الإنتاجية 101: كيفية استخدام طريقة Getting Things Done (GTD)

هل تشعر أنك تقوم بمعالجة مهام ومشاريع متعددة في رأسك ولكنك لا تكملها فعليًا؟ عندما تفكر كثيرًا في المهام والمشاريع والأهداف ، يصبح من الصعب على عقلك التركيز على الإنتاجية.

من خلال إدارة المهام المنهجية ، يساعدك Getting Things Done (GTD) في تقليل الإجهاد الذهني. تعرف على المزيد حول طريقة GTD والعمليات وكيفية التنظيم لإنجاز المهام بكفاءة.

ما هي طريقة إنجاز الأشياء؟

الخطوات الخمس ، وهي الالتقاط ، والتوضيح ، والتنظيم ، والمراجعة ، والمشاركة ، هي بناء نظام إنهاء الأشياء الذي يجعل المحترفين أو العاملين لحسابهم الخاص أكثر إنتاجية في العمل أو المنزل.

ستحتاج إلى استثمار بعض الساعات الإنتاجية في إعداد طريقة إنهاء الأشياء والأدوات الخاصة بها. ومع ذلك ، فإن مثل هذا الاستثمار الصغير للطاقة والوقت سيؤتي ثماره لبقية حياتك إذا كنت تمارسه باستمرار.

أثناء تنفيذك لنظام إنهاء الأشياء (GTD) لكل مهمة مهنية أو شخصية ، ستبدأ في رؤية الفوائد التالية:

1. ستوفر المزيد من الوقت وستكون قادرًا على تحقيق التوازن الصحيح بين الحياة الشخصية والمهنية.
2. ستصبح أكثر كفاءة وإنتاجية من خلال إدارة المهام. وبالتالي ، ستكون في نهاية المطاف خالية من الإجهاد العقلي.
instagram viewer
3. يمكنك تجنب التسبب في ضرر للمشروع من خلال التركيز على المهام الأكثر أهمية.
4. تصبح أكثر إبداعًا لأن عقلك لا يضطر إلى معالجة البيانات غير الضرورية.

متى يجب عليك اعتماد طريقة إنهاء الأشياء

يمكنك تطبيق نظام إنهاء الأشياء عمليا لإكمال أي واجبات مهنية أو شخصية. يجب أن يمارس العاملون لحسابهم الخاص والمحترفون الذين يهتمون بالعديد من المهام ممارسة GTD للبقاء منتجين. سيناريوهات الحياة الواقعية التي تناسب نظام GTD هي:

1. تخشى أن تنسى المهام الصغيرة ولكن الحاسمة لأي مشروع.
2. لست واثقًا من متابعة كل الأشياء.
3. تقوم بأدوار متعددة في حياتك المهنية والشخصية.
4. غالبًا ما تجد نفسك تبدأ في مشاريع مختلفة ولكنك غير قادر على إكمالها في الوقت المحدد.
5. لم تجرب مطلقًا منهج Getting Things Done لإدارة المهام.

كيف تعمل طريقة إنهاء الأشياء

الخطوة الأولى: التقط

يؤكد David Allen ، مطور طريقة GTD ، على التقاط المهام والأفكار في الكتابة أو التخزين رقميًا للحفاظ على العقل خاليًا من الإجهاد.

ومن ثم ، تحتاج إلى تخزين الأحداث والأفكار والمواعيد والمهام والمهام والمهام الفرعية ومراجع المشروع وما إلى ذلك على الفور في صندوق الوارد الخاص بك. يمكن أن يكون صندوق الوارد هذا عبارة عن نظام ملفات ورقي أو تطبيقات مثل Gmail و Yahoo Mail و Evernote و OneNote وما إلى ذلك.

Inbox هو تمثيل مرئي للعناصر التي تحتاج إلى العناية بها بانتظام في العمل أو المنزل. إنها الخطوة الأولى نحو سير عمل إدارة الوقت الشخصي المستند إلى GTD. تتطلب هذه الخطوة الكثير من الطاقة والوقت حيث تحتاج إلى إجراء عمليات تفكير مكثفة لالتقاط جميع المهام والأفكار في مكان واحد.

يمكنك التقاط جميع المهام بكفاءة في صندوق الوارد الخاص بـ GTD باستخدام تطبيقات إدارة الوقت المستندة إلى GTD مثل Trello، Asana ، Notion ، Evernote ، nTask ، ClickUp ، إلخ.

الخطوة الثانية: التوضيح

بعد الانتهاء من تعبئة الأفكار والمهام في صندوق الوارد الخاص بـ GTD ، تحتاج إلى تحويل هذه العناصر المزدحمة إلى خطوات قابلة للتنفيذ. اتبع قائمة التحقق المذكورة أدناه لجميع عناصر صندوق الوارد الخاص بك:

1. أكمل المهمة على الفور إذا استغرقت أقل من دقيقتين.
2. إذا سمح المشروع ، فابحث عن فرص تفويض المهام.
3. ضع عناصر مرجعية مثل المستندات والملفات ومعلومات الاتصال وما إلى ذلك ، في قسم التعليقات لمهمة معينة.
4. إذا كنت تريد إكمال مهمة في المستقبل ، فقم بتعيين تاريخ استحقاق.
5. احذف أي عناصر لا صلة لها بالسياق الشخصي أو المهني.

