كيفية ترتيب أولويات المهام مع نظام إنتاجية مصفوفة أيزنهاور

الإعلانات

تطبيقات قائمة المهام كلها غضب هذه الأيام. أثبت العلم ذلك قوائم تشجع بالفعل الإنتاجية، ويمكنك زيادة تعزيز الإنتاجية باستخدام الحيل مثل جعل قائمة المهام الخاصة بك علنية. بعض الناس يستخدمون حتى صناديق البريد الإلكتروني كقوائم مهام.

ولكن ماذا لو جربت كل هذا ولم ينجح أي منها؟

محظوظ بالنسبة لك ، طرق إنتاجية بديلة 5 تقنيات إنتاجية جديدة ربما لم تسمع بهاإذا كنت لا تزال تبحث عن أفضل طريقة لتعزيز إنتاجيتك ، فجرّب أحد هذه البدائل الأفضل لـ Pomodoro و GTD. تذكر التوقف عن البحث بمجرد العثور على حل "جيد بما فيه الكفاية". اقرأ أكثر يوجد. وإذا وجدت أن قوائم المهام العادية مزعجة للغاية أو ساحقة للغاية ، فإننا نوصي بتجربة تقنية قديمة ولكنها فعالة تسمى مصفوفة أيزنهاور.

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي شبكة مربعات 2 × 2. الصف العلوي مخصص للمهام "المهمة" بينما الصف السفلي مخصص للمهام "غير المهمة". في نفس الوقت، العمود الأيسر مخصص للمهام "العاجلة" بينما الصف الأيمن للمهام "غير العاجلة". إليك ما يبدو مثل:

بالنسبة لمعظم الناس ، فإن المصطلحين هام وعاجل مترادفان ، لذلك دعونا نتوقف لحظة لتحديد الفرق بينهما:

• مهم - المهام التي تساهم في أهدافك وقيمك طويلة المدى ، سواء الشخصية أو المهنية ، إلخ. الأهمية هي كل شيء ملاءمة. إحدى الطرق لتحديد ما إذا كانت المهمة مهمة هي أن تسأل نفسك: "هل ما زال بإمكاني بلوغ أهدافي والبقاء صادقًا مع قيمي إذا تخطيت هذه المهمة؟"
• العاجلة - المهام التي يجب معالجتها بحلول نهاية اليوم. إذا كان الجدول الزمني الخاص بك يحتوي على المزيد من الوقت ، فقد تفضل بنهاية الأسبوع. في كلتا الحالتين ، فإن الإلحاح هو كل شيء زمن. إحدى الطرق لتحديد ما إذا كانت المهمة ملحة هي أن تسأل نفسك: "متى يكون الموعد النهائي لهذه المهمة؟"

قبل أن تتمكن من تحديد ما إذا كانت المهمة مهمة أم لا ، تحتاج إلى معرفة أهدافك وقيمك. بالنسبة للكثيرين ، يعد التقدم الوظيفي هدفًا طويل المدى ، لذا فإن المهام المرتبطة مباشرة بذلك مهمة. أو إذا كنت تقدر العائلة كثيرًا ، فقد يكون من المهم العودة إلى المنزل في الوقت المحدد.

ولكن كيف يمكن أن تكون المهمة عاجلة ولكنها ليست مهمة؟ تذكر أن الاستعجال فقط حول الوقت. فكر في الموعد النهائي. لنفترض أن اليوم هو اليوم الدولي للقهوة وأن مقهىك المحلي يقدم لك القهوة مجانًا. إذا لم تستغل ذلك اليوم ، فستضيع الفرصة - لكن القهوة المجانية لا علاقة لها بأهدافك أو قيمك طويلة المدى. إنه أمر ملح ، ولكنه ليس مهمًا.

باستخدام هذه التعريفات ، يصبح من الأسهل وصف أنواع المهام التي تنتمي إلى كل من المربعات الأربعة. يمكننا حتى التفكير في المصفوفة بهذه الطريقة:

لماذا تستخدم مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي ببساطة طريقة حدد أولويات مهامك.

قوائم المهام رائعة في التتبع ماذا ما عليك القيام به ، ولكن ليس من السهل دائمًا تحديده التي المهام لها أولوية أعلى. أنا شخصياً لم أستخدم ميزة "الأولوية" مطلقًا في أي تطبيق قائمة مهام لأنني دائمًا ينتهي بي بوضع علامة على كل شيء على أنه "أولوية عالية" - وعندما يكون كل شيء له أولوية عالية ، فلا شيء.

