الإعلانات
يجب أن أعترف أنه عندما يتعلق الأمر بتنظيم البريد الإلكتروني ، فأنا كسول قليلاً. عندما أحصل على بريد إلكتروني من شخص ما ، أقوم عادةً بإرسال رد سريع وأترك البريد الإلكتروني جالسًا في صندوق بريدي. عندما كنت أستخدم بريد Yahoo كثيرًا ، نتج عن ذلك زيادة البريد الوارد إلى حوالي 3000 إلى 4000 رسالة. الآن ، كيف تذهب بالضبط لإصلاح سيناريو كابوس من هذا القبيل؟
يصبح الموقف أكثر خطورة عندما تبدأ العمل عن بعد. تحدث مهام عملك ومناقشات الفريق عبر البريد الإلكتروني. وهذا يجعل تنظيم البريد الإلكتروني وتنظيمه أكثر أهمية ، لأنه يمكن أن يؤثر على جودة عملك وما إذا كنت شخصًا جيد التنظيم وعالي الأداء أم لا.
بادئ ذي بدء ، MakeUseOf هو بوضوح المكان المناسب عندما تحتاج إلى مساعدة في حساب Gmail الخاص بك. اثنان من مقالاتي المفضلة MUO التي تركز على تبسيط Gmail هي قائمة رائعة بأنجلينا من طرق الاستخدام Gmail كأداة متعددة المهام كيفية تحويل Gmail إلى آلة تعدد المهام (الجزء 1) قراءة المزيد ; كما استمتعت حقًا بمقالة Ann Smarty مع بعض الأمثلة حول كيفية استخدامها فلاتر Gmail لتحسين إنتاجيتك 3 أمثلة رائعة على استخدام فلاتر Gmail للإنتاجية قراءة المزيد
تنظيف بريدك الوارد كعملية تطورية
إن تنظيم البريد الوارد في Gmail وتنظيفه أمر مرغوب فيه تمامًا مثل غسل الملابس أو غسل الأطباق. ومع ذلك ، فبدلاً من تنظيم صندوق البريد الوارد بالكامل ومجموعة الرسائل الكاملة المتراكمة هناك ، يمكنك عادة القيام ببعض الأشياء فقط للمضي قدمًا بشكل مختلف. ستؤدي هذه "الأشياء القليلة" في النهاية إلى تنظيف علبة الوارد الخاصة بك. يبدو مستحيلا؟ الأمر ليس كذلك - إن الأمر يتعلق فقط بتدريب بريدك الوارد في Gmail للعمل بشكل أكثر ذكاء وتصنيف رسائلك نيابة عنك.
الخطوة الأولى هي تقديم وعد لنفسك للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من خلال إخبار Gmail بكيفية ترتيبها أو تنظيمها. من خلال إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الشائعة ، ستكتشف أن البريد الوارد ينظف نفسه بسرعة كبيرة.
على سبيل المثال ، قمت مؤخرًا بإعداد تقويم Google لإصدار رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني للمهام التي خططت للقيام بها لهذا اليوم. على الرغم من أن هذه طريقة لطيفة لإنجاز المهام ، إلا أنها طريقة رائعة أيضًا لتضليل البريد الوارد في وقت قصير جدًا. لقد تركت هذه الرسائل تتراكم ، لكني الآن أتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات التي أرسلتها للتو تم تلقيه اليوم واستخدامه للعودة بأثر رجعي وإعادة تنظيم كل ما هو مزدحم حاليًا صندوق البريد الخاص بي. أثناء فتح الرسالة ، كل ما عليك فعله هو النقر فوق "مزيد من الإجراءات" ثم تحديد "تصفية رسائل مثل هذه.
بهذه الطريقة ، لا يتعين عليك معرفة معايير التصفية التي يجب عليك استخدامها لتطبيقها على هذه المجموعة من الصور ، البريد الإلكتروني يعرف النظام بالفعل عنوان البريد الإلكتروني الذي وردت منه الرسالة الإلكترونية ، ويملأ تلقائيًا الحقل "من" لـ أنت.
تذكر أنه عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هذه بمجرد وصولها إلى بريدك الوارد اليوم ، ستعلم حساب بريدك الإلكتروني كيفية تنظيم صندوق البريد الوارد نيابة عنك. قد يستغرق هذا وقتًا إضافيًا اليوم أو غدًا ، ولكن بعد فترة ستدرك أن حسابك في Gmail يحافظ على نظافته وتنظيمه! السر الحقيقي "لتعليم" حساب Gmail الخاص بك ما يجب فعله بالرسالة يأتي في الخطوة التالية لإعداد المرشح.
إذا كنت قد بدأت للتو في ذلك ، فربما لا يكون لديك أي تصنيفات جاهزة للرسائل التي تأمل في تنظيمها. لا داعي للقلق - ما عليك سوى استخدام المربع المنسدل بجوار "تطبيق التصنيف" لتحديد "تصنيف جديد ..." هذا سيسمح لك بتعيين تصنيف يصف هذا النوع من البريد الإلكتروني بشكل جيد. على سبيل المثال ، في هذه الحالة ، اتصلت بنوع البريد الإلكتروني "Calendar_Notifications" ، ثم طلبت من Gmail تطبيق هذه القاعدة الجديدة على الرسائل السابقة.
