كيفية التحكم في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك والحفاظ على الإنتاجية

بالنسبة للمحترف ، من المستحيل التفكير في يوم بدون رسائل بريد إلكتروني. تظهر الدراسات أن المتخصصين في الشركات يقضون حوالي ثلث ساعات عملهم في التحقق من بريدهم الوارد.

من خلال إعطاء الأولوية للبريد الإلكتروني ، ينتهي بك الأمر بالتضحية بإنتاجيتك وتركيزك وإبداعك. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في التحكم في وقت فحص البريد الوارد.

1. الحد من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني

فحص بريدك الوارد لعدد لا نهائي من المرات لن يأخذك إلى أي مكان. لذلك ، حدد عدد المرات التي تريدها تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة في بريدك الوارد.

قم بإنشاء الحد حسب متطلباتك وعبء العمل. التحقق من البريد الإلكتروني في بداية ساعات العمل ونهايتها أمر جيد. إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا التحقق من ذلك مرة واحدة بعد الغداء.

لا تتحقق من بريدك الوارد خلال أكثر ساعات اليوم إنتاجية ، مثل الصباح والمساء ، أو عندما تقضي وقتًا مع عائلتك. يمكنك التحلي بالمرونة والاستمرار في التجريب حتى تجد شيئًا مناسبًا. على سبيل المثال ، يمكنك وضع حدود مثل:

• لا تتحقق من البريد الإلكتروني للنشاط التجاري قبل الساعة 10 صباحًا وبعد الساعة 7 مساءً. أو خلال عطلات نهاية الأسبوع.
instagram viewer
• تحقق من بريدك الوارد مرتين أو ثلاث مرات فقط في اليوم.
• استخدم أي نظام منظم لا يعرض سوى رسائل البريد الإلكتروني الحديثة أو المهمة.

2. احصل على المهام مباشرة إلى تطبيق إدارة المهام

هل أنت واحد منهم يعتمد على رسائل البريد الإلكتروني لتعيينات المهام؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقد حان الوقت للتغيير. أحد أهم أسباب فحص البريد الوارد باستمرار هو قيام الآخرين بتعيين مهام جديدة لك من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الاحتفاظ بمهامك هناك.

متعلق ب: أفضل ميزات nTask لإدارة المشاريع بسلاسة

لا يجب أن يعمل صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك كقائمة مهام. قصر استخدام البريد الإلكتروني على أغراض الاتصال فقط ، وانقل أي شيء يحتاج إلى إجراء يتجاوز الاستجابة لتطبيقات إدارة المهام أو تطبيقات قائمة المهام. توفر هذه التطبيقات أيضًا ميزات اتصال فورية تجعل إدارة المشروع سلسة.

إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا وقرأته ، فلا تكتفي بإغلاقه بعد قراءته وانشغل برسائل البريد الإلكتروني الأخرى. تصرف بناءً على هذا البريد الإلكتروني على الفور لتجنب العودة إلى بريدك الوارد مرة أخرى للرد.

إذا كان البريد الإلكتروني يحتاج إلى رد ، فافعل ذلك. إذا كنت بحاجة إلى البريد الإلكتروني للرجوع إليه في المستقبل:

• إحتفظ به.
• إذا كان البريد الإلكتروني مهمًا للأعمال ، فقم بتمييزه بنجمة.
• إذا لم تعد بحاجة إليه ، فاحذفه.

يعد إنجاز كل بريد إلكتروني تقرأه هو المفتاح للحفاظ على صندوق الوارد وعقلك خاليًا من الفوضى.

4. أغلق عميل البريد الإلكتروني الخاص بك

نعم ، يمكنك متابعة العمل على سطح المكتب دون الحاجة إلى استمرار تشغيل تطبيق البريد الإلكتروني. بعد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، أغلق التطبيق وركز على إكمال مهامك.

أخبر عائلتك وأصدقائك وزملائك وعملائك أن البريد الإلكتروني ليس أفضل طريقة للوصول إليك للحصول على استجابة فورية.

بمجرد أن يدركوا ذلك ، ستكون لديهم توقعات محدودة منك فيما يتعلق برد البريد الإلكتروني. يمكنك استخدام العديد من تطبيقات المراسلة الفورية الأخرى على هاتفك أو الكمبيوتر المحمول للبقاء على اتصال مع عائلتك وزملائك.

5. حافظ على ردود البريد الإلكتروني قصيرة

إذا كنت معتادًا على كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة ، فتوقف عن إهدار وقتك وانتقل إليها كتابة رسائل بريد إلكتروني قصيرة. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دقيقة ، وأن استفسارك مذكور في السطر الأول لتجنب أي لبس. يمكنك إنهاء معظم رسائل البريد الإلكتروني في بضع جمل ، ويشير اختصارها إلى أنك تقدر وقت الجميع ، بما في ذلك وقتك.

