نصائح أساسية لعقد مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت

يبدو مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت سهلاً. يمكنك تشغيل الكمبيوتر المحمول والنقر فوق تطبيق الاجتماع الافتراضي لبدء كاميرا الويب. لكن هذا البُعد وسهولة التكنولوجيا للاتصال بنا جميعًا يمكن أن يجعلك غافلًا عن المهام الصغيرة ولا تتخلف عن مقابلة زملائك على الشاشة.

قد تكافح مع التكنولوجيا أو أجواء منزلك. لذا ، فإن التحضير للاجتماع لا يقل أهمية. بعد ذلك ، بمجرد حضور الاجتماع ، ستكون طريقتك هي المفتاح لرفع حضورك.

في جوهرها ، مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت هي جزء من حياتنا الآن. اكرههم أو أحبهم ، عليك أن تتعامل معهم. لماذا لا تستخدم ورقة الغش أدناه لتحقيق الاستفادة القصوى من اجتماعات الفيديو هذه؟

تحميل مجاني: تتوفر ورقة الغش هذه كملف PDF للتحميل من شريك التوزيع ، TradePub. سيكون عليك إكمال نموذج قصير للوصول إليه لأول مرة فقط. تحميل أساسيات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت.

أساسيات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت

تجهيز
انتبه إلى قواعد اللباس	عامل الاجتماع عبر الإنترنت كاجتماع شخصي واتبع معايير مكان العمل.
اعتني بنظافتك قبل أن تجلس للاجتماع.
اعرض وجهًا احترافيًا لأنه يضيف إحساسًا طبيعيًا إلى محادثة بعيدة.
- تجنّب تشتيت الألوان شديدة السطوع أو الداكنة جدًا. يمكنها التخلص من بعض كاميرات الويب التي تضبط التعرض والسطوع تلقائيًا. instagram viewer
واجه الكاميرا بوضعية جيدة.
قم بإعداد معداتك	اختر كرسيًا مريحًا للجلوس عليه.
استخدم شاشة تتيح لك رؤية الشرائح وجداول البيانات بسهولة. (شاشة الهاتف الذكي جيدة لاجتماع غير رسمي ولكن ليس لعرض البيانات.)
استثمر في سماعة جيدة مانعة للضوضاء.
تعرف على برنامج الدردشة الذي عليك استخدامه. انتبه بشكل خاص إلى الإعدادات التي قد تحتاجها أثناء الاجتماع.
تجنب الإضاءة الخلفية لأنها يمكن أن تحجب وجهك. الضوء الطبيعي أو الأضواء العلوية مثالية.
لا يوجد شيء بنفس أهمية عرض النطاق الترددي الجيد. أي شيء أقل من 20 ميجابايت في الثانية يمكنه تقطيع الفيديو.
إذا كان الاجتماع بالغ الأهمية ، فاحتفظ باتصال بديل جاهزًا. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد نقطة اتصال WiFi مستقلة.
أغلق تطبيقات الخلفية غير الضرورية وأوقف برامج البث المتزامن في متصفحك.
ضع كاميرا الويب على مستوى العين حتى تتمكن من إجراء اتصال بالعين مع الآخرين في فريقك.
كن الدعم الفني الخاص بك أو اختبر معداتك مع زميل قبل بضع دقائق من الاجتماع الحقيقي.
قم بتشغيل كاميرا الويب الخاصة بك ومعاينة الإطار وتأثير الضوء في الداخل. المزيد من الضوء أفضل.
تعطيل الإخطارات لدورة الاجتماع.
إذا كنت تخطط لمشاركة شاشتك ، فتأكد من إبعاد البيانات الشخصية عن الطريق.
صقل بيئتك	كتم هاتفك المحمول لتجنب الانقطاع.
نظف غرفتك ومكتبك.
افحص الخلفية وتأكد من عدم وجود أي شيء غير مناسب.
اختر خلفية افتراضية في تطبيقات مثل Microsoft Teams و Zoom لإخفاء الخلفيات الفوضوية.
احتفظ بالماء والشاي / القهوة في متناول اليد.
اختر مساحة معزولة ، يفضل أن يكون لها باب ، حتى تتمكن من عقد اجتماع بدون تشتيت الانتباه.
أخبر عائلتك بجدول الاجتماع مسبقًا.
تأكد من أن أطفالك سيظلون مشغولين طوال فترة اجتماعك.
أبعد حيواناتك الأليفة عن منطقة اجتماعاتك.
