الإعلانات
هناك أفكار متضاربة حول مدى صعوبة الاستفادة من Microsoft Access. تشير إحدى مدارس الفكر إلى أنها صعبة ومعقدة وتتجاوز الشعبية العادية. والآخر هو أنه سهل الاستخدام مثل Excel.
أنا هنا لأخبرك الحقيقة. وتقع في مكان ما بين الاثنين. يستغرق الوصول مزيدًا من الجهد للتعرف على جدول البيانات ، ولكنه ليس صعبًا ، وهو قوي جدًا.
يمكنك البدء هنا. بعد هذا البرنامج التعليمي التمهيدي لـ Microsoft Access ، سأتابع بالمشاركات على الأجزاء المختلفة التي يتكون منها Access ، وسأوضح لك كيفية توفير الوقت والجهد.
برنامج Microsoft Access التعليمي: البدء من البداية
أولاً ، نظرية مملة قليلاً. سأجعلها بأسرع ما يمكن ، ونأمل ألا يؤلمني كثيرًا.
Microsoft Access هو RDBMS (نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية). غالبًا ما يطلق عليها قاعدة بيانات ، يشير هذا المصطلح في الواقع إلى المعلومات التي تحتفظ بها فيها. إنه مثل الفرق بين جدول بيانات معين و Excel نفسه.
كما هو الحال مع نظام إدارة قواعد البيانات الموزعة (RDBMS) ، فإن Access يكون بالتأكيد في الطرف الأصغر من المقياس. إنه ليس مثاليًا لقواعد البيانات الأكبر من حوالي 2 غيغابايت ، ولا يتعامل بشكل جيد مع قاعدة المستخدمين المتزامنة لأكثر من نصف دزينة.
ولكن ضمن هذه الحدود ، من الصعب العثور على شيء أكثر شمولاً للسعر ، والعديد من الأشخاص لديهم المنتج بالفعل ، إذا كان لديهم إصدار قابل للتطبيق من Microsoft Office.
بالنسبة لأولئك منكم الذين استخدموا Excel ، أو إلى حد كبير أي جدول بيانات آخر ، هناك بعض الاختلافات الأساسية لفهمها ، ثم الاستفادة منها.
أولاً ، البيانات والعرض منفصلان في Access. أي أنك لا تقوم بتنسيق البيانات لتبدو جميلة ، أو حتى تكون سهلة الإدخال. بدلاً من ذلك ، يمكنك تكوينها بشكل منطقي ، ثم تصميم نماذج وتقارير منفصلة لإخراج البيانات.
ثانيًا ، لا تخزن (بشكل عام) الحسابات. تقوم بتخزين البيانات الأولية ، وإجراء العمليات الحسابية عندما تحتاج إليها.
الثالثة والأخيرة حتى الآن. من السهل جدًا في Excel التعامل مع استثناء. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عمود ممتلئ بالقيم الرقمية ، فمن السهل جدًا في صف واحد أن تقرر أن وضع كلمة "imJim" في الخلية أمر منطقي بدلاً من ذلك. لا يمكنك فعل ذلك في أي قاعدة بيانات Access مصممة بشكل معقول ، لذلك التخطيط أكثر أهمية.
للحصول على رأسك حول هذا ، بعض الملخصات الموجزة للأجزاء المختلفة من Access. لا تحتاج جميعًا إلى أن تكون منطقية في المرة الأولى. سأغطي كلًا من هذه الموضوعات بالتفصيل من خلال مشاركات منفصلة قريبًا.
هناك افتراض على طول الطريق من خلال سلسلة المنشورات هذه بأن لديك بعض الإلمام بـ Excel أو شيء مشابه. إذا كنت قد قضيت العقود القليلة الماضية تحت صخرة ، اقض بعض الوقت في الراحة مع Excel أولاً. ستشكرني لاحقًا. سأفترض أيضًا أنك تريد إنشاء قاعدة بيانات محلية لمستخدمي Windows ، على الرغم من أن Access يمكنه أيضًا إنشاء قواعد بيانات ويب.
لقد كتبنا بعض المساعدة مقالات إكسل من قبل ، لذلك لا تتردد في القيام بالتجول خلالها. يمكننا مساعدتك في التقاويم كيفية عمل قالب التقويم في Excelستحتاج دائمًا إلى تقويم. نوضح لك كيفية إنشاء قالب مخصص خاص بك مجانًا باستخدام Microsoft Excel. اقرأ أكثر , الميزانيات اصنع ميزانية شخصية مع Microsoft Excel في 4 خطوات سهلةهل لديك الكثير من الديون التي ستستغرق عقودًا لتسديدها؟ ضع ميزانية واستخدم نصائح Excel هذه لتسديد دينك في وقت أقرب. اقرأ أكثر , الرسوم البيانية كيفية إنشاء مخططات Microsoft Excel ذاتية التحديث في 3 خطوات سهلةتعد مخططات Excel ذاتية التحديث بمثابة توفير كبير للوقت. استخدم هذه الخطوات لإضافة بيانات جديدة ومشاهدتها تظهر تلقائيًا في مخطط. اقرأ أكثر و الطباعة 7 نصائح للطباعة في Excel: كيفية طباعة جدول البيانات خطوة بخطوةهل تواجه مشكلات في الطباعة من Microsoft Excel؟ سيوضح لك هذا الدليل كيفية طباعة جدول بيانات Excel بشكل مثالي. اقرأ أكثر . حتى أنني كتبت قطعة قصيرة عن استخدام مقبض ملء كيفية توفير الوقت في Excel باستخدام مقبض التعبئةإن إتقان مقبض التعبئة هو الخطوة الأولى لتصبح معالج Excel. اقرأ أكثر لتوفير الوقت.
