دليل إدارة المهام عبر الإنترنت: 10 نصائح لاختيار التطبيق المناسب

خلال الوضع الطبيعي الجديد ، زاد عدد تطبيقات إدارة المشاريع عبر الإنترنت وغير المتصلة بأضعاف. في الوقت الحاضر ، هناك المئات من التطبيقات التي يمكن أن تساعدك في توجيه مشروع تجاري بكفاءة أثناء إدارة فريق من المتعاونين.

إذا كنت مهتمًا بشراء برنامج إدارة المهام ، فيجب عليك معرفة ما إذا كان التطبيق مرنًا وقابلًا للتطوير بما يكفي لتحقيق أهدافك. تابع القراءة لمعرفة كيفية اختيار مدير المهام المناسب عبر الإنترنت.

ما هو برنامج إدارة المهام عبر الإنترنت؟

يتضمن مشروع العمل عدة مهام مستقلة أو مستقلة. كل عضو في الفريق مسؤول عن مهمة واحدة أو أكثر. تتضمن المهام المتعددة العديد من تواريخ البدء والانتهاء ، وميزانية الوقت ، وميزانية التكلفة ، وتخصيص الموارد ، والتذكيرات ، والتقارير ، والمستندات ، وما إلى ذلك.

عندما تدير برامج الكمبيوتر المتطورة كل هذه الجوانب من المشروع ، فإنها تُعرف باسم برنامج إدارة المهام. أقنع ظهور الوباء آلاف الشركات بتبني العمل عن بعد. نتيجة لذلك ، أصبحت تطبيقات إدارة المهام متصلة بالإنترنت الآن وتتم استضافتها على خوادم سحابية.

متعلق ب: إيجابيات وسلبيات استخدام Microsoft Excel كأداة لإدارة المشاريع

الميزات القياسية لتطبيقات إدارة المهام عبر الإنترنت

مع زيادة الطلب على تطبيقات تعقب المهام عبر الإنترنت ، تقدم العديد من خدمات تكنولوجيا المعلومات وشركات تطوير البرامج تطبيقات متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع. ومع ذلك ، تأتي معظم هذه التطبيقات مع مجموعة من الميزات القياسية الأساسية لإدارة المشروع الأساسية. هذه الميزات هي كما يلي:

1. وضع عارض قائمة المهام

تتضمن معظم تطبيقات إدارة المهام عبر الإنترنت شاشة عرض المهام. هنا يمكنك رؤية جميع المهام والمهام الفرعية لأي مشاريع جارية أو منتهية.

2. مجلس كانبان

سيشمل تطبيق إدارة المهام المتقدم عبر الإنترنت لوحة Kanban للتنفيذ كانبان لإدارة المشاريع بكفاءة على المستوى الفردي أو التنظيمي. تصور التطبيقات رقميًا لوحات Kanban التي تعرض أعمدة لـ قيد الانتظار, في تقدم، و مكتمل حالات المهام والبطاقات كمهام فعلية.

3. مخطط جانت

مخطط جانت هو ميزة إدارة المشروع الأساسية لأي تطبيق لتتبع المهام عبر الإنترنت. توضح مخططات جانت التقدم المحرز في المشروع من خلال طريقة الرسم البياني الشريطي الأفقي المكدس. يمكنه أيضًا تصور تبعيات المهام والوقت المستغرق والحالة الحالية للمهام.

4. إشعار البريد الإلكتروني أو تطبيق المراسلة

تؤكد تطبيقات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أيضًا على إبقاء الجميع في الحلقة من خلال تقديم تحديثات لحالة المشروع والنشاط في الوقت الفعلي. عندما يكتشف التطبيق أي تغييرات في قائمة المهام ، يقوم على الفور بإعلام المورد المعين ومالك المشروع.

5. تتبع الوقت

تأتي تطبيقات إدارة المهام عبر الإنترنت مع برنامج ضبط الوقت التلقائي لتتبع ساعات الإنتاجية واستخدام الموارد وميزانية المشروع وساعات الفوترة وما إلى ذلك. يمكن لمالكي المشروع اتخاذ قرارات في الوقت الفعلي من خلال رؤية أداء استخدام الوقت للمشروع.

متعلق ب: أفضل بدائل تطبيق Toggl لتتبع الوقت

تأتي معظم تطبيقات إدارة المهام عبر الإنترنت مع علامات المهام وخيارات التصفية. يمكن لمالك المشروع تعيين علامات محددة ، مثل العمل ذي الأولوية ، والإدارة المسؤولة ، والمهارات المحددة ، وموعد التسليم ، ومرحلة التطوير ، وما إلى ذلك. يمكن لأعضاء الفريق تصفية المهام بسهولة بناءً على هذه العلامات للعثور على المهمة الصحيحة.

7. فريق أو اتصال العميل

بدأت تطبيقات إدارة المهام القياسية عبر الإنترنت في تقديم قسم للاتصالات الداخلية والخارجية. تتضمن هذه التطبيقات وحدات مثل مؤتمرات الفيديو والمكالمات الصوتية والرسائل النصية.

8. إنشاء التقارير وتخزين الملفات والمشاركة

توفر تطبيقات إدارة المهام أيضًا تسهيلات إنشاء التقارير لتصور أداء المشروع ، وميزانية الموارد ، والموارد ذات الأداء الضعيف ، ومشكلات المهام ، واختناقات المشروع ، إلخ

يمكنك أيضًا تصدير التقارير في شكل جداول بيانات أو PDF وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الفريق أو العميل. تسمح هذه التطبيقات أيضًا للمتعاونين في المشروع بتخزين الملفات الهامة المتعلقة بالمشروع ومشاركتها بأمان.

