات صحيحة.
• تأكد من أن المقدمة تغطي النقاط الرئيسية ونطاق التقرير والهدف الذي تريد تحقيقه.
• لقد أضفت تسميات توضيحية أعلى الجداول وأسفل الصور / الرسوم البيانية.
• هل يقدم محتوى التقرير المعلومات بطريقة واضحة ومنطقية وواقعية ، والبقاء في الموضوع ، هو الهدف؟
• هل يوضح الاستنتاج النتائج ويعيد صياغة الفكرة الرئيسية ولا يتضمن أي معلومات جديدة؟
• هل العناوين والعناوين الفرعية موضحة بوضوح؟
• هل الاقتباسات ذات صلة ومحدثة ومشار إليها بشكل صحيح؟
• هل استخدمت فواصل الصفحات عند الاقتضاء؟

الآن ، فلنطلق Microsoft Word ونأخذك عبر الميزات التي ستساعد في تجميع مسودة التقرير معًا وتقديمه كمستند احترافي.

ميزات Microsoft Word المفيدة لكتابة التقارير

خذ هذه على شكل نصائح صغيرة واتقنها واحدة تلو الأخرى.

Microsoft Word هو مدافع كبير مع العديد من الصواميل والمسامير. دعنا نركز على مجموعات المهارات الأساسية والأدوات التي ستحتاجها لتخطيط التقرير المهني وإعداده وتقديمه. ميزات Microsoft Word التي سنغطيها أدناه هي أيضًا اختصارات إنتاجية تجعل عملك أسهل.

تلميح: استخدم مساعد "أخبرني" عن Microsoft Word 2016 لمعرفة المزيد حول الميزات الجديدة في مجموعة Office.

لنبدأ بثلاث أدوات أولية ...

استخدم لصق خاص

بالنسبة لمعظمنا ، عندما نحتاج إلى نسخ نص أو صورة إلى Word ، فإن اختصار CTRL + V يعمل بشكل جيد. ولكن في بعض الأحيان قد نرغب في لصق البيانات المنسوخة في تنسيق آخر ، مثل بيانات Excel كصورة. مع ال لصق خاص أمر يمكنك تجاهل أو تحديد التنسيق عند لصق صورة أو بيانات عرض تقديمي أو جدول أو كائن من أي برنامج آخر في Word.

ستعمل كثيرًا مع جداول ومخططات Excel في مستند احترافي.

إذا قمت بنسخ ما تريد وانقر فوق لصق ، ستلاحظ أنه سيتم إدراج البيانات كجداول. ولكن ، إذا كانت مساحة كبيرة من الخلايا تريد لصقها ، ولا تريد تحريرها ، فقد ترغب في لصقها كصورة ، مع خيار إضافي لتحريرها.

في مايكروسوفت اكسل: حدد وقم بتمييز الخلايا التي تريد نسخها> اضغط على CTRL + C.

في مايكروسوفت وورد: اذهب إلى منزل> لصق> لصق خاص. تحديد لصق خاص ومن مربع الحوار حدد كائن ورقة عمل Microsoft Office Excel.

يمكنك تغيير حجم البيانات كما كانت صورة ، وإذا نقرت نقرًا مزدوجًا ، فستتمكن من تعديل القيم. يمكنك تغيير الجدول أو الرسم البياني وإعادة تصميمه. وإذا قمت بتحديث البيانات في المخطط أو الجدول في Excel ، يمكنك تحديث المخطط تلقائيًا في Word.

جرب قائمة سياق النقر بزر الماوس الأيمن أيضًا. تنبثق قائمة Paste Special:

هناك أكثر خيارات لاستيراد البيانات من Excel إلى Word 8 طرق مفاجئة يمكنك استيراد البيانات إلى Microsoft Wordإن معرفة كيفية استيراد البيانات إلى Microsoft Word من أي مصدر ، بما في ذلك ملفات Excel أو PDF أو مستندات Word الأخرى ، يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت. سنريك كل الحيل. قراءة المزيد . ال دعم Microsoft Office تصفها الصفحة أيضًا بالتفصيل.

استخدم الباحث

نعم ، هناك Google و Wikipedia. ولكن التبديل باستمرار من Word إلى متصفحك يمكن أن يعوق إنتاجيتك. يوفر Office 2016 تكاملًا بحثيًا قويًا لهذا العمل الناخر. لا يمكن للباحث مساعدتك في العثور على المحتوى من داخل Microsoft Word فحسب ، بل يساعدك أيضًا على إضافة الاقتباسات بسرعة. يستخدم الرسم البياني المعرفي Bing للعثور على المحتوى المناسب لدعم المستند الخاص بك.

اذهب إلى الشريط> علامة تبويب المراجع وج اختيار الباحث. سيتم فتح جزء على اليمين مع خيارات البحث.

اكتب كلمة أساسية للموضوع الذي تريد البحث عنه واضغط على Enter.

يعرض جزء النتائج قائمة بالمصادر التي يمكنك استخدامها في المستند. اختر موضوعًا لاستكشافه بالتفصيل.

أضف الموضوع إلى مستند Microsoft Word الخاص بك بنقرة واحدة على علامة الجمع في أعلى اليمين. يمكنك أيضًا النقر فوق علامة الجمع على أي نتيجة لاستشهاد المصدر في مستند البحث الخاص بك. يساعدك مصدر الاستشهاد على دعم بحثك مع مصادر الويب والكتب.

كما سنرى لاحقًا ، فإن المراجع المشروحة هي أحد أصعب أجزاء الوثيقة. الباحث مساعد ذكي يتدخل.

تجميد جزء من مستند Word الخاص بك

لنفترض أن تقريرك المهني سيكون عملًا طويلًا ومعقدًا. يمكنك تقسيم نافذة Word إلى جزأين بحيث يمكنك عرض جزأين مختلفين من المستند في نفس الوقت. إنها موفرة للوقت الثمين عندما تريد نسخ ولصق أجزاء من مكان إلى آخر أو الرجوع إلى جزء من المستند أثناء العمل في مكان آخر.

اذهب إلى الشريط> علامة التبويب عرض> انقسام.

لإزالة الانقسام ، انقر فوق إزالة الانقسام في نفس علامة التبويب.

تمنحك مجموعة Windows العديد من الخيارات لتغيير طريقة عملك مع مستندين أو أكثر. الميزات تفسر نفسها بنفسها.

لتمرير كلا المستندين في نفس الوقت ، انقر فوق التمرير المتزامن في مجموعة Window في علامة التبويب عرض. يمكنك أيضًا النقر فوق عرض جنبًا إلى جنب لوضع جزأين من المستند بجانب بعضهما البعض.

تلميح: استخدم Split View لعرض تخطيطين مختلفين - على سبيل المثال ، طباعة ومخطط تفصيلي. اضبط الانقسام. ثم ، انقر في الجزء الذي تريد تغييره ، ثم حدد تخطيطًا مختلفًا في علامة التبويب عرض.

