على الرغم من كونه أداة إنتاجية ، إلا أن البريد الإلكتروني يعد مصدر إلهاء كبير أثناء ساعات العمل ويمنعك من القيام بمهام أكثر أهمية. قد تكون معتادًا على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما يأتي إشعار.
مثل هذه الممارسات تعرقل أدائك وتسبب عقبات في طريق تحقيق هدفك. لزيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى ، قد ترغب في اتباع الأساليب التالية للتحكم في استخدام البريد الإلكتروني.
1. لا تبدأ يومك مع Inbox
خلال الصباح ، يجب أن تفكر في أولوياتك ، قم بعمل قائمة مهام لليوم ، والتركيز على أهم مهمة دون القلق بشأن طلبات الآخرين. بقدر ما قد يكون من المغري التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أول شيء في الصباح ، فإنه يصرف انتباهك.
متعلق ب: الرقمية مقابل. قائمة المهام الورقية: أيهما أفضل؟
يشوش عقلك بالردود المحتملة على رسائل البريد الإلكتروني ، ونتيجة لذلك ، يعاني عملك الفعلي. يتيح الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الصباح الباكر للناس معرفة أنك متاح بالفعل. ومن ثم ، يجب أن تبدأ يومك بالتركيز على العمل وليس على رسائل البريد الإلكتروني.
2. إفراغ صندوق الوارد بانتظام
ليس من الضروري الرد على كل بريد إلكتروني تحصل عليه. ومع ذلك ، تحتاج إلى معالجة كل بريد إلكتروني للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك ممتلئًا برسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة. وإلا فلن تجد البريد الإلكتروني الضروري. يمكنك الحفاظ على البريد الوارد خاليًا من الرسائل المجمعة غير المقروءة باستخدام الطرق التالية:
- يفعل: إذا طلب البريد الإلكتروني أي مهمة قابلة للتنفيذ ستستغرق أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك على الفور.
- مندوب: لا يتعلق هذا بالضرورة بتسليم المسؤولية إلى شخص آخر. لذلك ، يمكنك إعادة توجيه المهمة إلى الأشخاص المناسبين.
- تأجيل: إذا لم يكن البريد الإلكتروني بحاجة إلى رد عاجل ، فيمكنك تأجيل الرد إلى وقت أفضل.
- حذف: يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني المفوضة إلى شخص آخر أو الرسائل غير الهامة على الفور لتجنب التسبب في حدوث ارتباك وفوضى.
3. الامتناع عن إرسال نسخة لكل بريد إلكتروني إلى الجميع
قد يكون نسخ رسائل البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا في بعض الأحيان ، ولكن هذا يعني عادةً التعرض للقصف بردود لا علاقة لها بك. أثناء إرسال بريد إلكتروني ، لا تضف أكثر من شخصين في حقل CC.
إذا أرسل زملاؤك نسخة إليك من رسائل بريد إلكتروني تحتوي على معلومات لا تحتاج إلى معرفتها ، فيمكنك أيضًا الحصول على رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية. في هذه الحالة ، يجب عليك إبلاغ فريقك بالرد بشكل فردي بدلاً من الرد على الكل ، إلا إذا كانوا يشاركون بعض المعلومات التي يحتاج الجميع إلى معرفتها.
4. التحقق من البريد الإلكتروني على دفعات
هناك نوعان من مستخدمي البريد الإلكتروني: النوع الأول يعتمد على الإشعارات ويتحقق من البريد الإلكتروني فور وصوله. النوع الثاني من المرسل لديه وقته الثابت للتحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة حتى يتمكنوا من نسيانها بقية اليوم.
يجب أن تكون من النوع الثاني لإنجاز مهامك بشكل فعال. ضع القواعد الخاصة بك لمعرفة وقت التحقق من الوقت.
تتمثل إحدى أفضل الطرق لمنع خروج صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك عن السيطرة وتوفير وقتك الثمين في الحصول على مساعدة خارجية لفحص رسائلك. الخيار الذكي لإدارة رسائل البريد الإلكتروني هو استخدام أدوات مثل سانيبوكس أو Unroll.me.
يساعدك Sanebox على فرز صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك وإفراغه وإفساح المجال فقط لرسائل البريد الإلكتروني المهمة. أي رسائل بريد إلكتروني أخرى تصل إلى عنوان بريدك الإلكتروني ستنتقل إلى المهملات أو الأرشيف. مع Unroll. أنا ، يمكنك إلغاء اشتراكات البريد الإلكتروني غير الضرورية.
