9 أخطاء شائعة في إدارة المشروع (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)

في المشروع ، حتى الأخطاء الصغيرة يمكن أن تكون مكلفة لحياتك المهنية. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى تعطيل مشروع ما والتأثير سلبًا على أدائك بالإضافة إلى تكلف مؤسستك الكثير من المال.

فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة في إدارة المشروع والتي يجب تجنبها بأي ثمن.

1. عدم اتباع الطريقة الصحيحة

يحتاج المشروع الناجح إلى إستراتيجية مناسبة حسب متطلبات المشروع وقدرة أعضاء الفريق. لقيادة المشروع نحو النجاح ، تحتاج إلى العثور على أفضل منهجية لإدارة المشروع للحفاظ على تركيز الأعضاء ومشاركتهم.

يمكنك تقييم نقاط القوة والضعف لأعضاء فريقك من خلال تحليل SWOT قبل تطوير الإستراتيجية. تتيح لك أدوات SWOT اختيار هدف للمشروع وإدخال البيانات الخاصة بنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.

2. التواصل غير الفعال

يعد الافتقار إلى التواصل الفعال أحد أكبر عيوب إدارة المشاريع التي قد تواجهها. أثناء سوء التفاهم ، يلوم أعضاء الفريق بعضهم البعض ؛ لكن المشروع هو الذي يتعرض للعراقيل في النهاية.

لتجنب مثل هذه المشكلات ، احرص دائمًا على التواصل بشكل واضح بين أعضاء المشروع. سيكون إبقاء الجميع في الحلقة مفيدًا لمنع سوء التواصل تأكد من إبلاغ أصحاب المصلحة الآخرين بأي تغييرات في القرارات.

للتواصل في الوقت الفعلي ، اختر تطبيقات مثل Slack التي تحتفظ بسجل للمحادثة الكاملة. Google Jamboard هو خيار فعال للتواصل الصوتي والمرئي بين أعضاء الفريق المشاركين في إدارة المشروع.

متعلق ب: ما هو سلاك وكيف يعمل؟

3. عدم استخدام برنامج إدارة المشاريع

يجب أن تحقق أقصى استفادة من الأتمتة والأدوات المبرمجة لإدارة المشاريع بذكاء. تقوم المؤسسات الناجحة بتنفيذ تطبيق واحد أو أكثر لتبسيط إدارة المشروع.

تعمل أدوات إدارة المشروع على تحسين كفاءة الموارد وتتبع التقدم ، بغض النظر عن حجم المشروع ونوعه. يمكنك استخدام ProofHub لتخطيط وتنفيذ المشاريع من خلال لوحات Kanban ومخططات جانت والتدقيق عبر الإنترنت وميزات إعداد التقارير الديناميكية.

يمكنك أيضا أن تجرب ClickUp لإدارة المشاريع أو المهام للاستفادة من ميزات مثل تبعية المهام والمهام المتكررة وعرض اللوحة المرن وتعيين التعليقات كمهام. يتيح لك أيضًا اختيار قالب مناسب لمشروعك ، وسيضيف تلقائيًا المهام الممكنة.

4. قلة المدخلات من أعضاء الفريق

أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو نقص الدعم من أعضاء الفريق. قد يحدث ذلك عندما لا يستمع مدير المشروع إلى الفريق. بدلاً من ذلك ، عندما لا يهتم الفريق بتوضيح فكرة لصالح المشروع ، فقد تكون هناك تأثيرات سلبية.

قبل وأثناء المشروع ، يجب أن يعقد الفريق اجتماعات متعددة مع المدير. سوف يساعدهم على فهم أهمية المشروع ومناقشة استراتيجيته وسير العمل.

إذا لم يكن الاجتماع وجهًا لوجه ممكنًا ، يمكن للفرق الانضمام إلى اجتماع افتراضي عبر تكبير حيث يمكنهم المشاركة في استطلاعات الرأي ومناقشة المشروع عبر ميزة السبورة البيضاء. جوجل ميت يوفر أيضًا مرفقًا للاجتماعات عبر الإنترنت مع ميزات مثل التسمية التوضيحية الحية التلقائية والمزيد من عناصر التحكم لمضيف الاجتماع.

5. نقص الموارد الماهرة

يمكن أن يؤدي اختيار الموارد عديمة الخبرة وغير الفعالة إلى تعريض المشروع بأكمله للخطر. غالبًا ما تختار أعضاء لمشروع بناءً على مدى توفرهم ، وليس بناءً على مهاراتهم وخبراتهم في المشاريع ذات الصلة.

