كيف تجعل أدوات الكتابة التعاونية حياتك أسهل

الإعلانات

إذا اضطررت يومًا إلى المشاركة في إنتاج عمل مكتوب ، فستعرف عدد المستويات التي قد يكون هذا صعبًا. يجب أن يكون انتظار شريكك (شركاء) الكتابة أو إصلاح الإصدارات المتضاربة من المستند هو أقل ما يقلقك. بعد كل شيء ، الإنترنت يجعل الكتابة التعاونية في غاية السهولة.

بعد كتابة أطروحة من 100 صفحة في فريق من ثلاثة أشخاص ، باستخدام Google Drive ، علمت أن هذا صحيح. ومع ذلك ، فشلت مؤخرًا في دفع Google Drive لإكمال مستند أقل من 10 صفحات في فريق من خمسة. انتهى بنا الأمر بإرسال مستندات Word ذهابًا وإيابًا ، مما دفعني إلى الجنون تقريبًا. ساعد فريقك على تجنب المشكلات التالية من خلال الانتقال إلى أداة الكتابة التعاونية في الوقت الحقيقي معالجة النصوص في مستندات جوجل؟ 5 نصائح مهمة يجب وضعها في الاعتباربالنسبة لغالبية حياتي ، كان Microsoft Word أداة معالجة الكلمات لاستخدامها إذا كنت ستقوم بأي عمل جاد. بالتأكيد ، كانت هناك بدائل مثل Corel WordPerfect ولاحقًا على OpenOffice ، ... اقرأ أكثر من البداية.

انتظار بعضهم البعض

ماذا يحدث عندما لا تستخدم أداة تدعم الكتابة التعاونية في الوقت الفعلي؟

ينتهي بك الأمر في انتظار بعضكم البعض. سيتمكن شخص واحد فقط من كتابة المستند أو تحريره ، قبل أن يتمكن الشخص التالي من المتابعة. عندما تلاحق موعدًا نهائيًا ، سيكلفك هذا وقتًا ثمينًا.

من أجل التعاون الفعال ، يحتاج أعضاء الفريق إلى وصول غير مقيد إلى المستند الذي تعمل عليه جميعًا. سيتيح ذلك للجميع الكتابة أو التعديل في وقت فراغهم. ستجد أنه ليس هناك ما هو أقوى من قضاء الوقت في الكتابة معًا في الوقت الفعلي على مستند واحد ، خاصة إذا لم تكن في نفس الغرفة.

مقترنًا بضعف الاتصال والعمل عن بُعد ، والانتظار على بعضهما البعض يكلف أسابيع فريقي. لحسن الحظ ، لم يكن علينا الالتزام بموعد نهائي صعب. لكن هذه ليست أسوأ مشكلة يمكنك توقعها عند العمل في فريق بعيد.

العبث تنسيق إصدارات بعضهم البعض

من المحتمل أنك لا تستخدم جميعًا نفس نظام التشغيل أو معالج الكلمات نفسه أو نفس إصدار البرنامج. هذا يمكن أن يفسد الأشياء ويضيع ساعات عملك.

يمكنك تجنب مشاكل التنسيق من خلال تزويد الجميع بنفس الأداة بالضبط. أسهل طريقة للقيام بذلك هي أن يعمل الجميع في نفس المستند بالضبط على نظام أساسي محايد واحد لنظام التشغيل ، مثل معالج النصوص عبر الإنترنت.

في فريقنا ، كان علي أن ألوم هذه المشكلة لأنني لا أستخدم Microsoft Office. لماذا أدفع مقابل Word ، إذا كنت عادةً ما أحتاجه فقط لفتح المستندات وإذا كان هناك العديد من الميزات الرائعة بدائل مكتب مجانية أفضل 7 بدائل مجانية لمايكروسوفت أوفيسMicrosoft Office هو ملك أجنحة المكتب ، ولكن هذا لا يعني أنه هو الخيار المناسب لك. إليك بعض الأجنحة المكتبية الأخرى التي قد ترغب فيها بشكل أفضل! اقرأ أكثر ? لسوء الحظ ، ذهبت مع بديل - ليبر أوفيس - والتي لا تعمل بشكل جيد مع Word.