العمل على التخطيط والتصميم

عرض التقرير هو ما يجعل شخصًا يقرأ تقريرًا في المقام الأول ، وهذا هو السبب في أنه من المهم تقديم تقريرك بشكل جيد. إذا كان لديك اختيار أربعة تقارير لقراءتها ، فماذا ستختار؟

1. تقرير مكتوب بخط اليد.
2. وثيقة مطبوعة بالأسود والأبيض.
3. تقرير مطبوع على ورق A4 عادي ملون.
4. تقرير مطبوع بالألوان ، مع صفحة عنوان جذابة ، ومحددة بدقة ، وبقعة؟

سوف تلتقط التقرير الرابع لأنه سيسحبك تجاهه من خلال المظهر المرئي وحده.

الغلاف الأمامي ليس السبب الوحيد. من السهل قراءة تقرير جيد التصميم. من السهل أيضًا إجراء المسح الضوئي عندما لا يكون لديك وقت للقراءة. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت على الرؤوس والتذييلات والأنماط والمواضيع المختلفة. باختصار - تنسيق كل عنصر في التقرير.

قد يبدو التنسيق وكأنه عمل روتيني صعب ، ولكنه تمرين ممتع سيمرن جميع عضلاتك الإبداعية. ستكون الوجبات السريعة الرئيسية هي المهارات التي يمكنك تطبيقها على أي شيء في Microsoft Office من الآن فصاعدًا. والوقت الذي ستوفره مع جميع نصائح الإنتاجية التي تعلمتها هنا.

يحتوي Microsoft Word 2016 على مجموعة غنية من الميزات. هذه ليست سوى بعض الطرق التي يمكن أن يبرز بها تصميم تقريرك عن البقية ويكون محترفًا. لذا ، دعونا نحلل مهارات التخطيط والتصميم.

سيغطي هذا القسم هذه الميزات خطوة بخطوة:

• ابدأ بصفحة الغلاف
• اصنع جدول محتويات
• إنشاء رأسك وتذييلك
• أضف أرقام الصفحات

(تنسيق المحتوى)

• اختر الخطوط الصحيحة
• نمط الفقرات
• فواصل صفحة التحكم
• استخدم الأنماط والسمات
• التسميات التوضيحية
• استخدم الأجزاء السريعة
• تزين بحدود الصفحة

1. ابدأ بصفحة غلاف

الصفحة الأولى هي أول نقطة اتصال مع القارئ. إنها أيضًا فرصتك لترك انطباعًا إيجابيًا. لا تجعل افتقارك إلى المهارات الفنية عذرًا لأن Word يتولى المهمة من خلال معرضه المضمن لصفحات العنوان. كل ما عليك فعله هو الزواج من موضوع التقرير.

يقدم لك Microsoft Word 2016 16 نموذجًا منسق مسبقًا وثلاثة آخرين على Office.com.

اذهب إلى إدراج> مجموعة الصفحات> صفحة الغلاف.

تظهر صفحة الغلاف في بداية الوثيقة بشكل افتراضي.

نظرًا لوجود 16 نموذجًا "رسميًا" فقط في العرض ، فقد تجد أن جميع أقرانك الآخرين لديهم نفس صفحة الغلاف. لذا ، لماذا لا تقوم بتخصيصه ، وجعله فريدًا قليلاً.

تستطيع تصميم صفحة عنوان (أو صفحة غلاف) في Microsoft Word كيفية جعل صفحة غلاف مخصصة في مايكروسوفت وورديعد تصميم صفحة الغلاف القوي طريقة رائعة لأسلوب المستند الخاص بك. نوضح لك كيفية إنشاء صفحة الغلاف الخاصة بك في Microsoft Word. قراءة المزيد يمكن أن يكون أصليًا في المكدس. احفظه كقالب أو قم بتغيير التصميم بسهولة.

2. اصنع جدول محتويات

مسح القراء العاديين. يقوم القراء الجيدون بإجراء المسح الضوئي أولاً ثم الغوص بعمق. يوفر جدول المحتويات نقاط الطريق التي تساعد كليهما. عندما تكون وثيقة طويلة ومعقدة ، ألا تفضل التحقق من وضع الأرض قبل التوجه إلى القسم الذي يهمك؟

ضع في اعتبارك جدول المحتويات (TOC) إذا كان مستندك أطول من 10 صفحات. يجب عليك أولاً التأكد من أنك لست بحاجة إلى ذلك إعادة ترتيب أي صفحات في المستند 3 طرق لنقل وإعادة ترتيب الصفحات في Microsoft Wordعند العمل في Word ، سيتعين عليك إعادة ترتيب الصفحات. قد لا تكون بديهية ولكنها ليست صعبة مع هذه النصائح الثلاثة هنا. قراءة المزيد قبل إنشاء جدول المحتويات.

في Microsoft Word ، لا يتعين عليك كتابة جدول المحتويات بالكامل يدويًا. هناك أداة جدول المحتويات التلقائية تحت المراجع علامة تبويب تأخذ مخططك العام وتصممه لك. يمكنك أيضًا تحديثه بسهولة عندما تريد تغيير شيء ما.

هناك أيضًا قوالب يمكنك تنزيلها وتناسبها مع طبيعة المحتوى. على سبيل المثال ، سيبدو جدول المحتويات لأطروحة مختلفًا عن التقرير السنوي للشركة.

لدينا برنامج تعليمي كامل حول كيفية إنشاء صفحة جدول محتويات في Word كيفية إنشاء جدول محتويات في قوالب Word & Freeيعد جدول المحتويات طريقة رائعة للحفاظ على مستنداتك منظمة وتحسين التنقل. نوضح لك كيفية إنشاء جدول المحتويات الخاص بك في أربع خطوات سهلة. وشملت قوالب مجانية. قراءة المزيد .

جوهر هذا هو:

أنشئ المخطط التفصيلي واستخدم أنماط العناوين لتنظيم التسلسل الهرمي. تطبيق أداة TOC التلقائية على أنماط العناوين. يبحث Word 2016 عن هذه العناوين ثم يدرج جدول المحتويات في المستند. ثم يمكنك تحديث جدول المحتويات تلقائيًا إذا قمت بإجراء تغييرات في المستند.

لمزيد من التحكم العملي ، يمكنك أيضًا استخدام جدول المحتويات اليدوي أسلوب. يدرج Word نص العنصر النائب وعليك إدراج كل محتوى وتنسيقه في القائمة.

3. إنشاء رأسك وتذييلك

تعد الرؤوس والتذييلات مهمة في التقارير حيث أن الغرض الرئيسي هو توفير معلومات حول التقرير في كل صفحة. وهي مناطق العرض الشائعة لأرقام الصفحات. يجب أن يحتوي عنوان المستند على عنوان التقرير ، وربما اسم من أنشأه. عنوان القسم الحالي مفيد.