متعلق ب: أفضل ميزات nTask لإدارة المشاريع بسلاسة

نصائح لاختيار أفضل تطبيق لإدارة المهام

يمكن لبرنامج إدارة المهام تحسين الإنتاجية الإجمالية والإيرادات السنوية للشركات من أي حجم. ومع ذلك ، يحتاج المستقلون وأصحاب المشاريع الفردية والشركات الصغيرة إلى اختيار أفضل تطبيق لإدارة المهام يبسط المهمة ولا يضيف عبء عمل إضافي.

بصرف النظر عن الميزات القياسية المذكورة أعلاه ، ستحتاج أيضًا إلى البحث عن ميزات ذات قيمة مضافة. فيما يلي أهم النصائح التي ستساعدك في شراء تطبيق إدارة المهام المثالي عبر الإنترنت:

على مستوى الفريق أو المشروع ، قد يكون هناك تضارب في المصالح بين المتعاونين. يجب أن يسمح التطبيق بالتحكم المركزي لمالك المشروع والتحكم المحلي للأقران. يجب أن يتمتع مسؤول المشروع بالقدرة على تخصيص الوصول إلى الأداة اعتمادًا على قدرة المتعاون.

2. مراقبة الخصوصية والسرية

في معظم المشاريع المستقلة أو على مستوى المؤسسة ، من الصعب الحفاظ على سرية المعلومات الشخصية والملكية الفكرية. يجب أن تبحث عن برنامج إدارة المهام الذي يعالج مخاوف خصوصية البيانات.

3. أمان النظام الأساسي السحابي

يجب أن يقوم أفضل تطبيق لإدارة المهام بتشفير جميع البيانات الصادرة والواردة وفقًا لأحدث بروتوكولات أمان اتصال الإنترنت. يجب أن يعمل التشفير أيضًا عندما يكون التطبيق في حالة راحة. تحتاج إلى البحث عن ميزات الأمان مثل:

• نظام إدارة الهوية والوصول (IAM).
• التطبيق متوافق مع GDPR و DSGVO و SOC2.
• معيار التشفير المتقدم (AES) تشفير SSL 256 بت.

4. إسناد المهمة والإخطار

يجب أن يسمح متتبع المهام الفعال عبر الإنترنت لأعضاء الفريق بتعيين المهام إلى مجموعتهم من قائمة مركزية للمهام. بالإضافة إلى ذلك ، فإن ميزات مثل مدير المشروع الذي يقوم بتعيين مهمة لمورد معين اعتمادًا على مجموعة المهارات ستضيف قيمة إلى الأداة.

عندما يقوم مالك المشروع بتعيين المهام أو عندما يطالب أحد الموارد بمهام ، يجب عليه إخطار الأشخاص المسؤولين.

5. مزامنة مع التقويم الشخصي

مع تزايد اتجاه العمل عن بُعد ، يوصى بشدة أن يتزامن تطبيق تعقب المهام عبر الإنترنت مع تقويمك الشخصي. إذا كان بإمكانك رؤية جميع المهام اليومية الشخصية والمهنية على شاشة واحدة ، فستكون أكثر كفاءة في تقديم إنتاجية عالية.

6. تكامل تطبيقات الطرف الثالث

يجب أن يسمح أفضل تطبيق لإدارة المهام بالتكامل السهل مع التطبيقات الأخرى مثل الرسوم تصميم جدول بيانات معالج كلمات عميل بريد إلكتروني مراسلة مؤتمرات فيديو رقمي السبورة ، إلخ. يمكّنك التكامل مع التطبيقات الاحترافية من العثور على جميع الموارد المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.

7. التوافق مع الأجهزة المتعددة

ابحث عن أداة تعقب المهام عبر الإنترنت التي تتيح لك تسجيل الدخول من أي جهاز مثل Windows و macOS و Android و iPhone و Blackberry و Chrome OS وما إلى ذلك. ستحصل على المزيد من القيمة مقابل المال إذا سمح لك التطبيق بحفظ التقدم على أحد الأجهزة والبدء في العمل من جهاز آخر بسلاسة.

8. التحليلات القائمة على الذكاء الاصطناعي

تأتي بعض تطبيقات إدارة المهام أيضًا مزودة بذكاء اصطناعي مدمج يقوم بإنشاء تحليلات عالية المستوى حول المشاريع السابقة. من خلال أخذ الأفكار من مثل هذه التقارير ، يمكنك التخطيط للمشاريع المستقبلية بشكل أكثر كفاءة وبميزانية أقل.

9. الوصول إلى دعم العملاء

تقدم معظم التطبيقات في الوقت الحاضر دعم العملاء من خلال الدردشة والبريد الإلكتروني والهاتف. عند شراء تطبيق تعقب المهام عبر الإنترنت ، اكتشف ما إذا كان المطور يوفر خدمات دعم عام وتقني كافية.

10. هيكل التسعير

ابحث عن تطبيق لإدارة المهام عبر الإنترنت يوفر هيكل تسعير مرنًا. احصل على خطة ميزانية للمبتدئين عندما تكون فريقًا ناشئًا وقم بالارتقاء مع زيادة مشروعاتك ومواردك.

هل تطبيق إدارة المهام عبر الإنترنت مناسب لك؟

قد يستغرق البحث عن أفضل تطبيق لإدارة المهام عبر الإنترنت الكثير من ساعات الإنتاجية. يمكنك اتباع النصائح المذكورة أعلاه للحصول على برنامج إدارة المهام المثالي لعملك وتجنب إضاعة الوقت الثمين.

ClickUp مقابل. أسانا: أيهما أفضل لإدارة المشاريع؟

هناك الكثير من الخيارات لبرنامج إدارة المشاريع ، وإليك بعض النصائح لمساعدتك في الاختيار بين Asana و ClickUp.

اقرأ التالي

عن المؤلف