باستخدام دمج البريد ، يمكنك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المجمعة باستخدام العناصر النائبة. كل ما تحتاجه هو قاعدة بيانات لجهات الاتصال ونموذج لرسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل المرسلة إليهم.
في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية إنشاء دمج بريد Microsoft Word باستخدام قاعدة بيانات Excel. الخطوات مأخوذة من Microsoft Word و Excel 2016 ، لكن العملية واحدة لجميع الإصدارات.
كيفية القيام بدمج المراسلات من Excel
يستخدم دمج البريد مصادر البيانات من قاعدة البيانات ويضعها في عناصر نائبة لتخصيص رسائل البريد الإلكتروني المجمعة. يمكن أن تكون قواعد البيانات هذه أي شيء من القائمة المذكورة أدناه:
1. افتح مايكروسوفت اكسل جدول.
2. أنشئ قائمة جهات اتصال يدوية بتنسيق كلمة عند استخدام دمج المراسلات.
3. إختر بيانات جهات الاتصال من تطبيق Microsoft Outlook.
لديك مجموعتان من الخيارات للاختيار من بينها:
- جهات اتصال Gmail في ملف متوافق.
- خادم مايكروسوفت SQL.
تُفضل قاعدة بيانات مصنفات Microsoft Excel عندما تحتاج إلى استخدام دمج البريد في Word. لدمج البريد ، ستستخدم Excel لإنشاء قاعدة بيانات سيستخدمها Word لاحقًا.
إذا لم يكن لديك ملف Excel به تفاصيل الاتصال ، فيمكنك استخدام هذا نموذج لملف Excel لأغراض تجريبية.
لتجنب أي تناقضات في رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل المجمعة ، تحتاج إلى تعديل ملف Excel كما هو مذكور أدناه:
- يجب أن يحتوي الصف الأول على رؤوس أعمدة تبدأ من الخلية A1. سيستخدم Word رؤوس الأعمدة هذه كـ دمج الحقول عند استخدام دمج المراسلات في Microsoft Word.
- يجب عليك تحرير رؤوس الأعمدة لمطابقة أسماء العناصر النائبة التي ستستخدمها في مستند نموذج البريد الإلكتروني أو الخطاب.
- تحتاج إلى التأكد من أن ملف جدول البيانات يحتوي على بيانات جهة اتصال كسجل واحد لكل نمط صف. على سبيل المثال ، في البرنامج التعليمي الحالي ، كل تفاصيل الاتصال المتاحة للعميل جيمس بات يمكن الوصول إليه بين الخلايا A2 و J2.
- يجب أن تكون البيانات الرقمية لأي جهة اتصال ، مثل الرموز البريدية ونسب الخصم والمسافات المقطوعة والعملات وما إلى ذلك ، بتنسيق الأرقام المناسب.
- لإجراء أي تغييرات ، حدد الخلية أو نطاق الخلايا الذي يحتوي على الأرقام.
- في ال علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في حدود شريط، انقر على سهم القائمة المنسدلة بجانب جنرال لواء.
- قم بإجراء كافة الإضافات قبل ربط مستند Word لدمج المراسلات بملف قاعدة بيانات Excel. بمجرد إجراء جميع التغييرات ، حفظ ملف Excel.
- يجب أن يكون ملف قاعدة بيانات Excel الخاص بجهات الاتصال الخاصة بك موجودًا في التخزين المحلي لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- تأكد من أن جميع البيانات موجودة في الورقة الأولى من مصنف Excel.
كيفية القيام بدمج المراسلات في Word
بعد إنشاء قاعدة البيانات في Excel ، تحتاج إلى فتح قالب البريد الإلكتروني أو الخطاب الذي تريد إرساله إلى العديد من المستلمين. اتبع الخطوات الموضحة أدناه:
1. على ال شريط، اضغط على علامة التبويب Mailings.
2. في ال بدء مجموعة دمج المراسلات، سوف تحتاج إلى النقر فوق بدء دمج المراسلات.
3. سترى ستة أنواع من مستندات دمج المراسلات. انقر فوق حروف أو رسائل البريد الإلكتروني.
متعلق ب: كيفية طباعة الملصقات باستخدام دمج المراسلات في Microsoft Word و Excel
4. على ال بدء دمج المراسلات المجموعة ، انقر فوق حدد المستلمون. سترى خيارات مثل كتابة قائمة جديدة ، واستخدام قائمة موجودة ، واختيار من جهات اتصال Outlook.
5. يمكنك اختيار أي من الخيارات الثلاثة المذكورة أعلاه اعتمادًا على الطريقة التي تريد بها ربط قائمة جهات الاتصال بحرف القالب. في هذا البرنامج التعليمي ، دعونا نحدد استخدم قائمة موجودة للاستفادة منها قاعدة بيانات Excel الذي قمت بإنشائه أو تنزيله مسبقًا.
6. على ال حدد مصدر البيانات في مربع الحوار ، حدد موقع المجلد حيث يتوفر ملف قاعدة بيانات Excel. بمجرد العثور على الملف ، حدده ثم انقر فوق فتح لتحميل قاعدة البيانات في دمج المراسلات في Word.
