21 طريقة لأتمتة Dropbox يمكن أن توفر لك الوقت كل يوم

الإعلانات

في الصميم، بصندوق الإسقاط هي خدمة لتخزين الملفات ومشاركتها على السحابة. إذا كنت أحد مستخدميها البالغ عددهم 200 مليون ، فمن المحتمل أن هذا هو ما تستخدمه في Dropbox في الغالب أيضًا.

ولكن هناك الكثير الذي يقدمه Dropbox لجعل حياتك أسهل.

بعض ميزات Dropbox غير المستخدمة بكثرة 15 شيئًا لا تعرفه يمكنك فعله مع Dropboxجاءت خدمات التخزين السحابي وذهبت ، ولكن Dropbox هو على الأرجح الخدمة التي كانت هنا لفترة أطول. والآن عززت اللعبة بمجموعة من الميزات الجديدة. دعنا نستكشف. قراءة المزيد تتضمن التعليق على الملفات وتخزين الإشارات واستضافة البودكاست وإنشاء ألبومات صور. حتى أن هناك بعض الإعجاب فريق التعاون تحسين التحرير التعاوني لملفات المكتب مع Dropbox و Project Harmonyقامت Dropbox بخطوة واعدة نحو الكتابة والتحرير التعاوني. يوفر Project Harmony لمستخدمي Dropbox for Business وصولاً مبكرًا إلى ميزة جديدة للتعاون المكتبي. قراءة المزيد و تعليق PDF يضيف Dropbox دعمًا لتعليقات PDF و iWorkأصدر Dropbox تحديثًا آخر لتطبيق iOS يتضمن دعمًا لعرض التعليقات التوضيحية في مستندات PDF ، ودعم تصدير المستندات مع المزيد من تنسيقات iWork ، بالإضافة إلى إصلاحات الأخطاء المتنوعة. قراءة المزيد

الأدوات التي لم يجربها الكثير من الأشخاص حتى الآن.

بمعنى آخر ، إذا كنت تستخدم Dropbox إلى أقصى إمكاناته ، يمكنك إنقاذ الكثير من الصداع.

هذا ليس سوى قمة جبل الجليد. إذا كنت تستخدم Dropbox جنبًا إلى جنب مع اثنين من التطبيقات الأخرى ، يمكنك بسهولة أتمتة عدد كبير من المهام المتكررة ، يوفر لك الوقت احصل على ساعة إضافية من كل يوم باستخدام هذه النصائح العشرة السريعةيمكن أن تساعدنا بعض العادات البسيطة في التخلص من بعض الطرق غير الفعالة وزيادة مخزوننا من الوقت للقيام بالأشياء المهمة. يمكن لهذه الأفكار أن توفر لك ساعة إنتاجية إضافية كل يوم. قراءة المزيد و تقصير قائمة المهام الخاصة بك 6 نصائح لاستخدام OneNote كقائمة مهامهل تحقق أقصى استفادة من قائمة مهام OneNote؟ تطبيق نصائحنا للحصول على قوائم تحقق OneNote أفضل. قراءة المزيد .

جعل حياتك أسهل

في العام الماضي ، قام كاتب MakeUseOf Akshata Shanbhag بتغطية بعضها طرق يمكن لـ Dropbox أن تجعل حياتك أسهل اجعل Dropbox أكثر روعة مع هذه الاختصارات الموفرة للوقتإذا كنت تثق في Dropbox بملفاتك ، فقد تفعل كل ما في وسعك للحصول على المزيد منها. ابدأ بتجربة الاختصارات الرائعة المدرجة هنا. قراءة المزيد . توضح لك هذه المقالة كيفية:

• إنشاء كتب مجلد في Dropbox ، والذي يرسل الكتب التي تم تحميلها تلقائيًا إلى جهاز Kindle.
• نشر مشاركات مدونة WordPress الخاصة بك تلقائيًا من Dropbox.
• إلغاء مشاركة مجلدات Dropbox المشتركة تلقائيًا.
• النسخ الاحتياطي لصورك WhatsApp إلى Dropbox.

اليوم ، أريد التوسع في هذه القائمة أكثر. فيما يلي ستتعرف على عدد من التطبيقات المختلفة التي يمكنك ربطها بسهولة بحساب Dropbox الخاص بك. بمجرد الاتصال ، يمكنك البدء في أتمتة مهامك واحدة تلو الأخرى.

