يعد فهم كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني جيدة مهارة بالغة الأهمية ، خاصة بالنسبة للعمل. سواء كنت تمتلك شركة صغيرة أو تعمل لحسابك الخاص ، فمن المحتمل أن تتعامل مع عدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم.
يمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني كطريقة أساسية للتواصل مع الشركات والعملاء الآخرين. قد تبدو كتابة رسالة بريد إلكتروني مهمة بسيطة ، لكن غالبًا ما يعاني الناس من سوء التواصل.
إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعد!
1. يكون دقيقا
في التواصل عبر البريد الإلكتروني ، يجب أن تكون محددًا فيما تقوله. بريد إلكتروني بسيط مثل "أحتاج إلى القيام بذلك بحلول الغد". لن يكفي إذا كنت تراسل موظفًا.
على الرغم من أنه يجب على موظفيك فهم معظم ما تقوله ، فلماذا تخاطر بسوء التواصل عندما يمكنك أن تكون مباشرًا بدلاً من ذلك؟
2. هيكلة بريدك الإلكتروني بشكل صحيح
تحسين سطر الموضوع
يجب تحسين جميع جوانب بريدك الإلكتروني ، من سطر الموضوع إلى النص الأساسي.
تتلقى عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، وبعضها يميل إلى التميز ، أليس كذلك؟ عادة ، هؤلاء هم الذين لديهم سطر موضوع محسن. يجب أن يكون سطر موضوع بريدك الإلكتروني وثيق الصلة بالموضوع العام للبريد الإلكتروني.
عندما لا نتعرف على سطر الموضوع ، أو يبدو أنه غير ذي صلة ، فإننا ببساطة نحذف البريد الإلكتروني قبل قراءته. لتجنب ذلك ، تأكد من أن سطر الموضوع منظم بشكل صحيح.
هيئة البريد الإلكتروني
ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية. من المهم أن تكون رسميًا عند التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال. من الجيد تمامًا استخدام الكلام غير الرسمي عندما يكون ذلك مناسبًا ، ولكن من الأفضل استخدام الكلام الرسمي في معظم الحالات.
ما هو السؤال أو الإجراء الذي تحاول نقله؟ من الجيد الوصول مباشرة إلى النقطة بعد التحية. لا تتردد في أن تكون مباشرًا.
إغلاق
نهاية بريدك الإلكتروني هو آخر شيء سيقرأه عملاؤك أو شركاؤك في العمل. يمكن أن يؤثر ذلك على ما إذا كانوا يعطونك ردًا أم لا.
حاول إنهاء البريد الإلكتروني كما تفعل في محادثة. ستحظى بفرصة أفضل لتلقي رد إيجابي إذا كنت ودودًا ومحترفًا وواضحًا في عبارة الحث على اتخاذ إجراء.
إرسال مرفق
إذا كان لديك مرفق كبير تريد إرساله ، فلا يجب أن تفعل ذلك عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، قم بتحميل الملف إلى خدمة مشاركة الملفات وأرسل رابطًا بدلاً من ذلك. هذا يبدو أكثر احترافا.
3. تحرير وتدقيق!
عند إعداد بريدك الإلكتروني ، حاول أن تتخيل أن كل شخص في الشركة سيقرأه. رسائل البريد الإلكتروني سريعة الإنشاء ، لكنها يمكن أن تترك انطباعًا دائمًا ، لذا تأكد من مراجعة عملك قبل النقر يرسل.
هناك العديد من الأدوات المجانية عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعدك في التأكد من أن عملك مكتوب جيدًا وصحيح نحويًا. يتضمن بنية الجملة وعلامات الترقيم والهجاء وما إلى ذلك.
نحوي
نحوي سيحلل جزءًا من النص الذي كتبته ويتحقق من وجود أي أخطاء نحوية. يمكنك تثبيته كملحق متصفح ، وبالتالي يمكنك الوصول إليه بغض النظر عن موقع الويب الذي تستخدمه.
