كيفية إعداد قوائم المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور

يمكنك تحسين إنتاجيتك عن طريق جدولة المهام بشكل صحيح وتقليل عوامل التشتيت. ولكن كيف يتم تحديد أولويات المهام؟ يضمن وضع كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك قيامك بالمهام الأكثر أهمية أولاً ، تليها المهام الثانوية.

بمجرد حصولك على قائمة بجميع مهامك ، اقض بعض الوقت في تنظيمها وتحديد أولوياتها لضمان قيامك بالأشياء الصحيحة في الوقت المناسب. في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية تحديد أولويات مهامك اعتمادًا على مقدار الاهتمام الذي تتطلبه وكيف يمكنك استخدام مبدأ أيزنهاور لتنفيذها بشكل صحيح.

أنواع مختلفة من الانتباه

قبل تحديد أولويات مهامك ، دعنا نفهم الأنواع المختلفة من الاهتمام الذي تحتاجه كل مهمة.

1. الاهتمام الاستباقي: إنه نوع الاهتمام الذي يحتاج إلى التركيز والاستمرار لإكمال المهام الأكثر صعوبة أو تعقيدًا. إن كتابة أطروحتك ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمقترح المشروع ، وحل مشكلة أكاديمية ، وإنشاء مقطع فيديو على youtube هي المهام التي تتطلب التركيز الأكبر. لإنجاز هذه المهام ، عليك أن تولي اهتمامًا استباقيًا.

2. الاهتمام النشط: يشير الاهتمام النشط إلى الاهتمام الدقيق المطلوب للتعامل مع المهام اليومية المتكررة والمتوسطة المستوى. تتطلب معظم الأنشطة اليومية البسيطة ، مثل جدولة اجتماعاتك على تقويم google ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني المعلقة ، وإرسال المستندات المهمة إلى الزملاء ، اهتمامًا نشطًا. على الرغم من أنك لا تصنع شيئًا بشكل استباقي ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى بعض الاهتمام لإنجاز الأشياء.

3. الاهتمام غير النشط: بالنسبة للمهام السهلة نسبيًا التي يمكنك أتمتتها تتطلب قدرًا ضئيلاً من الاهتمام. تنظيف البريد العشوائي من بريدك ، وإلغاء مسودات رسائل البريد الإلكتروني ، وإرسال دعوات الأحداث إلى قائمة زميلك ، كل هذه الأنشطة تتطلب نقرة واحدة. لمثل هذه المهمة ، لا تحتاج إلى الاهتمام الفعال المناسب.

تحديد أولويات المهام حسب مستوى الاهتمام

يعد تحديد أولويات مهامك وفقًا لمستوى الاهتمام الذي تتطلبه طريقة ممتازة لإدراج أنشطتك اليومية في قائمة.

من المؤكد أن كل تلك المهام التي تتطلب اهتمامًا استباقيًا ذات أهمية كبيرة بالنسبة لك. من الجدير قضاء المزيد من الوقت في هذه المهام ، لذا يجب أن تكون تلك المهام التي تبدأ بها يومك. حاول أيضًا تخصيص الساعات الأكثر تركيزًا وحداثة من يومك لهذه الأنشطة. قد يساعدك تناول فنجان من القهوة ورمي سماعات الرأس على البقاء استباقيًا.

تقع المهام التي تتطلب اهتمامًا غير نشط بين الأنشطة الاستباقية وغير النشطة. يمكنك تخصيص هذه الساعات خلال اليوم عندما لا تكون نشطًا أو غير نشط. إذا كان عليك الاتصال بصديقك ، فقد لا يكون الصباح هو الوقت المناسب للقيام بذلك. لذلك ، لا تضيع ساعات نشاطك في مثل هذه الأنشطة.

يمكنك جدولة المهام التي تتطلب انتباهك غير النشط فقط لتلك الساعات في اليوم عندما تدخل في منطقة الكسل. هذا هو الوقت المثالي لفحصها من قوائم المهام الخاصة بك بسرعة. بهذه الطريقة ، ستستغل ساعات كسولك في القيام بشيء مثمر مع تقدم اليوم.

دعونا ننفذ المفاهيم المذكورة أعلاه إعطاء الأولوية لقوائم المهام الخاصة بك في todoist. لذلك ، انظر إلى قائمة المهام الست التي عليك القيام بها خلال اليوم.

تتطلب قائمة المهام أعلاه ، وكتابة السيناريو ، وتصوير فيديو YouTube ، معظم انتباهك. لذلك ، انقر فوق هاتين المهمتين وحدد الأولوية لواحد.

1. انقر فوق ثلاث نقاط أمام كل مهمة.

