Intellinote هو أداة إدارة المشاريع والتعاون والتنظيم الكل في واحد Intellinote: ضع المهام والملفات والرسائل والاجتماعات عبر الإنترنت في مكان واحديعمل برنامج Intellinote على تسهيل إدارة فريقك وزملائك والتعاون معهم والتواصل معهم بشكل أفضل والعملاء بمزيج شامل من مشاركة الملفات والتنظيم والفيديو والنصوص في الوقت الفعلي دردشة. اقرأ أكثر للشركات والمالكين والمديرين والمهنيين. يمكن استخدامه لدفع الإنتاجية ، وتعزيز مشاركة الموظفين أو العملاء وخفض التكاليف التشغيلية أثناء القيام بذلك.
تدور المنصة حول نظام من مساحات العمل الفردية التي توفر مستوى رأسيًا من إمكانية الوصول للموظفين وأعضاء الفريق وحتى العملاء الذين يحتاجون إلى الوصول ، دون تشتيت انتباه أولئك الذين لا تفعل.
في حين أن Intellinote متقدم إلى حد ما للأمام وللعمل ، فإن الاستخدام الفعال لأي منصة يعتمد على معرفة كيفية استخدامه بشكل أفضل. لقد توصلنا إلى بعض سيناريوهات الاستخدام في العالم الحقيقي حيث يمكن لفرق العمل والموظفين الذين يتعاونون بانتظام الاستفادة من الخدمات المعروضة.
إدارة عملك للحصول على نتائج أفضل مع Intellinote
التقط كل شيء (فقط)
كمنصة تعاونية ، Intellinote تسعى لاستبدال منصات متعددة وأدوات مجزأة بحل واحد. وهي تقوم بذلك باستخدام مساحات عمل قابلة للتخصيص - محاور جاهزة للنشر لإدارة الملاحظات والمناقشة وإدارة المهام. يمكن استخدام كل مساحة عمل لإنشاء هذه العناصر ، ولا يوجد حد لعدد مساحات العمل التي يمكنك إنشاؤها.
الملاحظات والمهام والمناقشات هي الوسائل الشاملة لأي شيء ذي صلة بمؤسستك. سواء كنت ترغب في المشاركة والتعاون في البحث ، قم بإجراء جلسات العصف الذهني بينهما أقسام مختلفة أو تعيين مهام وأدوار مختلفة لأعضاء مختلفين في فريقك ، Intellinote تستطيع ان تفعل ذلك.
ليس من الصعب تخيل أمثلة واقعية: فبدلاً من إرسال بريد إلكتروني في كل مرة تقوم فيها بتغيير سياسة ما ، ما عليك سوى الاحتفاظ بملاحظة ذات صلة محدثة وتعيين أعضاء فريقك لها. قم بإنشاء مساحة عمل لجلسات أفكار المجموعة فقط ، وقم بنشر النتائج في ملاحظة جديدة في كل مرة. هل تستخدم السبورة لترتد الأفكار حول الغرفة؟ التقط صورة وأرفقها بالمناقشة ذات الصلة لحفظها بأمان. القائمة لا تنتهي عمليا.
عندما تزور مساحة عمل ، فأنت على استعداد دائمًا لإضافة محتوى باستخدام منطقة "إضافة ملاحظة سريعة" ، ما عليك سوى بدء الكتابة والضغط على Enter لالتقاط أفكارك. بالنسبة إلى المهام أو مستندات Google Drive ، اضغط على الزر إضافة جديد الجذاب.
تستخدم العديد من المؤسسات البريد الإلكتروني للمناقشة بينما لا تزال تعتمد على إدارة المشاريع الخارجية وأدوات التنظيم ، مما يؤدي غالبًا إلى الاعتماد المفرط على البريد الإلكتروني لاتخاذ القرارات. بينما سيكون هناك دائمًا مكان للبريد الإلكتروني داخل معظم المؤسسات ، تزدهر العديد من المناقشات عند نقلها جنبًا إلى جنب مع الملاحظات والمرفقات الأخرى ذات الصلة.
مكان لكل شيء متعلق بالعمل
لذا فإن الهدف الأساسي لشركة Intellinote هو أن تكون مستودعًا منظمًا لما هو أكثر أهمية لمؤسستك أو مشروعك أو عملك. لتحقيق أقصى استفادة من النظام الأساسي ، يجب عليك استخدامه للتخزين كل شيء على الاطلاق - ومساحات العمل هي المفتاح للحفاظ على كل شيء منظمًا ومنظمًا.
ال مساحة العمل الشخصية حتى يوفر لأعضاء فريقك مكانًا لإنشاء ملاحظاتهم ومهامهم الخاصة التي لا تؤدي إلى ازدحام مساحات عمل الأعضاء الآخرين ، وهي خاصة بهذا المستخدم. تميل هذه المواد إلى أن تنتهي في حسابات Evernote الشخصية أو في تطبيقات تدوين الملاحظات في iPad ، بدلاً من وضعها في مكان ذي صلة بالمشروع أو الشركة نفسها. باستخدام Intellinote ، يمكن نقل كل ملاحظة بسرعة من مساحة العمل إلى مساحة العمل ، أو تحريرها من قبل الأعضاء الآخرين.