من ناحية أخرى ، يجب أن يتضمن التذييل أرقام الصفحات وتاريخ النشر والمعلومات الإدارية الأخرى المطلوبة. هل لاحظ أن البعض أدلة النمط لديها إرشادات خاصة للرؤوس والتذييلات كيفية إضافة حواشي شيكاغو ستايل في Microsoft Wordيمكن أن تساعدك الحواشي السفلية على استكمال النص بتفاصيل إضافية. من السهل جدًا إضافة حواشي سفلية في Microsoft واستخدام أنماط مثل Turabian أو MLA أو APA أو Chicago. نعرض لك ما تحتاج إلى معرفته عن الحواشي السفلية. قراءة المزيد .

دعنا نبدأ بالعنوان في المستند ونعطيه مظهرًا فريدًا.

تحديد إدراج، ثم حدد إما العنوان أو تذييل من المجموعة. يعرض لك المعرض المدمج العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها.

يتم إدراج مساحة الرأس والتذييل في المستند بنص العنصر النائب أو الجدول. ال أدوات الرأس والتذييل يفتح على الشريط لعمل تنسيق آخر مثل التاريخ أو الوقت أو الصورة.

أدخل النص الخاص بك ثم حدد أغلق الرأس والتذييل.

يمكنك البدء برأس وتذييل فارغين. إذا كان لديك مهارات التصميم ، استخدم أدوات الرأس والتذييل لتصميم خاص بك. أتقن مساحة الرأس والتذييل إذا كنت تريد إنشاء رؤوس خطابات مخصصة لمؤسستك. يمكنك استخدام عناصر العلامة التجارية مثل شعارات الشركة أو المؤسسة في الأعلى والحواشي السفلية المنسقة بدقة في الأسفل

لنجرب ونعدل أحد الرؤوس الداخلية. أنا اخترت واجهة من المعرض.

استغرق المظهر النهائي دقيقتين للتجميع مع تأثيرات نصية بسيطة ورمز مصدره معرض رموز Microsoft Office.

الرأس والتذييل في مكانهما. ولكن ، كيف تعرف مكانك في المستند؟ أدخل أرقام الصفحات كعلامة مهمة مهمة أخرى.

4. أضف أرقام الصفحات

تظهر أرقام الصفحات بشكل أفضل في التذييل (على عكس العنوان كما في الصورة أعلاه). يمكنك إضافة رقم صفحة أساسي من إدراج> رقم الصفحة زر على الشريط. يمكنك أيضا إضافته من التصميم علامة التبويب التي تظهر عند إضافة رأس وتذييل الصفحة.

لديك الكثير من السيطرة على أرقام الصفحات. اختر من بين مجموعة واسعة من تنسيقات الأرقام وتخصيصها لاحتياجاتك. في هذه الحالة ، نضيف الرقم إلى التذييل ، ولكن يمكنك وضعه في الأعلى أو حتى على الهامش. في هذا المثال ، قمت بوضع رقم الصفحة في أسفل اليسار. ولكن ، أود تغيير المظهر الافتراضي والشكل.

على سبيل المثال: استخدام "صفحة X من XXX" يجعل مؤشر أفضل على مستند طويل.

حدد رقم الصفحة. اذهب إلى إدراج> أجزاء سريعة. من القائمة المنسدلة ، حدد حقل. يمكنك أيضًا الوصول إلى مربع حوار الحقل من علامة التبويب تصميم الرأس والتذييل.

أختر NumPages من قائمة أسماء الحقول الطويلة. من المربع الموجود على اليمين ، يمكنك اختيار تنسيق معين. اخترت المعتاد 1 ، 2 ، 3. انقر حسنا، وسيظهر عدد الصفحات. الآن كل ما عليك فعله هو إضافة نصك مثل الصفحة X من XXX ، وتغيير شكل الأرقام باستخدام أدوات تنسيق النص المعتادة المتاحة من علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

يبدو الآن مثل هذا:

قم بتصميم المظهر على أي رقم صفحة في مستندك ويقوم Word بتحديث كل ما تبقى تلقائيًا. أرقام الصفحات هي العناصر الأكثر شيوعًا في التذييل ، ولكن يمكنها أيضًا الاحتفاظ بأي معلومات أخرى مثل الرأس. من الخيارات الموجودة في المجموعة إدراج ، يمكنك إضافة التاريخ والوقت ومعلومات المستند والصور والمزيد إلى رأسك أو تذييلك.

بعد ذلك ، نتجه إلى تنسيق المحتوى.

يأتي الرسم المرئي لتقريرك المهني مع "التجميل" الذي تطبقه على المحتوى. يعد التنسيق أيضًا خطوة أساسية لمستند يتدفق بشكل جيد. لذا ، يجب أن تركز الكثير من الطاقة على اختيار الخط المناسب ومساحة الفقرة والألوان.

لا داعي للقلق. حتى ، سيجد الأشخاص الذين يواجهون تحديات فنية هذا الجزء سهلاً لأن Microsoft Word يأتي مزودًا بمواضيع وأنماط مرئية افتراضية. لنبدأ بالعناصر الأساسية في المستند.

5. اختيار وتصميم الخط الأيمن

الخاص بك اختيار الخط في تقرير Word احترافي كيفية تصميم الخطوط في مايكروسوفت وورد لجعل النص الخاص بك تبرزيمكن أن يجذب النص المنسق جيدًا انتباه القارئ ويساعدهم على التدفق عبر المستند. نعرض لك كيفية إضافة تلك اللمسة النهائية في Microsoft Word. قراءة المزيد لا يحدد فقط كيف يبرز النص ولكن أيضًا كيفية طباعته. تريد كلاهما لأقصى قدر من التأثير.

يمكنك تطبيق محرف (أي المظهر المرئي للخط) إما على مستند بأكمله أو على أجزاء معينة من المستند. تتوفر جميع خيارات الخطوط من علامة التبويب الصفحة الرئيسية. اذهب إلى الصفحة الرئيسية> الخط.

الخط الافتراضي في Microsoft Word 2016 هو Calibri. انظر إلى أبعد من ذلك حيث أن لديك الكثير للاختيار من بينها. إذا اخترت Times New Roman ، فقد تعتبر كسولًا ، إذا اخترت Windings ، حسنًا... لا أعتقد أنني بحاجة إلى شرح ذلك. لذا تأكد من اختيار خط يسهل قراءته ويتناسب مع التقرير. لتشغيلها بأمان ، اختر من بينها خطوط Google ذات مظهر احترافي أفضل 10 خطوط Google مجانية للعروض التقديمية الاحترافيةيمكن أن تصنع الطباعة أو تقطع عرضًا تقديميًا. إليك أفضل خطوط Google المجانية المثالية للعروض التقديمية الاحترافية. قراءة المزيد ; إنها متاحة مجانًا.

تلميح: باسكرفيل وجورجيا بدائل جيدة للتايمز نيو رومان

جرب إقران خط مختلف للنص الأساسي والعناوين (والعناوين الفرعية). العديد من المواقع مثل FontJoy و اكتب الذئب سوف تساعدك على تجربة أزواج الخطوط. تستطيع تنزيل الخطوط المخصصة واستخدامها جدا. ولكن تذكر قاعدة الإبهام - لا تستخدم أبدًا أكثر من ثلاثة محارف مختلفة في المستند.

