إليك الحل الأكثر حسماً لفرز البريد الإلكتروني الذي ستحتاجه

الإعلانات

سواء كنت تستخدم Gmail أو Outlook أو Google Inbox أو Yahoo Mail أو أي شيء آخر ، فإن البريد الإلكتروني هو البريد الإلكتروني ، عاجلاً أم آجلاً ، يتم إغراق صندوق الوارد الخاص بك. لكن نظام فرز بسيط ستضمن أنك لن تشعر أبدًا أنها خرجت عن السيطرة وأنها دائمًا على رأس رسائلك.

هل حاولت تطبيق حيل قائمة المهام على صندوق بريدك الإلكتروني؟ فعلت. في أغلب الأحيان ، لا يعملون. ما نفشل في فهمه بين الفرق بين قوائم البريد الإلكتروني وقوائم المهام هو أن المهام لا تتطلب منك سوى إجراء ، بينما رسائل البريد الإلكتروني تتعلق بالتواصل مع الأشخاص.

لكن تعديل نظام إنتاجي شائع واحد هو الحل لترويض التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني. إن مصفوفة الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور لفرز المهام فعالة بشكل رائع في فرز الرسائل الإلكترونية أيضًا ، إذا قمت بتعديلها بشكل صحيح.

مصفوفة أيزنهاور معدلة لرسائل البريد الإلكتروني

ال مصفوفة أيزنهاور هو كيف قام بفرز قائمة مهامه إلى أربعة أرباع ، مما ساعده على معرفة المهمة التي يجب أن يقوم بها بعد ذلك. تبدو المصفوفة الأساسية على هذا النحو ، وسنحتفظ بذلك:

سوف تصنف كل بريد إلكتروني في واحد من هذه الأرباع الأربعة. ستقوم الأرباع بإملاء ما تفعله بهذا البريد الإلكتروني ومتى تتصرف بناءً عليه. نسيان "البريد الوارد صفر" ، سنركز فقط على إنجاز المهام.

من الأفضل دمج المصفوفة مع المجلدات في Outlook أو استخدم تصنيفات Gmail لترويض بريدك الوارد أعد اكتشاف ملصقات Gmail وأخيرًا قم بترويض بريدك الواردهناك الكثير من الحيل للتعامل مع التحميل الزائد للبريد الإلكتروني ، ولكن هناك حق واحد تحت أنفك قد لا تستخدمه: تصنيفات Gmail القديمة الجيدة. اقرأ أكثر . لذلك سيكون لكل رباعي اسم تسمية / مجلد خاص به وربما لونه الخاص أيضًا.

مهما فعلت ، لا تغير اسم هذه الأرباع. لذلك ستحتوي مجلداتك أو تصنيفاتك على هذه الفئات الأربع فقط:

• هام وعاجل
• هام (غير عاجل)
• عاجل (غير مهم)
• ليس مهما ولا عاجل

ما هو "عاجل"؟

من السهل تحديد ما هو "مهم" - إنها مكالمة ذاتية يمكننا إجراؤها بسهولة ، اعتمادًا على أولوياتنا. لكن "عاجل" يضع صورة للحسابات المستندة إلى الوقت ، وهذا يرمي الناس.

استرخ ، لا داعي للذعر. "عاجل" هنا سيعني ما تريد أن يعنيه. إذا كان لديك يوم مزدحم بدون لحظة واحدة لتجنيبها ، فإن "عاجل" له معنى جديد. إذا كان لديك يوم مليء بالاجتماعات ، فإن "عاجل" له معنى آخر. فليكن مرنا. في الواقع ، من المهم أن تكون مرنة.

يرغب العديد من خبراء الإنتاجية في الواقع في وضع حد زمني للعمود "العاجل" في مصفوفة أيزنهاور ، ولكن هذا غير قابل للتطبيق نظرًا لأن احتياجات الحياة والعمل القائمة على الوقت تتغير باستمرار.

لا توجد صيغة سحرية أو حد زمني محدد لتعريف "عاجل". ستعرف ذلك عندما تراه. إنها ليست كلمة يصعب فهمها ، لذا لا تفرط في التفكير فيها.

حافظ على البساطة ، ليس لديك "قواعد ربعية"

سوف تميل إلى ربط إجراء مع الربع الخاص بك. فمثلا، يستخدم بريان لي من Tutum النظام ووضعت إجراءً محددًا لكل ربع ، مثل "قرر متى تفعل ذلك" لـ "مهم لكن ليس عاجلًا" و "تفويضه" لـ "عاجل لكن ليس مهمًا".

قاوم ذلك. هناك مشكلتان مع هذا.

أولاً ، تنتهي "قواعد الإجراءات" هذه إلى التحيز في كيفية وضع علامة على بريد إلكتروني. إذا كنت تعلم أنه يجب عليك التصرف بناءً على بريد إلكتروني الآن ولكن ليس لديك الوقت للقيام بذلك ، فستجد أن عقلك يخدعك لتصنيفه بشكل خاطئ.