على سبيل المثال ، يمكن لـ Grammarly التحقق من القواعد النحوية أثناء كتابة بريدك الإلكتروني على Gmail أو مواقع البريد الإلكتروني الأخرى.
Grammarly متاح مجانًا ، ولكنه يحتوي أيضًا على إصدار متميز. تقوم نسخته المجانية بعمل جيد في اكتشاف الأخطاء الأساسية والمتقدمة في القواعد النحوية وعلامات الترقيم ، مثل الفواصل ، والجمل ، والجناس ، والشظايا ، وما إلى ذلك.
سيتحقق أيضًا من الأخطاء الإملائية والانتحال وأسلوب الكتابة. يضيف الإصدار المتميز من Grammarly لمسة إضافية إلى كل ما يقدمه الإصدار المجاني. ومع ذلك ، فإن قسط Grammarly مخصص في الغالب لأولئك الذين يخططون لنشر المقالات.
متعلق ب: هل قسط نحوي يستحق كل هذا العناء؟ إليك كل ما تحتاج إلى معرفته
محرر همنغواي
ال محرر همنغواي هي أداة مجانية عبر الإنترنت ستساعدك على تحسين أسلوبك في الكتابة. النظام الأساسي مثالي لتحرير المقاطع القصيرة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني.
بالإضافة إلى ذلك ، سيشجعك محرر Hemingway على أن تكون واضحًا ومباشرًا في كتاباتك ، حتى لو كتبت مقالات طويلة بجمل معقدة. يمكنك استخدام هذا المحرر لتقييم مدى تعقيد عملك وقابلية قراءته.
هل تعلم أن Microsoft Word به خيارات تدقيق رائعة؟ عند فتح Microsoft Word ، انقر فوق ملف> خيارات> تدقيق. يمكنك اختيار التصحيح التلقائي وخيارات التدقيق الإملائي التي تريد أن يقوم Microsoft Word بالتدقيق فيها.
بالإضافة إلى ذلك ، توفر Microsoft أيضًا ملفات محرر مايكروسوفت، وهو امتداد للمتصفح يمكن أن يساعدك في فحص المستندات الخاصة بك بحثًا عن الأخطاء النحوية والأسلوب وغير ذلك.
إن الشيء العظيم في تحرير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Microsoft Word هو أن التعديل / التنسيق يترجم بشكل رائع إلى بعض تطبيقات / مواقع البريد الإلكتروني ، مثل Gmail أو Outlook.
اليوم ، سيكون لدى معظم مزودي البريد الإلكتروني المشهورين خيارات تحرير متكاملة. سيتحقق الكثير منهم من الأخطاء النحوية أيضًا. بخلاف Gmail و Yahoo و Outlook لديهم أيضًا خيارات تنسيق لرسائل البريد الإلكتروني.
متعلق ب: موفرو البريد الإلكتروني الأكثر شهرة أفضل من Gmail و Yahoo Mail
تعرف على كيفية هيكلة بريد إلكتروني مثالي
يقضي معظمنا جزءًا كبيرًا من اليوم في كتابة وقراءة رسائل البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني هذه مربكة للآخرين. يجب أن تساعدك النصائح المذكورة أعلاه في كتابة رسائل بريد إلكتروني موجزة وواضحة وسهلة الفهم.
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي انعكاس لمهنيتك واهتمامك بالتفاصيل والقيم. لذا تأكد من أن تضع في اعتبارك كيف يمكن للآخرين تفسير نغمة بريدك الإلكتروني.
هل تريد تحقيق أقصى استفادة من Gmail؟ استخدم هذه التطبيقات المجانية وملحقات المستعرض لتفكيك صندوق الوارد الخاص بك وتحسين تجربة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح للكتابة
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
جرب لوجان أشياء كثيرة قبل أن يقع في حب الكتابة عام 2011. يمنحه MakeUseOf فرصة لمشاركة معرفته وإنتاج مقالات مفيدة ومليئة بالحقائق حول الإنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية
انقر هنا للاشتراك