علاوة على ذلك ، عندما تنظر إلى قائمة المهام وترى 30 مهمة متراكمة ، كيف تقرر أي مهمة يجب معالجتها؟ يقول البعض: "ابدأ بالأسهل". يقول الآخرون "لا ، ابدأوا بالأصعب". ولكن ما هو السهل وما هو الصعب؟ إنه ليس أبيض وأسود أبدًا. في كثير من الأحيان ، لقد أهدرت 10 أو 15 أو حتى 30 دقيقة لمحاولة اختيار مهمتي!

هذا هو السبب في تألق مصفوفة أيزنهاور. على عكس قائمة المهام المنفردة ، فإن المصفوفة تحدد أولوياتها ذاتيًا. يخبرك التي مهمة للتعامل معها بعد ذلك. يقلل من الحمل المعرفي لأن مربعي Now و Later فقط هم الذين يهمون حقًا. وإذا واجهت صعوبة في الوقت ، فهذا يساعدك على معرفة المهام التي يمكنك تخطيها.

بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي المصفوفة على فائدتين ثانويتين أخريين. أولاً ، يفرض عليك أن تكون أكثر وعياً بكل مهمة. بدلاً من رمي كل شيء في كومة كبيرة من المهام الفوضوية ، فإنك تقرر بنشاط ما إذا كانت المهام تستحق وقتك مقدمًا ، مع إبقاء قائمة المهام الفعلية ضيقة. ثانيًا ، يذكرك باستمرار بأهدافك وقيمك.

المشكلة الوحيدة هي أن مصفوفة أيزنهاور يمكن أن تكون صعبة بعض الشيء في البداية. على وجه الخصوص ، يميل المستخدمون الجدد إلى التعثر من خلال المندوبين والمربعات التافهة. هناك يكون منحنى التعلم ، لذلك دعونا نذهب من خلال مثال عملي لكيفية إعداد مصفوفة ، وتنظيم المهام ، واستكمال يوم واحد.

كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور

على الرغم من أن Eisenhower Matrix هو مربع من أربعة مربعات من الناحية المفاهيمية ، يمكنك الاقتراب منه عمليًا كأربع قوائم مهام منفصلة: قائمة الآن وقائمة المفوضين وقائمة لاحقة وقائمة تافهة. وتأتي القائمتان العاجلتان قبل القوائم غير العاجلة.

أجد أن Trello رائع لهذا. قم بإعداد لوحة لكل مجال من مجالات حياتك (على سبيل المثال الشخصية والمهنية والكنيسة والهواية) وقم بإعداد هذه القوائم الأربعة في كل مجالس. أو إذا لم يكن لديك الكثير مما يحدث ، يمكنك استخدام لوحة واحدة لجميع المهام. الأمر متروك لك. لا تحب Trello؟ يعتبر هذه الأدوات Kanban البديلة وداعا تريلو! 5 أدوات مجانية من Kanban BoardTrello هو تطبيق رائع لإدارة المشاريع وتنظيم المهام الخاصة بك. ولكن هناك تطبيقات kanban أخرى يمكن أن تكون مثالية لمهامك. لنتحدث عن أفضل بدائل Trello. اقرأ أكثر .

بمجرد أن تصبح قوائمك جاهزة ، يمكنك البدء في إضافة المهام:

لنفترض أنك موظف مكتب تقليدي تريد استخدام مصفوفة أيزنهاور لتصبح أكثر إنتاجية في العمل. سيكون هذا هو السيناريو الذي يدفع بقية هذا المثال ، ولكن يجب أن يكون من السهل تطبيق هذه المفاهيم بطريقة أخرى.

ماذا على طبقك اليوم؟ أول ما يتبادر إلى الذهن: البريد الإلكتروني. لنقم بإنشاء مهمة لـ الوصول إلى علبة الوارد صفر، وهو أمر عاجل (يجب إفراغ البريد الإلكتروني يوميًا) ومهم (نتحدث هنا عن رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل):

يحدث اليوم أن يكون يوم البريتزل في المكتب وأنت تتوق إلى استخدام البريتزل مجانًا مع الأعمال. قد يكون هذا أمرًا عاجلاً ، ولكنه ليس مهمًا:

يذكرك رئيسك في العمل أن تقرير توثيق المشروع الأخير لفريقك هو الساعة 4 مساءً ، وهو أمر عاجل ومهم:

كما يذكرك أيضًا بأن طلب ميزانية فريقك لمشروعك القادم سيكون مستحقًا بحلول نهاية يوم الجمعة. هذا أمر مهم ولكنه ليس عاجلاً:

يأتيك مدير المكتب ويقول إن مستلزمات الورق والحبر تنفد. تحتاج إلى تقديم طلب في أقرب وقت ممكن - ولكن هذا ليس له علاقة كبيرة بأهدافك المهنية أو قيمك:

إنه في وقت مبكر من الصيف (في هذا السيناريو) والمكتب أصبح أكثر ضبابية مع الموسم الممطر. سترتفع إنتاجية الجميع مع مزيل الرطوبة الجيد ، ناهيك عن كل فوائد أخرى لتقليل الرطوبة 4 فوائد صحية لرصد درجة الحرارة والرطوبة في المنزلهل تعلم أن هناك فوائد صحية لاستخدام منتجات المنزل الذكي؟ هذا صحيح. يمكن لعملية شراء واحدة أو اثنتين من عمليات الشراء الذكية تحسين جودة حياتك بشكل كبير في المنزل. اقرأ أكثر .

