كيفية استخدام مصفوفة الأرباع الأربعة من كوفي لإدارة الوقت بشكل فعال

من بين جميع الأصول القيمة التي تمتلكها ، يعتبر الوقت أثمن ما تملكه. في عالم اليوم سريع الخطى ، يعد الافتقار إلى إدارة الوقت أهم مشكلة يواجهها الناس. مع قضاء الكثير من الوقت في العمل ، لا يوجد وقت للملاحقات الشخصية.

من الشائع أن تشعر بالإرهاق من المسؤوليات والأنشطة. كلما عملت أكثر ، كلما شعرت بالتأخر. بدلاً من أن تقرر ما تريد القيام به ، فأنت تتفاعل مع ما يحدث من حولك.

يشرح المقال كيف يمكنك استخدام إستراتيجية Covey's Four Quadrants للتركيز على المهام الأكثر أهمية وتكون أكثر إنتاجية.

أرباع كوفي الأربعة

تم وضع إستراتيجية إدارة الوقت الرباعية بواسطة ستيفن كوفي. وهو مؤلف الكتاب الشهير The Seven Habits of Highly Effective People. تساعد مصفوفة كوفي في تحديد أولويات المهام بناءً على الوقت المتاح لتحقيق الكفاءة المثلى.

الفكرة الأساسية وراء هذه الإستراتيجية هي تقسيم أنشطتك إلى أربعة أجزاء حسب أهميتها وإلحاحها. دعونا نناقش كلا المصطلحين قبل الانتقال إلى الإستراتيجية نفسها.

1. مهم: هذه هي المهام أو الأهداف التي من المرجح أن تؤثر على نجاحك على المدى الطويل.

2. عاجل: المهام العاجلة هي تلك التي تتطلب إجراءات فورية. لا يمكنك تأخيرهم.

أربعة أرباع مصفوفة إدارة الوقت

هذه هي الأرباع الأربعة لمصفوفة إدارة الوقت:

1. س 1: عاجل ومهم.

2. س 2: ليست عاجلة ولكنها مهمة.

3. س 3: عاجل لكن غير مهم.

4. س 4: ليست عاجلة وليست مهمة.

من خلال تحديد أولويات مهامك عبر أربعة أجزاء ، يمكنك التمييز بين المهام التي تحدث فرقًا حقيقيًا في النهاية. فيما يلي نظرة عامة موجزة على ما يحتويه كل ربع.

س 1: عاجل وهام:

في مصفوفة إدارة الوقت لكوفي ، يقع هذا الربع في أعلى اليسار. المشاكل والأزمات التي تتطلب اهتمامًا فوريًا تنتمي إلى الربع الأول. إهمالهم ، على المدى الطويل ، يمكن أن يكون مشكلة بالنسبة لك.

يعد إعداد عرض تقديمي لاجتماع مهم سيبدأ بعد وقت قصير نوعًا من المهام التي تقع في الربع الأول. إنه أمر عاجل لأنه ليس لديك الكثير من الوقت لذلك ومن المهم أن تكون جاهزًا قبل بدء الاجتماع.

المهام التي تنطوي على المواعيد النهائية ، والمهام المدرسية ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني اليومية ، والأنشطة المماثلة ذات التأثير المباشر هي مهمة وملحة.

س 2: ليست عاجلة ولكنها مهمة:

في مصفوفة إدارة الوقت لكوفي ، يوجد هذا الربع في أعلى اليمين. في هذا الربع ، ستجد المهام التي تتعلق مباشرة بأهدافك طويلة المدى. يتطلب اهتمامك الشامل ؛ ومع ذلك ، فهي ليست عاجلة حيث لا يوجد وقت محدود لإكمال هذه المهمة.

إذا كان لديك هدف طويل المدى يتمثل في ترسيخ سمعتك في مكتب أو فصل دراسي ، فقد لا يكون ذلك عاجلاً ؛ ومع ذلك ، لا يزال مهمًا. يندرج تطوير العلاقات والتخطيط طويل الأمد والتنمية الشخصية وتحسين الصحة والأنشطة ذات الصلة ضمن هذا الربع.

س 3: عاجل لكن غير مهم:

يقع هذا الربع في الزاوية اليسرى السفلية من مصفوفة إدارة الوقت الخاصة بكوفي. قد تبدو كل هذه الأنشطة ملحة بالنسبة لك ، ولكن يمكنك إزالتها من سير العمل نظرًا لأنها لا تمثل أهمية كبيرة بالنسبة لك.

