الإعلانات
يعاني معظمنا من المعلومات الزائدة. قد لا يكون الإرهاق مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة مشكلة كبيرة وتجاهل نصف رسائل البريد الإلكتروني أمر مقبول إلى حد ما. لكن في الحياة المهنية ، ليس من المتوقع فقط أن تجد طرقًا للتعامل مع جميع الوافدين القنوات ، يجب عليك أيضًا معالجة المعلومات ، أي إعادة التوجيه ، والرد ، والمناقشة ، والتتبع ، و متابعة.
لقد كتبنا في MakeUseOf الكثير من المقالات حول الطرق المختلفة لاستخدام Google Mail وكيفية تحقيق أقصى استفادة منه. ولكن ما الميزات والتقنيات التي يستخدمها الأشخاص الذين يتلقون مئات الرسائل الإلكترونية أسبوعيًا؟ كيف نتتبع العشرات من المهام ونظل على رأس تدفق البريد اليومي؟ بينما لا يمكنني التحدث باسم زملائي ، يمكنني بالتأكيد التحدث عن نفسي. أستخدم Google Mail للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ومعظم مهامي ، وأود من خلال هذه المقالة أن أشارك "حيلتي السحرية" معك.
تصفية البريد الوارد
بالنسبة لي ، كانت الخطوة الرئيسية للتعامل مع الفيضانات ، هي إعداد فلاتر للبريد الوارد. إذا كنت تتلقى أكثر من ثلاث أو أربع رسائل بريد إلكتروني يوميًا ، وإذا كنت تتلقى رسائل بريد إلكتروني محددة بشكل متكرر ، على سبيل المثال الإخطارات أو الرسائل الإخبارية أو التذكيرات ، فإنني أوصيك بشدة بإعداد الفلاتر.
لقد قمت بإعداد أكثر من 20 مرشحًا ، تقوم بفرز البريد تحت 15 تصنيفًا رئيسيًا (على غرار المجلدات) ، على سبيل المثال لرعاية التعليقات الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بإجابات MakeUseOf ، بما في ذلك الأسئلة الجديدة والمنشورة أو رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بصوت الأحد.
أتلقى الكثير من رسائل البريد التي لست مضطرًا لقراءتها حقًا ، على الأقل ليس في صندوق بريدي ، على سبيل المثال الأسئلة الجديدة المقدمة إلى MakeUseOf Answers. ما زلت أرغب في الحصول على نسخة في البريد الوارد ، على سبيل المثال لإعادة توجيه سؤال إلى زميل أو الرد عليه عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، بما أنني لست مضطرًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني هذه ، فقد قمت بإعداد عامل تصفية لفرزها ووضع علامة عليها كمقروءة.
لذا كلما رأيت رقمًا عريضًا يظهر بجوار أحد تصنيفاتي ، أعلم أن هناك بريدًا يجب أن أقرأه بالفعل. اعتمادًا على ما هو التصنيف ، قرأته على الفور (مثل Inbox) أو خصصت جزءًا كبيرًا من الوقت لقراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني لهذه الفئة بشكل جماعي (مثل إشعارات التعليق).
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إعداد الفلاتر في Google Mail ، أوصي بالمقالة 3 أمثلة رائعة على استخدام فلاتر Gmail للإنتاجية 3 أمثلة رائعة على استخدام فلاتر Gmail للإنتاجية اقرأ أكثر . يحتوي على بعض النصائح الرائعة لإعداد قوائم المهام بالبريد الإلكتروني أو إدارة التذكيرات أو تصفية أحداث تقويم Google.
ترتيب الاولويات
لذا قمت بإعداد فلاتر لرسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها بانتظام ، ولكن لا يزال صندوق بريدك ممتلئًا بالعناصر الأقل أهمية؟ لدى Google Mail حل لذلك ويسمى البريد الهام. من السهل الإعداد تحت> الإعدادات > صندوق الوارد. افتراضيًا ، سيعرض التسميات التالية أعلى البريد الوارد: البريد الهام وغير المقروء والبريد المميز بنجمة وكل شيء آخر في بريدك الوارد. يمكنك تخصيصه ليشمل تسمية مهمة أخرى أو تغيير أو إزالة أحد ما سبق ذكره.
للحصول على مقدمة شاملة عن البريد الهام ، راجع المقالة يحل البريد الهام في Gmail مشكلة البكالن يحل البريد الهام في Gmail مشكلة البكالن اقرأ أكثر .
المحافظة على المسار
يمكنك تتبع رسائل البريد الإلكتروني المختلفة عن طريق تصنيفها تلقائيًا أو يدويًا. إذا كان عليك وضع علامة على عشرات الرسائل الإلكترونية يدويًا كل يوم ، ومع ذلك ، يمكن أن يكون وضع العلامات مملًا للغاية لأنه يتطلب عدة نقرات بالماوس وبعض التنسيق. ما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي هو بطولة رسائل البريد الإلكتروني.
