في بعض الأحيان قد يكون لديك الكثير من الأشخاص للاتصال بهم وليس لديك وقت كافٍ. هذه الأنواع من الأيام هي التي تستفيد أكثر من التكنولوجيا الآلية. يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني وجعل Outlook يرسلها بعد أسبوع.
فيما يلي دليل حول كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook. لا يستغرق الأمر أكثر من بضع خطوات. اكتب الرسالة ، واختر التاريخ ، ودع البرنامج يقوم بالباقي. إذا كنت تريد تغيير شيء ما قبل مغادرة البريد الإلكتروني ، فيمكنك القيام بذلك بنفس السهولة. دعنا ندخل في مزيد من التفاصيل.
1. قم بإنشاء بريد إلكتروني جديد على Outlook
قم بتشغيل Outlook وانقر فوق بريد إلكتروني جديد زر. اكتب رسالتك كالمعتاد ، إضافة المستلمين، وأي شيء آخر تريده. ما هو موجود في البريد الإلكتروني لا يؤثر على تأخير تسليم Outlook.
بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء البريد الإلكتروني بعد جدولته. الطريقة التي تفعل بها هذا الأمر متروك لك تمامًا ، ولكن عليك بذل بعض الجهد في التخطيط لتحركاتك ، سواء للاستخدام الشخصي أو المهني.
الذهاب إلى أبعد من وضع أ خطة الهدف الخمسية والأدوات اللازمة لدعمها، مثل OneNote و Trello ، يستحق المكافآت في النهاية. ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي مكان جيد للبدء.
2. جدولة وإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك
عندما تكون مستعدًا للخطوة التالية ، انتقل إلى خيارات علامة التبويب وانقر فوق تأخير تسليم زر. كما هو مقترح أعلاه ، هذا نشط ومتاح سواء كان بريدك الإلكتروني يحتوي على أي شيء أم لا.
يفتح الزر نافذة بها الكثير من الخيارات الممتعة. إذا كان كل ما يهمك هو كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook ، فانتقل مباشرةً إلى ملف خيارات التسليم الجزء.
ضع علامة في المربع المجاور لـ لا توصل من قبل الأمر ثم قم بتعيين التاريخ والوقت. أخيرًا ، انقر فوق قريب وسيقوم Outlook بحفظ الإعدادات الخاصة بك.
خيارات إضافية على تأخير تسليم نافذة يمكن أن تجعل رسائلك الإلكترونية الآلية أكثر كفاءة.
يمكنك تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية ، حتى يعرف النظام أنه لا يهتم بإرسال بريد إلكتروني بعد مرور الموعد النهائي للمشروع ، على سبيل المثال.
إذا كنت تعمل ضمن فريق وكانت رسائل البريد الإلكتروني للجميع موجودة على Outlook ، فيمكنك جعل الردود على بريدك الإلكتروني تذهب إلى شخص محدد.
تتضمن إعدادات الإدارة الأخرى القدرة على طلب إيصالات التسليم وقراءة الإيصالات. يمكنك حتى تمييز رسالة بريد إلكتروني على أنها حساسة وتشفيرها للحفاظ على أمان التفاعل.
قدرة Outlook على جدولة رسائل البريد الإلكتروني هي إحدى ميزاتها العديد من الميزات المخفية والمفيدة لاكتشافها. يمكنهم مساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من برامج Microsoft وزيادة الإنتاجية.
3. ارسل ايميلك
مع كل شيء في مكانه ، انقر فوق إرسال ويقوم Outlook بجدولة البريد الإلكتروني. على وجه الدقة ، فإنه يذهب إلى حسابك صندوق الصادر المجلد ، والذي يمكنك الوصول إليه من الشريط الجانبي.
يحتوي المجلد على جميع تفاعلاتك المحددة بوقت ، مرتبة حسب التاريخ والأهمية والموضوع وغير ذلك. ولكن يمكنك أيضًا التصفية من خلالها لرسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة والمعلمة والمذكورة.
لإجراء تغييرات ، ما عليك سوى الانتقال إلى البريد الإلكتروني مرة أخرى وتعديل ما تريد. بمجرد الإرسال ، ستجد التفاعلات في المواد المرسلة مجلد.
أفضل الممارسات لجدولة بريد إلكتروني في Outlook
هناك عدد قليل من العوامل التي يمكن أن تؤثر على كيفية أداء النظام. بادئ ذي بدء ، لا يمكنك إرسال بريد إلكتروني تلقائي على Outlook بدون الإنترنت ، لذا تأكد من أن اتصالك جيد ويعمل عندما تحتاج إليه.
ثانيًا ، البرامج المحدثة هي الأفضل. بصرف النظر عن الميزات الجديدة المفقودة ، يمكن أن يثير الإصدار القديم من Outlook مشاكل عند الاتصال بالإنترنت أو مزامنة البيانات ، على سبيل المثال. مثل هذه الاضطرابات تجعل عملك أكثر صعوبة.
كن على دراية بالمشكلات الفنية الشائعة أيضًا. أحد الأمور التي تظهر غالبًا هو أن تتعطل رسائل البريد الإلكتروني حتى تحددها يدويًا إرسال استقبال.
يحدث هذا عادةً إذا كان ملف أرسل فورًا عند الاتصال لم يتم تحديد الخيار في إعدادات Outlook المتقدمة. مايكروسوفت يشرح السبب والحل بشكل أكبر.
أخيرًا ، كن حذرًا في جدولك. أولاً ، تحقق من صحة تاريخ ووقت جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ضع في اعتبارك أيضًا عوامل مثل فارق التوقيت والعطلات وكيفية صياغة البريد الإلكتروني المتأخر ، خاصة إذا قمت بجدولته للشهر التالي.
ضبط نظام البريد الإلكتروني الخاص بك
من المهم أن تبني لنفسك سير عمل عمليًا ومريحًا. الأتمتة تزيل الكثير من الوزن عن كتفك. في الوقت نفسه ، تساعد في توسيع رؤيتك وخطة عملك إلى ما بعد الحاضر ومقدار ما يمكنك إنجازه.
كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook هو الحل الأقل حداثة الذي يمكن تعليمه. وفر الثواني الثمينة باستخدام البرامج الذكية التي تساعد في أي شيء ، من كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة إلى تخصيص المهام للأشخاص المناسبين. لا تخف من استكشاف خياراتك.
يساعدك موسع النص في كتابة العبارات الشائعة بشكل أسرع من حتى. فيما يلي أفضل تطبيقات توسيع النص لنظام Windows.
- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- مايكروسوفت أوتلوك
- أتمتة المهام
- تطبيقات البريد الإلكتروني
إليكترا هي كاتبة موظفين في MakeUseOf. من بين العديد من هوايات الكتابة ، أصبح المحتوى الرقمي تركيزها المهني مع التكنولوجيا كتخصص رئيسي. تتراوح ميزاتها من نصائح حول التطبيقات والأجهزة إلى أدلة إبداعية وما بعدها.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
خطوة أخرى أيضا…!
يرجى تأكيد عنوان بريدك الإلكتروني في البريد الإلكتروني الذي أرسلناه لك للتو.
