الإعلانات

كل بريد إلكتروني يشتت الانتباه. يمكنك إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام القواعد وعلامات الأولوية وفئات الألوان. هذه سير العمل الآلي 6 أفضل الممارسات لبرنامج Outlook لتعزيز سير عملكإذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في استخدام Outlook ، فيجب عليك التحقق من سير عملك. اجعل بريدك الإلكتروني يعمل من أجلك ووفر الوقت لمهام أكثر أهمية. اقرأ أكثر سوف تساعدك على إبقاء صندوق الوارد الخاص ببرنامج Outlook خاليًا وعقلك خاليًا من الفوضى.

ضع في اعتبارك تنسيق البريد الوارد الشرطي الآلي لرفع مستوى الإنتاجية إلى المستوى التالي. يمكن تصنيف كل رسالة وتصفيتها فور دخولها إلى بريدك الوارد. هذه المقالة موجهة لجميع مستخدمي Outlook ، على الرغم من أنها قد تكون مفيدة بشكل خاص لأولئك الذين يستخدمون حسابات البريد الإلكتروني IMAP. لا تسمح حسابات IMAP بالاستخدام المكثف لفئات الألوانيمكن لمستخدمي POP3 الاستمتاع IMAP مقابل POP3: ما هو وما هو الذي يجب استخدامه؟إذا سبق لك إعداد عميل أو تطبيق بريد إلكتروني ، فستجد بالتأكيد عبارات POP و IMAP. هل تتذكر أيهما اخترت ولماذا؟ إذا لم تكن... اقرأ أكثر .

ما هو تنسيق البريد الوارد الشرطي؟

instagram viewer

تنسيق البريد الوارد الشرطي هو طريقة تلقائية لتلوين الرسائل عند دخولها إلى البريد الوارد. يمكننا تعيين نطاق مختلف من الألوان والخطوط والأنماط لكل رسالة ، محددة وفقًا لمجموعة من الشروط. إذا تم استيفاء الشروط ، ستتلقى الرسالة شروط التنسيق الخاصة بها ، مما يجعلها مميزة ، وتسهل سير عملك.

الآن سأعرض عليك بعض الأمثلة السريعة لتحريك بريدك الوارد.

إعداد تنسيق البريد الوارد الشرطي

يعد إعداد العديد من قواعد تنسيق البريد الوارد الشرطي أمرًا سهلاً حقًا ويمكن أن يحدث ذلك فرق كبير في سير عملك 25+ اختصارات لوحة مفاتيح Outlook لتجعلك أكثر إنتاجيةيعد Outlook أحد أكثر عملاء البريد الإلكتروني على سطح المكتب شيوعًا في الاستخدام اليوم. إذا كنت واحدًا من العديد من مستخدمي Outlook ، فمن المؤكد أن اختصارات لوحة المفاتيح التالية ستوفر لك الكثير من الوقت. اقرأ أكثر .

علامة التبويب إعدادات العرض الحالي في Outlook

توجه إلى رأي التبويب. تحت العرض الحالي، تحديد عرض الإعدادات. سيؤدي هذا إلى فتح لوحة إعدادات العرض المتقدمة. تحديد تنسيق مشروط. سيعرض لك هذا قائمة بخيارات التنسيق الشرطي الافتراضية ، والتي سيتم استخدام بعضها بالفعل.

لوحة قواعد التنسيق الشرطي في Outlook

صحافة أضف. أدخل اسمًا لقاعدتك الأولى. سأحرص على عدم تفويت أي نشرة إخبارية عن المدرسة مطلقًا ، لذلك سميت القاعدة "نشرة المدرسة الإخبارية". الآن ، اختر الخط. لديك كامل مجموعة من خطوط Windows المتوفرة مقابل OTF خطوط TTF: أيهما أفضل؟ ماهو الفرق؟معظم الخطوط هذه الأيام إما OTF أو TTF ، ولكن ماذا يعني ذلك؟ ما هي الاختلافات؟ هل يجب أن تهتم؟ اقرأ أكثر ، وهذا يعني Comic Sans و Chiller و Wingdings تحت تصرفكم كيفية تنزيل الخطوط المجانية وإدارتها في ويندوزالخطوط هي اللبنات الأساسية للجماليات الرقمية. نظرًا لأن Windows لا يأتي مع مدير خطوط ، فقد نظرنا إلى بدائل الطرف الثالث. اقرأ أكثر . ومع ذلك ، نظرًا لأننا نحاول الحفاظ على سير عمل البريد الوارد ، أقترح التمسك بشيء معقول ، لا يلهيك!

تحديد خط التنسيق الشرطي في Outlook

بمجرد تحديد الخط ، اختر لونًا وقم بزيادة حجم الخط إلى كبير (لسبب ما يتخلص هذا النظام من نقاط الخط العادية ، من المفترض أننا لا نختار حجمًا كبيرًا سخيفًا ، مما يؤدي إلى كسر جزء علبة الوارد في Outlook). عندما تكون مستعدًا ، اضغط على حسنا.

الآن ، حدد شرط. أقوم بإضافة عنوان واحد فقط لهذه القاعدة في من عند صندوق. إذا كنت تعرف العنوان الوحيد ، فأدخله حيثما ينطبق ذلك. إذا كنت تضيف قائمة طويلة ، أو حتى عناوين متعددة ، الضغط من عند سيفتح دفتر عناوين Outlook الخاص بك. بمجرد إضافة العناوين المطلوبة ، اضغط على حسنا، والعودة إلى بريدك الوارد. سيتم تطبيق القاعدة من البريد الإلكتروني التالي الذي تتلقاه.

