أهم 14 نصيحة آداب البريد الإلكتروني تحتاج إلى معرفتها

سواء كنت كاتب محتوى أو مسوقًا أو مطورًا أو عاملاً مستقلاً ، فإن البريد الإلكتروني هو جزء لا يتجزأ من عالمنا الحديث.

في الواقع ، هذا هو الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل بين المستقلين. لهذا السبب ، من المهم معرفة أفضل الممارسات والآداب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إذا كنت ترغب في جذب العملاء والاحتفاظ بهم.

1. تدرب على الرد السريع

نظرًا لأن الأعمال الحرة تعتمد على التواصل عبر البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً ، فقد أصبحت الاستجابة السريعة معيارًا متوقعًا.

ما لم تكن تقضي الوقت مع العائلة والأصدقاء ، يجب أن تهدف دائمًا إلى الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في غضون ساعة. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقم بالرد في نفس اليوم خلال ساعات عمل العميل.

2. وضح النقطة في البداية

لا يحتاج عملاؤك إلى قراءة بريدك الإلكتروني حتى النهاية ، أو ما هو أسوأ ، عدة مرات ، لفهم النقطة التي تحاول توضيحها. إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني ، فتأكد من توضيح رسالتك بوضوح في البداية - سواء في الموضوع أو في النص.

يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا. في نص الرسالة الإلكترونية ، أكِّد على أهم التفاصيل باستخدام نقاط التعداد النقطي.

متعلق ب: موفرو البريد الإلكتروني الأكثر شهرة أفضل من Gmail و Yahoo Mail

3. ضعف التدقيق النحوي والإملائي

بريدك الإلكتروني هو انعكاس لمن أنت. سيُظهر ما يتوقعه العملاء منك من حيث جودة العمل. حتى أكثر المحترفين خبرة يرتكبون أخطاء إملائية ، خاصة أثناء الكتابة من الهواتف الذكية. ومع ذلك ، لن يحصل العملاء على انطباع أول جيد عن مثل هذه الأخطاء.

بعد الانتهاء من الكتابة ، اقرأ البريد الإلكتروني بصوت عالٍ حتى تتمكن من اكتشاف الأخطاء النحوية. يمكنك أيضًا استخدام أدوات عبر الإنترنت للحصول على مساعدة إضافية.

4. اجعلها موجزة

إذا كنت كاتبًا من خلفية أدبية ، فقد يكون من الصعب مقاومة نفسك من الكتابة بلغة منمقة. ومع ذلك ، بالنسبة لشخص عادي ، سيصبح رمزًا فقط لا يستطيع فك شفرته!

اجعل رسائل بريدك الإلكتروني قصيرة وبسيطة دائمًا. اكتب جمل صغيرة واستخدم كلمات يعرفها الجميع. إذا كان عليك نقل معلومات لا تتناسب مع فقرات قليلة ، فمن الأفضل جدولة اجتماع افتراضي أو مكالمة هاتفية.

5. أجب على جميع الاستفسارات

قد تبدو هذه النقطة متناقضة مع المؤشر السابق ، حيث طلبنا منك إبقاء البريد الإلكتروني قصيرًا. حسنًا ، إن تخطي أي سؤال يتعلق بعميلك من أجل الإيجاز سيكون تصرفًا غير محترم.

عالج الاستفسارات المطلوبة في كل قسم من البريد الإلكتروني في أقسام منفصلة. لذلك ، يعرف العميل أنك تقرأ بريده الإلكتروني باهتمام. عندما لا تتمكن من الإجابة على سؤال على الفور ، اذكره عندما تستطيع.

6. اتبع التنسيق الفردي والقياسي

أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى عملائك ، استخدم تنسيقًا واحدًا لجميع رسائل البريد الإلكتروني. تأكد من استخدام نفس نوع الخط وحجم الخط ولون الخط وبنية النص في كل بريد إلكتروني. إذا لم يكن لديك أي تنسيق قياسي ، فستبدو سلسلة رسائل البريد الإلكتروني واحدة غريبة.

للاتصالات التجارية ، يمكنك استخدام خطوط مثل Arial و Calibri و Verdana. بالنسبة للحجم ، 12 آمن. لا يُنصح باستخدام الخطوط الملونة لهذا النوع من التفاعل الاحترافي ، فلنلتزم باللون الأسود.

7. اختتم بالتوقيع

مهما كانت حالتك المهنية ، فمن الأفضل دائمًا أن يكون لديك توقيع بريد إلكتروني مع معلومات الاتصال الخاصة بك في أسفل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يساعد هذا الأشخاص على تذكرك حتى يتمكنوا من الاتصال بك فورًا عند الضرورة.