6. اختر نموذج تشغيل جديد للاتصالات
من خلال تقديم نموذج اتصال جديد بين أعضاء فريقك ، يمكنك أن تصبح أقل اعتمادًا على رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أداة إدارة المشروع للتواصل الجماعي أو ترتيب لقاء قصير. باستخدام أدوات إدارة المشروع ، يمكنك إدراج جميع المؤشرات الضرورية في المشروع.
وبالمثل ، يمكنك جدولة محادثة فردية عبر الهاتف لتجنب وجود سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة. للتعاون والتواصل في الوقت الفعلي ، يمكنك استخدام خدمات المراسلة مثل تثاقل, قطيع, انتحب، وما إلى ذلك ، للتواصل بسرعة مع فريقك لأي احتياجات.
متعلق ب: ما هو سلاك وكيف يعمل؟
7. عزز آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك
لتصبح أكثر نجاحًا في إنجاز المزيد من المهام دون مقاطعة ، قم بضبط آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام النصائح التالية:
- اكتب دائمًا سطر موضوع واضحًا يحدد موضوع رسائل البريد الإلكتروني. وبالتالي ، لن يتجاهل المستلم رسائل البريد الإلكتروني ، ولا يتعين عليك إرسال رسائل بريد إلكتروني إضافية تطلب الرد.
- لا تتخطى تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل أن تصل إلى إرسال زر. سيضمن عدم وجود فرصة لسوء الفهم بسبب الأخطاء المطبعية.
- تأكد من أن توقيع بريدك الإلكتروني يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك ، مثل رقم الهاتف. وبالتالي ، يمكن للمتلقي الاتصال بك مباشرة في حالة الضرورة.
8. انتقل إلى الاستجابة المتأخرة
قد ينتهي بك الأمر في كثير من الأحيان بالرد على رسائل البريد الإلكتروني بمجرد وصولها. ومع ذلك ، فإن هذا لن يؤدي إلا إلى إبعاد تركيزك عن مهمتك الأساسية. توقف عن التعجل في الرد على رسالة بريد إلكتروني. بدلاً من ذلك ، خذ ساعة أو أكثر وقم بالرد وفقًا لجدولك الزمني لإدارة صندوق الوارد الخاص بك.
إذا كنت قلقًا بشأن فقد رسائل البريد الإلكتروني العاجلة ، فلن تتلقى رسائل بريد إلكتروني في هذه الحالة. لأي حالة طوارئ ، ستتلقى مكالمة هاتفية ، وليس بريدًا إلكترونيًا.
9. جرب طريقة "Yesterbox"
هذه الطريقة ، التي أنشأها توني هسيه ، تروّج للرد على البريد الإلكتروني الذي ورد بالأمس فقط - ما لم تكن عاجلة. القاعدة الأساسية لهذه التقنية هي معالجة البريد الوارد بالأمس بدلاً من البريد اليوم. بالطبع ، ستقرأ بريدًا إلكترونيًا عاجلاً يحتاج إلى إجراء فوري ، ولكن لن تندرج العديد من رسائل البريد الإلكتروني ضمن هذه الفئة.
10. قل وداعا للرسائل الإخبارية
كل بريد إلكتروني يأتي إلى صندوق الوارد الخاص بك يعادل لحظة واحدة من الإلهاء. جزء كبير من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها كل يوم عبارة عن رسائل إخبارية. في معظم الحالات ، لن تتذكر حتى متى اشتركت في النشرة الإخبارية ولماذا.
للحفاظ على بريدك الوارد نظيفًا وتجنب تلقي إشعارات غير ضرورية خلال الساعات الفردية ، إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي لا تحتاجها. قد يستغرق إلغاء الاشتراك هذا بعض الوقت ، لكنك ستكون خاليًا إلى الأبد من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. يمكنك دائمًا استخدام موجز RSS بدلاً من البريد الإلكتروني إذا كنت لا تريد أن تفوت أي مشاركة.
الإنتاجية الخاصة بك أكثر أهمية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
فالتراكم اللامتناهي من رسائل البريد الإلكتروني يكفي لجعلك متوترة ومشتتة. من خلال تغيير عادات البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام هذه الأساليب ، يمكنك منع البريد الإلكتروني من التسبب في تشتيت الانتباه وتصبح منتجًا للغاية.
اكتشف كيف تساعدك محطة العمل الخالية من الفوضى على العمل بانتباه وإكمال المهام في الوقت المحدد.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- ركز
- نصائح حول الإنتاجية
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
خطوة أخرى أيضا…!
يرجى تأكيد عنوان بريدك الإلكتروني في البريد الإلكتروني الذي أرسلناه لك للتو.