ثانيًا ، لا يحتوي الربع على نفس الإجراء دائمًا. لن يكون تفويض مهمة دائمًا خيارًا. لا تعني عبارة "ليست عاجلة ولا مهمة" أن عليك حذفها ، فقد لا تزال بحاجة إلى هذا البريد الإلكتروني لاحقًا.

بدلاً من ذلك ، ثق في مصفوفة أيزنهاور والثقة في قدرتك على إنجاز الأمور. نظام إنتاجية مفرطة التعقيد ومفرط في الدقة هو نظام ينتهي بك الأمر إلى التخلص منه قاعدة إنتاجية الضربات الثلاث نظام 3-Strike: كيفية ترتيب أولويات قائمة المهام الخاصة بكأنت لا تحصل على قائمة المهام الخاصة بك؟ قد لا تكون المشكلة إنتاجيتك ، فقد تكون أولوياتك فقط. دعونا نتعلم كيفية ترتيب أولويات قائمة المهام وإنجاز المهام. اقرأ أكثر . تعطيك أسماء هذه الأرباع فكرة جيدة عن موضوع البريد الإلكتروني ، وستكون قادرًا على اتخاذ القرار الصحيح وفقًا لذلك.

قاعدة ذهبية واحدة: لا تتحرك دون وضع العلامات

الفكرة هي فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بلا رحمة لا يمكن تأجيل البريد الإلكتروني كل صباح؟ جرب هذا الطقوس بدلاً من ذلكبدءًا من يومك ، يتم إخماد طريقة البريد الإلكتروني بانتظام - على الرغم من أن معظمنا يفعل ذلك. هل فحص البريد الإلكتروني بعد الاستيقاظ سيء للغاية؟ اقرأ أكثر ، وينطوي على فعل واحد من الانضباط الذاتي - لا يمكنك الانتقال إلى البريد الإلكتروني التالي دون تصنيف الرسالة التي تقرأها.

هذا أمر بالغ الأهمية. في كل مرة تفتح فيها بريدًا إلكترونيًا ، يجب عليك فرزها تمامًا. لا تسمح لنفسك بالتحقق من البريد التالي إذا لم تصنف هذا في رباعي.

كما ناقشنا من قبل ، ليس الفرز أو الفرز بشكل سيء سبب عدم عمل تطبيق الإنتاجية 5 أسباب تجعل تطبيق المهام المطلوب تنفيذها أقل إنتاجيةالتخلي عن قوائم المهام الخاصة بك؟ مشكلتك ليست طموحك أو تطبيق تخطيط المهام الذي تستخدمه. تكمن المشكلة في كيفية استخدامك لقائمة المهام بشكل عام. اقرأ أكثر . تحتاج إلى الحصول على خطوة الفرز بشكل صحيح ، ثم يقع كل شيء آخر في مكانه.

كيف تهاجم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

إليك جماله: بمجرد تصنيف البريد الوارد ، لن تحتاج في الواقع إلى الكثير من النصائح حول متى وكيف يجب أن تتعامل مع بريدك الإلكتروني. بالنسبة للأمور العاجلة والمهمة ، سينتهي بك الأمر بمعالجتها في اللحظة التي يكون لديك بعض وقت الفراغ.

لكل شيء آخر ، كما أخبر آندي ميتشل من ActiveInbox موقع MakeUseOf كيفية التعامل مع التحميل الزائد وقوائم المهام في رسائل البريد الإلكترونيالبريد الإلكتروني ليس مجرد اتصال ، بل يملي إلى حد كبير قائمة المهام الخاصة بك. لنتحدث عن أفضل النصائح لربط البريد الوارد بإنتاجيتنا مع Andy Mitchell - مؤسس ActiveInbox. اقرأ أكثر ,

اختر نقاطًا منخفضة الطاقة في يومك (مثل تلك النعاس بعد نصف ساعة من تناول الغداء) وأسقط في بريدك الوارد لتكبيرها.

إذا تم تحديد أولوياتها بالفعل ، فمن السهل القيام بالأشياء دون تفويت عنصر يجب القيام به.

تصرف في نهاية كل يوم ، واعمل على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم فرزها ، حتى لو كان من تطبيق هاتفك الذكي. ثق بي ، بمجرد أن يتم تحديد أولوياتها بالفعل ، ستحصل عليها خلال نصف الوقت الذي تستغرقه خلاف ذلك.

هل هذا سهل أم صعب؟

أنا شخصياً أجد أن طريقة Eisenhower Matrix لفرز رسائل البريد الإلكتروني هي أسهل طريقة استخدمتها. لقد جعلت في الواقع من صندوق البريد الوارد الخاص بي أكثر سهولة في إدارته ولم أفتقد أي شيء بسببه.

هل تعتقد أن هذا النظام سهل التطبيق أم أنك ستجده صعبًا؟ أخبرنا لماذا!

ائتمانات الصورة: مرحبًا Paul Studios / Flickr