واحدة من المهام التحريرية الرئيسية هي تتبع التعليقات. يتضمن هذا أي تعليقات عبر MakeUseOf تحتاج إلى معالجة ، والتعليقات البارزة بشكل عام ، وأفضل التعليقات من فريق العمل ، وأفضل التعليقات لمسابقة أفضل إجابة للأسبوع (MakeUseOf Answers) ، والتعليقات الفائزة على تلك المسابقة. عادةً ما يكون لدي ما بين 50 إلى 100 تعليقًا تم وضع علامة عليها في أي وقت معين وأستخدم خمسة تصنيفات مختلفة للاختلاف بينها. يمكنني الوصول إلى جميع رسائل البريد المميزة من خلال تصنيف Starred ، الذي يسمح لي بالتعامل معها بسرعة ، ويميل هذا التصنيف إلى أن يكون ملونًا للغاية.
بالنسبة للمواعيد النهائية أو رسائل البريد الإلكتروني التي أريد متابعتها ، أقوم بتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام ، كما هو موضح في هذه المقالة الرائعة: 4 خطوات بسيطة لتحقيق والحفاظ على Inbox Zero في Gmail 4 خطوات بسيطة لتحقيق والحفاظ على Inbox Zero في Gmail اقرأ أكثر
كل الأشياء الصغيرة
لقد قمت بإعداد مجموعة من الإعدادات الصغيرة ، التي تجعل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني أسهل بالنسبة لي. وغني عن القول ، أنني استخدم عرض المحادثة المترابطة. يتم توفير معظم الإعدادات الصغيرة الأخرى من خلال ميزات Google Labs ، وفيما يلي قائمة بالمفضلات الخاصة بي.
-
التقدم التلقائي…
لإظهار المحادثة التالية تلقائيًا بعد معالجة البريد الإلكتروني السابق. -
افتراضي "رد على الكل"…
لأن معظم رسائل البريد الصادرة مخصصة لأكثر من مستلم واحد. -
معاينة البريد الوارد…
لأنني لا أستطيع الانتظار لرؤية ما ينتظرني أثناء تحميل GMail. -
نقل العمود الرمز…
حيث أجد أنه من السهل مسحها ضوئيًا عندما تكون على الجانب الأيسر. -
إرسال وأرشفة…
لحفظ نقرة والحصول على هذا البريد الوارد فارغًا بشكل أسرع.
خاتمة
إذا كنت لا تزال تنتظر خدعة سحرية ، أخشى أن أخيب ظنك. لا يوجد سحر تشارك في الحفاظ على كل شيء! بشكل عام ، يتطلب الأمر بعض الاستراتيجيات البسيطة والكثير من الانضباط.
إذا كنت تأمل بجدية في حيلة أنيقة ، فجرب هذا نصيحة Gmail رائعة لا تعرفها. نصيحة رائعة حول Gmail لا تعرفها. بجدية. اقرأ أكثر
ويمكن العثور على المزيد من النصائح الرائعة هنا:
- كيفية تحويل صندوق بريد Gmail الخاص بك إلى قائمة مهام القراءة كيفية تحويل صندوق بريد Gmail الخاص بك إلى قائمة مهام القراءةإذا كنت تستخدم Gmail غالبًا ، فأنت على الأرجح تعرف عدد الأشياء التي يمكنك فعلها به (بصرف النظر عن القراءات وإرسال البريد). لقد شاركنا بالفعل بعض النصائح حول كيفية ... اقرأ أكثر
- كيفية البحث في رسائل البريد الإلكتروني في Gmail بكفاءة كيفية البحث في رسائل البريد الإلكتروني في Gmail بكفاءة اقرأ أكثر
- 4 طرق لتعيين Gmail كبريدك الإلكتروني الافتراضي في متصفحك 4 طرق لتعيين Gmail كبريدك الإلكتروني الافتراضي في متصفحكنظرًا لأن المستخدمين يقومون بترحيل البيانات ببطء إلى The Cloud ، فقد أصبح الحصول على حساب بريد ويب أمرًا معتبرًا ، مع كون Google Mail هو الخيار الأفضل. غير متأثراً بهذه التطورات ، يواصل Windows ربط الارتباطات التشعبية للبريد الإلكتروني (ويعرف أيضًا باسم ... اقرأ أكثر
- 3 أشياء قام مستخدمو Gmail بإعدادها في حساباتهم 3 أشياء قام مستخدمو Gmail بإعدادها على حساباتهم اقرأ أكثر
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها يوميًا وكيف تتعامل معها؟ هل لديك أي نصائح وحيل عن GMail لم أغطيها؟ أو هل هناك سبب لاستخدام عميل بريد إلكتروني مختلف؟
تينا تكتب عن تكنولوجيا المستهلك لأكثر من عقد من الزمان. حاصلة على دكتوراه في العلوم الطبيعية ودبلوم من ألمانيا وماجستير من السويد. ساعدتها خلفيتها التحليلية على التفوق كصحافية تكنولوجية في MakeUseOf ، حيث تدير الآن عمليات البحث عن الكلمات الرئيسية والعمليات.