Dropbox Automator

Dropbox Automator هي أداة يمكنها أتمتة إجراءات معينة للملفات التي تضعها في مجلدات محددة. تسمح لك النسخة المجانية بأتمتة عدد محدود من المهام مجانًا ، ولكن هناك ترقيات متميزة بأسعار معقولة إذا كنت بحاجة إليها.

الخطوة الأولى هي اختيار مجلد Dropbox الذي تريد تعيين مهمة أتمتة له. ثم اختر المهمة التي تريد تطبيقها على هذا المجلد. بمجرد القيام بذلك ، في كل مرة يتم اكتشاف نوع الملف الصحيح في هذا المجلد ، سيتم تشغيل المهمة تلقائيًا.

يوضح لك الفيديو الذي مدته 3 دقائق أدناه كيفية البدء.

بعد إعداد هذه المهام في Dropbox Automator ، فإن مجرد عينة لما ستتمكن من أتمتة يشمل:

تحويل المستندات إلى PDF

قم بتحميل مستند (Word ، نص عادي ، ODF إلخ) إلى مجلد Dropbox الذي تم اختياره. سيتم إنشاء نسخة PDF تلقائيًا ، وتخزينها في مجلد جديد يسمى تمت معالجتها.

تحميل الملفات إلى Slideshare

بدلاً من تحميل مستند ، مثل عرض تقديمي ، مباشرةً إلى Slideshare ، قم بإضافته إلى مجلد Dropbox محدد ، وسيتم تحميله إلى حساب Slideshare تلقائيًا.

ترجمة الملفات

إذا كان لديك ملف تريد ترجمته إلى لغة أخرى ، يستخدم Dropbox Automator مترجم بينغ للقيام بذلك نيابة عنك. لن تكون النتائج مثالية ، لكنها ستكون قابلة للتطبيق ، وستكون سريعة.

تغيير حجم الصور وتحريرها وتحميلها

يمكن تغيير حجم أي صورة تم تحميلها إلى مجلد Dropbox محدد إلى الأبعاد التي تختارها ، ثم تحميلها مباشرة إلى Facebook أو Flickr أو Google Drive. يمكنك حتى معالجة الصور بعدة طرق (انظر القائمة الكاملة أدناه). يمكنك إضافة علامات مائية (طوابع / شعارات) ، وتحويل إلى أبيض وأسود ، وكتابة نص على صورة ، وتحويل أنواع الملفات ، وتدوير الصور.

إرسال المستندات إلى خدمات أخرى

يمكن تحميل الملفات المضافة إلى أي مجلد تلقائيًا إلى خدمات أخرى بما في ذلك SkyDrive و Sugarsync و Evernote و Basecamp. يمكن أيضًا تحويلها إلى .zip أو تحميلها عبر FTP أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني محدد.

IFTTT

IFTTT (If This Then That) هو تطبيق قوي بشكل أساسي يربط "أي شيء بأي شيء IFTTT يتصل الآن بأي شيء: تقديم قناة Makerالاستخدامات المحتملة لـ IFTTT لا حصر لها. ولكن حتى الآن ، كان من الصعب ربطه بمشاريع الأجهزة الخاصة بك. اليوم ، كل هذا تغير. قراءة المزيد “. يمكن استخدام وصفات الأتمتة الخاصة به يوفر لك المال وصفات IFTTT التي تساعدك على توفير الماليمكن استخدام IFTTT للقيام بأي شيء تقريبًا ، ولا يعد توفير المال استثناءً. إليك بعض أفضل الوصفات التي تساعدك على العيش بشكل أكثر اقتصادا. قراءة المزيد , أتمتة مهام Microsoft Office كيفية أتمتة مهام مايكروسوفت أوفيس مع وصفات IFTTTIFTTT ، خدمة الأتمتة التي ستكمل الإجراء بمجرد استيفاء شرط آخر ، لديها الآن 50 وصفة مهام لـ Microsoft Office. نعرض لك كيفية عملها ونقدم مجموعة مختارة من الوصفات. قراءة المزيد , أتمتة منزلك ذكي IFTTT تكامل المنزل الذكي لحياتكمستقبل المنزل الذكي هو الآن. وبفضل المواقع الإلكترونية على الإنترنت مثل IFTTT ، أصبح إنشاء منزل ذكي أمرًا سهلاً ومثيرًا للإعجاب أكثر من أي وقت مضى. قراءة المزيد و (بالطبع) إدارة حساب Dropbox الخاص بك.

بعد إنشاء حساب IFTTT وربطه بحساب Dropbox الخاص بك ، ستتمكن من ربط حسابات أخرى يمكنها بعد ذلك العمل مع Dropbox لأتمتة عدد من المهام.