لنفترض أنك تعمل في مشروع مهم وتلقيت مكالمة من زميل يطلب منك الانضمام إلى اجتماع. إذا كان الاجتماع غير مخطط له بدون جدول أعمال ، فيمكنك اختيار تخطيه. منذ ذلك الحين ، بشكل عام ، لن يكون لها أي تأثير إيجابي على حياتك.

بعبارة أخرى ، تقع جميع الأنشطة المهدرة للوقت في هذا الربع. لا يهم إذا كانت مكالمات غير مهمة أو إرسال رسائل بريد إلكتروني لا تضيف أي قيمة.

س 4: غير عاجل وغير هام:

في مصفوفة إدارة الوقت لكوفي ، يقع هذا الربع في أسفل الجانب الأيمن. تقع جميع الأنشطة التي تستغرق وقتًا دون إنتاج أي قيمة في هذا الربع. يمكنك توفير الوقت الثمين عن طريق تجنب تلك الأعمال المنزلية وإنفاقها على أنشطة أكثر قيمة.

المهام التي تقوم بها للترفيه بمفردك ، مثل مشاهدة التلفزيون ، وتصفح الويب لساعات ، والنميمة عن الناس ، ليست ملحة ولا مهمة بالنسبة لك.

متعلق ب: طرق لمتابعة أهداف إدارة وقتك

فوائد اتباع مصفوفة إدارة الوقت لـ Covey:

1. زيادة الإنتاجية: يؤدي اتباع مصفوفة إدارة الوقت إلى تغيير طريقة تعاملك مع المهام ، مما يساعدك على ترتيب أولوياتها بشكل أفضل. إذا قمت بتقليص مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام ، فيمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل كبير.

2. توازن الحياة مع العمل: من خلال التخطيط الجيد ، يمكنك التخلص من روتينك المحموم بفعالية. بهذه الطريقة ، يمكنك قضاء المزيد من الوقت مع أصدقائك وعائلتك.

3. مطاردة الأهداف: من خلال تحويل انتباهك إلى مهام مهمة ، يمكنك تسريع عملية مطاردة الأهداف.

4. يتجنب الإحراج: من خلال التعرف على المهام العاجلة ، يمكنك التمييز بينها وبين المهام الأقل إلحاحًا للوفاء بالمواعيد النهائية بشكل أفضل. بهذه الطريقة يمكنك تجنب الإحراج والحفاظ على سمعتك.

أهمية وضع المهام في الربع الأيمن:

حتى بمجرد فهمك لهذه الاستراتيجية ، يظل من الضروري تعيين المهام للأرباع الصحيحة. سيكون من الأفضل أن تحدد أهمية المهمة وإلحاحها قبل وضعها في أي ربع. تأكد من قضاء وقت ممتع في ترتيب مهامك في أرباع مختلفة لتسهيل تنفيذها بسلاسة.

متعلق ب: نصائح حول الإنتاجية تعطي نتائج هائلة

يعد الفهم الجيد لمصفوفة إدارة الوقت شرطًا أساسيًا لتطبيقها بشكل صحيح. ضع هذه الإستراتيجية للعمل على مهمتك اليومية لمعرفة ما إذا كانت ستحدث أي فرق. من خلال إدارة الوقت ووضع نفسك في المكان المناسب ، يمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل كبير.

كن أكثر تنظيماً مع إستراتيجية إدارة الوقت من كوفي

تعد مصفوفة كوفي المكونة من أربعة أرباع واحدة من أهم وأشهر النماذج في عالم إدارة الوقت. سيساعدك اتباع هذه الإستراتيجية بشكل صحيح على أن تكون أكثر إنتاجية وأن تظل أكثر نشاطًا.

يتيح لك التنظيم المثالي وتحديد أولويات المهام بشكل صحيح إنجاز المزيد في وقت أقل. يمكنك أيضًا تحديد المهام التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام وتخصيصها وفقًا لذلك.

ومع ذلك ، يمكنك إعادة تخصيص الوقت من الأنشطة ذات القيمة الأقل إلى الأنشطة ذات القيمة الأعلى حتى عندما لا يمكن الاستغناء عن ذلك الوقت. إذا كنت لا تزال تكافح من أجل تنظيم يومك ، يمكنك البحث عن استراتيجيات أخرى لإدارة الوقت مثل قاعدة 80/20 لتجعل نفسك أكثر تنظيماً.

استخدم قاعدة إدارة الوقت 80/20 لتحديد أولويات مهامك

كيف تزيد من وقتك؟ إذا قمت بالفعل بتحديد الأولويات ، والتفويض ، وما زلت تكافح لإنجاز كل شيء ، فيجب أن تجرب قاعدة 80/20 ، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو.

اقرأ التالي

عن المؤلف