سيحتاج عدد قليل فقط من رسائل البريد الإلكتروني إلى استجابة أطول ، ويمكنك بسهولة الاحتفاظ بها في فئة "الرد لاحقًا". إذا أمكن ، يمكنك إرسال مثل هذه الردود في شكل رسائل صوتية.

6. قل لا لإشعارات البريد الإلكتروني

الإخطارات هي السبب الرئيسي لإلهاء محترفي العصر الحديث. سيكون من الخطأ افتراض أن جميع الإشعارات تأتي من وسائل التواصل الاجتماعي.

تظهر تنبيهات البريد الإلكتروني أيضًا من حين لآخر ، مما يتسبب في تعطيل سير العمل المعتاد. مع تمكين إعلام البريد الإلكتروني ، لن يكون إغلاق التطبيق أو علامة التبويب أي مساعدة.

إذا كان كل إشعار بريد إلكتروني جديد يشتت انتباهك وتنشغل بفحص صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فمن الأفضل تعطيل إشعار البريد الإلكتروني الجديد. سيساعدك على التركيز على المهمة التي بين يديك ، خاصة تلك التي تحتاج إلى اهتمام كامل.

7. حاول تنشيط الرد الآلي في عطلة نهاية الأسبوع

هذه الطريقة ضرورية إذا كنت تعمل لحسابهم الخاص أو رجل أعمال منفرد. يحميك الرد الآلي من الابتعاد عن الجميع بينما يتجاهل رسائل البريد الإلكتروني لراحة بالك.

قم بإنشاء بعض أجهزة الرد الآلي المدروسة والغنية بالمعلومات والتي يمكنها الاهتمام بجميع رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها خلال عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات.

متعلق ب: تطبيقات Android لإعداد الردود التلقائية على كل شيء

8. توقف عن التحقق من البريد الإلكتروني على هاتفك الذكي

قد تخيفك هذه النقطة مع الخوف من الخوف. ومع ذلك ، فكر مليًا فيما إذا كنت تحتاج حقًا إلى تثبيت عميل بريد إلكتروني على هاتفك أم لا. بدلاً من تلقي رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام المزيد من تطبيقات الاتصال الفوري مثل Slack على هاتفك. دعنا نترك البريد الإلكتروني لسطح المكتب الخاص بك ونستمتع بإجازة قصيرة دون أي قلق.

9. قيمة مساحة البريد الوارد الخاصة بك

ربما تستخدم عميل بريد إلكتروني مجاني ، لكن هذا لا يعني أنك ستسمح للبريد الوارد الخاص بك بالتشويش برسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. إذا قمت بالاشتراك في مواقع الويب التي تقصفك على مدار اليوم بالمبيعات والصفقات الترويجية ، فقد حان الوقت لاتخاذ بعض الإجراءات.

تهبط العديد من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية على رسائلك الإلكترونية لأنك منحتهم الإذن في المقام الأول. لذا ، قم بإلغاء الاشتراك في مواقع الويب التي لم تعد مهتمًا بها.

أيضًا ، فكر مرتين قبل الاشتراك في النشرات الإخبارية في المرة القادمة. مع ذلك ، لن تضطر إلى قضاء الوقت في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو حذف رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

10. افصل بين حسابات البريد الإلكتروني الشخصية والتجارية

قد يبدو الأمر وكأنه شيء نعرفه جميعًا ، ولكن سيكون هناك دائمًا بعض الأشخاص الذين يتلقون رسائل بريد إلكتروني احترافية وشخصية في نفس البريد الوارد. إذا كنت أحدهم ، فقد حان الوقت لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مختلفة لأغراض شخصية ومهنية.

حاول ألا تتحقق من بريدك الإلكتروني الشخصي خلال ساعات العمل (إلا إذا كنت تتوقع وصول بعض الرسائل الإلكترونية المهمة). وبالمثل ، تجنب التحقق من البريد الإلكتروني الرسمي خارج ساعات العمل. وبالتالي ، يمكنك الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة مما سيساهم في النهاية في زيادة إنتاجيتك.

اعمل بشكل منتج دون التأثير على صندوق الوارد الخاص بك

على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد أحدث تغييرًا ثوريًا في طريقة تواصلنا ، إلا أن إيلاء الكثير من الاهتمام له قد يكون مشتتًا ومدمرًا. من خلال قصر انتباهك على بريدك الوارد ، يمكنك الاستمرار في التركيز على المهام اليومية.

أفضل 8 طرق لإدارة مهامك في Chrome

هل يمكنك استخدام متصفح Chrome لإدارة مهامك؟ جرب امتدادات إدارة المهام هذه لإدارة قوائم المهام (للفريق) وتتبع إنتاجيتك.

اقرأ التالي

عن المؤلف