أنت تدلي بملاحظة لطرح هذا ، ولكن هذا ليس عاجلاً ولا مهمًا:

يوم ويوم وغني. تنعقد الاجتماعات ، ويتعين القيام بالتخطيط ، وتتذكر الأشياء التي تريد القيام بها ، وما إلى ذلك. في نهاية المطاف ، ستمتلئ المصفوفة (أي القوائم) ، وأفضل جزء هو أنها أقل تخويفًا من قائمة رئيسية واحدة من المهام:

عندما تكون متاحًا لمهمة أخرى ، ما عليك سوى البدء من اليسار والتحرك لليمين. يجب أن تتعامل مع كل شيء في قوائم الآن والمفوضين قبل أن تهتم بالقوائم غير العاجلة.

اذا أنت يستطيع تفويض ، عالج قائمة المندوبين أولاً وقم بإلغاء تحميل أكبر قدر ممكن من هذه المهام. ثم انتقل من خلال قائمة الآن. بمجرد الانتهاء من القائمة الآن ، اعتبر يومك ناجحًا. يمكنك الآن الحصول على السبق في قائمة لاحقًا أو إنهاء اليوم مبكرًا.

اذا أنت لا تستطيع المفوض ، ابدأ بقائمة Now. إذا حصلت على قائمة Now ولديك المزيد من الوقت ، فلديك خيار: التعامل مع قائمة المفوضين كقائمة Now ، أو الحصول على السبق في قائمة لاحقًا ، أو إنهاء اليوم مبكرًا. في الممارسة العملية ، ربما تريد التبديل بين مهام التفويض والمهام اللاحقة.

في نهاية اليوم ، راجع قائمة التفويضات وأخرج جميع المهام التي انقضت المواعيد النهائية لها. احتفظ بالأشياء التي لا يزال بإمكانك القيام بها. احفظهم ليوم غد.

في بداية اليوم التالي ، راجع قائمة لاحقًا وحدد المهام الملحة الآن. انقلهم إلى قائمة الآن. افعل نفس الشيء مع القائمة التافهة ، باستثناء تحويل تلك المهام إلى قائمة المفوضين. أضف أي مهام جديدة تنشأ على مدار اليوم. اشطف و كرر.

عندما لا تعمل قوائم المهام بالنسبة لك

لاحظ أنه يمكنك تعديل مصفوفة أيزنهاور كيفما تريد. على سبيل المثال ، بدلاً من استخدامه لتوجيه يومك بالكامل ، يمكنك ذلك فرز البريد الإلكتروني الخاص بك مع المصفوفة الخاصة به إليك الحل الأكثر حسماً لفرز البريد الإلكتروني الذي ستحتاجهيضمن أحد حلول الفرز البسيطة أنك دائمًا على رأس رسائل البريد الإلكتروني. ما عليك سوى أربعة تصنيفات أو مجلدات لإدارة البريد الوارد الخاص بك وتقليل الضغط على بريدك الإلكتروني. اقرأ أكثر . يمكن أن يثبت المفهوم الكامل للطوارئ / الأهمية أنه مفيد في جميع أنواع القضايا بخلاف العمل والبريد الإلكتروني.

حقق الكثير من الأشخاص نجاحًا كبيرًا مع مصفوفة أيزنهاور. ولكن إذا وصلت إلى هذه النقطة ولا تعتقد أن ذلك سيساعد ، فلا بأس. استمر في البحث عن الطريقة التي تناسبك. عند كل ما يقال ويفعل، تقنية الإنتاجية الوحيدة التي تهم أفضل أداة إنتاجية هي تلك التي تستخدمها فعليًافي عالم يلاحق الإنتاجية ، يعد كل تطبيق إنتاجي جديد ولامع بشيء جديد. ولكن هل نفقد شيئًا عندما نغير تطبيقات الإنتاجية لدينا كثيرًا؟ اقرأ أكثر هو الشخص الذي تستخدمه بالفعل.

هل تجد مصفوفة آيزنهاور مفيدة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما تقنية الإنتاجية التي تستخدمها للبقاء منظمًا ومستقبليًا؟ شارك معنا في التعليقات أدناه!

حقوق الصورة: Amy Bull عبر Shutterstock.com