لتغيير الانتماء إلى مساحة عمل العنصر أو ما إذا كان يمكن تحرير العنصر بواسطة الأعضاء الآخرين أم لا ، حدده أولاً ثم انقر فوق الزر "معلومات" ، الذي يظهر على هيئة "أنا“. يمكنك بعد ذلك تغيير من يمكنه إجراء التغييرات عن طريق التحقق من السماح لأعضاء مساحة العمل بالتحرير المربع ، أو انقر فوق مساحة العمل الحقل لإعادة تعيين العنصر في مكان آخر.
تلعب المرفقات أيضًا دورًا كبيرًا في نظام Intellinote ، حيث توفر كل ملاحظة للمستخدمين القدرة على تحميل الملفات من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو حسابات Google Drive. استخدام تطبيقات الجوال (متوفرة لكليهما) iOS و ذكري المظهر) من الممكن أيضًا إضافة صور - أو أي ملف على جهازك المحمول - مباشرةً من هاتف ذكي أو جهاز لوحي إلى ملاحظة.
مع وجود كل شيء تحت نفس السقف ، من المدهش مدى سهولة تقليل كمية البريد الإلكتروني التي ترسلها عندما تقوم بذلك يمكن ببساطة تعديل ملاحظة أو تعليق على مهمة في السطر - بعد كل شيء ، كل ملاحظة أو مهمة أو مناقشة لها تعليقها الخاص الجزء.
الإرتباط أمر جيد
تأمل Intellinote في استيعاب جميع ملفاتك الفضفاضة من خلال توفير بيئة ملائمة جدًا للمرفقات للملفات المتعلقة بالعمل. يمكن أن تحتوي جميع الملاحظات والمناقشات والمهام على ملفات متعددة مثبتة عليها ، وكذلك التعليقات التي يتم إجراؤها على هذه العناصر. ما كان يمكن أن يكون في السابق تبادل بريد إلكتروني شامل حول مهمة يصبح مناقشة تركز على العمل في بيئة منتجة.
يتيح لك ذلك القيام بأشياء مثيرة للاهتمام مثل مناقشة الإصدارات المنقحة من المنتجات مع العملاء مباشرة في Intellinote نفسها ، ضمن مساحة عمل قمت بإنشائها خصيصًا لهذا العميل. إلى جانب ذلك ، هناك العديد من النماذج الأخرى التي ربما قمت بخصمها بالفعل ، وسجلات المناقشات ، ودقائق من الاجتماعات وتسجيلات مكالمات المؤتمر الخاصة بكل هذا العميل.
يعتبر برنامج Intellinote بمثابة مستودع لكل ما يتعلق بالعمل ، لأن هذه هي الطريقة التي يعمل بها بشكل أفضل.
تنظيم ومشاركة كل شيء مع السياق
كان Gmail هو الثورة في البريد الإلكتروني الذي احتاجه الإنترنت في عام 2004 ، ولكن من خلال دمج البحث الفعال والتنظيم مع مساحة غير محدودة على ما يبدو لرسائل البريد الإلكتروني ، أنشأت Google شيئًا يعتمد عليه الكثير منا الآن في العمل مهام. على الرغم من كونه ضروريًا ، إلا أن البريد الإلكتروني ليس النظام الأساسي المثالي للتعاون أو التنظيم أو إدارة المشروع. على الرغم من ضرورة البريد الإلكتروني لسنوات عديدة قادمة ، يمكنك على الأرجح نقل معظم مناقشاتك إلى منصة أكثر ملاءمة وإنتاجية.
إذا كنت معتادًا على Gmail أو حساب بريد إلكتروني في Google Apps ، فإن قدرتك على تنظيم نفسك يقتصر على عدد الفلاتر لديك وعبارات البحث التي تستخدمها. حتى إذا كنت منظمًا ومتمرسًا بشكل خاص في العثور على ما تبحث عنه ، فإن البريد الوارد للبريد الإلكتروني يعتبر على نطاق واسع كمساحة شديدة التنظيم.
إن التشتيت المتكرر ، يكلف البريد الإلكتروني الشركات حول العالم مئات الملايين من الدولارات سنويًا - أو أكثر ملاحظة شخصية ، ساعات من يومك المثمر - لذلك هناك شيء يمكن قوله عن تجنب البريد الوارد بقدر ما ممكن. يجب أن يتوقف استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة لمشاركة الأفكار والعصف الذهني وحتى التواصل مع العملاء أو البائعين إذا كنت ترغب في استخدام وقتك بشكل أفضل.
تنظيم الملاحظات والمهام والمناقشات الخاصة بك
الشيءان اللذان يجعلان Intellinote مثاليًا لتنظيم أفكارك ومهامك وأفكارك التعاونية مساحات العمل و العلامات.
مساحات العمل هي محاور خاصة بالسياق ، ويمكن تخصيصها حسب احتياجاتك الحالية. إنها أداة تنظيمية قوية جدًا ، خاصة بالنظر إلى كل ملاحظة أو مهمة أو مناقشة مرتبطة بمساحة عمل واحدة على وجه الخصوص. بحكم طبيعتها ، تعمل مساحات العمل على تسهيل التنظيم من خلال ربط المحتوى الخاص بك بالسياق ذي الصلة.
