نرسل ونستقبل رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. ومع ذلك ، فإننا نرتكب أخطاء محرجة لا يمكننا "التراجع عنها" تمامًا. لذا ، فإن كتابة رسالة بريد إلكتروني فعالة تحمل تصرفات القارئ مع مراعاة تحديات عالمنا يمكن أن تكون صعبة.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، قمنا بتجميع بعض القواعد الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها عند إرسال بريد إلكتروني إلى الأشخاص. اتبع هذه القواعد البسيطة لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل دون عناء.
1. أعد النظر في التحية والتوقيع
"آمل أن يكون لديك أسبوع رائع!" كانت طريقة رائعة لبدء بريد إلكتروني. ليس بعد الآن! بالنظر إلى مدى عدم اليقين في الحياة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإهمال والانفصال المفرط.
وينطبق الشيء نفسه على تسجيلات الخروج مثل "تمنياتي" أو "أطيب التمنيات" أو "هتافات" - والتي كانت تعمل بشكل جيد تمامًا من قبل ولكن يمكن أن تبدو منسحبًا من الواقع في بعض الأحيان.
فلماذا لا تبقيه بسيطًا وحقيقيًا؟ اختر موافقات مثل "حافظ على أمانك" أو "اعتن بنفسك" أو "مع خالص التقدير". بالنسبة إلى التحية ، فإن عبارة "أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام" أو "أتمنى أن تحافظ على سلامتك أنت وأحبائك" يمكن أن تكون نقاط انطلاق جيدة.
2. قم بتضمين سطر موضوع واضح
قاعدة البريد الإلكتروني هذه قديمة قدم البريد الإلكتروني نفسه. وذلك لأن الأشخاص غالبًا ما يقررون ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على سطر الموضوع أم لا.
مع كل عملنا الآن عبر الإنترنت ، فإن الحاجة إلى تحديد أولويات ما هو مهم وتجاهل ما هو ليس أمرًا بالغ الأهمية. وبالتالي ، إذا كنت لا تزال تترك سطر الموضوع فارغًا ، فمن المحتمل أن يتم تجاهل بريدك الإلكتروني.
يحتوي سطر الموضوع المثالي على أقل من 10 كلمات. اختر واحدًا يعالج مخاوفك وينقل ما هو موضوع البريد الإلكتروني. "اقتراح لمشروع الطيران" ، أو "تمت إعادة جدولة الاجتماع" ، أو "أسئلة سريعة حول عرضك التقديمي" هي بعض أمثلة سطر الموضوع الجيدة التي يمكنك أخذ تلميح منها.
3. استخدم التوقيع المهني
لديك كتلة توقيع محددة مسبقًا تستخدمها للرد على رسائل البريد الإلكتروني على جميع أجهزتك الشخصية. يجب أن يحتوي على اسمك وعنوان شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
يمنح هذا المستلم فكرة جيدة عن هويتك وكيفية الاتصال بك إذا دعت الحاجة. عندما يتعلق الأمر بخط وحجم توقيعك المهني ، تأكد من أنه مماثل لبقية البريد الإلكتروني.
أيضا، قم بإنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بثقة لكن لا تسرف في الأقوال أو التفاصيل الشخصية.
4. عرّف عن نفسك إذا كنت ستلتقي للمرة الأولى بشكل افتراضي
لقد واجهنا جميعًا مواقف اضطررنا فيها إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص لم نلتقي به. قد يكون تلقي بريد إلكتروني من شخص غريب أمرًا غريبًا. وهذا يستخف به.
لذا ، خذ دقيقة لتقديم نفسك لمستلم البريد الإلكتروني. السياق أمر بالغ الأهمية ، ولا تزال الانطباعات الأولى مهمة. لذا ، أضف سطرًا مثل ، "مرحبًا! هذه تريسي من شركة Multiseon Pvt. Ltd ، وأرسل بريدًا إلكترونيًا لأنك أعربت عن اهتمامك بشراء منتجاتنا الإلكترونية ".
أو ، عندما يتم تقديمك إلى شخص ما عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك أيضًا ترك سطر يقول له كم هو جميل مقابلته إلكترونيًا.
5. اكتب رسائل البريد الإلكتروني الرحيمة
لا يمكننا التأكيد على أهمية هذا. الحياة صعبة. الأهم من ذلك كله ، أنه غير مؤكد إلى حد كبير.
هل فاتهم موعد نهائي؟ ألم يحضروا إلى Google Meet المجدول؟ قبل أن ترسل بريدًا إلكترونيًا صارمًا - توقف وفكر مليًا. ماذا لو كانت هناك حالة طبية طارئة؟
لذلك كن رحيمًا واستفسر عما إذا كان كل شيء على ما يرام معهم. رسالة بريد إلكتروني مثل "لقد فاتناك في الاجتماع اليوم. مجرد تسجيل الوصول لرؤية كل شيء على ما يرام ". يمكن أن تبني علاقات تصمد أمام اختبار الزمن.
