5 خطوات لحفظ الورق والذهاب الرقمي

الإعلانات

الورق والمواد البديلة مثل الرق كانت ذات يوم نادرة جدًا وثمينة. اليوم ، نستخدم الورق في كل مكان تقريبًا أو بالأحرى - حيث لا يمكن استبداله به بلاستيك.

يشكل إنتاج أي من المواد عبئا على البيئة ، على الرغم من أن الورق - المصنوع عادة من الخشب ، قابل للتحلل الحيوي ، وبالتالي ، من الأسهل بكثير إعادة تدويره.

لن توفر التقنية الرقمية الورق وتساعد البيئة فحسب ، بل ستوفر لك أيضًا الكثير من المساحة: سيبدو مكتبك أو حتى الثلاجة أكثر نظافة. العثور على المستندات سيكون أسرع بكثير. وبعد كل شيء ، نحن نعيش في العصر الرقمي! إليك كيفية البدء:

1. يتم المسح

يبدأ كل شيء بمسح المستندات الورقية الحالية. إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي ، فيمكنك استخدام الكاميرا الرقمية والتقاط صورة واستخدامها سنابتر لتصحيح المنظور والتشويه. استعرض داميان الأداة بالتفصيل قبل شهرين: ؛ Snapter - مسح المستندات الخاصة بك بدون ماسح ضوئي ؛ Snapter - مسح المستندات الخاصة بك بدون ماسح ضوئي قراءة المزيد

2. ملف

تأكد من اكتشاف نظام جيد يسمح لك بتعقب المستند الذي قد تحتاجه بسهولة. اسأل نفسك دائمًا ، "أين وكيف سأبحث عن هذا؟"

ربما تكون أسهل طريقة لحفظ المستندات هي امتلاكها كملفات PDF ، وتسميتها بالتاريخ ووصفًا قصيرًا والبحث عن كل ما تحتاجه داخل المحتوى عن طريق الكلمات الرئيسية.

نظرًا لأن البحث عن الصور للنص ليس معيارًا بعد ، يجب أن يكون اسم الملف للصور وصفيًا للغاية. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أداة تسمى JOCR، والتي ستقوم باستخراج النص من المستندات الممسوحة ضوئيًا ووضعها في ملف نصي. يمكنك إعطاء الملف النصي نفس الاسم تمامًا للصورة ، ووضعه في نفس المجلد ، وبهذه الطريقة ستتمكن من تتبع المستند المعني بسهولة. استعرض فارون JOCR: كيفية استخراج النص من الصور كيفية استخراج النص من الصور (التعرف الضوئي على الحروف)أفضل طريقة لاستخراج النص من صورة ما هي استخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR). نعرض لك سبع أدوات OCR مجانية لهذه الوظيفة. قراءة المزيد

إذا كان هذا يبدو كثيرًا من المتاعب ، فيمكنك أيضًا حفظ المستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF باستخدامها GMail. ما عليك سوى إرسال الملفات بالبريد الإلكتروني إلى نفسك واكتب الكلمات الرئيسية المناسبة ذات الصلة في البريد الإلكتروني. فقط ضع في اعتبارك مخاطر الأمان التي قد تعرض ملفاتك لها ، لذا حاول ألا تحمّل مستندات حساسة.

3. استخدم الأدوات

نستخدم الكثير من الورق لملاحظات عشوائية ، والتي ستلتصق بعد ذلك على مكاتبنا إلى الأبد أو حتى نسكب القهوة عليها. لتوفير الورق وجعل مكتبك يبدو مرتبًا أكثر قليلاً ، حاول الحصول على روتين لاستخدام الأدوات.

يمكن تنظيم التذكيرات والملاحظات السريعة وقوائم المهام والعناوين وتخزينها رقميًا. اعتمادًا على الأدوات التي تستخدمها ، قد يكون لها فائدة إضافية في الوصول إليها أينما كنت.

لملاحظات سريعة ، يجب عليك استخدام مثبتات، وهو في الأساس البديل الرقمي لملاحظات Post-It.