مع IFTTT ، يمكنك اختيار حفظ صور معينة تلقائيًا في مجلد Dropbox. يمكن أن تكون هذه الصور التي تم وضع علامة باسمك فيها في الفيسبوك ، صور لك مثل Instagram, صور لك تحميل إلى Instagramأو صور لك تأخذ على هاتفك.

يمكن لـ IFTTT البحث في بريدك الوارد في Gmail عن الرسائل الجديدة التي تحتوي على مصطلحات مثل إيصال أو تأكيد الطلب. سيتم حفظ أي رسائل بريد إلكتروني تحتوي على هذه الشروط في مجلد Dropbox محدد.

احفظ أنواع الملفات التي لن يقرأها Kindle بشكل صحيح بشكل صحيح (doc ، PDF ، إلخ) إلى مجلد Dropbox عام يسمى "convert2kindle". سيتم تحويل الملف إلى تنسيق .azw ebook الخاص بـ Kindle ، وإرساله إلى جهازك. تأكد من حذف الملف من Dropbox بمجرد وصوله إلى جهاز Kindle ، أو سيتم إرساله عدة مرات.

إذا كنت تريد حفظ الملفات بسهولة في كل من Dropbox و Evernote ، فإن IFTTT لديه وصفة لذلك.

ما عليك سوى تحميل الملفات إلى مجلد Dropbox مخصص ، وستتم إضافتها إلى حساب Evernote تلقائيًا.

إذا وضعت علامة على مقطع فيديو على أنه "شاهد لاحقًا" على YouTube ، يمكنك الآن تنزيله تلقائيًا وحفظه في حساب Dropbox الخاص بك حتى تتمكن من مشاهدته في وضع عدم الاتصال.

علامة فيدلي مقالات مثل "حفظ لوقت لاحق" ، وسيتم تحويلها إلى PDF وتنزيلها على حساب Dropbox الخاص بك.

قم بتوصيل IFTTT بحسابك على Spotify ، وفي كل مرة تعجبك أغنية ، ستتم إضافة تفاصيلها إلى ملف نصي في Dropbox.

زابير

زابير هي خدمة مماثلة لـ IFTTT ، فهي فقط تتيح لك إنشاء إجراءات معقدة بسهولة أكبر تسمى "Multi-Zaps". اذا أنت تعلم كيفية استخدام هذه الضربات المتعددة إنشاء أتمتة الحياة رهيبة مع Zaps متعدد الخطواتأعلنت Zapier ، أكبر منافس فردي لـ IFTTT ، أنها تقدم الآن للمستخدمين القدرة على إنشاء عمليات أتمتة متعددة تسمى zaps متعددة الخطوات. قراءة المزيد بشكل صحيح ، يمكنك فتح عالم جديد بالكامل من الأتمتة. بالنسبة لهذه المقالة ، سنبقي الأمور بسيطة.

العديد من المهام التي يمكن لـ IFTTT القيام بها ، يمكن لـ Zapier القيام بها أيضًا ، إلى جانب عدد قليل من المهام الأخرى الجديرة بالذكر.

مع هذا انطلق، يمكنك عمل نسخة احتياطية من كل ملاحظات Evernote الجديدة إلى Dropbox كملفات نصية. يمكنك اختيار ما إذا كان Zapier يقوم بعمل نسخ احتياطي للملاحظات من جميع دفاتر ملاحظاتك ، أو واحدة فقط.

بمجرد إعداد هذا الانطلاق ، في كل مرة تفضل فيها مسار SoundCloud ، فسيكون كذلك تنزيلها وحفظها في حساب Dropbox الخاص بك. لن يعمل هذا إلا مع الأغاني ذات الأذونات الصحيحة.

ملاحظات OneNote جديدة

إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في تطبيق تدوين الملاحظات من Microsoft ، OneNote ، فقد تكون هذه Zap مفيدة. في كل مرة تقوم فيها بتحميل ملف إلى مجلد في Dropbox ، سيتم إنشاء ملاحظة جديدة في OneNote حتى تتمكن من البحث في عملك على الفور.

قد يكون وجود كل المحتوى والصور المحفوظة في أماكن مختلفة أمرًا صعبًا. باستخدام هذا Zap ، سيتم حفظ كل دبابيس على Pinterest في مجلد Dropbox مع الصورة والرابط المصاحب لها.

خدمات الأتمتة الأخرى

يوفر Dropbox Automator و IFTTT و Zapier خيارات الأتمتة الأكثر تنوعًا لـ Dropbox. الكثير من المهام التي تريد أتمتة يستطيع أتمتة مع هذه الخدمات.