7. سترى حدد الجدول مربع حوار. اخرج من المربع عن طريق النقر نعم بدون إجراء أي تغييرات في مربع الحوار.
8. هذا جيد! لقد نجحت في ربط بيانات المصدر ببرنامج دمج المراسلات في Word.
9. سيقوم Word تلقائيًا بمطابقة رؤوس أعمدة قاعدة البيانات مع عناصر حقول الدمج. لضمان المطابقة المناسبة ، انتقل إلى كتابة وإدراج مجموعة الحقول على ال علامة التبويب Mailings التابع شريط ثم انقر فوق تطابق الحقول.
10. تطابق الحقول سوف يظهر مربع الحوار. في العمود الأيمن ، سترى عناصر حقل الدمج. على الجانب الأيمن ، ستجد بيانات مطابقة من قاعدة بيانات Excel المرتبطة.
11. ستكون هي نفسها إذا كنت تستخدم بيانات مصدر أخرى مثل جهات اتصال Outlook أو جهات الاتصال التي تم تصديرها من Gmail. تأكد من عدم وجود حالات عدم تطابق من خلال التمرير عبر القائمة. انقر فوق نعم لإغلاق.
12. في خطاب النموذج الخاص بك ، ضع المؤشر قبل الحرف الأول واضغط يدخل عدة مرات لإفساح بعض المساحة فوق نص الرسالة.
13. ضع المؤشر على الجزء العلوي من المستند ثم انقر فوق كتلة العنوان في ال كتابة وإدراج مجموعة الحقول على ال علامة التبويب Mailings التابع شريط.
14. على الجانب الأيسر من أدخل كتلة العنوان مربع الحوار ، يمكنك اختيار الاسم ، واسم الشركة ، والعنوان ، والبلد ، وما إلى ذلك ، خيارات التنسيق. على الجانب الأيمن ، سترى معاينة لحظر العنوان.
15. يمكنك استعمال ال تطابق الحقول خيارات لتصحيح أي عدم تطابق في بيانات الإدخال. انقر نعم لتضيف العنوان داخل شيفرون.
16. بعد ذلك ، انقر فوق ملف خط الترحيب في ال كتابة وإدراج الحقول المجموعة بعد العنوان، مما يعطيها مسافة بين الأسطر.
17. ال أدخل سطر الترحيب سيظهر مربع الحوار. يمكنك إجراء التغييرات كما تريد ثم النقر فوق نعم. ال خط الترحيب داخل الشيفرون ستظهر في الرسالة.
18. يمكنك النقر فوق معاينة النتائج الأمر على شريط لنرى كيف تبدو الرسالة.
19. يمكنك أيضًا إضافة حقول دمج مخصصة بعيدًا عن العنوان و خط الترحيب. لنفترض أنك تريد الإضافة طراز السيارة وطرازها داخل نص الرسالة.
20. للقيام بذلك ، افتح ملف قاعدة بيانات Excel المرتبط بدمج المراسلات وأضف ملف طراز السيارة وطرازها رأس العمود. أدخل تفاصيل السيارة و حفظ ملف Excel.
21. الآن ، انتقل إلى مستند Word لدمج المراسلات وكرر ذلك الخطوات الرابعة, خمسة، و ستة.
22. الآن ، حدد أي كلمة أو بضع كلمات داخل نص الرسالة ثم انقر فوق أدخل حقل دمج على ال كتابة وإدراج مجموعة الحقول.
23. على ال أدخل حقل دمج مربع ، اختر حقول قاعدة البيانات، ثم حدد طراز السيارة وطرازها. انقر فوق إدراج لإضافة حقل الدمج المخصص.
24. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إضافة العديد من العناصر النائبة المتغيرة كما تريد لتخصيص كل حرف أو بريد إلكتروني ترسله. سيقوم دمج البريد في Microsoft Word تلقائيًا بمطابقة البيانات مع اسم المستلمين.
25. على ال شريط، انقر فوق إنهاء ودمج الأمر ثم اختر طباعة المستندات أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا النقر فوق تحرير المستندات الفردية لتصحيح رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل قبل إرسالها.
استخدم دمج المراسلات لزيادة إنتاجية البريد الإلكتروني
أنت الآن تعرف كيفية القيام بدمج البريد باستخدام Microsoft Word و Excel. استخدم دمج البريد لإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة بشكل أسرع وإنشاء علاقة جيدة مع جهات الاتصال المهنية أو الشخصية. استمر في استخدام Word لجعل حياتك المهنية والشخصية أسهل من ذي قبل.
لن يكون Microsoft Word الأداة التي هي عليه بدون ميزاته الإنتاجية. فيما يلي العديد من الميزات التي يمكن أن تساعدك كل يوم.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- نصائح جدول البيانات
- مايكروسوفت وورد
- مايكروسوفت اكسل
- دمج المراسلات
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديوهات Netflix / Prime بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
خطوة أخرى أيضا…!
يرجى تأكيد عنوان بريدك الإلكتروني في البريد الإلكتروني الذي أرسلناه لك للتو.