تقويم جوجل يجعل التقويم ممتاز على الإنترنت وسطح المكتب. يمكنه أيضًا تذكيرك بالمهام. إذا قمت بدمج تقويم Google في Thunderbird ، يمكنك حتى إنشاء قوائم مهام مباشرة من سطح المكتب. في مقالتي كيف: دمج تقويم جوجل في ثندربرد كيفية دمج تقويم جوجل في ثندربيردأنت تستخدم Thunderbird وتقويم Google وتتساءل كيف يمكنك توحيد الاثنين؟ نوضح لك كيفية الدمج الكامل لتقويم Google مع Thunderbird. قراءة المزيد ، سترى كيف يتم ذلك.

واحدة من أفضل الأدوات للبقاء منظمًا والتخلص من الملاحظات الورقية والتذكيرات هي تذكر الحليب. كونه متوافقًا مع مجموعة من التطبيقات الأخرى ، فقد يصبح أيضًا المحور المركزي لتتبع المهام والمعلومات. غطى ديفيد 8 طرق سهلة لإدارة المهام مع تذكر الحليب 8 طرق سهلة لإدارة المهام مع تذكر الحليب قراءة المزيد ، مما يمنحك المزيد من الإحصاءات حول ما يمكن أن تقدمه لك هذه الأداة.

علاوة على ذلك ، في المقالة إدارة حياتك مع أدوات مجانية لإدارة الوقت عبر الإنترنت قم بإدارة حياتك باستخدام أدوات إدارة الوقت المجانية عبر الإنترنت قراءة المزيد لقد راجعت عدة أدوات مفيدة أخرى ، بعضها مذكور أعلاه.

4. النسخ الاحتياطي ، النسخ الاحتياطي ، النسخ الاحتياطي

لكي تصبح بلا ورق تمامًا ، سيكون عليك التخلص من المستندات الورقية الأصلية في وقت ما أو تخزينها بعيدًا. بالطبع ، هناك وثائق يجب عليك الاحتفاظ بها. ولكن بالنسبة للأغلبية ، ستكون النسخ الرقمية جيدة بما فيه الكفاية.

ومع ذلك ، تحدث الحوادث. قد يكون محرك الأقراص الثابتة الخاص بك تالفًا ، مع أخذ النسخ الرقمية من مستنداتك معه. لذا ، من المهم إنشاء نسخ احتياطية منتظمة.

يجب ألا تترك الملفات السرية محرك الأقراص الثابتة مطلقًا ويجب عليك نسخها احتياطيًا إلى محركات أقراص خارجية بشكل منتظم.

ماذا عن المستندات المخزنة في حساب GMail الخاص بك؟ في حين أن GMail قد يكون مكانًا آمنًا إلى حد ما ، يجب عليك أيضًا نسخ حساب GMail احتياطيًا ، فقط لتتأكد 100٪ من أن كل شيء محسوب.

هناك طريقة للنسخ الاحتياطي لـ GMail باستخدام GMail Backup ، كما وصف كارل في مقالته كيفية النسخ الاحتياطي لحساب Gmail الخاص بك إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك كيفية عمل نسخة احتياطية من حساب Gmail الخاص بك على القرص الصلب الخاص بكقد تفقد الوصول إلى بيانات Gmail القيمة الخاصة بك. مع توفر العديد من الخيارات ، من المنطقي عمل نسخة احتياطية من Gmail بانتظام. يوضح لك هذا الدليل السريع كيف. قراءة المزيد .

أخيرًا ، الحصول على نسخة إلكترونية من كل مستند مهم ، حتى إذا لم تتمكن من التخلص من المستند الأصلي ، هو نسخة احتياطية في حد ذاته. فقط تخيل كل المستندات الورقية الثمينة التي فقدت في فيضان أو حريق - ولا يزال لديك نسخة مكررة على القرص الصلب.

5. كرر

اجعل الخطوات المذكورة أعلاه عادة. هذا أمر بالغ الأهمية. استمر في ضبط التذكيرات لمسح المستندات الورقية ضوئيًا. اجعل المسح روتينًا لكل ما هو جديد ، واعمل على الأشياء القديمة عندما يكون لديك الوقت. ثم كرر.

إذن ، ما الذي يمنعك من التحول بالكامل من مستخدم ورق مدرسي قديم إلى سيد رقمي جديد للعصر؟ دعنا نعلم رقميا في التعليقات.