إنشاء وثائق متضاربة وفقدان التغييرات المتعقبة

عندما لا يستطيع الأشخاص الانتظار على بعضهم البعض لأن الموعد النهائي يقترب ، ستنتهي بنسخ مختلفة من المستند. في النهاية ، يجب أن يجلس شخص ما ويدمج النسخ المختلفة في مستند واحد. هذا ليس مضيعة للوقت فحسب ، بل مصدرًا للأخطاء أيضًا.

علاوة على ذلك ، عند إعادة مزامنة الإصدارات المتضاربة في مستند واحد ، ستنتهي أيضًا بفقدان بعض منها على الأقل التغييرات المتعقبة كيفية التعاون مع تعقب التغييرات في مايكروسوفت وورد اقرأ أكثر والتعليقات. يمكن أن يقطع هذا القطار الجماعي للفكر ويؤدي إلى سوء الفهم. كيف يمكنك تجنب ذلك؟

في تجربتي ، لا يحدث أي شيء من هذا عندما تستخدم أداة كتابة تعاونية. في فريقنا ، نفد صبر الناس وتم إجراء الجولة الأخيرة من التعليقات والتحرير في نفس الوقت. هذا يعني أن شخصًا واحدًا كان عليه أن يدمج جميع المستندات ، مما أدى تقريبًا إلى خطأ محرج.

مزايا الكتابة التعاونية ما وراء تجنب القضايا

يمكن أن تكون أدوات الكتابة التعاونية أكثر أمانًا من نقل الملفات عبر الإنترنت.

بسبب مخاوف أمنية (وكالة الأمن القومي وآخرون) ، قيدت العديد من المؤسسات استخدام أدوات مثل Dropbox. على الرغم من أن Dropbox ليس مثاليًا في المقام الأول ، إلا أنه يتجنب ممارسة سيئة واحدة بشكل خاص: إرسال المستندات ذهابًا وإيابًا عبر البريد الإلكتروني.

عموما، البريد الإلكتروني غير آمن للغاية 7 نصائح مهمة لأمان البريد الإلكتروني يجب أن تعرفهايعد أمان الإنترنت موضوعًا نعلم جميعًا أنه مهم ، ولكنه غالبًا ما يعود إلى فترات راحة عقولنا ، ويخدع أنفسنا للاعتقاد بأنه "لن يحدث لي". سواء... اقرأ أكثر لمشاركة المستندات. ليس من السهل اعتراض البريد الإلكتروني فحسب ، بل يمكنك أيضًا أن تنسى تضمين شخص ما أو تحديد مستلم خاطئ عن طريق الخطأ. أدخل منصات الكتابة التعاونية ، والتي يمكن أن تحل كل هذه القضايا.

إذا كنت لا ترغب في الذهاب مع خدمات الشركات الكبرى ، مثل جوجل درايف أو SkyDrive (قريبًا OneDrive) ، اختر من بين العديد معالجات الكلمات البديلة عبر الإنترنت 5 بدائل رائعة لمحرر مستندات Google يجب أن تفكر فيهمحرّر مستندات Google له عيوبه. ربما تريد تجنب Google لأسباب تتعلق بالخصوصية. أو قد تحتاج إلى ميزات مختلفة. وجدنا خمسة بدائل ممتازة وسيعمل أحدها معك. اقرأ أكثر . جادة في الأمن؟ استخدم أداة مثل EtherPad لإعداد منصة الكتابة التعاونية الخاصة بك والتي تستضيفها بنفسك والخاصة على السحابة.

أخيرًا ، كما ذكرنا سابقًا ، إنه اندفاع حقيقي للعمل على مستند أثناء مراقبة المدخلات الإبداعية من الآخرين في نفس الوقت. هذا عندما تدخل أرض الإبداع المشترك الحقيقي وهنا تولد روح الفريق.

كيف تتعاون في المستندات وما هي الحيل أو الأدوات التي ساعدت في إبقائك عاقلًا؟

ائتمانات الصورة: رجل ينتظر عبر Shutterstock