6. ضغط / تغيير حجم & تسمية المرفقات عندما تستطيع
لا نتحدث كثيرًا عن قاعدة البريد الإلكتروني هذه لأنه عند إرسال مرفقات كبيرة ، نفترض تلقائيًا أن المستلم لديه مساحة كافية. تستغرق الملفات الكبيرة وقتًا أطول في التنزيل ويمكن أن تصبح مزعجة في لمح البصر.
ومن ثم ، اجعلها نقطة لضغطها أو تغيير حجمها. إذا كنت تشارك عددًا كبيرًا جدًا من الملفات في وقت واحد ، فمن الأفضل إضافة ملاحظة مهذبة تخبرنا عن الغرض من المرفقات.
أيضًا ، قم بتسمية المرفقات الخاصة بك قبل إرسالها. إرسال سيرتك الذاتية؟ أعد تسمية الملف باسم Tracy_Mackenzie_CV وابدأ بالقدم اليمنى.
7. لا تستخدم البريد الإلكتروني كتطبيق مراسلة فورية آخر
سبب حبنا جميعًا للرسائل الفورية هو أنها فورية.
ولكن عندما تخلط بين الاثنين وتستخدم البريد الإلكتروني كبديل للمراسلة الفورية ، فإنك تخاطر بأن تكون مزعجًا وغير محترف.
ومن ثم ، يجب أن تعرف متى ترسل بريدًا إلكترونيًا ومتى تتابعه مع آخر. لا تفعل ارتكاب خطأ إرسال عدد كبير جدًا من رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني لأنهم ربما يعملون من المنزل. لا تتصل بشخص ما لتطلب منه التحقق من بريد إلكتروني أيضًا.
إذا كان الأمر عاجلاً ، فاستخدم طريقة اتصال أخرى.
8. استخدم الفكاهة للشفاء ولكن باعتدال
بينما يستخدم الكثيرون الفكاهة لتخفيف الحالة المزاجية في هذه الأوقات غير العادية ، فإن مشكلة استخدام الفكاهة في رسائل البريد الإلكتروني هي أنها يمكن أن تأتي بنتائج عكسية.
إذا كنت تريد استخدام الفكاهة في رسالة بريد إلكتروني ، فلا تفعل ذلك إلا إذا كنت تعرف الشخص جيدًا. أنت لا تريد أن تبدو غير محترم أو وقح إذا كان شخص ما في موقف خطير. علاوة على ذلك ، فإن ما يبدو مضحكًا قد لا يقرأ مضحكًا.
كلمة للحكماء: إذا كنت في شك ، فمن الأفضل ترك الأمر.
حدد الردود خارج المكتب وحسِّن توازنك بين العمل والحياة
أثناء إرسال بريد إلكتروني إلى الأشخاص هذه الأيام ، يجب أن تنتبه أيضًا للساعات. مع اكتساب أنماط الحياة للعمل من المنزل قوة دفع ، أصبحت الحدود بين العمل وحياتنا الشخصية غير واضحة. تجعل الردود خارج المكتب من السهل فهم وقت تواجد شخص ما للاجتماع أو الرد على رسالة بريد إلكتروني.
انظر في إعدادات عميل البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بتهيئة الرد الآلي عندما تكون بعيدًا أو لا تكون على مكتبك. على سبيل المثال ، يطلق عليه Gmail اسم المستجيب أثناء الإجازة ، بينما يستخدم Microsoft Outlook الردود خارج المكتب.
نأمل أن تساعدك هذه القواعد الذهبية لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة وعادات البريد الإلكتروني الصحيحة على توفير الوقت وصياغة الردود الصحيحة.
حسِّن مهارات الاتصال لديك عن طريق تجنب الأخطاء مثل استخدام عدد كبير جدًا من الرموز التعبيرية أو الكتابة بأحرف كبيرة.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
جارجي كاتب وراوي قصص وباحث. وهي متخصصة في كتابة أجزاء محتوى مقنعة عن كل ما يتعلق بالإنترنت للعملاء عبر البلدان والصناعات. إنها خريجة الآداب وحصلت على دبلوم في التحرير والنشر. خارج العمل ، تستضيف عروض TEDx ومهرجانات الأدب. في عالم مثالي ، هي دائمًا على بعد دقيقة واحدة من التوجه إلى الجبال.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
خطوة أخرى أيضا…!
يرجى تأكيد عنوان بريدك الإلكتروني في البريد الإلكتروني الذي أرسلناه لك للتو.