للحصول على المزيد من البيتزا ، حاول إسقاط الأحرف الكبيرة لتحسين النص الخاص بك كيفية استخدام إسقاط الأحرف الاستهلالية لتحسين النص الخاص بك في Microsoft Wordيعد الغطاء المسقط إضافة أسلوبية لأي مستند. يتطلب الاهتمام. كيف يمكنك إنشاء حرف إسقاط في مستند Microsoft Word؟ دعنا نذهب من خلال العملية الإبداعية البسيطة. قراءة المزيد .

6. نمط الفقرات

إذا كنت تريد أن تكون مسافاتك متباعدة ، أو متباعدة واحدة ، فأنت بحاجة إلى تغيير تنسيق الفقرات. من خلال تغيير التباعد ، يمكنك تسهيل قراءة المستند أو إعطاء الانطباع بأنه أطول وأنك قد بذلت المزيد من العمل فيه.

لتغيير الفقرة للمستند بأكمله ، من الأفضل أن تحدد كل كتلة من النص ؛ وإلا ، إذا كنت تستخدم الرؤوس في تقريرك ، فستتغير أيضًا. خيار آخر أفضل هو إذا قمت بتخصيص النمط المعين الذي تستخدمه لتنسيق الفقرة.

للقيام بذلك ، انتقل إلى الصفحة الرئيسية> الأنماط. انقر بزر الماوس الأيمن على النمط الذي تريد تغييره وتحديده تعديل. انقر فوق تنسيق> فقرة الموجود أسفل مربع الحوار. الآن ، قم بتغيير المسافات والتباعد والمحاذاة للفقرة. انقر حسنا لإغلاق الحوارات.

عندما تريد تغيير جزء أصغر من المستند، حدد ما تريد تغييره. انقر بزر الماوس الأيمن على النص المميز وحدد فقرة. سيظهر مربع الحوار نفسه كما هو موضح أعلاه.

7. فواصل صفحة التحكم

فاصل الصفحات - باسمه نفسه - يقسم كتلة نصية متواصلة عبر صفحتين. تعد فواصل الصفحات عناصر هيكلية مهمة للمستندات الطويلة. يدرج Word تلقائيًا فاصل صفحات في نهاية الصفحة. ولكن في مستند طويل ، يمكنك وضع فواصل الصفحات حيث تريدها.

لإدراج فاصل صفحات يدوي ، انقر فوق إدراج> فاصل صفحة. (اختصار لوحة المفاتيح: CTRL + Enter)

يبدو فاصل الصفحة مثل هذا عند النقر فوق اظهر المخفي القيادة في مجموعة فقرة.

ولكن ماذا لو كنت تريد الاحتفاظ بمجموعة من الخطوط معًا على صفحة أو عمود وعدم فصلها بسبب فاصل الصفحة؟ التصميم تحت سيطرتك. انقر فوق السهم الصغير الذي تراه في أسفل يمين مجموعة الفقرة.

في ال مربع فقرة ، انقر فوق فواصل الأسطر والصفحات. اختر من بين هذه الخيارات الأربعة لترقيم الصفحات:

• الأرملة / اليتيم يضع التحكم سطرين على الأقل من فقرة في أعلى أو أسفل الصفحة.
• حافظ على التالي يمنع الفواصل بين الفقرات التي ترغب في البقاء معا.
• حافظ على الخطوط معًا يمنع فواصل الصفحات في منتصف الفقرات.
• فاصل صفحة من قبل يضيف فاصل صفحة قبل فقرة معينة.

لقد أظهرنا أيضا كيفية إزالة فواصل الصفحات 2 طرق لإزالة فاصل الصفحات في Microsoft Wordفواصل الصفحات جزء من مستندات Word جيدة التصميم. دعونا نرى كيفية إنشائها ، وإزالتها بسرعة باستخدام طريقتين. قراءة المزيد عند الضرورة.

8. استخدم الأنماط والسمات

ربما تكون الأنماط والسمات من أكثرها الميزات غير المستخدمة في Microsoft Word 7 ميزات Microsoft Word غير المستخدمة وكيفية استخدامهاهل تطل على بعض ميزات Microsoft Word الأكثر فائدة؟ يتميز هذا التطبيق بعدد مدهش من الأدوات والخيارات غير المستخدمة. لقد اكتشفنا سبعة وسنوضح لك كيفية استخدامها. قراءة المزيد . ولكن أعتقد أنه يجب عليك استخدامها في كل فرصة لتوفير الكثير من الوقت.

ولكن ما الفرق بين التصميم والأسلوب؟ مايكروسوفت يقول:

توفر السمات طريقة سريعة لتغيير اللون والخطوط بشكل عام. إذا كنت تريد تغيير تنسيق النص بسرعة ، فإن Word Styles هي الأدوات الأكثر فعالية.

لذا ، نظرًا لأن السمات تتحكم في المظهر العام باستخدام اللون والتأثيرات والخطوط - ابدأ بمظهر جيد لمستندك أولاً. ثم، استخدم الأنماط للحفر في الأجزاء المحددة التي تريد تغيير مظهرها.

إلى عن على الموضوعات: انتقل إلى التصميم التبويب. اختر موضوعًا من المعرض. يمكنك مشاهدة معاينات لشكل تركيبة الألوان.

إلى عن على الأنماط: حدد جزء النص الذي تريد تغييره. انتقل إلى الأنماط مجموعة على الصفحة الرئيسية التبويب. يمكنك أن ترى معاينات لما تبدو عليه. اختر النمط المناسب للمحتوى الخاص بك. على سبيل المثال ، اختر نمط عنوان للعناوين في المستند. أو نمط معين لأي اقتباسات. يمكنك أيضًا تعديل نمط موجود وإنشاء أنماط جديدة من البداية.

9. التسميات التوضيحية

تحتاج كل صورة أو رسم بياني أو رسم توضيحي إلى شرح لوصفها بوضوح. وهو سطر واحد من النص ، يقع عادةً أسفل رسم. التسميات التوضيحية هي أيضًا مرجع مهم عندما تحتاج إلى ذكرها في مكان آخر. تحذف العديد من المستندات هذه التفاصيل الصغيرة.

من السهل إضافة شرح. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسم التوضيحي الذي تريد إضافة تسمية توضيحية إليه. تحديد إضافة تعليق.

في مربع الحوار ، أضف نص التعليق الخاص بك وقم بتكوين الخيارات المتبقية. يمكن الرجوع إلى التسميات التوضيحية تلقائيًا في Word.