ولكن هناك عدد قليل من خدمة الأتمتة المستقلة الأخرى لـ Dropbox والتي تستحق الذكر.

تشفير الملفات الخاصة بك

يقوم CloudFogger بتشفير ملفاتك على محرك الأقراص المحلي قبل تحميلها على Dropbox للتأكد من أنها آمنة. ثم سيتم حماية جميع الملفات التي تم تحميلها تشفير 256bit AES.

ترحيل ونسخ ملفاتك احتياطيًا

إذا كنت ترغب في ترحيل جميع ملفاتك على نظام سحابي إلى نظام آخر (بما في ذلك Dropbox و OneDrive و Box و Google Drive والمزيد) ، المحرك يجعل هذا سهلا. قد ترغب في القيام بذلك حتى يكون لديك نسخة احتياطية من ملفاتك ، أو ببساطة حتى تتمكن من البدء في استخدام مزود تخزين آخر.

تحويل أي شيء إلى أي شيء

CloudConvert يتيح لك تحميل تنسيق ملف واحد ، وتحويله إلى أي تنسيق آخر متوافق تقريبًا. يمكنك بعد ذلك تنزيل الملف مباشرة ، أو تنزيل الملف مباشرة إلى حساب Dropbox الخاص بك عند اكتمال التحويل.

حفظ لقطات الشاشة

Dropbox شاشة المنتزع (Windows فقط) هو تطبيق خفيف الوزن يسمح لك بالتقاط لقطات شاشة لشاشتك بأكملها أو قسم من شاشتك. ثم يتم حفظ لقطات الشاشة هذه مباشرة في مجلد Dropbox محدد. هذه أداة رائعة لمشاركة الشاشة التعاونية.

تنظيم ملفاتك

إذا كان حساب Dropbox الخاص بك في حالة من الفوضى المستمرة ، فابدأ في الاستخدام SortMyBox. هذا تطبيق يسمح لك بتطبيق الفلاتر على حساب Dropbox الخاص بك (كما تفعل مع حسابات البريد الإلكتروني). ثم تقوم بتحميل أية ملفات جديدة إلى مجلد SortMyBox محدد في حسابك. بناءً على الفلاتر التي أعددتها ، سيتم بعد ذلك نقل هذه الملفات إلى الموقع الصحيح تلقائيًا.

ماذا بقي لأتمتة؟

كما ترى ، هناك مجموعة كبيرة من خيارات أتمتة المهام المتاحة لمستخدمي Dropbox. بقضاء بعض الوقت في إعداد هذه المهام الآلية 4 مهام مملة يمكنك أتمتة برنامج جدولة المهام لـ Windowsوقتك ثمين جدًا بحيث لا تضيع من المهام المتكررة. دعنا نريك كيفية أتمتة وجدولة المهام. لدينا بعض الأمثلة الرائعة أيضًا. قراءة المزيد ، يمكنك توفير وقت أكثر مما تعتقد.

بدلاً من فرز ملفاتك كل بضعة أسابيع ، يمكن فرزها تلقائيًا. بدلاً من تحميل الصور ومقاطع الفيديو ومشاركات المدونات يدويًا ، يمكن ضبطها ونسيانها. بدلا من تنزيل صفحات الويب بالكامل كيفية تحميل موقع كامل للقراءة دون اتصالإليك كيفية تنزيل مواقع ويب كاملة للقراءة بلا إنترنت حتى تتمكن من الوصول حتى عندما لا يكون لديك Wi-Fi أو 4G. قراءة المزيد ومنشورات المدونات الفردية ، يمكن القيام بذلك في الخلفية.

على الرغم من أنك قد لا تحتاج على الأرجح إلى معظم المهام المذكورة أعلاه تلقائيًا ، فجرّب هذه الحلول البديلة لتلك الأعمال التي تعبت منها.

ما المهام الأخرى التي تمكنت من أتمتتها باستخدام Dropbox؟ هل جعلتك أتمتة Dropbox أكثر إنتاجية في المنزل أو في المكتب؟

ائتمانات الصورة: راحة بواسطة Syda Productions عبر Shutterstock ، بصندوق الإسقاط بواسطة Ian Lamont (Flickr) ، إيفرنوت ميتوب باريس بواسطة Heisenberg Media (Flickr) ، ما هو Dropbox 1 بواسطة Kilokon.tw (فليكر) ، القراءة فلاديمير بوستوفيت (فليكر)