لهذا السبب ، من الضروري أن تختار بحكمة أعضاء الفريق الذين يمكنهم قيادة المشروع نحو نهاية ناجحة ضمن الإطار الزمني المحدد. إذا لم يكن لدى مؤسستك القوة البشرية اللازمة لمشروع معين ، فيمكنك دائمًا الاستعانة بمصادر خارجية لأشخاص يتمتعون بالكفاءة والخبرة حتى العمل أو فايفر.

6. العمل في نفس الوقت على مشاريع متعددة

يمكن أن يؤثر العمل في العديد من المشاريع في وقت واحد عليك ويؤثر سلبًا على جودة عملك وكفاءته. لتجنب الاختناقات ، قم بتفويض جميع المهام الأخرى أثناء العمل في مشروع كبير. إذا كان عليك إدارة أكثر من مشروع واحد في وقت واحد ، فاستخدم التقويم وتطبيقات قائمة المهام لإدارة المهام.

تقويم جوجل هو تطبيق تقويم متعدد الاستخدامات يجب عليك استخدامه عند المشاركة في مشاريع متعددة. يتيح لك جدولة أحداث التقويم من رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات ، ومشاركة تواجدك ، وعرض الأحداث الشخصية أو التجارية في مكان واحد.

يمكنك أيضًا استخدام Todoist لتركيز جميع المهام وتنظيمها بشكل صحيح. هناك طريقة خالية من المتاعب مزامنة تقويم Google مع Todoist برنامج.

7. التقدير غير العملي وإدارة الوقت

بصفتك مدير مشروع ، فأنت ملزم بإبقاء الجميع على المسار الصحيح. ولهذا ، قد تقدم أحيانًا جدولًا زمنيًا غير واقعي للعميل وتثقل كاهل أعضاء الفريق بوقت إضافي. في سيناريو آخر ، يؤدي تساهلك مع الفريق إلى تأخير المشروع. كلاهما ضار بمشروعك والعلاقة بين العميل والمؤسسة.

استخدام أدوات فعالة لتتبع الوقت مثل تايم دكتور Time Doctor سيساعدك على تتبع إنتاجية الموظف والوقت الذي تستغرقه كل مهمة. إذا كان مشروعك يتضمن الفوترة على أساس ساعات العمل ، يمكنك استخدام في الوقت المناسب لإنشاء سجل عمل دقيق للفواتير.

8. الإدارة التفصيلية للفريق

بصفتك مديرًا للمشروع ، لا يجب أن تدير أعضاء فريقك بالتفصيل. قد ينظر الأشخاص داخل الفريق إلى هذه العادة على أنها علامة على عدم الثقة. يمكن أن يؤثر سلبًا على بيئة العمل. إن منح بعض الحرية لفريقك سيلهمهم للعمل بجد وخلق بيئة إيجابية.

يمكنك استخدام أسانا لتحديد الأهداف في بداية المشروع والحصول على إشعار بمجرد أن يكمل الفريق مهمة معينة. العمل بروح الفريق الواحد هو تطبيق آخر لإدارة المهام يتيح لك تعيين المهام للآخرين وتتبع النطاق الترددي للفريق والقدرة على تفويض المهمة لتجنب الإرهاق.

9. عدم القدرة على إدارة نطاق المشروع

سيؤدي تغيير نطاق المشروع في منتصف الطريق إلى سوء تخصيص التكلفة والوقت مع تعريض نجاح المشروع للخطر. حتى التغيير البسيط يمكن أن يؤخر العملية برمتها.

لتجنب هذه المشكلات ، يجب أن يكون لديك نطاق محدد بدقة من البداية. للتأكد من الإدارة السليمة لنواتج المشروع ، راقب تقدم المشروع. أيضًا ، احرص دائمًا على إطلاع الرعاة جيدًا في حالة حدوث أي تغيير في النطاق.

مع وريك، يمكنك إدارة سير عمل مشروع يحتوي على العديد من المهام والمهام الفرعية. تساعدك جداول العمل وميزات إدارة الموارد في إدارة نطاق المشروع دون أي مشاكل.

NTask هي أداة أخرى لإدارة المشاريع يبقيك على اطلاع دائم بتقدم المشروع واستخدام الميزانية بحيث يمكنك افتراض أي تغيير في النطاق في المشروع.

تجنب الأخطاء الشائعة لإدارة المشاريع الناجحة

يضمن التخطيط السليم واليقظة والاتصال الشفاف إدارة المشروع بدون مجهود. جرب هذه النصائح لتجنب ارتكاب بعض الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع وإكمال المشاريع في الوقت المناسب.

أفضل 5 تطبيقات مجانية لمخططات جانت لإدارة المشاريع

تتيح لك مخططات جانت تخطيط المهام حتى اليوم وتصور تقدم المشروع. تحقق من هذه التطبيقات المجانية الخمسة!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب