فن الاعتذار: كيف تقول آسفًا عبر البريد الإلكتروني (وتعني ذلك)

الإعلانات

الجميع يخطئون في بعض الأحيان. حاول بقدر ما نستطيع ، لا يوجد أحد مثالي. عندما ترتكب خطأ يؤذي شخصًا آخر ، فمن المناسب تقديم اعتذار.

بينما ستحتاج غالبًا إلى الاعتذار شخصيًا ، في بعض الأحيان قد تفضل أو يجب أن تقول أنك آسف عبر البريد الإلكتروني. سنلقي نظرة على كيفية الاعتذار بشكل احترافي في رسالة بريد إلكتروني لمساعدتك في تحقيق أفضل استفادة من هذا الموقف.

المكونات الثلاثة للاعتذار الصحيح

على الرغم من عدم وجود نمط عالمي ، فإن المعيار المقبول عمومًا للاعتذار يشمل ثلاثة أجزاء:

1. الاعتراف أنك فعلت شيئًا خاطئًا.
2. الشعور بالندم لأفعالك ووجودك متعاطف لفهم كيفية إيذاء الشخص الآخر.
3. الرد، حيث تجعل الموقف صحيحًا.

سنلقي نظرة على كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة أثناء استعراض كيفية التعبير عن أسف في رسالة بريد إلكتروني.

فتح اعتذارك

قبل البدء في صياغة الاعتذار الفعلي ، عليك مخاطبة الشخص الذي تكتب إليه. سيختلف هذا كثيرًا اعتمادًا على علاقتك بالشخص.

لنفترض أنك ارتكبت خطأً في موقف احترافي ، وعليك بالتالي إرسال رسالة اعتذار إلى رئيسك في العمل. كمثال ، سنقول إنك أخفقت في إكمال مهمة حاسمة في الوقت المحدد ، مما أدى إلى تأخير المشروع لكل شخص آخر.

في هذه الحالة ، يكون الترحيب المناسب هو "عزيزي [الاسم]". إذا كنت تعتذر لصديق ، فشيء مثل "مرحبًا [Name]" أو "مرحبًا [Name]" سيكون أكثر ملاءمة.

لا تنسَ سطر الموضوع في البريد الإلكتروني أيضًا. بعد أن ظلمت شخصًا ما ، فقد لا يكون سعيدًا برؤية رسالة بريد إلكتروني منك تصل. يعد وضع شيء مثل "أرجو قبول اعتذاري" أو "أنا آسف بصدق" في سطر الموضوع طريقة جيدة لتوضيح الغرض من رسالتك منذ البداية. لا تحاول احصل على ذكاء مع اختصارات البريد الإلكتروني 15 اختصارات البريد الإلكتروني التي يجب عليك استخدامها لخطوط الموضوع الجذابةلمعلوماتك ، أنا OOO حتى EOD. راجع للشغل ، PRB هذا المساء مع Y / N. إذا لم تكن لديك فكرة عما يعنيه أي من اختصارات البريد الإلكتروني هذه ، فلنراجعها وكيف يمكنك استخدامها. اقرأ أكثر .

الاعتراف بخطئك

الآن بعد الانتهاء من الافتتاح ، حان الوقت للجزء الحيوي الأول من الاعتذار. هنا تحتاج إلى تحديد المشكلة التي حدثت بشكل واضح. امتلك ما قمت به ؛ لا تحاول صرف اللوم عن شخص آخر أو اختلاق ما حدث.

إليك مثال على ذلك ما الذي عليك عدم فعله:

بينما أعلم أنني فاتني موعد نهائي مهم ، فهذا ليس خطئي حقًا. كنت أعمل مع بول في هذا المشروع ، وأهدر الكثير من وقتي من خلال طرح مجموعة من الأسئلة غير ذات الصلة. كان جهاز الكمبيوتر الخاص بي يتجمد أيضًا على مدار الأسبوع ولم يتمكن IT من النظر إليه حتى الآن. لذلك هذا ليس كل شيء بسببي.

حتى إذا كان ما سبق صحيحًا ، فهو لا يقدم اعتذارًا جيدًا. يحتاج هذا الجزء إلى الاعتراف بمسؤوليتك في الخطأ الفادح.

شيء مثل هذا أفضل بكثير:

أدرك أنني فاتني موعد نهائي حاسم. كان هذا المشروع مهمًا جدًا لقسمنا ، وقد وثقت بي لإكماله في الوقت المناسب. أعلم أن فشلي في إكمال هذه المهمة في الوقت المحدد قد أخر استكمال المشروع. هذا ينعكس بشكل سيئ على فريقنا ، وأنا آسف لذلك.

لقد أوضحت هنا بوضوح الخطأ الذي ارتكبته ، دون محاولة التقليل من شأنه أو الانحراف.

التعبير عن الندم على ما فعلته

الآن بعد أن أوضحت خطأك بوضوح ، تحتاج إلى إظهار الجدل حول ما حدث. ضع في اعتبارك أن ما فعلته تسبب في الألم والإحباط والمشاعر السلبية الأخرى للشخص الآخر.

اجعل الأمر واضحًا أنك تشعر بالندم على الموقف. حاول أن تضع نفسك في مكانها وأن تفهم كيف أدت أفعالك إلى الشعور بها. لا تقدم شرحًا لسلوكك هنا. الهدف من الاعتذار هو إصلاح علاقة مكسورة ، وليس إثبات أنك كنت على حق طوال الوقت.