يمكن مشاركة هذه العناصر عموديًا مع أي شخص في مؤسستك ، أو من خلال إضافة مستخدمين إلى مساحة العمل ، يمكنك التأكد من أنهم يرون جميع المواد ذات الصلة التي تمت مشاركتها هناك. وينتج عن ذلك أيضًا مساحة عمل أقل ازدحامًا للأعضاء الذين لا يحتاجون إلى الوصول إلى كل شيء على الإطلاق. ونظرًا لأنه يمكنك إنشاء أكبر عدد ممكن من مساحات العمل ، فقد تختلف السياقات بشكل كبير.
إنشاء مساحات عمل للأقسام بأكملها ، والمشاريع الفردية ، والعملاء أو البائعين وأي مجموعة تعسفية تحتاجها. استخدم مساحات عمل مؤقتة لعمليات المراجعة السنوية التي يمكن أرشفتها حتى تحتاج إليها مرة أخرى ، ولكن يمكن الوصول إليها دائمًا من نفس الموقع.
في كل مساحة عمل الإعدادات الصفحة ، ستجد خيار مجموعة مساحة العمل. يوفر هذا مستوى أعلى من التنظيم الذي يمكنك استخدامه لتجميع المشاريع الخاملة أو العقود المكتملة أو مساحات العمل المؤرشفة التي قد لا تحتاج إليها بعد الآن. يمكنك إنشاء أكبر عدد ممكن من المجموعات ، ما عليك سوى كتابة اسم جديد في المربع.
مساحات العمل منظمة بالفعل بالفعل ، ولكن باستخدام العلامات يمكن تصفية المحتوى بشكل أكثر فعالية. توجد علامات داخل مساحات العمل ، بما في ذلك مساحة العمل الشخصية وتسمح لك بتجميع مختلف المهام أو المناقشات أو الملاحظات معًا. تم تصميم العلامات للتنظيم على المستوى الشخصي ، بينما تساعد مساحات العمل على تنظيم كل شيء على نطاق أكبر بكثير.
اتبع فقط ما تحتاجه
يقدم Intellinote نظرة عامة كاملة عن مساحات العمل التي أنت عضو فيها ، مع ملخصات عبر البريد الإلكتروني ونظرة عامة على الأنشطة لمتابعة التغييرات الأخيرة. ومع ذلك ، قد تكون هناك عناصر تريد تتبعها على سبيل الأولوية ، وفي هذه الحالة يجب عليك اتباع ملاحظة.
لمتابعة عنصر ، انقر (أو اضغط) على نمط RSS إتبع أيقونة. تظهر الملاحظات التي اتبعتها تحت التالية في ال مساحة عمل موحدة.
العناصر التي يتم متابعتها ، يتم ترشيحها افتراضيًا حسب الملاحظة والمهمة والمناقشة. قد تكون هذه أهم العناصر التي تعمل عليها حاليًا لمساحات العمل التي تتردد عليها كثيرًا ، أو قد تكون كذلك يكون طريقة أخرى لمتابعة ملاحظة أو مهمة أو مناقشة دون الحاجة إلى الاشتراك في مساحة العمل في بالكامل.
اجعل الاجتماعات مفيدة مرة أخرى
لقد سمحت لنا التكنولوجيا بعقد اجتماعات أكثر من أي وقت مضى ، فلماذا نشعر بأن وقتنا لا يتم استخدامه بشكل جيد؟ الاجتماعات هي أساس العمل الجماعي الفعال ، ولكن في كثير من الأحيان تصبح فترات زمنية محبطة التي تشغل أجزاء كبيرة من أيام العمل الخاصة بك. هذا أسوأ عندما تفكر في أن هذه الأحداث غالبًا ما تنطوي على جولات من بريد إلكتروني غير فعالة بينج بونج قبل وبعد - سوف يتم العفو عنك لعدم رغبتك في حضور اجتماع آخر مرة أخرى.
التخطيط لعقد اجتماعات سلسة هو التخطيط ، وهذا يتضمن التفكير في ما يمكنك فعله قبل وأثناء و بعد انتهاء الاجتماع. يرجع جزء كبير من البؤس المرتبط بالاجتماعات إلى سوء التعامل مع جداول الأعمال والدقائق - ومعظمها في الوقت الحالي ، يتم دفن هذه المواد في البريد الوارد بدلاً من الوصول إليها بسهولة عند الحاجة معهم.
من الممكن أن تكون اجتماعاتك غير فعالة وتقدم عنصر تأخير في عملك - إنشاء قوائم بالأشياء التي يجب القيام بها بدلاً من مجرد القيام بها ، على سبيل المثال.
جعل الاجتماعات أقل بؤسا
إن سرعة منصة Intellinote تجعلها مناسبة تمامًا لتغيير طريقة إدارة الاجتماعات. بصفتك منظمًا للاجتماعات ، يمكنك إنشاء مناقشة في مساحة العمل ذات الصلة تحدد جدول أعمال الاجتماع ، والذي سيكون مرئيًا تلقائيًا لأعضاء القسم المعنيين.
