ما هو الوقت المناسب وكيف يعزز إنتاجيتك؟

إذا لم يكن لديك أنت أو زملائك في الفريق حد زمني لإكمال مهمة معينة ، فقد تكون أقل إنتاجية. يساعدك استخدام timeboxing لإدارة وقتك على التخفيف من تسرب الوقت وزيادة الإنتاجية.

تستخدم العديد من المنظمات العالمية والمهنيين الناجحين للغاية تقنيات الوقت المناسب. تشرح المقالة ماهية timeboxing ، وكيف تعمل ، ومزاياها وعيوبها.

ما هو الوقت المناسب؟

Timeboxing هو تكتيك لإدارة الوقت مع التركيز على أهداف المشروع. عندما تطبق هذه الإستراتيجية في حياتك المهنية أو الشخصية ، فأنت أكثر استعدادًا لذلك وقف المماطلة وزيادة الإنتاجية.

المربعات الزمنية هي وحدات من خانات الوقت. يجب أن يكون المربع الزمني إطارًا زمنيًا واقعيًا ولكن ثابتًا لمهمة ما. يمكنك تعيين أكثر من مربع زمني إذا كان العمل معقدًا. يمكن أن تكون المربعات الزمنية عبارة عن دقائق أو ساعات أو أيام أو أسابيع أو حتى شهر ، حسب المشروع ومهامه.

يمكّنك Timeboxing من التخطيط لميزانية زمنية لكل مهمة في المشروع. تجلس مع فريقك وتقوم بإنشاء قائمة مهام للمشروع. يجب أن تقوم أنت وفريقك بالعصف الذهني معًا لتحديد الحد الزمني للمهام.

تتوفر عادةً بيانات مثل المهام والموارد والمربعات الزمنية المحددة في تطبيق إدارة المهام. طريقة المربنة الزمنية هي إجراء إدارة الوقت المشهود عالميًا والذي يضمن عملًا عالي الجودة في أقل إطار زمني ممكن.

كيفية إعداد Timeboxing

ما لم تكن تعتقد أن الأمر سيستغرق الكثير من الجهد لإعداد timeboxing ، فستندهش من أنه في الواقع ليس بالصعوبة التي يبدو عليها. فيما يلي بعض الخطوات السريعة لإعداد timeboxing مرة واحدة واستخدامها للمشاريع المستقبلية:

1. قم بإنشاء قائمة مهام المشروع:

يمكنك استخدام أي تطبيقات عبر الإنترنت مثل ريدبوث و OmniFocus لإنشاء قائمة مهام لمهام أي مشروع. تأكد من قيامك أنت وفريقك بالبحث بشكل صحيح قبل الانتهاء من قائمة المهام.

متعلق ب: قائمة التطبيقات الأنيقة للمهام الإنتاجية البسيطة

2. تجميع المهام وتحديد أولوياتها:

تحتاج إلى تحديد المهام المتشابهة وتجميعها في المربعات الزمنية المجاورة. ستساعدك أنت أو فريقك على تجنب ضياع الوقت غير الضروري عند التبديل بين المهام.

تحتاج أيضًا إلى تحديد أولويات بعض المهام ونقلها إلى المجموعة الأولى من المربعات الزمنية. ناقش مع مالك المشروع أو العميل لتحديد أولويات المهام بدقة. قم بتمييز المهام ذات الأولوية في رمز لون منفصل.

يمكنك استخدام تطبيقات مثل nTaskو Wrike و Trello و Basecamp وما إلى ذلك لتجميع وترتيب الأولويات بشكل أسرع عبر الإنترنت.

3. تخصيص مربع زمني لكل مهمة:

لتخصيص وقت ثابت للمهام الفردية ، عليك مراعاة موعد التسليم النهائي الذي عرضته على العميل. الآن ، يمكنك مقابلة فريقك في جلسة عصف ذهني للاتفاق على تخصيص مربع زمني واقعي لمهام المشروع.

4. تحديد Timebox للفواصل:

قم بإعداد أوقات ثابتة منطقية لفترات الراحة وأوقات التعطل الفنية والمهام الأخرى غير المنتجة التي ستستهلك أيضًا الميزانية الزمنية لأي مشروع.

هناك العديد من تطبيقات التذكير المتاحة التي يمكنك استخدامها لتذكيرك بأخذ قسط من الراحة عندما تكون في المربع الزمني للاستراحة. ال تتجه تطبيقات التذكير TickTick، Rainlendar ، 2Day ، Kana Reminder ، إلخ.

متعلق ب: كيفية تتبع ساعات العمل لحسابهم الخاص مع التطبيق في الوقت المناسب

5. أي توقيت لاختيار:

يمكن أن يكون هناك نوعان من ضبط الوقت: ضبط الوقت الصعب و timeboxing الناعم. يقترح المربعات الزمنية الناعمة قرب النهاية لإكمال المهمة. من ناحية أخرى ، يخبرك الوقت الصعب بالتوقف عن العمل في مهمة إذا انتهى الوقت المخصص ، حتى إذا ظلت المهمة غير مكتملة.