إليك مثال على كيفية تأطير هذا الجزء من الاعتذار:

أريد أن أعتذر بصدق لأنني لم أفي بالتزاماتي وأكمل المهمة التي أوكلتها إلي في الوقت المحدد. لا توجد أعذار لهذا الفشل. لا أحب أن أعلم أنني خذلت فريقي ، وأشعر بالسوء لأن هذا تسبب لك بالحرج عند مقابلة العميل.

التعبير عن التعاطف يضفي المصداقية على اعتذارك. يساعدك على نسيان وجهة نظرك للحظة وإلقاء نظرة على ما يتعامل معه شخص آخر.

جعلها صحيحة

الكلمات مهمة ، لكن الأفعال لها وزن أكبر بكثير. لتثبت أنك تقصد ما قلته ، من المهم أن تعدل. سيؤدي اتخاذ إجراء إلى تصحيح الموقف (إن أمكن) أو إظهار أنك ستبذل قصارى جهدك لعدم ارتكاب نفس الخطأ مرة أخرى.

استمرارًا بمثالنا حول عدم الالتزام بموعد نهائي ، يمكن أن يكون هذا بمثابة جزء من الرد من الاعتذار:

في المستقبل ، لتجنب فقدان المواعيد النهائية ، سأتحدث إليكم مقدمًا إذا كنت قلقًا من أنني لن أتمكن من إنجاز شيء ما في الوقت المحدد. سأكون أكثر وعيا بمدى الوقت الذي تستغرقه المشاريع الهامة ، وأنا على استعداد لقضاء ساعات إضافية خارج المكتب للتأكد من إنجازها. وهذا لن يحدث مرة أخرى.

في بعض المواقف ، قد لا تعرف ما تقدمه لتعويض سلوكك. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك ببساطة أن تسأل "ما الذي يمكنني فعله لجعل هذا صحيحًا؟"

الأهم هو إظهار كيف ستتصرف بشكل مختلف في المستقبل لمنع حدوث نفس المشكلة مرة أخرى.

إغلاق اعتذارك

الآن عليك فقط أن تختتم الرسالة. هذا بسيط إلى حد ما ، ولكن تأكد من الحفاظ على النغمة المناسبة. يجب أن تشكر المستلم على قراءة رسالة اعتذارك وتتمنى له التوفيق.

قد يكون من الجيد أيضًا دعوتهم لمناقشة ما قلته أكثر. يوضح هذا أنك صريح ومنفتح على حوار إضافي.

إليك طريقة واحدة لإغلاق البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار:

شكرا لقراءتك هذا. إذا كان هناك أي شيء تريد مناقشته أكثر ، فيرجى الاتصال بي حتى نتمكن من العمل من خلاله.

بإخلاص،
[اسمك]

إذا كنت لا ترغب في استخدام "مع خالص التقدير" ، فإن عمليات الإغلاق الرسمية الأخرى مثل "أطيب التحيات" ستعمل أيضًا.

هل البريد الإلكتروني هو الوسيط الصحيح؟

لقد اطلعنا على كيفية الاعتذار بشكل احترافي في رسالة بريد إلكتروني. ولكن قبل أن تبدأ في كتابة بريدك الإلكتروني ، يجب أن تفكر فيما إذا كان البريد الإلكتروني هو الوسيلة المناسبة للاعتذار.

من المؤكد أن البريد الإلكتروني له فوائد عندما يتعلق الأمر بالاعتذار. نظرًا لعدم وجود قيود زمنية ، يمكنك تأليف أفكارك بطريقة واضحة ومباشرة. إذا كان هناك اعتذار سريع منظم ، فإن البريد الإلكتروني يتيح لك الاتصال بهم في فترة زمنية قصيرة. وعلى عكس الاعتذارات الشخصية ، لا تحتاج إلى أن تكون عفويًا وتتفاعل مع ما يقوله الشخص الآخر.

لكنها ليست كلها جيدة. البريد الإلكتروني أقل شخصية من اعتذار شخصي (أو مكالمة هاتفية). اعتمادًا على إعداد شركتك ، قد يصادف إرسال بريد إلكتروني جبانًا إذا كان الظهور الشخصي ممكنًا. لا تختبئ خلف شاشة.

اعتذارات لإصلاح الأخطاء

الاعتذار بشكل صحيح هو مهارة حياتية قيمة. لا يعرف الجميع كيفية القيام بذلك ، لذلك من السهل ترك الشخص الآخر يشعر بالإحباط أكثر من ذي قبل. استخدم هذا الدليل الأساسي حول كيفية التعبير عن الأسف في البريد الإلكتروني وستكون في طريقك إلى علاقة تم إصلاحها.

ضع في اعتبارك أن الهدف النهائي للاعتذار هو إعادة بناء الثقة المقطوعة. لقد فعلت شيئًا خاطئًا ، والخطوات الثلاث المذكورة أعلاه هي كيفية امتثالك لها وتصحيحها. لا تجعل الأمر يتعلق بك.

بعد ذلك ، يمكنك معرفة المزيد حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية 5 طرق لكتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية التي توفر الوقت والجهدإنها مهارة معرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية توفر الوقت وتحصل على ردود. دع نماذج رسائل البريد الإلكتروني هذه تساعدك. اقرأ أكثر .