الجداول
هذه هي اللبنات الأساسية لتطبيق Access ، والجزء الذي يعمل أكثر مثل جدول البيانات.
التخطيط مطلوب على الرغم من ذلك ، لأنك تحتاج إلى تحديد كيفية عمل جميع الأعمدة قبل البدء.
إليك شيء يجب التفكير فيه قبل أن نعود إلى هذا بالتفصيل لاحقًا في هذا البرنامج التعليمي لـ Microsoft Access. في الغالب ، مع Excel ، تتعامل مع جدول بيانات واحد.
في Access ، تتضمن بشكل عام عددًا من الجداول. في بعض الأحيان عدد كبير. يمكن ربط الجداول في Access معًا ، بطرق منطقية من حيث الطريقة التي ترتبط بها المعلومات. هذا هو المكان الذي تأتي منه "˜R" في نظام إدارة قواعد البيانات الديناميكية ، وهذه هي القوة وراء الوصول.
الاستفسارات
هذه هي الطريقة التي تطرح بها أسئلة الوصول. يمكنك تصميمها بسرعة ، وحفظها لاستخدامها لاحقًا. بشكل عام ، لا يتم حفظ الإجابات. فقط الاستفسارات التي ستوفر الإجابات. هذا رائع ، لأنه في المرة التالية التي تطرح فيها السؤال ، إذا تم تحديث البيانات ، فستحصل على إجابة مختلفة.
نماذج
هذه هي المكونات المرئية التي تجعل إدخال البيانات وعرضها على الشاشة أمرًا سهلاً.
لن يشعر الجميع بالراحة عند إدخال البيانات مباشرة إلى الجداول التي تنشئها ، وقد ترغب في المزيد من التحكم في كيفية عمل هذا الإدخال. النماذج هي الجواب.
يمكنك أيضًا إعدادها لعرض عملي أكثر للبيانات من الجداول أو الاستعلامات على الشاشة.
التقارير
في بعض الأحيان لا تريد رؤية الأشياء على الشاشة. تريد طباعتها ، أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى رئيسك في العمل.
قد ترغب في تمرير المعلومات إلى شخص لا يمكنه استخدام Access بأنفسهم. يمكنك بسهولة تصميم وإنشاء تقارير مناسبة لمعظم المواقف.
وحدات الماكرو والوحدات
هنا تصبح الأمور أكثر تعقيدًا. من الأفضل أن يكون لديك فهم جيد لجميع المكونات المذكورة أعلاه قبل أن تقضي أي وقت مع هذه المكونات.
كلا الخيارين عبارة عن طرق لأتمتة المهام في Access ، مع كون وحدات الماكرو الخيار الأسهل ، ووحدات VBA هي الأكثر قدرة. كلاهما له استخداماتهما ، وسوف نعود إليهما لاحقًا.
ملخص
الوصول معقد ، ولكنه ليس صعبًا. من منظور Excel ، تعد جداول Access مثل جداول البيانات ، ولكنها أكثر تنظيمًا. كل شيء آخر يتعلق بمعالجة هذه الجداول للتساؤل والعرض والإبلاغ والأتمتة.
التعقيد يستحق ذلك ، بسبب القوة التي يمنحكها Access لتحقيق المزيد. سأعود قريبًا مع مشاركة كل شيء عن الجداول.
في هذه الأثناء ، ابحث عن جدول بيانات قد ترغب في استبداله بقاعدة بيانات. ألق نظرة على الأوراق ، وانظر إذا كان يمكنك العثور على أي تناقضات. أنت بحاجة إلى ترتيب هؤلاء لاستخدام البيانات في Access.
هل تستخدم Access على الإطلاق؟ هل كافحت؟ ما أنواع المشاكل التي لديك؟ اسمحوا لي أن نعرف في التعليقات.
يعمل جيم في مجال تكنولوجيا المعلومات خلال النهار ، وقد كان كذلك منذ حوالي DOS 3.0 ، ولكنه يبذل قصارى جهده لقضاء ساعات السحر مع كاميرا أو اثنتين. يعيش في نيوزيلندا مع زوجته اللودايت الجميلة وثلاثة أطفال. يمكنك أن تتخيل مدى ارتباكهم.