هذا ما يبسط جهودك. بدلا من العودة وإعادة تنظيم الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك ، يمكنك أن تدع جهودك مع جديد تؤدي رسائل البريد الإلكتروني التي تؤدي إلى تنظيف الكومة الحالية من الرسائل المتنوعة التي تؤدي إلى حدوث فوضى في بريدك الوارد.
استخدم النجوم لتمييز الرسائل الإلكترونية بسرعة
إذا كنت مثلي ، فقد تتلقى رسائل بريد إلكتروني واردة من جميع أنحاء المكان - رسائل إلكترونية إخبارية من مصرفك أو غيره المنظمات التي تتعامل معها ، أو رسائل البريد الإلكتروني من زملاء العمل أو الأشخاص الذين تديرهم ، أو الرسائل المهمة من أعضاء الفريق التي تديرها أعمل مع. إذا كنت تتعامل مع تدفق هائل للبريد الإلكتروني ، فمن المستحسن البدء في "الإبلاغ" عن رسائل بريدك الإلكتروني بالنجوم.
عادةً ، يعني تمييز رسالة بنجمة أن الرسالة مهمة جدًا ، ولكنها أيضًا طريقة رائعة لتقسيم رسائل البريد الإلكتروني "المهمة" إلى فئات فرعية للبحث السريع والسهل في وقت لاحق. يمكنك القيام بذلك عن طريق تمكين ميزة ميزات Gmail الاختبارية "Superstars".
تتيح لك هذه الميزة استخدام ما يصل إلى 12 رمزًا فريدًا للنجوم بحيث لا يمكنك فصل المهم فقط الرسائل من بقية كميّة البريد الوارد ، ولكن يمكنك تصنيف تلك الرسائل المهمة إلى رسائلهم الخاصة نوع خاص. ستحتاج إلى معرفة اسم رمز البحث ، لذلك في صفحة إعدادات Gmail ، ما عليك سوى تمرير الماوس فوق رمز اسم الرمز. عندما تقرأ بريدًا إلكترونيًا جديدًا وترغب في وضع علامة عليه كمهمة وتصنيفه - يمكنك النقر على خيار "النجمة" ثم النقر عدة مرات لتغيير نوع النجمة. في هذه الحالة ، نقرت خمس مرات لوضع علامة على الرسالة كبريد إلكتروني إعلامي مهم حول خطط السفر في Orbitz.
لاحقًا ، عندما ترغب في استدعاء تلك الرسائل المهمة من داخل كومة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، قم فقط بالبحث عن النوع عن طريق كتابة "has: blue-info" أو أيا كان اسم نوع الرمز - وستتلقى الرسائل التي أبلغت عنها فقط عاد. على سبيل المثال ، إليك جميع الرسائل التي أشرت إليها على أنها رسائل إلكترونية إخبارية مهمة.
وهذا يجعل من السهل جدًا العثور على تلك الرسائل التي اعتدت على البحث عنها في صندوق البريد الوارد الخاص بك - لتوفير الوقت وتجنب الصداع الشديد.
ضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الهامة بروابط سريعة
هناك طريقة أخرى مهمة لتنظيم ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تعلم أنك ستحتاج إلى التعامل معها في اللحظة الأولى التي يمكنك من خلالها عن طريق تمكين ميزة الروابط السريعة في ميزات Gmail الاختبارية. يؤدي ذلك إلى إعداد ميزة "روابط سريعة" بسيطة في جزء القائمة الأيسر لحساب Gmail الخاص بك.
عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا تعلم أنه سيتعين عليك العودة إليه والعثور عليه لاحقًا ، ما عليك سوى النقر فوق سيقوم "Add Quick Link" و Gmail بتسجيل عنوان URL لتلك الصورة تلقائيًا وإضافته إلى القائمة اليسرى قائمة. يمكنك إعطاء نص الرابط أي عنوان تريده.
يسرد هذا روابط البريد الإلكتروني في شريط القائمة الأيسر بالعناوين التي اخترتها. هذه طريقة مفيدة جدًا لتجنب الحاجة إلى البحث عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات مهمة مثل رقم هاتف شخص ما أرسله إليك عبر البريد الإلكتروني. عندما يحين وقت الاتصال بهم ، كل ما عليك فعله هو النقر على الرابط - لا حاجة إلى فحص جميع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى للعثور على تلك المعلومات المهمة.
لاحظ أن هناك خيارات "x" بجوار كل رابط سريع. وذلك لأن هذه الميزة مخصصة لحفظ المعلومات التي ستحتاجها بسرعة في وقت قصير. بمجرد استخدامك للمعلومات ، من الأفضل حذف الرابط السريع بحيث يمكنك الاحتفاظ بقائمة الروابط السريعة الخاصة بك قصيرة قدر الإمكان. إنها في الأساس لوحة خدش سريعة لتتبع رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تعلم أنك ستحتاج إلى الرجوع إليها مرة أخرى قريبًا.
هل تعرف أي نصائح مفيدة أخرى للمساعدة في تنظيم البريد الوارد وتنظيمه؟ شارك أفكارك ونصائحك الخاصة في قسم التعليقات أدناه.
ريان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، و 5 سنوات في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. محرر إداري سابق لـ MakeUseOf ، وقد تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وقد ظهر في التلفزيون والإذاعة الوطنية.