يجب أن تحدد مثل هذه الأجندة أهدافًا مثل العناصر التي تحتاج إلى مناقشة ، مع أخذ اقتراحات من فريقك باستخدام قدرة Intellinote على التعليق على كل شيء. إذا كان لديك أي اقتراحات أو مستندات أو صور أو نماذج بالحجم الطبيعي أو ملفات أخرى لتوزيعها ، فيمكنك القيام بذلك ببساطة عن طريق إرفاقها بمذكرتك.
انقر فوق الصغيرة أنا زر "المعلومات" في الملاحظة لتعديل رؤيتها والسماح للأعضاء الآخرين في فريقك بتحريرها أيضًا.
يمكن استخدام Intellinote أثناء اجتماعك لإنشاء المهام وتعيينها مباشرة لأعضاء فريقك. بدلاً من إنشاء قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها بمجرد انتهاء اجتماعك ، يمكنك البدء في تنظيم فريقك على الفور - إنشاء مساحات عمل جديدة بسرعة لمشروعك الجديد ، وبدء المناقشة سلاسل للعناصر خارج الموضوع التي تنشأ عن طريق نشر محادثات جديدة إلى الإدارات ذات الصلة أو استخدام البراعة التنظيمية للمنصة للإشارة بسرعة إلى جداول أعمال وأهداف الاجتماعات السابقة الدقائق.
تعد الدقائق شرًا لا يمكن استبداله حتى التسجيلات الصوتية أو تسجيلات الفيديو. أثناء كتابة دقائقك مباشرة في Intellinote لن تجعل العملية أكثر متعة ، القدرة على مشاركة ثمار العمل التعاوني على الفور مع مجموعة الأشخاص ذات الصلة لا يقدر بثمن. حتى لو كنت لا تترأس الاجتماع ، Intellinote's مساحة العمل الشخصية يوفر لك موقعًا يركز على العمل وملاحظاتك الخاصة.
وبمجرد عقد اجتماعك ، يسهّل Intellinote المتابعة مع أي مهام قمت بتعيينها (أو تم تكليفك بها) المخصصة) ، الأسئلة المطروحة ، المناقشات خارج الموضوع التي تم نقلها إلى مكان آخر وتحديد الوقت والتاريخ لفريقك التالي جمع.
فرق بعيدة؟ إبقائهم في الحلقة
يتيح برنامج Intellinote البقاء على اتصال سواء كان ذلك لرحلات العمل العرضية أو البقاء على اتصال مع الموظفين الذين هم خارج المكتب بانتظام لفترات زمنية محددة. يمكنه أيضًا التعامل مع فرق تتكون بالكامل من العاملين عن بُعد الدائمين المنتشرين في جميع أنحاء العالم ، والذين لم تلتق بهم وجهًا لوجه.
يمكن أن يكون العمل عن بعد وحيدًا ، ولكن إذا كنت جزءًا من فريق فقد يكون الأمر أسوأ من ذلك ؛ هناك خطر حقيقي في الشعور بالغربة والخروج من الحلقة مع استمرار التقدم في غيابك. على الرغم من أن البريد الإلكتروني هو إحدى الطرق للبقاء على اتصال مع الزملاء ، إلا أنه على الأرجح لن يجعلك تشعر بأن لديك إصبعًا على النبض. كما أنها وسيلة غير فعالة ومشتتة للانتباه بشكل لا يصدق.
كما يحتاج المديرون والعمال الآخرون العاملون في المكتب للبقاء على اتصال مع العاملين عن بعد. أزالت الإنترنت العديد من القيود بل الحدود ، لكنها في الوقت نفسه أدخلت عقبات يجب التغلب عليها - مثل تنظيم فريق والتعاون في المشاريع ومناقشة الأفكار وتعيين المهام وعدد لا يحصى من الأشياء الأخرى التي يمكن أن تساعدك Intellinote مع.
أهمية الشعور بالاتصال
علاوة على كونها منصة تركز على العمل ومصممة مع وضع التعاون في الاعتبار ، يمكن الوصول إلى Intellinote من أي متصفح ويب وعلى معظم الأجهزة المحمولة. قد يعني البقاء على اتصال استخدام أي متصفح ويب متاح ، أو تشغيل تطبيق على جهاز iPhone أو iPad أو Android.
ال موحدمساحة العمل يجلب انتباه الموظفين إلى العناصر ذات الصلة من أماكن العمل الأخرى ، مما يسهل "اللحاق" أو مواكبة التطورات أثناء السفر. يتم حفظ المهام تحت تلك التي عليك إكمالها وتلك التي قمت بتعيينها ، ولكل مساحة عمل خاصة بها الصفحة الرئيسية الشاشة التي تقدم نظرة عامة مفيدة للتغييرات والإضافات والتعليقات الأخيرة والأنشطة الأخرى.
في حين أنه عادةً ما يتم غمرك بالبريد الإلكتروني لكل طلب صغير أو مهمة أو استعلام أثناء وجودك خارج المكتب ، يوفر Intellinote محاور تدرك السياق للمهام المتعلقة بالعمل. لا يقتصر الأمر على إيقاف تدفق البريد الإلكتروني فحسب ، بل يركز الموظفين ويحتوي على المناقشات. ال مساحة عمل موحدة يدمج هذه المناقشات في منطقة واحدة ، حتى تتمكن من تخصيص وقت للتواصل مع فريقك دون اللجوء إلى البريد الإلكتروني.
