6 طرق سهلة لجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية

من خلال تسهيل الاجتماعات المثمرة ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من كل فرد في فريقك. ستساعد الاجتماعات المثمرة في دفع المشاريع إلى الأمام بسرعة أكبر.

ومع ذلك ، قد يكون من الصعب معرفة كيفية تطبيقه بشكل فعال. ستساعدك هذه النصائح في تنظيم اجتماعات الفريق التي ستكون مثمرة ومثيرة للاهتمام!

1. تعلم ما هو الهدف

أفضل طريقة لبدء الاجتماع هي التأكد من أن الجميع يعرف ما هو الهدف في الواقع. الممارسة المعتادة لعقد اجتماعات أسبوعية شائعة ، وهي عادة.

ومع ذلك ، إذا كنت غير قادر على تحديد الغرض من الاجتماع ، فربما لا يكون من الضروري عقد هذا الاجتماع في المقام الأول.

2. قم بتضمين كل أعضاء الفريق

يتضمن العمل الجماعي وجود وجهات نظر وآراء مختلفة حول نفس الموضوع / الهدف. هذا يجعل من السهل تطوير أنواع مختلفة من الحلول واختيار الحل الذي يمنحك أفضل النتائج.

بغض النظر عن عدد أعضاء الفريق لديك ، فمن المهم أن تبقيهم جميعًا مشاركين في الاجتماع. تسمح الخطة لفريقك بالاستعداد مسبقًا.

في بداية الاجتماع ، من الجيد ذكر سياسة "عدم الانقطاع". في كثير من الأحيان ، قد تتحدث المجموعة الأكثر نشاطًا على الآخرين ، مما يؤدي إلى إغلاقهم.

3. كن قادراً على قول الحقيقة من الرأي

كل شخص لديه آراء مختلفة حول نفس الموضوع أو المشكلة. يجب أن تكون واضحًا بشأن البيانات والحقائق عند اتخاذ القرارات التي ستؤثر على نتيجة المشروع.

بهذه الطريقة ، يمكنك تضمين هذه الحقائق في أفكار أعضاء فريقك. اكتب الحقائق على السبورة حتى لا تضيع في المناقشة. هذا يمكن أن يساعد في الحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح!

متعلق ب: نصائح أساسية لعقد مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت

4. حافظ على تفاعل الاجتماع

قد يكون من الصعب الحفاظ على تفاعل الجميع ، حتى لو كان فريقك مهتمًا للغاية بمحتوى الاجتماع. ينطبق هذا بشكل خاص على اجتماعات الفريق الأكبر التي تستغرق بضع ساعات. أنت بحاجة إلى إيجاد طريقة لجعل اجتماعاتك جذابة للجميع.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تنسيقات مختلفة للحفاظ على مشاركة فريقك. قم بتضمين مقدم عرض واحد ، أو مكافآت صغيرة مقابل عمل جيد أو فكرة جيدة ، أو نشاط يتطلب مشاركة الجميع ، أو مناقشة جماعية ميسرة.

من خلال تضمين اللحظات التفاعلية ، سيبذل أعضاء فريقك جهدًا للمشاركة وإيلاء اهتمام أكبر للاجتماع.

5. اتخاذ القرارات وتعيين المهام

بينما لا تتطلب منك جميع الاجتماعات اتخاذ قرارات ، فإن الكثير منها سيتطلب منك ذلك. في هذه الحالة ، يجب أن تتأكد من اتخاذ قرارات واضحة بدلاً من مجرد تكرار كلامك.

عندما لا تتمكن من اتخاذ قرار واضح لأنك بحاجة إلى مزيد من المعلومات ، يمكنك تعيين شخص من فريقك لجمع هذه المعلومات وتقديمها في الاجتماع التالي.

إذا كنت تريد أن ينجح مشروعك ، فأنت بحاجة إلى تعيين مهام مختلفة لأفراد أو مجموعات من الأشخاص. عند تعيين أفراد ومجموعات لمهمة ما ، تأكد من تضمين موعد نهائي. سيجعل هذا الأمر أكثر وضوحًا من المسؤول عن ماذا.

متعلق ب: كيفية معالجة إجهاد الزووم

6. اجمع فريقك معًا

للحصول على اجتماع مثمر وممتع ، يجب أن تكون لديك علاقة عمل جيدة مع أعضاء فريقك. يعد اختيار الأفراد الذين يتفاعلون بشكل جيد في بيئة الفريق جزءًا مهمًا من اتخاذ القرار الصحيح لفريقك.

يمكن أن تتسبب المجموعات الصغيرة من فريقك التي تختلف مع بعضها البعض في العديد من المشكلات عندما يتم تعيين هذه المجموعات للعمل معًا في مشاريع أكبر.

لذلك ، فإن الاستمتاع بألعاب ممتعة أثناء اجتماعاتك يمكن أن يساعد في تخفيف الحالة المزاجية. يمكن أن يساعد أيضًا أعضاء فريقك على التعايش بشكل أفضل.

احصل على أقصى استفادة من اجتماعات فريقك

الاجتماعات هي أفضل فرصة حيث يمكن للفرق الالتقاء ومشاركة الآراء والأفكار وإنهاء المشاريع والحصول على نتائج رائعة. ستساعدك النصائح المذكورة أعلاه على التأكد من أن اجتماعاتك تسير بسلاسة.

هناك العديد من التطبيقات والبرامج التي يمكن أن تجعل حياتك أسهل عند إعداد الاجتماعات عبر الإنترنت ، مثل Microsoft Teams و Jitsi Meet و Taskade وغيرها.

أفضل 6 أدوات اجتماعات مجانية على الإنترنت للتعاون مع فريقك

إليك بعض أدوات الاجتماعات المجانية الرائعة عبر الإنترنت التي تتيح لك التعاون والدردشة مع زملائك ، بغض النظر عن مكان وجودهم.

اقرأ التالي

عن المؤلف