10. استخدم الأجزاء السريعة

يمكن أن تصبح المستندات المهنية متكررة. هذا هو السبب في أنه يجب عليك البدء في استخدام الأجزاء السريعة للمحتوى المتداول الذي تقوم بإعادة استخدامه طوال الوقت. على سبيل المثال ، لنفترض أن هناك بندًا للعقد تقوم بتضمينه مع كل مستند. أو بعض المعلومات التمهيدية. بدلاً من النسخ واللصق المتكرر ، احفظها كأجزاء سريعة وأعد استخدامها مرارًا وتكرارًا.

الأجزاء السريعة هي أيضًا نوع من حجر البناء. يمكنك مشاهدة معرض جميع كتل المحتوى القابلة لإعادة الاستخدام في منظم بلوك البناء.

احفظ الأجزاء السريعة الخاصة بك وأعد استخدامها في خطوتين:

1. حدد العبارة أو الجملة أو جزء آخر من المستند الذي تريد حفظه في المعرض.
2. اذهب إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة> حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة. قم بتغيير الاسم وأضف وصفًا إذا أردت. انقر حسنا.

بنفس السهولة ، يمكنك إعادة استخدام مقتطف المحتوى المحفوظ.

ضع المؤشر حيث تريد إدراج تحديد من معرض الأجزاء السريعة. اذهب إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة. ثم انقر فوق الجملة أو العبارة أو التحديد المحفوظ الآخر الذي تريد إعادة استخدامه.

ستلاحظ ثلاث فئات أخرى في قائمة الأجزاء السريعة.

النص السيارات: احتفظ Word 2016 بالقديم النص السيارات خاصية. يعمل مثل الأجزاء السريعة لأي كتلة نص تستخدمها كثيرًا. مثال: ملاحظة تريد استخدامها مع كل مستند.

خاصية المستند: مجموعة من الخصائص الثابتة التي يمكنك تضمينها مع كل وثيقة. مثال: اسم الشركة أو المؤلف.

مجالات: هذه هي عناصر محددة مسبقًا يتم تحديثها تلقائيًا. مثال: التاريخ والوقت وأرقام الصفحات وما إلى ذلك.

تذكر أن إدخالات خاصية المستند يمكن أن تتضمن أحيانًا معلومات لا ترغب في مشاركتها مع الجميع. لذا ، راقب عن كثب هذه الحقول وأزل البيانات الشخصية المخفية كلما لزم الأمر.

11. تزيين بحدود الصفحة

تبدو حدود الصفحة جيدة ليس فقط على النشرات والدعوات. إذا تم ذلك بشكل صحيح ، يمكنهم إضافة لمسة من الصف إلى مستند. تتوفر مجموعة متنوعة من أنماط الخطوط والعروض والحدود الفنية من قائمة التصميم على الشريط.

اذهب إلى التصميم> حدود الصفحة.

في ال الحدود والتظليل المربع ، استخدم حدود الصفحة علامة التبويب لتصميم الحدود الخاصة بك.

الإعدادات ذاتية التفسير. جرب Shadow أو 3-D مع الألوان المناسبة لإضافة حد خفي ولكن أنيق. قد تكون أنماط الفن بحدود القصاصات الفنية متوهجة للغاية بالنسبة للمستندات الاحترافية.

استخدم الأزرار الأربعة الموجودة في معاينة نافذة لتحديد جوانب الصفحة لرسم الحدود. انقر فوق هذه الأزرار لإزالة الحدود أو إضافتها حسب رغبتك.

ضع المؤشر على الصفحة الأولى من المستند إذا كنت تريد وضع حد حول الصفحة الأولى فقط. يمكنك أيضًا وضع حدود حول صفحات معينة في قسم. ضع المؤشر في القسم - إما في الصفحة الأولى من هذا القسم أو في صفحة لاحقة.

المراجع والتعاون

يمكن أن يبدو تقرير Word وكأنه عمل روتيني غير قابل للإدارة. إنه مثل تنظيم مليون أكوام من القش في أكوام صغيرة مرتبة. الفكرة هي أن تعرف بدقة أي مكدس يحتوي على الدبوس الذي تبحث عنه. تهدف هذه الميزات إلى تسهيل الأمر.

1. إنشاء فهرس

عند كتابة مستندات كبيرة مثل تقرير يحتوي على الكثير من المعلومات ، قد لا تكون صفحة المحتويات كافية. An فهرس يجب أن تظهر في نهاية المستند ، مع أرقام الصفحات للكلمات الرئيسية والمعلومات في التقرير. أنشئ فهرسًا لمساعدة القارئ على الرجوع إلى المعلومات الصحيحة برقم الصفحة فقط.

قم بعمل فهرس إذا كان المستند الخاص بك يحتوي على أكثر من 20 صفحة. لا يسمح Microsoft Word 2016 بالعملية بإرباكك. يتكون من جزئين:

• حدد الكلمات أو المعلومات التي تريد تضمينها في الفهرس.
• ضع الفهرس في المكان الصحيح في المستند.

يمكنك التمرير عبر المستند النهائي ووضع علامة على الكلمات أو العبارات التي تريد تضمينها في الفهرس أو تمييزها أثناء المتابعة. في كلتا الحالتين ، حدد النص الذي ترغب في استخدامه كإدخال فهرس أو انقر حيث تريد إدراج الإدخال.

1. انقر المراجع > علامة الدخول.

2. تحرير النص في إدخال مؤشر الفهرس صندوق المحادثة. يمكنك أيضًا إضافة إدخال فرعي يحدد أيضًا الكلمة الرئيسية التي استخدمتها في الفهرس. يمكنك إضافة مستويات متعددة ويظهر كل منها مسافة بادئة تحت الإدخال الرئيسي.

3. تحت خيارات، يمكنك أيضًا إنشاء مرجع تبادلي إلى إدخال رئيسي آخر. يمكن للقارئ استخدام هذا لإحالة المعلومات ذات الصلة في مكان آخر في نفس الوثيقة.

4. استخدم تنسيق رقم الصفحة لتحديد مظهر أرقام الصفحات في الفهرس.

5. انقر علامة لوضع علامة على إدخال الفهرس. لوضع علامة على هذا النص في كل مكان يظهر فيه في المستند ، انقر فوق حدد الكل.

6. كرر العملية لجميع الكلمات والعبارات التي تريد تضمينها في الفهرس.

لقد قمت ببناء الفهرس الخاص بك الآن. قم بإدخاله في المكان المناسب قرب نهاية المستند.

1. انقر فوق الصفحة حيث تريد إدراج الفهرس.

2. انقر المراجع> إدراج فهرس.

3. ال فهرس يتم عرض مربع الحوار. هنا يمكنك اختيار تنسيق إدخالات النص ، وأرقام الصفحات ، وعلامات التبويب ، وشخصيات البادئة.

4. اختر المظهر من التنسيقات المختلفة في القائمة وتحقق من نافذة المعاينة على اليسار. تذكر أن نافذة المعاينة لا تعرض لك الفهرس الفعلي. إنها مجرد "محاكاة" لكيفية ظهورها.

5. انقر حسنا. فهرسك جاهز الآن.

في بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى إضافة المزيد من الإدخالات إلى الفهرس بعد إدراجه في الصفحة. قم بتمييز الإدخال وانتقل إلى المراجع> فهرس التحديث لتضمين الإشارات الجديدة.

أضف أيضًا عنوانًا للفهرس لأن Word لا يقوم بذلك تلقائيًا.

2. إنشاء المراجع

أوشك المستند على الانتهاء. الآن ، تحتاج إلى منح الفضل في جميع الأعمال والأفكار البحثية الأخرى التي أشرت إليها في المستند. حان الوقت لببليوغرافيا.

قد لا يحتاج تقرير الشركة إلى قائمة مراجع ولكن لا تكتمل الورقة الأكاديمية بدون واحدة. تعد قائمة المراجع واحدة من أكثر الوظائف المضنية في تقرير أكاديمي. يجب أن يكون لديك كل الاستشهادات بالترتيب قبل أن تجلس لتأطير المراجع. أيضا ، تحديد نمط الاقتباس (عادة MLA ، APAأو على غرار شيكاغو) وفقًا لإرشادات موضوعك.

لا تتردد في الاستفادة منها مولدات الاقتباس والببليوغرافيا 5 تطبيقات الاقتباس التلقائي التي تجعل المراجع أسهل في الكتابةأدوات المراجع والاستشهاد المجانية على الإنترنت تدعم أي نوع من الكتابة. توفر هذه التطبيقات أيضًا وقتك باستخدام الاقتباسات التلقائية. قراءة المزيد لبناء هذا القسم.

ولكن ، يحتوي Microsoft Word 2016 على مجموعة أدوات كاملة لجعل هذه العملية غير مؤلمة قدر الإمكان. لذا ، انتقل إلى النقطة في المستند حيث تريد وضع قائمة المراجع. من الجيد إذا كان لديك اقتباس واحد على الأقل لتضمينه ، ولكن حتى لو لم يكن لديك ، يتيح لك Word 2016 استخدام اقتباس عنصر نائب وملء المصادر لاحقًا.

انقر المراجع> قائمة المراجع.

يقدم Word بعض أنماط المراجع التي تختلف فقط في أسماء عناوينها. اختر النمط المناسب ثم أدرج الاستشهادات من الزر في مجموعة الاستشهادات والمراجع.

تحتوي أداة الببليوغرافيا على خطوات قليلة. من أجل الإيجاز ، سأوجهك إلى الممتازة صفحة تعليمات Microsoft Office وهو دليل خطوة بخطوة.

سوف تطلب منك بعض الأوراق الأكاديمية إنشاء قائمة مراجع مشروحة كيفية إنشاء قائمة مراجع في مايكروسوفت ووردتعد المراجع المشروحة جزءًا مهمًا من أي وثيقة بحثية. دعونا نرى كيفية إنشاء واحد بمساعدة Microsoft Word. قراءة المزيد . وهي نسخة أكثر شمولاً من قائمة المراجع مع قائمة بالاقتباسات من المجلات والكتب والمقالات والمستندات الأخرى تليها فقرة موجزة. هذه الفقرة هي وصف للمصدر وكيف يدعم الورق الخاص بك.

3. إسناد ترافقي

يمكنك استخدام إسناد ترافقي لمساعدة القارئ على التنقل عبر مستند طويل. في أي وقت في المستند ، يمكنك إخبار القارئ بالرجوع إلى عنوان ورقم صفحة وصورة ومخطط حاشية سفلية وتعليق ختامي وفقرة. يعد ارتباط الإسناد الترافقي طريقة أنيقة لربط المعلومات ذات الصلة معًا. على القارئ فقط النقر على الرابط للانتقال إلى مقتطف المعلومات هذا.

إليك كيفية البدء:

1. حدد مكان المرجع التبادلي واكتب النص الذي يخبر القارئ عنه. على سبيل المثال: "راجع الرسم البياني 3 لمعرفة الاتجاهات المستقبلية".

2. اذهب إلى إدراج> إسناد ترافقي.

3. في ال نوع مرجع المربع ، انقر فوق القائمة المنسدلة لتحديد ما تريد الارتباط به.

4. الخيارات في إدراج مرجع إلى ستتغير القائمة المنسدلة وفقًا لاختيارك أعلاه.

5. في ال لأي منهم في الحقل ، انتقل عبر الاختيارات وأخبر Word بالمعلومات الدقيقة للارتباط بها.

6. افحص ال إدراج كمربع ارتباط تشعبي لإنشاء ارتباط تشعبي للمعلومات المشار إليها.

7. انقر فوق إدراج لتضمين الإسناد الترافقي في المستند.

تذكر ، ذكرنا للتسميات التوضيحية؟ يمكنك إنشاء مراجع تبادلية للمعادلات والأشكال والرسوم البيانية والجداول إذا استخدمت التسميات التوضيحية أسفلها.

لا يمكن لـ Word إنشاء إسناد ترافقي لشيء غير موجود. سيعلمك Word بهذه الأخطاء وسيحدّث المراجع التبادلية تلقائيًا عند تغيير رقم الصفحة أو نص العنصر المشار إليه.

يمكن أن يكون التقرير المهني وظيفة فردية أو يمكنك الاستعانة بفريق لإعداد المسودة الأولى. المتواضع تعليق هي واحدة من أكثر الأدوات استخدامًا في مستند Word. يتم عرضه كبالون ملون مستطيل في الهامش أو في جزء المراجعة.

يمكنك استخدام التعليقات كـ "ملصقات صغيرة" أو ملاحظات ذاتية. اترك ملاحظات صغيرة لنفسك على الهامش بينما تكتب وتحرر وتنقح طريقك من خلال تقرير أو مخطوطة. كن مبدعًا - أضف روابط إضافية إلى موارد أخرى ، أو استخدمها للحصول على النصائح والمؤشرات ، أو قم بالربط بأجزاء مختلفة من المستند ، أو قم بإعداد رابط ملاحظات لقرائك. وعندما تنتهي ، يمكنك بسهولة إزالة جميع التعليقات في Word كيفية إزالة التعليقات وقبول جميع التغييرات في Wordإذا كنت تعمل مع متعاونين ، فيجب أن تعرف كيفية إزالة التعليقات في Word. دعنا نرى كيفية إدارة التعليقات في مستند. قراءة المزيد .

Microsoft Word 2016 هو أيضًا أداة كتابة تعاونية محسنة. تلعب التعليقات دورًا كبيرًا في توصيل التعليقات عبر فريق. إليك كيفية عمل نظام التعليق ...

1. قم بتمييز النص الذي تريد إضافة تعليق إليه أو انقر فوقه في نهاية كتلة نصية.

2. اذهب إلى إدراج> تعليق. اكتب تعليقك في المربع. تظهر التعليقات في منطقة الترميز على اليمين. عادةً ما تكون طريقة عرض تخطيط الطباعة هي أفضل طريقة لمشاهدة التعليقات بجانب النص.