سيجد العمال عن بُعد أيضًا القدرة على متابعة الملاحظات الفردية أو المهام أو المناقشات على سبيل المثال أثناء وجودهم خارج المكتب. تتيح هذه الميزة للمستخدمين الاحتفاظ بمواد محددة في متناول اليد دون الغرق في أي شيء آخر ، مع تركيز الانتباه حيث يجب أن يكون من خلال إزالة الانحرافات.
حتى إذا وضعتك رحلة متطلبة في منطقة زمنية مختلفة عن بقية زملائك ، فإن Intellinote لا تنام أبدًا - وهو غير متزامن طريقة العمل التي جلبتها مطالبنا للقرن الحادي والعشرين التي تتطلب حلًا للقرن الحادي والعشرين مثل Intellinote للوصول إلى كاملها محتمل.
تسجيل الدخول
هناك عالمي تطبيق iOS لأجهزة iPhone و iPad، وكذلك صدر مؤخرا الروبوت التطبيق يستفيد أيضًا من أحجام الشاشات الأكبر. كلا التطبيقين يشبهان إلى حد كبير تطبيق الويب نفسه ويمكنك القيام بكل شيء تقريبًا من تطبيق جوال يمكنك من متصفح ، باستثناء إنشاء مستندات Google Drive جديدة.
ميزة أخيرة يستمتع بها مستخدمي Intellinote هي نهج قائم على المتصفح بالكامل. إذا كان الدفع جاهزًا ، فيمكنك الحصول على أي كمبيوتر محمول أو كمبيوتر شخصي أو Mac وتسجيل الدخول عبر صفحة Intellinote الرئيسية ، ولا يلزم وجود برنامج.
تبسيط إدارة البائعين
كما ناقشنا غثيان، يُنظر إلى البريد الإلكتروني بشكل متكرر على أنه العمود الفقري للعديد من الشركات والشركات وجمعيات العقول المنتجة. يميل البائعون - المعروفون أيضًا باسم الموردين أو المقاولين من الباطن أو الأصدقاء أو الأشخاص الذين تحتاج إلى مطاردة حول الأشياء التي كان ينبغي القيام بها بالفعل - إلى التواصل عبر هذه الطريقة.
من الصعب تتبع هذه المناقشات والاتفاقيات والمواعيد النهائية وأي مواد داعمة باستخدام البريد الإلكتروني فقط. حتى إذا كنت تستخدم بالفعل أدوات تعاونية مثل Google Drive لجداول البيانات أو لأغراض مشاركة المستندات ، ربما تجري المناقشات في مكان آخر وربما تستخدم أداة أخرى فوق ذلك لمتابعة المواعيد النهائية و مهام.
حل مشكلات الموردين
هناك طريقة أسهل. من خلال إعداد مساحة عمل لأولئك الذين تحتاج إلى مطاردتهم على أساس منتظم ، يمكنك احتواء كل هذه المواد واستخدام أداة واحدة لإدارتها كلها. لا يجب أن تستغرق الأطراف الثالثة وقتًا طويلاً للتكيف مع طريقة جديدة للقيام بالأشياء ، والفوائد من وجهة نظر تنظيمية هائلة.
إذا كنت تطلب منتجًا أو تطلب خدمة بشكل منتظم ، فإن تعيين مهمة لذلك المورد وفقًا لمتطلباتك الدقيقة يجعل من السهل على الطرفين تتبع الترتيبات المعلقة. بدلاً من اللجوء إلى البريد الإلكتروني ، ناقش الطلبات الموجودة في Intellinote باستخدام التعليقات وهناك سجل دائم لأية اتفاقيات تكون في غاية الأهمية. يمكنك أيضًا السماح لمورديك بإنشاء مهام وتعيينها لك - حتى لا يضطروا إلى اللجوء إلى الاتصالات والمتابعات المجزأة أيضًا.
عندما يتعلق الأمر بمطاردة هذه الترتيبات المسبقة أو المهام الواجبة ، زيارة إلى مساحة العمل ذات الصلة أو نقرة من خلال المهام التي عينتها في ال مساحة عمل موحدة يجعل من السهل على الطرفين.
غالبًا ما يكون لدى الشركات اتفاقيات قائمة تحيط بالمسؤوليات والافتراضات ومعدلات الأجور أو الشروط والأحكام. يمكن استخدام الملاحظات لتخزين هذه الوثائق في بيئة ذات صلة قبل أن يتم تعليمها. يتم تنظيم المناقشات المتعلقة بالمهام أو الملفات المرفقة بالملاحظات أخيرًا بطريقة منطقية ، تحت نظام أساسي واحد - وليس ثلاثة أو أربعة.
استخدم القوالب أيضًا
تعد القوالب جزءًا آخر من Intellinote ، مما يجعل من السهل مواكبة مساحات العمل الجديدة. بدلاً من إعداد مساحة عمل جديدة في كل مرة لكل مورد جديد ، خصص وقتًا لتخصيص مساحة عمل بحجم واحد يناسب الجميع يمكنك بعد ذلك تحويلها إلى قالب. يمكن نشر الملاحظات التي تصف توقعاتك ومعلومات الاتصال والمناقشات المصممة للحصول على الكرة المتدحرجة مرارًا وتكرارًا باستخدام هذه الطريقة.