بالنسبة للمهام البسيطة ، سيكون من المفيد إذا اخترت ضبط الوقت الصعب. استثمر الوقت الذي توفره من المربعات الزمنية الصعبة في المهام المعقدة من خلال المربعات الزمنية الناعمة.

6. استخدم مؤقتًا للمهام:

عندما تبدأ أنت أو فريقك مهمة ، استخدم مؤقتًا لتتبع الوقت. سجل الوقت المستغرق لإكمال المهمة في قائمة المهام لتحليلها. سيكون من المفيد إذا كنت تستخدم تطبيقات المؤقت التلقائي على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك ، مثل الساعة الرملية و SnapTimer.

7. تجنب الإلهاءات:

تساعدك المربعات الزمنية أنت وفريقك على التركيز على المهمة. كما أنه يساعد على الاستفادة من تدفق الوقت بشكل أفضل لزيادة الإنتاجية. ومع ذلك ، لن ترى التحسينات من خلال ضبط الوقت إلا إذا كرست انتباهك حقًا للمهمة أثناء المربع الزمني المستمر.

لوقف الانحرافات عن العمل ، تحتاج إلى إيقاف جميع الإشعارات التي قد تشتت انتباهك عن المهمة التي تقوم بها. يمكنك استخدام أدوات مثل Freedom و Cold Turkey Blocker و RescueTime و SelfControl وما إلى ذلك.

8. المراجعة والمكافأة:

في المرحلة الأولية ، تحتاج إلى تسجيل الكثير من البيانات من عملية ضبط الوقت. تحتاج إلى حفظ البيانات مثل أرقام المهام ، المربعات الزمنية ، الوقت لكل مهمة ، إلخ. استخدم هذه البيانات المجمعة لتقييم كيف تساعدك خاصية timeboxing أنت وفريقك على تحقيق مستوى الإنتاجية المطلوب.

يمكنك أحيانًا مكافأة أعضاء فريقك عندما يكملون المهام في الوقت المحدد مسبقًا. يساعد في زيادة الدافع بين أعضاء الفريق.

إيجابيات Timeboxing

يتم تطبيق تكتيك الختم الزمني على أي شيء يتعلق باستهلاك الوقت. سواء كانت مهامك المنزلية أو مسؤولياتك المهنية ، يمكنك أن ترى فوائد فورية عند ممارسة ضبط الوقت. بعض المزايا هي:

1. تصبح أنت وفريقك حذرًا حقًا بشأن كيفية استنفاد وقتك.
2. يمكّنك Timeboxing من التركيز بكفاءة على أعمال المشروع لتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
3. يضمن لك Timeboxing إكمال مهمة واحدة في كل مرة ، وبالتالي تقليل عبء المهمة.
4. Timeboxing هو أسلوب إدارة عمل موجه نحو الهدف. عندما تعمل أنت أو فريقك في بيئة موجهة نحو الهدف ، فإنك تشعر بالدافع.
5. يمكنك الاستمتاع بتوازن أفضل بين العمل والحياة من خلال ضبط الوقت. تخبرك المربعات الزمنية بكفاءة عندما يكون التقويم الخاص بك مجانيًا لاجتماع غير رسمي للفريق أو لحضور عشاء عائلي.

سلبيات Timeboxing

إلى جانب فوائده المتنوعة ، هناك بعض أوجه القصور أيضًا ، وهي:

1. قد يستغرق الأمر بعض الخبرة لإعداد إستراتيجية مناسبة للملاكمة الزمنية.
2. يدعي البعض أنه بسبب أهداف المربع الزمني ، لا يمكنهم تقديم خدمة أو منتجات ذات جودة عالية.
3. قد يشعر بعض المحترفين بالإرهاق عندما يرون العديد من المهام في التقويمات الخاصة بهم.
4. يعتقد عدد قليل من الأفراد أن مؤقتات timebox تصرفهم عن العمل عندما ينطلقون.

لقد حان وقت المربعات الزمنية

ستساعدك استراتيجيات ونصائح المربعات الزمنية المذكورة أعلاه على تحقيق إنتاجية ونمو مستدامين في حياتك المهنية أو الشخصية.

سيكون من الأسهل بالنسبة لك تنفيذ الوقت المحدد عند استخدام تطبيقات إدارة المهام المؤتمتة وعبر الإنترنت. إذا كنت ترغب في استخدام تطبيق إدارة المهام لمساعدتك في ضبط الوقت ، فتأكد من اختيار التطبيق المناسب ، حتى لا تضطر إلى تبديل التطبيقات بشكل متكرر.

دليل إدارة المهام عبر الإنترنت: 10 نصائح لاختيار التطبيق المناسب

إذا كنت تبحث عن اختيار تطبيق لإدارة المهام لإدارة مشاريعك بكفاءة أكبر ، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب

قم بالتوسيع لقراءة القصة الكاملة