3. انتقل إلى مراجعة علامة التبويب والاطلاع على مزيد من الخيارات للتعليقات. تعرض علامة التبويب هذه أيضًا جميع عناصر التحكم في تتبع التغييرات والتعليقات في وثيقة تعاونية. استخدم خيارات الترميز لعرض أو إخفاء التعليقات. على سبيل المثال: لا يوجد ترميز ستخفي التعليقات ومنطقة الترميز على اليمين.

قم بإنهاء تقريرك

بمجرد اكتمال الجزء الأكبر من تقريرك وحفظه ، فقد حان الوقت لإنهاء تقريرك. عندما أقول اللمسات الأخيرة ، لا أقصد تصحيحها. يجب أن يتم ذلك أيضا. الآن ، عليك اتخاذ التدابير الأمنية لحماية التقرير من التغييرات والانتحال غير المصرح به.

ستمنح إجراءات الأمان هذه مستوى إضافيًا من المصداقية لملفك الإلكتروني قبل مشاركته.

سيغطي هذا القسم:

• التوقيعات
• أدخل علامات مائية
• جعل المستند "للقراءة فقط"
• حماية كلمة المرور الخاصة بك المستند
• طباعة المستند الخاص بك إلى PDF

1. التوقيعات

يمكنك إضافة توقيع نصي لمسة شخصية للتقرير. لكن التوقيع النصي البسيط لا يحتاج إلى أي مصادقة. التوقيع الرقمي هو أفضل طريقة لحماية المستند الخاص بك من الوصول غير المصرح به. أ توقيع إلكتروني هل توقيعك الإلكتروني قانوني حول العالم؟هل التوقيعات الإلكترونية صالحة وقانونية حول العالم؟ هل هي أفضل من التوقيع المكتوب بخط اليد في عالم بلا ورق؟ نحن ننظر إلى ما يقوله القانون عالميا. قراءة المزيد يؤكد أن الوثيقة جاءت من الموقع ولم يتم العبث بها بأي شكل من الأشكال.

فلنقم بإنشاء خط توقيع في Microsoft Word 2016.

في المستند ، ضع المؤشر حيث تريد إنشاء سطر توقيع.

1. اذهب إلى إدراج > نصمجموعة > خط التوقيع وانقر خط توقيع Microsoft Office.

2. ال إعداد التوقيع يتم عرض مربع الحوار. املأ الحقول كما هو محدد. إذا كنت ترسل المستند إلى شخص آخر للتوقيع ، فأضف التعليمات الخاصة بالموقع في الحقل المخصص له (تعليمات للموقع). يمكن للموقع أيضا إضافة إعطاء الغرض للتوقيع إذا اسمح للموقِّع بإضافة التعليقات في مربع الحوار Sign مفحوص.

3. انقر فوق حسنا وسيعرض المستند الآن عنصرًا نائبًا للتوقيع.

أدخل التوقيع:

عندما تحتاج إلى توقيع مستند بتوقيع رقمي ، انتقل إلى سطر التوقيع وانقر فوقه بزر الماوس الأيمن.

ستتم مطالبتك بالتوقيع باستخدام معرف رقمي. إذا لم يكن لديك واحد ، فستخبرك Microsoft بالحصول على واحد من شريك خدمة التوقيع.

إذا لم يكن لديك معرف رقمي ، فيمكنك ذلك إدراج تمثيل نصي لخط التوقيع. يمكنك استخدام توقيع مكتوب أو صورة لا تتطلب المصادقة.

2. أدخل علامات مائية

تعد علامة Microsoft Word المائية "مؤشرًا زائفًا" ولكنه لا يزال مفيدًا لحالة المستند. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام علامة مائية تقول "مسودات" لتمييزها عن النسخة النهائية من الوثيقة. أو استخدم العلامة المائية لاقتراح أن المستند "محمي بحقوق الطبع والنشر" أو "سري".

علامة "مسودة" هي الأكثر شيوعًا. ولكن ، يمنحك Microsoft Word العديد من العلامات المائية الأخرى للاختيار من بينها.

1. اذهب إلى التصميم > خلفية الصفحة و اختار علامة مائية. سيتم تمكين زر العلامة المائية في عرض الطباعة فقط.

2. يمكنك اختيار صورة أو علامة مائية نصية من المعرض. تتوفر كل من الإصدارات الأفقية والقطرية. يمنحك مربع الحوار جميع خيارات التخصيص للحصول على المظهر النهائي للعلامة المائية. جرب خطوطًا وتنسيقات وأحجام وألوان مختلفة.

3. يمكنك كتابة النص الخاص بك في حقل النص لإنشاء العلامة المائية المخصصة الخاصة بك.

4. أختر حسنا لتطبيق العلامة المائية على المستند. يقوم Word تلقائيًا بتطبيق العلامة المائية على كل صفحة باستثناء صفحة العنوان.

3. جعل المستندات "للقراءة فقط"

لا يحتاج التقرير المحترف بطبيعته إلى تحريره من قبل قرائه. تحويل المستند إلى PDF هو طريقة واحدة. ولكن ، يمكنك أيضًا تطبيق بعض القيود الإضافية في Microsoft Word ومنع التعديل أو الحذف غير المقصود من أي نوع.

هناك ثلاث طرق لحماية المستند.

أولاً - اجعل المستند "للقراءة فقط".

يضمن ذلك إمكانية قراءة المستند أو نسخه فقط. لن يمنع أي شخص من نسخ الملف وإجراء تغييرات على النسخة.

1. انتقل إلى ملف علامة التبويب> معلومات > حماية المستند > وضع علامة كنهائي.

2. عندما يفتح القراء مستندًا ، سيحث شريط في الأعلى القراء على التعامل مع هذا المستند كمقروء فقط. ولكن ، يمكنهم النقر فوق "تحرير على أي حال" لفتح المستند في وضع التحرير.

ثانيًا - حماية المستند بكلمة مرور.

حماية المستند الخاص بك من التعديلات غير المرغوب فيها مع حاجز كلمة المرور.

1. تحت حماية المستند، أختر تشفير بكلمة مرور. اكتب كلمة مرور وانقر حسنا.

2. في ال تأكيد كلمة المرور المربع ، اكتب كلمة المرور مرة أخرى ، ثم انقر فوق موافق حسنا. سيتم فتح المستند مع مطالبة القارئ بكلمة مرور.

تستخدم Microsoft AES (معيار التشفير المتقدم) ، طول المفتاح 128 بت ، SHA1 (خوارزمية التجزئة المشفرة التي يولد مفتاحًا فريدًا من نوعه مكونًا من 160 بتًا لاستبدال النص العادي) ، و CBC (تسلسل كتلة التشفير) لإعطاء المخترق حقًا يستحقه صداع الراس.

ثالثا - تقييد التحرير.

تساعدك ميزة التحكم هذه بينما يقرر المؤلف أجزاء المستند التي يمكن للآخرين تحريرها والأجزاء التي سيتم قفلها. فكر في الأمر على أنه الحارس الذي يسمح لكبار الشخصيات بالدخول ولكن يمنع الباب أمام عامة الناس.