يمكنك تحويل أي مساحة عمل إلى قالب عن طريق زيارته ، والنقر الإعدادات ثم وضع علامة في المربع المحدد اسمح باستخدام مساحة العمل هذه كقالب. يمكنك بعد ذلك النقر فوق مساحة عمل استنساخ الزر الذي يظهر أدناه لعمل نسخ بسرعة ، وستظهر مساحة العمل أيضًا في قائمة القوالب.
بمجرد إنشاء مساحة عمل لعملية عمل خاصة (مثل التخطيط لحدث) ، يمكنك تحويلها إلى قالب بحيث يمكن للموظفين وأعضاء الفريق متابعته بسهولة في كل مرة ، دون الحاجة إلى إعادة اختراع عجلة.
أبقِ عملاءك قريبين
إن Intellinote ليست أداة كاملة لعلاقات العملاء ، ولكنها يمكن أن تأخذ بعض الأدوار المرتبطة بشكل شائع بالممارسة. اعتمادًا على احتياجاتك واحتياجات عملائك ، قد يوفر لك المال على الدفع مقابل CRM منفصل الحل والنهج الشامل يضمن الأشياء في المكان الذي تتوقع أن تكون فيه ويمكن الوصول إليها من نفسه مكان.
تمامًا مثل إدارة المورد أمرًا مهمًا بالنسبة للمنتجات أو الخدمات التي تستهلك نشاطًا تجاريًا ، فإن الحفاظ على علاقة جيدة مع عملائك أمر مهم وغالبًا ما يكون مفتاح ذلك هو التواصل الواضح. من المهم أن تكون ردودك في الوقت المناسب ، لذا من الضروري أن تكون قادرًا على تنظيم نفسك.
المناقشات هي طريقة رائعة للتواصل. فهي لا تدعم فقط المرفقات والتنسيق ، تمامًا مثل البريد الإلكتروني القديم الجيد ، ولكنها مرتبطة بمساحات العمل ذات الصلة وليست مبعثرة عبر البريد الوارد. حتى أن هناك منطقة تسمى مناقشاتي على ال مساحة عمل موحدة يسمح لك بمتابعة المحادثات الجارية بسهولة.
إن استخدام Intellinote بهذه الطريقة يوفر لعميلك "قاعدة منزلية" لأي شيء أنت تزويدهم ، والذي نأمل أن يزودهم بالأدوات التي يحتاجونها حتى لا يزالوا يشعرون بالضيق مشروع. في الوقت نفسه ، يتم منحك تحكمًا كاملاً في بيئة عميلك وتفاعلاته ، مما يسمح لك بتوجيه انتباهه بسرعة إلى الأشياء من خلال إنشاء ملاحظات ومشاركة الملفات وتعيين أنت المهام أو ببساطة بدء سلسلة مناقشة جديدة.
قم بتمكين عملائك
لا يعد إنشاء مساحات عمل لكل عميل من عملائك أمرًا صعبًا إذا استغرقت وقتًا لتهيئة قالب جديد ، وبعد ذلك لا يستغرق الأمر سوى بضع نقرات. بالنسبة لعملائك ، فإن العملية بسيطة. لا يستغرق التسجيل في حساب Intellinote وقتًا طويلاً.
إذا كنت ترغب حقًا في الاستفادة من كل ما تقدمه Intellinote ، فحث عملاءك على تعيين المهام. اطلب منهم تحديد تواريخ الاستحقاق ، وكتابة الأوصاف الكاملة ، وإضافة أي ملفات داعمة كمرفقات واستخدام التعليقات لمناقشة العنصر. بمجرد تعيين المهمة ، يمكن للطرفين مواكبة التقدم.
ال المهام المعينة إلي و المهام التي عينتها أقسام مساحة عمل موحدة تجعل من السهل على الأفراد مواكبة المهام بغض النظر عن مساحة العمل ، ومفيدة عند التعامل مع العديد من العملاء ، أو أوقات العام المزدحمة أو اللحاق بالركب أثناء التنقل.
بطبيعة الحال ، يعمل هذا النظام في كلا الاتجاهين ، وإذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية ، أو دفع أو أي شيء آخر من عميل أو عميل ، فما عليك سوى إنشاء مهمة جديدة وتعيينها للفرد ذي الصلة. كل شيء هو المكان الذي يجب أن يكون فيه - في مساحة عمل العميل (أو المشروع).
ابق على منافسيك أوثق
من المستحيل على كل شركة أن تعرف ما هي المنافسة في جميع الأوقات ، ولكن من الممكن بالتأكيد بناء صورة لما لديهم سابقا حقق. إن تطوير استراتيجية عملك كاستجابة لما يفعله منافسوك يضمن لك البقاء منتعشًا ومبتكرًا ، مهما فعلت. Intellinote على المهمة.
تتبع حضور المسابقة هو إحدى الطرق لمواكبة. يمكن تسجيل كل ذكر تراه في المدونات أو في المواد الإعلانية أو على وسائل التواصل الاجتماعي في ملاحظة تحتفظ بها في تلك الشركة أو المجموعة أو الفرد بعينه. مشاركة هذه الملاحظة أو إضافة أعضاء فريقك إلى مساحة العمل يجعل هذا جهدًا جماعيًا. يمكنك حتى إعداد تنبيهات جوجل وإعادة توجيه البريد الإلكتروني فيما يتعلق بالمنافسين مباشرة إلى Intellinote.