من السهل إضافة توقيع شخصي في نهاية البريد الإلكتروني ، وسيجعلك فقط تبدو محترفًا. أضف تفاصيل الاتصال الخاصة بك في التوقيع.

متعلق ب: كيفية إضافة توقيع بريد إلكتروني في Microsoft Office 365

8. استخدم نموذج البريد الإلكتروني خارج المكتب

يمكنك الذهاب في إجازة ولكن أثناء العمل المستقل ، تأكد من أن عملائك يعرفون ذلك. إلى جانب تنبيههم شخصيًا عبر البريد الإلكتروني ، سيكون من الرائع أن يكون لديك مستجيب خارج المكتب.

أثناء العمل مع العديد من العملاء ، تحتاج إلى إدارة المواعيد النهائية. وبالمثل ، يحتاج عملاؤك إلى معرفة متى يتوقعون ردك.

9. المتابعة دائما

تعد المتابعة مع عملائك أمرًا ضروريًا عندما كنت تتوقع الحصول على رد ولكنك لم تفعل. في رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني ، يمكنك نسخ أي معلومات ذات صلة وإعادة إرفاق أي ملفات مهمة لمساعدة العميل في العثور بسهولة على المعلومات الضرورية.

10. استخدم اللغة الصحيحة

استخدم اللغة المهنية القياسية أثناء التواصل مع عملائك. تجنب استخدام الرموز التعبيرية في مثل هذه المحادثات الرسمية. ابدأ البريد الإلكتروني بتحية لطيفة ومخاطبة العملاء بأسمائهم مباشرة.

لا تستخدم الأحرف الكبيرة أو الاختصارات مثل ASAP أو RSVP. أيضًا ، من الأفضل عدم استخدام نموذج قصير لاسم العميل الخاص بك.

11. تجنب الرد عند الانزعاج أو الغضب

بغض النظر عن المدة التي تقضيها في عمل حر، الشعور بالإحباط والغضب من عملك لا بد أن يحدث. إذا كانت بعض رسائل البريد الإلكتروني من العملاء تزعجك ، فستكون الغريزة الطبيعية هي الرد على الفور.

لكن ، امتنع دائمًا عن الرد بينما تنجرف المشاعر بعيدًا عنك. ابقَ محترفًا واكتب ردًا دقيقًا بمجرد أن تهدأ.

12. التواصل باستخدام طرق أخرى

عندما تنمو كموظف مستقل ، ستعرف متى تأخذ المناقشة في وضع عدم الاتصال. أثناء مشاركة بعض المعلومات الحساسة للوقت ، لا تعتمد فقط على رسائل البريد الإلكتروني. قم دائمًا بإقرانه بأي شكل من أشكال الاتصال في الوقت الفعلي مثل مكالمة هاتفية أو رسالة Slack.

13. لا تحاول تكوين صداقات

أنت هنا لبناء علاقة عمل مع عميلك ، وليس لتكوين صداقات معه. من الآمن دائمًا ألا تكون مرحًا أو ذكيًا مع عميلك. التزم بالمعلومات والغرض من رسالتك. لا داعي للعجلة لإظهار شخصيتك لهم بينما ستكون لديك علاقة مهنية.

14. لا تتخطى الرد

قد يكلفك التأخر في الرد على رسالة بريد إلكتروني أو تخطيها تمامًا مشروعًا. إذا كان صندوق الوارد الخاص بك مليئًا برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات والرسائل الإخبارية غير الضرورية ، فقد تفوتك رسائل بريد إلكتروني مهمة من عميلك.

ضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العملاء الحاليين كرسائل مفضلة حتى تحصل على تلك الموجودة في أعلى صندوق الوارد الخاص بك. للوصول بسرعة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل ، احتفظ برسائل البريد الإلكتروني مرتبة.

آداب البريد الإلكتروني الذكية ستثير إعجاب عملائك

من أجل إدارة الأعمال بفعالية ، يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني جزءًا أساسيًا من العملية. جرب هذه الاختراقات السريعة لإنشاء بريد إلكتروني احترافي وتقديم نفسك بطريقة أكثر ذكاءً وأفضل للعملاء المحتملين والحاليين.

أفضل 5 ميزات لتطبيق Cloze لإدارة أعمال سلسة

إذا كان عملك يتضمن موظفين مستقلين أو مستشارين ، ففكر في استخدام Cloze لتحسين الإدارة.

اقرأ التالي

عن المؤلف