1. اذهب إلى مراجعة > تقييد التحرير.

2. تحت قيود التحرير، التحقق من اسمح فقط لهذا النوع من التحرير في الوثيقة، وتأكد من أن القائمة تقول لا تغييرات (للقراءة فقط).

لا توجد تغييرات (للقراءة فقط) هي نوع التقييد الافتراضي. للحصول على مستوى تقييد مختلف للمستند ، انقر فوق القائمة وحدد من التغييرات المتعقبة أو التعليقات أو تعبئة النماذج.

3. لتحرير بعض الأقسام من حصار التحرير ، حدد الأقسام للتحرير دون قيود. لتحديد أكثر من منطقة ، انقر فوق CTRL أثناء تحديد المنطقة باستخدام الماوس.

4. يمكنك التحقق كل واحد ضمن استثناءات (اختياري) في لوحة تقييد التحرير. أو انقر فوق المزيد من المستخدمين... والسماح لمستخدمين محددين فقط بتعديل الأقسام. سيتم تمييز المناطق المسموح بها بأقواس مربعة.

5. انقر نعم ، ابدأ بفرض الحماية.

الآن ، اكتب كلمة مرور فريدة في المربع الذي يفتح. يجب عليك كتابته مرة أخرى لتأكيده.

كلمة المرور اختيارية. لكنه يضمن أنه لا يمكن لأحد النقر فقط أوقف الحماية وتحرير المستند. إذا كنت لا تزال بجنون العظمة ، فانتقل و تشفير مستند Microsoft Word الخاص بك كيفية حماية وتشفير ملفات مايكروسوفت أوفيس الخاصة بكهل تمانع في إلقاء نظرة خاطفة من خلال دفاتر ملاحظات OneNote أو كان بإمكانه الوصول إلى مستندات Word؟ إذا كانت إجابتك نعم ، دعنا نوضح لك كيفية حماية ملفات Office الخاصة بك. قراءة المزيد كما فعلنا في العملية الثانية أعلاه.

4. اطبع تقريرك إلى PDF

يأتي تنسيق المستندات المحمولة مع العديد من المزايا. ليس أقلها التوافق عبر الأنظمة الأساسية عبر جميع أجهزة الكمبيوتر. مستندك جاهز والآن تحتاج إلى مشاركته أو إرساله عبره للطباعة. تحتاج العديد من التقارير المهنية - على سبيل المثال ، مستند قانوني - إلى الاحتفاظ بالشكل المطلوب.

حفظ أو تحويل نسخة إلى PDF. لا يحتاج Microsoft Word 2016 إلى أي وظائف إضافية لجهات خارجية.

اذهب إلى ملف > تصدير > قم بإنشاء PDF / XPS.

تذكر أن مستند Word الخاص بك قد يحتوي على معلومات حساسة لا تريد تضمينها في ملف PDF. قم بإزالته قبل النشر إلى PDF. في ال النشر بتنسيق PDF أو XPS نافذة ، اختر خيارات. ثم اختر المستند و واضح خصائص المستند. قم بتعيين أي خيارات أخرى تريدها واخترها حسنا.

استعرض للوصول إلى المكان الذي تريد حفظ الملف فيه وانقر عليه ينشر.

الخطوة التالية…

أنت قريب من خط النهاية. التقرير جاهز لتسليمه لقرائك. ولكن تبقى وظيفة أخيرة.

اقلب الصفحات وتأكد (مرة أخرى) من أن تقريرك مناسب للقارئ. اقترب منه بعين القارئ. هل نظمت أفكارك وكتبت بشكل مقنع؟ هل تتدفق المعلومات بشكل جيد مع الرسوم البيانية والرسوم التوضيحية؟ هل يمكنهم التصفح والبحث عن المعلومات بسرعة؟ هل النص قابل للقراءة؟ استخدم درجة قابلية القراءة لقياس مستوى قراءة المستندات الخاصة بك كخطوة نهائية.

ربما لاحظت أيضًا أننا لم نغطي بعض جوانب Microsoft Word. على سبيل المثال، جداول مايكروسوفت وورد 8 نصائح تنسيق للجداول المثالية في Microsoft Wordتعد جداول Microsoft Word أدوات تنسيق أساسية. تعرف على كيفية إنشاء جدول وتنسيقه بشكل مثالي مع هذه النصائح البسيطة. قراءة المزيد هي أداة مهمة لعرض البيانات. أو ال قوة القوائم كيفية تنسيق القوائم وإدارتها في Microsoft Wordبغض النظر عن عدد القوائم النقطية أو المرقمة التي قمت بإنشائها باستخدام Microsoft Word في حياتك حتى الآن ، أراهن أنك ستتعلم شيئًا جديدًا من هذا الدليل! أم فاتنا شيء؟ قراءة المزيد في إدارة المعلومات.

يبلغ عمر Microsoft Word أكثر من ربع قرن ، ومليء بالميزات الصغيرة. في MakeUseOf ، قمنا بتغطية كل زاوية وركن من هذا الوحش. لذا ، استخدم مواردنا لمعرفة المزيد عن هذا البرنامج مجانًا. كل ميزة جديدة في Microsoft Word 10 ميزات مخفية لـ Microsoft Word ستجعل حياتك أسهللن يكون Microsoft Word الأداة بدون ميزاتها الإنتاجية. إليك العديد من الميزات التي يمكن أن تساعدك كل يوم. قراءة المزيد تعلمت ستجعل حياتك أسهل.

اجعل تقريرك يلمع

كما قال المؤلف ناثانيل هوثورن ،

سهلة القراءة والكتابة من الصعب اللعنة

أليس هذا صحيحًا لكتابة التقارير المهنية أيضًا؟ بعد كل شيء ، إذا تم تحديد خيار ، فقد لا يرغب أحد في قراءته. إن كتابة تقرير الأعمال واستخدامه للتواصل هما شيئان مختلفان. يعد Microsoft Word مجرد أداة - إنها وظيفتك للمشاركة.

لبعض البدائل ، تحقق من أفضل معالجات الكلمات على الإنترنت أفضل 8 معالجات نصية مجانية على الإنترنتتأتي معالجات النصوص عبر الإنترنت بجميع الأشكال والأحجام. استخدم هذه الاختيارات لاختيار أداة الكتابة المناسبة لك. قراءة المزيد . ولمزيد من المساعدة في الكتابة المهنية ، ألق نظرة على كيف تعتذر في رسالة بريد إلكتروني وتعنيها فن الاعتذار: كيف تقول آسفًا عبر البريد الإلكتروني (وتعني ذلك)الاعتذار بشكل صحيح ليس بالأمر السهل. إليك كيفية الاعتذار بشكل احترافي في بريد إلكتروني حتى تتمكن من تصحيح أخطائك. قراءة المزيد .

ما هي أفضل الممارسات لكتابة تقارير الأعمال المهنية؟ قل لنا في التعليقات.