لإعادة توجيه بريد إلكتروني إلى حساب Intellinote الخاص بك. ببساطة إرسال بريد إلكتروني إلى [email protected] من عنوان Intellinote المسجل وسيتم حفظ ملاحظتك في ملاحظاتي قسم الخاص بك مساحة العمل الشخصية. تضمين #tag أو @ "Workspace" في سطر الموضوع لأغراض تنظيمية. وإذا قمت بإضافة "+ مهمة" إلى سطر الموضوع ، فستصبح ملاحظتك مهمة داخل Intellinote.
مع تدفق هذه المعلومات إلى Intellinote ، يمكنك البدء في وضع علامات على الملاحظات لتنظيمها حسب الشركة ، قم بتحويلها إلى مهام وقم بتعيينها لأعضاء فريقك للمتابعة وبدء المناقشات للصياغة استجابات. إن القدرة على تحويل العناصر بين Notes والمهام ، وتعيينها لأعضاء الفريق المختلفين والتعاون في أبحاث السوق بهذه الطريقة تساعدك على بناء صورة كاملة للمنافسة.
المنافسة جيدة
يحتاج كل نشاط تجاري إلى الاستجابة للمنافسة. ولا يشجع ذلك الابتكار فحسب ، بل يضمن أيضًا أن يظل جذب العملاء مباشرة هو المحور الرئيسي لاستراتيجية عملك. إذا خسرت أمام منافس ، يمكنك تتبع وإدارة استجابتك في ملاحظة والمتابعة دون عناء باستخدام المهام المعينة لأعضاء الفريق.
يمكن أن تكون المناقشات المستخدمة لصياغة الاستجابات للحملات المتنافسة مفيدة كمراجع في المرة القادمة التي تضطر فيها للتكيف. يمكن منح أعضاء الفريق الجدد على الفور الوصول إلى ثروة من المعرفة حول الأشخاص الذين سيتنافسون معهم ضدها ، وبصفتك شركة ، فأنت تراقب المنافسة بنشاط وتبني تفاصيل متزايدة صورة.
تخيل أنك فعلت ذلك على مدار سنوات. لن يكون لديك فقط قائمة باستراتيجيات منافسك على مدار فترة زمنية محددة ، بل ستكون لديك صورة حية لكيفية ردك كشركة لمثل هذه التهديدات. إن الوصول إلى هذه المواد يجعل من السهل نقد استراتيجيتك الأوسع ، أو استدعاء القرارات السابقة الناجحة أو الأفضل من ذلك ، تجنب ارتكاب نفس الأخطاء مرتين.
تفويض فعال
من المستبعد جدًا أن يكون كل عضو في مؤسستك قادرًا على مواكبة جميع سبل المنافسة ، ولكن ربما ترغب في الحفاظ على مستوى عالٍ من المشاركة. من خلال دعوة الجميع للمساهمة في مساحة العمل ، يسهل على أي شخص تدوين الحملات أو الإشارات أو العروض الترويجية.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا جدًا لمؤسستك ، ولكن يمكنك المضي قدمًا. من خلال تفويض شركات أو مناطق معينة تهم الأفراد ، يمكنهم استخدام أداة المتابعة للبقاء على اطلاع بهذه العناصر ذات الأولوية مع الاستمرار في المساهمة في الصورة الأكبر. تظهر العناصر في مساحة عمل موحدة تحت التالية، بينما يتم تضمينها أيضًا في ملخصات البريد الإلكتروني.
جعل الشعور محرك جوجل
يقدم Google Drive (محرر المستندات سابقًا) مجموعة كاملة من أدوات التعاون في الوقت الفعلي لمعالجة الكلمات وحفظ السجلات ومعالجة البيانات والعروض التقديمية وما بعدها. إن سحب حل إنتاجية ميسور التكلفة وقادر على الفهم يمكن فهمه من مجموعة أو منظور الأعمال ، ولكن هذا يعني أيضًا أن Google Drive هو نظام أساسي إضافي يجب عليك فعله التعامل مع.
غالبًا ما تفوق مزايا أحد إنجازات Google الأكثر فخرًا السلبيات ، ولكن الإحباط لا يزال موجودًا: نظام التنظيم الذي يعتمد على المجلدات والتعليقات التي تظهر على الإنترنت ويصعب تتبعها والشعور الساحق بالتجزؤ عند إضافة منتج آخر إلى مجموعة عملك أدوات.
غالبًا ما يتضمن ربط هذه المستندات بأعضاء الفريق والأقسام ذات الصلة مشاركة عناوين URL ، وأخطاء "تحتاج إلى إذن للوصول إلى هذا العنصر" والمحادثات التي تحدث في غضون وثيقة يصعب متابعتها ويصعب متابعتها. Intellinote هو الغراء السياقي المستخدم لإبقاء مستندات Google Drive عالقة في سياقاتها ذات الصلة.