إدارة وقتك	جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت في وقت مبكر.
كن في الوقت المحدد دائمًا. من المفيد أن تكون متصلاً بالإنترنت قبل بضع دقائق من بدء الاجتماع.
إذا لم تتمكن من حضور الاجتماع أو تأخرت عنه ، فأخبر الشخص الذي يقود الاجتماع مسبقًا.
قم بتشغيل أو تنشيط معدات المؤتمرات الخاصة بك مسبقًا لتجنب الأخطاء في اللحظة الأخيرة.
تجنب المشاركة في اجتماع عبر الإنترنت أثناء القيادة. ليس من الآمن ولا الاستخدام الفعال لوقت اجتماعك.
اعتبر الاجتماع الصوتي هو الملاذ الأخير.
تنظيم أفكارك	إذا كنت ستقود الاجتماع ، فحدد جدول أعمال بأوقات البدء والانتهاء.
احتفظ بجميع بياناتك بجوارك أو في مجلد يمكن الوصول إليه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
ضع إشارة على أي شيء ذي صلة بالاجتماع.
قم بفك سطح المكتب الخاص بك للحفاظ على الوصول إلى المعلومات الصحيحة في لمحة.
قم بتدوين استفساراتك حتى تتمكن من تقديمها في الوقت المناسب.
شارك المحتوى والملفات قبل الاجتماع للتأكد من استعداد جميع المشاركين للمناقشة.
مشاركة
كن مهذبا	قدّم نفسك عندما لا يكون جميع أعضاء الفريق على دراية ببعضهم البعض.
استخدم دائمًا الفيديو لأن تعابير الوجه تنقل أفكارك في غياب إيماءات أخرى.
استخدم الإشارات المرئية (مثل راحة اليد المرتفعة) للإشارة إلى رغبتك في التحدث.
شارك من خلال التحدث بوضوح في الميكروفون. إن التزام الصمت أو تعطيل كاميرا الويب هو بمثابة حشو كرسي في اجتماع حقيقي.
كتم صوت الميكروفون عندما لا تتحدث لأنه يمكن أن يلتقط الكثير من ضوضاء الخلفية.
إذا كنت بحاجة إلى التنقل في منتصف الاجتماع للمهام الشخصية ، فقم بإيقاف تشغيل الفيديو لتجنب التسبب في تشتيت الانتباه.
انتظر حتى ينتهي الشخص الآخر من التحدث لأن تأخر الوقت عبر الويب قد يتسبب في كثير من الأحيان أعضاء الفريق في التحدث مع بعضهم البعض.
البقاء حاضرا	تجنب تعدد المهام أو الانجراف إلى Facebook أو Twitter عندما تكون في اجتماع.
لا تأكل أثناء الاجتماع. شرب الماء أو مشروب مثل الشاي أو القهوة لا بأس به.
لإجراء اتصال بالعين مع أحد المشاركين في الاجتماع ، انظر إلى الكاميرا وليس إلى وجه الشخص أو خلفيته.
استخدم ميزة الدردشة النصية إذا كانت متوفرة كدعم للاستعلامات ولربط المستندات ذات الصلة.
قل وداعا بابتسامة في نهاية الاجتماع. تساعد الدردشة غير الرسمية حول موضوعات غير العمل أيضًا في اختتام الاجتماعات بملاحظة مبهجة.
إذا كنت تقود الاجتماع ، فتأكد من تسجيل الخروج أخيرًا.

اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت هنا لتبقى

بالطبع ، لا يتعلق الأمر كله بالتكنولوجيا. يمكن لبعض النعم الاجتماعية البسيطة أن تعزز وجودك في أي اجتماع عبر الإنترنت. بعد كل شيء ، تكون مؤتمرات الفيديو أكثر "في وجهك" حيث يكون الجميع مرئيًا على الشاشة. يساعد الفيديو ولكن الإطار الصغير لا يكفي لعرض لغة جسدك أو عواطفك بينما تتعارض مع فريقك.

هذا هو السبب في أن جميع الفروق الدقيقة أعلاه حاسمة بغض النظر عن أداة اجتماع عبر الإنترنت تختار التعاون مع فريقك أفضل 6 أدوات اجتماع مجانية عبر الإنترنت للتعاون مع فريقكإليك بعض أدوات الاجتماع المجانية الرائعة عبر الإنترنت والتي تتيح لك التعاون والدردشة مع زملائك ، بغض النظر عن مكانهم. قراءة المزيد . باختصار ، للحصول على آداب اجتماع الفيديو عبر الإنترنت بشكل صحيح ، لا تفعل أي شيء لن تفعله في اجتماع فعلي.

حقوق الصورة:مرئيات على Unsplash