إضافة فئات الألوان

الآن نحن نعرف كيفية إنشاء تنسيق شرطي للبريد الوارد ، يمكننا البدء في تخصيص قواعدنا. تحتوي لوحة الشروط على ثلاث علامات تبويب: الرسائل, المزيد من الخياراتو المتقدمة. يمكننا وضع كل علامة تبويب للاستخدام لتبسيط البريد الوارد لدينا مدفونة في رسائل البريد الإلكتروني؟ تقليص بريدك الوارد الضخم إلى الصفر مع Mailstromلقد قدمنا ​​عددًا من الحلول على مر السنين لإدارة حساب Gmail الخاص بك وتنظيف صندوق بريد مزدحم. لا يوجد شيء أكثر ملاءمة من الحل المركزي عبر الإنترنت مثل Mailstrom. اقرأ أكثر .

الرسائل

استخدم ال الرسائل علامة تبويب لإنشاء بحث كلمة محدد لكل بريد إلكتروني عند وصوله. اعزل الكلمات الرئيسية أو الكلمات أو العبارات التي أدخل بريدك الوارد بشكل متكرر 5 خطوات عمل لعلاج بريدك الإلكتروني بدون هيجان البريد الإلكترونيInbox Zero هي واحدة من أكثر الكلمات الشائعة. لحل مشكلات بريدك الإلكتروني حقًا ، تحتاج إلى تجاوز Inbox Zero ومعالجة المشاكل الأساسية. اقرأ أكثر وإذا كانت مهمة ، فقم بتطبيق مرشح.

مرشحات التنسيق الشرطي في Outlook

يمكننا أيضًا تطبيق التنسيق على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، استنادًا إلى مجموعة متنوعة من مرشحات الوقت ، بما في ذلك الوقت المستلم ، المرسل ، تم إنشاؤها أو تعديلها وعندما وصلت الرسالة الإلكترونية إلى بريدك الوارد ، مثل أي وقت أو أمس أو في آخر 7 أيام أو آخر أسبوع.

مرشحات تنسيق الوقت المشتركة

المزيد من الخيارات

ال المزيد من الخيارات علامة التبويب حيث ستجد فئات الألوان ، بالإضافة إلى خيارات لمطابقة العناصر غير المقروءة أو اقرأ ، أو تحتوي على مرفقات متعددة ، أو مستويات أهمية متفاوتة ، أو تم وضع علامة عليها بشكل مستقل بواسطة المستعمل.

تنسيق ألوان تنسيق شرطي في Outlook

إن فلاتر تنسيق فئة اللون هي نفسها مثل أي فلاتر قمت بإنشائها بالفعل ، ولكنها تسهل البناء على أي قواعد ألوان تستخدمها بالفعل. بهذه الطريقة ، يمكنك أتمتة ألوانك!

المتقدمة

ال المتقدمة تتيح لنا علامة التبويب إنشاء معايير تنسيق شرطي متخصصة للتصفية والتطبيق على بريدك الوارد. النقر فوق حقل يمنحك زر الوصول إلى قائمة ساحقة إلى حد ما من معايير التصفية المحتملة ، والتي يمكنك من خلالها تحديد خيارات متعددة لبناء "شجرة تصفية".

علامة التبويب خيارات متقدمة للتنسيق الشرطي في Outlook

هناك عدد كبير من الخيارات هنا ، ولكن لا تدع ذلك يمنعك من إنشاء قوائمك الخاصة. خذ وقتك وافحص كل قائمة. لن يتم تطبيق عدد كبير من الخيارات على صندوق الوارد الخاص بك ، لذا يجب أن يضيق نطاق البحث نظريًا.

أنت الآن بتنسيق مشروط

يجب أن تكون قادرًا الآن على إعداد مجموعة من قواعد التنسيق الشرطي لبريدك الوارد ، سواء قمت بتصفية كل شيء في مجلدات محددة أم لا. حتى رسائل البريد الإلكتروني التي تتجه إلى تلك المجلدات المحددة يمكن أن تأخذ التنسيق معها ، مما يتيح لك بعض الاختلافات حول كيفية تطبيق ألوان معينة. على سبيل المثال ، بدلاً من إبراز أسماء محددة ، حاول تلوين وتصفية سمة معينة أو كلمة رئيسية.

التنسيق الشرطي سهل الإعداد بشكل لا يصدق ، وبمجرد أن تقوم بتشغيله ، فإنه سيحتفظ ببريدك الوارد - ونأمل أن يكون عقلك - واضح إلى حد ما من الفوضى الرقمية 5 خطوات عمل لعلاج بريدك الإلكتروني بدون هيجان البريد الإلكترونيInbox Zero هي واحدة من أكثر الكلمات الشائعة. لحل مشكلات بريدك الإلكتروني حقًا ، تحتاج إلى تجاوز Inbox Zero ومعالجة المشاكل الأساسية. اقرأ أكثر .

هل تستخدم تنسيق البريد الوارد الشرطي؟ هل لديك أي حيل أو نصائح لقرائنا؟ أخبرنا أدناه!

جافين هو كاتب أول في MUO. وهو أيضًا محرر ومدير تحسين محركات البحث لموقع شقيق MakeUseOf الذي يركز على التشفير ، Blocks Decoded. حصل على درجة البكالوريوس (مع مرتبة الشرف) في الكتابة المعاصرة مع ممارسات الفن الرقمي المنهوبة من تلال ديفون ، بالإضافة إلى أكثر من عقد من الخبرة في الكتابة المهنية. يتمتع بكميات وفيرة من الشاي.