حل مشكلة Google Drive
بكل بساطة ، يوفر Intellinote واجهة مستخدم تستند إلى السياق لمحتوى Google Drive الخاص بك ، وتنظيم مستنداتك التعاونية جنبًا إلى جنب مع الملاحظات والمهام والمناقشات الحالية. لم تعد بحاجة إلى زيارة Google Drive بعد الآن ، حيث ستظهر مستنداتك في مساحات العمل ذات الصلة ، مما يعني أنك لست مضطرًا للتعامل مع نظام المجلدات الفوضوي من Google أيضًا.
يسبب Google Drive أيضًا مشكلات للمستخدمين فيما يتعلق بحسابات متعددة: ما لم تكن تستخدم متصفح بملفات شخصية متعددة ، سيتعين عليك تبديل الحسابات في كل مرة تريد فيها الدخول إلى المستند. ومع ذلك ، إذا قمت بتوصيل Intellinote بحساب "العمل" الخاص بك ، يمكنك الوصول إلى مستندات شركتك من خلاله بدون الاضطرار باستمرار إلى تسجيل الخروج من Google Drive الشخصي.
انقل المناقشات خارج المستندات إلى مساحة العمل ، مما يجعلها قابلة للبحث على الفور ومتاحة دائمًا من موقع واحد. أنشئ إصدارات جديدة من الأفكار عن طريق تنزيل الملفات وإرفاقها ، أو التغلب على مشكلات الأذونات أو مشاكل الملفات المكررة.
يساعد المحتوى المحيط بمستندات Google Drive في توفير السياق ، مع المهام والملاحظات المستندات الداعمة أو المعلومات ذات الصلة الموجودة بجانب جداول بيانات Google و العروض التقديمية. تستحوذ المناقشات على التعليقات المضمنة ، مما يسهل على أعضاء المؤسسة مشاركة الأفكار من داخل مساحة العمل ذات الصلة.
أخيرًا ، إذا كنت تتعامل مع عملاء يستخدمون أنواعًا أخرى من الملفات مثل .DOCX و .PDF ، فإن Intellinote يجعلها من الممكن الاحتفاظ بهذه الموارد في شكل مرفقات في الملاحظات أو التعليقات ، جنبًا إلى جنب مع Google الخاص بك مستندات. تم تصميم Intellinote لإبقاء كل شيء معًا في مكان واحد.
اذهب للعمل!
في حين أنه من المستحيل أن يكون أي منتج جيدًا في كل شيء ، فقد تم تصميم Intellinote ليكون بسيطًا. وهذا يعني أنها مرنة ويمكن تكييفها للاستخدام في جميع أنواع المواقف. من خلال إنشاء نظام مباشر للملاحظات والمهام والمناقشات مثبتة في مساحات عمل متعددة الاستخدامات ، من الممكن تنظيم كل شيء ؛ من أقسام كاملة إلى أحداث فردية.
إن حيلة Intellinote هي التنظيم ، مما يعني في هذا السياق أكثر من مجرد نقل بعض المستندات إلى المكان الصحيح. حاول نقل المناقشات المتعلقة بالعمل بالكامل من البريد الوارد مباشرة إلى الأقسام ذات الصلة. شارك الملفات مع رؤسائك من خلال إرفاقها مباشرة بالمهمة التي تم تكليفك بها. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني حول هذا النموذج أو الاقتراح ، ستدرك أن التعليق مباشرة على العنصر نفسه هو طريقة أكثر إنتاجية للعمل.
بمجرد أن تدرك ذلك ، لا تبدو البدائل مرغوبة للغاية. إن فقدان الوقت والتركيز والمال من خلال الاعتماد على حقل بحث Gmail ليس خطة عمل بالضبط.
يمكنك تجربتها مجانًا
سواء كنت قد بدأت للتو في شركة صغيرة صغيرة وترغب في بناء عملك دون مخاطر الاعتماد على البريد الإلكتروني لكل شيء ، أو أنك تكتشف فقط كيف يمكن لمؤسستك المنشأة الاستفادة من مثل هذا النظام؛ تستطيع جرب برنامج Intellinote مجانًا (للأبد) لمعرفة ما إذا كان يناسب متطلباتك.
يمكن للفرق التي تضم ما يصل إلى خمسة إنشاء ما يصل إلى عشرة مساحات عمل بسعة تخزين تبلغ 2 غيغابايت لكل مستخدم لأغراض تحميل الملفات. حسابات المبتدئين هذه مجانية إلى الأبد ، وتأتي مع دعم كامل لـ Google Drive والوصول إلى الهاتف المحمول وتكامل البريد الإلكتروني. بالنسبة للشركات الناشئة الصغيرة بشكل خاص ، فإن Intellinote مجاني بشكل أساسي. يضع السعر الاحترافي Intellinote بسعر 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، مع 5 غيغابايت من التخزين السحابي متاح لكل عضو والقدرة على إنشاء عدد غير محدود من مساحات العمل.
مهما كانت احتياجاتك - سواء كانت شركة أو غير ذلك - تعمل Intellinote على تمكين الشركات والأفراد التقنيين والمبدعين الذين يحتاجون إلى حل تعاوني قوي لإنجاز المهمة.
سجل اليوم في Intellinote.net
حقوق الصورة: ضعها
تيم كاتب مستقل يعيش في ملبورن بأستراليا. يمكنك متابعته على تويتر.