متعلق ب: دليل المبتدئين لاستخدام Asana لتتبع أي مشروع

الخطوة الثالثة: التنظيم

لتنظيم مهامك ، تحتاج إلى إدراجها في قائمة المهام المؤقتة لمزيد من المعالجة بناءً على العناصر التالية:

1. تقويم: تحتاج إلى إدخال المواعيد في التقويم الخاص بك. يمكنك البدء في استخدام تطبيقات التقويم ، لأنها أكثر فاعلية من التقويمات الورقية.
2. الإجراءات التالية: يجب أن تكون المهام غير المناسبة لأي مشروع في قائمة الإجراءات التالية. يمكن أن يكون لديك قوائم مختلفة خاصة بالسياق مثل الأعمال المنزلية ، والشخصية ، والعمل ، والمكالمات الهاتفية ، وما إلى ذلك.
3. المشاريع: تحتاج إلى تنظيم المشاريع في قائمة منفصلة بناءً على السياقات. حدد مواعيد نهائية محددة لكل مهمة في المشروع وقم بمراجعة قائمة المشروع يوميًا.
4. انتظر ل: إذا قمت بتفويض بعض مهام المشروع للآخرين ، فيجب عليك الاحتفاظ بقائمة تذكير لتلك المهام.

قوائم المهام وتطبيقات تدوين الملاحظات مثل TickTick، Todoist ، Firetask ، Hitask ، Evernote ، إلخ ، تساعدك على تنظيم وعرض قوائم المهام الخاصة بك.

الخطوة الرابعة: الانخراط

أنت تشتق بشكل منهجي ما يجب فعله بعد ذلك في خطوة Engage باستخدام المعايير الأربعة التالية:

1. سياق الكلام: سيكون لديك مهام مختلفة تتعلق بالعمل والحياة والهوايات. تُعرف هذه السياقات. تحتاج إلى إنشاء قوائم مهام منفصلة لكل من هذه السياقات.
2. الوقت متاح: إذا كان لديك حوالي 15 دقيقة أثناء القيادة إلى وجهتك ، فيمكنك على الأرجح التوقف عند متجر بقالة لشراء العناصر التي أدرجتها في قائمة التسوق الخاصة بك.
3. الطاقة المتوفرة: قم بجدولة المهام المعقدة للوقت الذي تكون فيه أكثر نشاطًا. اترك المهام البسيطة لساعات منخفضة الطاقة.
4. أفضلية: يمكنك أيضًا تحديد ما يجب فعله بعد ذلك بناءً على أولوية المهام في قائمة المهام.

تتيح لك أدوات إدارة المهام التي تتبع طريقة GTD إضافة عروض مهام مخصصة باستخدام عوامل التصفية. يمكن أن تكون هذه المرشحات أولوية ، وتاريخ استحقاق ، ومسؤول ، وكلمات رئيسية ، وتاريخ إنشاء ، وما إلى ذلك. تعمل هذه التطبيقات أيضًا على أتمتة طريقة إنهاء الأشياء من خلال طرق عرض مثل اليوم ، والقادم ، والعرض التالي ، والسياقات عبر ملصق ، وما إلى ذلك.

متعلق ب: أفضل ميزات nTask لإدارة المشاريع بسلاسة

الخطوة الخامسة: المراجعة

تحافظ مراجعة عناصر GTD مثل إدخالات التقويم وقوائم المهام على تحديث نظام GTD الخاص بك. في طريقة إنهاء الأشياء ، يمكنك التدرب على المراجعات الأسبوعية للحصول على أفضل النتائج. تتيح لك خطوة المراجعة تحسين تدفقات سير عمل إدارة الوقت وتحديد الخطوات التالية.

أدوات إدارة المهام التي قد تستخدمها في "تنفيذ المهام" ، تعمل على أتمتة خطوة المراجعة. تأتي التطبيقات مثل Infinity و Trello و Asana و Todoist وما إلى ذلك مع قوالب مراجعة GTD مضمنة. توفر هذه القوالب جميع نقاط التفتيش التي تحتاج إلى المرور بها من أجل مراجعة أسبوعية ناجحة لسير عمل GTD الخاص بك لأي مشروع أو مهمة.

تتيح لك التطبيقات أيضًا تخصيص قوالب المراجعة هذه لتلائم احتياجات مشروعك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مراجعة نصف شهرية بدلاً من المراجعة الأسبوعية. يمكنك إنشاء تعليقات مهمة أو مهام فرعية لتحديد تأملاتك الأسبوعية والتركيز للأسبوع القادم.

كن أكثر إنتاجية مع نظام إنجاز الأشياء

تقسم طريقة GTD عملية إدارة المهام بأكملها إلى خمس خطوات بسيطة: الالتقاط والتوضيح والتنظيم والمراجعة والمشاركة. يساعدك نظام إنهاء الأشياء (GTD) وأدوات إنجاز الأشياء على الاستفادة من قدرة الدماغ على إنجاز المهام أكثر من الأفكار غير المنتجة.

لتحقيق الإنتاجية المثلى ، تعرف على كيفية اختيار أفضل تطبيق لإدارة المهام مع اعتماد طريقة إنهاء المهام بشكل منتظم.

دليل إدارة المهام عبر الإنترنت: 10 نصائح لاختيار التطبيق المناسب

إذا كنت تبحث عن اختيار تطبيق لإدارة المهام لإدارة مشاريعك بكفاءة أكبر ، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار!

اقرأ التالي

عن المؤلف