2. تعيين أفضلية إلى العلم الأحمر.

سترى جميع المهام ذات الأولوية ستنتقل فوق جميع المهام الأخرى.

أثناء مقابلة رئيسك في العمل والاتصال بصديقك ، ليس عليك أن تكون استباقيًا. ومع ذلك ، لا يمكنك القيام بالأمرين معًا عندما تكون كسولًا وخاملًا. لذلك ، قم بتعيين هذه المهام كأولوية ثانية عن طريق تحديد العلامة البرتقالية من إعدادات الأولوية.

إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني إلى الزملاء ونقل البيانات إلى MS-Excel هما مهمتان تتطلبان انتباهك غير النشط. لذلك ، قم بتعيينها إلى شجرة الأولوية الخاصة بك عن طريق اختيار العلم الأزرق من إعدادات الأولوية.

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها تحديد أولويات المهام في قائمة المهام الخاصة بك عن طريق تحديد ما سيكون استباقيًا وغير نشطًا ونشطًا. إن إعطاء الاهتمام المناسب الذي يناسب كل مهمة فقط يتطلب منك تحقيق أهداف الكفاءة الخاصة بك.

بعد تحديد أولويات المهام اليومية وفهم الاهتمام الذي تتطلبه كل واحدة ، حان الوقت لملاءمتها مع يوم العمل الفعلي. طريقة أيزنهاور هي طريقة معروفة تعلم كيفية التعامل مع أنواع مختلفة من المهام الروتينية.

متعلق ب: أفضل تطبيقات المهام للتركيز على المهام

ضع المهام في جدولك اليومي باستخدام Eisenhower Matrix

وفقًا لأيزنهاور ، يمكنك تقسيم جميع المهام إلى أربع فئات مختلفة اعتمادًا على مدى أهميتها وإلحاحها. بعد ذلك ، إما أن تفعل ذلك على الفور ، أو تفوضه ، أو تؤجله أو تتخلص منه تمامًا.

دعونا نناقش بإيجاز كل فئة من هذه الفئات:

1. افعلها: يشير إلى إكمال مهمة لا يمكنك تجنبها. بمعرفة أهميتها وحساسية الوقت ، فإنك تكملها على الفور.
2. تفويضه: أنت تسلم المهمة إلى شخص آخر ، وسيتولى أمرها.
3. تأجيلها: لكنك تريد أن تفعل ذلك بنفسك ، في وقت لاحق من اليوم. هذه هي المهام التي يمكنك وضعها جانبًا وجدولتها وفقًا لذلك.
4. تفريغها: إنه يشير إلى إغراق تلك المهام التي لا تستحق وقتك ، وهذه المهام ليست أكثر من إلهاء.

إليك كيفية تطبيق طريقة أيزنهاور على المهام في todoist.

تصوير فيديو يوتيوب هو المهمة الأولى ، لذا يجب عليك ذلك افعلها أولا لأنها من أولوياتك. أولويتك التالية هي كتابة السيناريو ، وهو شيء يمكنك القيام به مندوب لكاتبك. وبالمثل ، يمكنك تفويض مهمة نقل البيانات إلى Excel.

قد تتأخر مقابلة رئيسك في العمل والاتصال بأصدقائك ، لذلك تأجيل هاتين المهمتين. أخيرًا ، إذا كان لديك وقت قصير ، يمكنك ذلك أحمق إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني والقيام بها لاحقًا.

هذه هي الطريقة الأكثر بساطة وفعالية لإدارة روتين عملك بشكل صحيح. خلاف ذلك ، قد تكون مشغولاً للغاية بإكمال المهام في الوقت الخطأ بطريقة غير فعالة بخلاف كونك منتجًا.

متعلق ب: ورقة الغش في Todoist Shortcuts لإدارة المهام

احصل على المزيد من قوائم المهام الخاصة بك

سواء كنت شخصًا صباحيًا أو بومة ليلية ، قم بتصفية أكثر ساعاتك فاعلية وخصصها للقيام بالمهام التي تتطلب اهتمامًا استباقيًا. يجب أن تكون أولويتك هي عدم السماح للمهام غير النشطة والنشطة بإلهاءك عن المهام الاستباقية.

ابدأ في استخدام تطبيقات الإنتاجية التي تساعدك على الأداء بشكل أفضل تحت ظروف الضغط والبقاء منضبطًا.

كيفية الأداء تحت الضغط: 8 تطبيقات إنتاجية تساعد

يمكن أن يجعلك الوقت والضغط أكثر إنتاجية. أضف تطبيقات الإنتاجية المفيدة هذه إلى سير عملك للحصول على نتائج إيجابية!

اقرأ التالي

عن المؤلف