تنظيم حدث ناجح هو واجب مجزي ومرهق. أنت بحاجة إلى مهارات متخصصة لصياغة الميزانية التي تراعي الظروف غير المتوقعة ، والعثور على موقع واحد أو أكثر من المواقع المناسبة ، والترويج للحدث ، وما إلى ذلك.
ولكن إلى جانب الاهتمام بالتفاصيل ، والمهارات التنظيمية ، وكونك مسوق شبكي ذكي ، الاعتماد على برنامج تخطيط الأحداث سيقطع شوطًا طويلاً لتبسيط عملية الإدارة وحفظها الوقت.
كيفية اختيار التطبيق المثالي لتخطيط الأحداث
هناك العديد من تطبيقات تخطيط الأحداث ، كل منها يقدم ميزات محددة. ومع ذلك ، فإن أفضل برنامج لإدارة الأحداث هو الذي يلبي احتياجاتك ، حيث تتطلب الأحداث المختلفة ميزات مختلفة.
لذلك ، سوف تحتاج إلى تحديد احتياجاتك لحدثك القادم لمعرفة كيفية اختيار البرنامج المثالي. فيما يلي بعض الأسئلة لإرشادك خلال هذه المهمة:
- ما نوع الحدث الذي تنظمه ، شخصيًا ، أم افتراضي ، أم مختلط؟ سيساعدك هذا في اختيار التطبيق الذي يدعم نوع الحدث.
- هل هو حدث مغلق أم مفتوح؟ إذا كان حدثًا مغلقًا ، فقد تحتاج فقط إلى برنامج يمكنه مساعدتك في إرسال دعوات إلى ضيوف محددين. بخلاف ذلك ، ستحتاج إلى تطبيق به أدوات تسويق مدمجة للترويج للحدث.
- هل برنامج تخطيط الحدث له نسخة محمولة؟ يتيح لك امتلاك برنامج تخطيط مناسب للجوّال إمكانية الوصول إلى جميع معلوماتك أثناء التنقل. يمكنك أيضًا استخدام التطبيق لمشاركة المعلومات المتعلقة بالحدث مع الحاضرين.
- هل يتعين عليك حساب الكثير من مخزون التموين؟ يمكنك استخدام تطبيق مع آلة حاسبة مدمجة لتخطيط الأحداث للحصول على جميع معلوماتك في مكان واحد.
- ماذا تحتاج لهذا الحدث؟ يمكنك كتابة جميع الأدوات التي تحتاجها هنا ، بما في ذلك أنظمة الإشعارات وأنظمة التذاكر وأدوات تسجيل الحضور وما إلى ذلك.
- هل تحتاج إلى التعاون مع المنظمين الآخرين أو أصحاب المصلحة في الحدث؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فيجب عليك اختيار تطبيق يسمح بالاتصال.
يجب أن تساعدك هذه الأسئلة في تضييق نطاق قائمة تطبيقات التخطيط للأحداث. ومع ذلك ، قد تحتاج إلى مزج تطبيقات مختلفة بناءً على حجم الحدث الخاص بك ، أو إذا لم تجد تطبيقًا يلبي جميع احتياجاتك. مع ذلك ، يجب أن تفكر في حلول تخطيط الأحداث هذه:
من المعروف على نطاق واسع أن Eventbrite واحدة من أفضل الأدوات للعثور على الأحداث من حولك، ولكنه يحتوي أيضًا على تطبيق لإدارة الأحداث في مجموعة أدواته — Eventbrite Organizer.
سواء كنت تخطط للقاء صغير أو حفلة كبيرة ، يمكنك الاعتماد على Eventbrite Organizer أداتك الشاملة لإنشاء أحداثك وإدارة مبيعاتها وتتبع الحضور مباشرة من خلال هاتف ذكي.
يمكنك أيضًا استخدام Eventbrite للإعلان عن حدثك عبر الإنترنت ومشاركة المعلومات الحيوية مع المدعوين.
تحميل: منظم الأحداث لـ ذكري المظهر | iOS (مجاني ، تسعير مخصص)
هناك الكثير من الأجزاء المتحركة المتضمنة عند التخطيط لحدث ما. لهذا السبب تحتاج إلى موقع مركزي واحد للبقاء منظمًا وتتبع المهام المكتملة وغير المكتملة.
monday.com هي أداة قوية يمكنك استخدامها لجلب جميع مشاريعك الجارية على نفس النظام الأساسي. على الرغم من أنه في المقام الأول أداة لإدارة المشروع، فهو يتميز أيضًا بوظائف تخطيط الأحداث والقوالب المضمنة التي يمكنك أنت والمتعاونون الآخرون استخدامها لتخطيط ميزانيتك أو تنظيم الجداول الزمنية.
يمكنك استخدام ال اسبوعي ميزة لإنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق الآخرين ، أثناء استخدام لوحة المعلومات الخاصة بها لتتبع وقياس تقدمك. يمكنك أيضًا استخدام monday.com للتواصل مع أعضاء الفريق داخل التطبيق ، لذلك لن تضطر إلى الضياع في كومة من صناديق البريد الإلكتروني الواردة. جرب أو حاول أدوات monday.com التنظيمية القوية لتعزيز تعاون فريقك.
تحميل: monday.com لـ ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)
3. مخطط الجيب
إحدى المهارات الأساسية لمخطط الأحداث هي القدرة على صياغة ميزانيات دقيقة تأخذ في الاعتبار المواقف غير المخطط لها. هذا يعني أنه سيتعين عليك التواصل مع عالم الرياضيات فيك.
لكن إجراء كل هذه الحسابات اليدوية يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً ، وغالبًا ما يتعين عليك التعامل مع جداول زمنية ضيقة. Pocket Planner هو تطبيق فعال وسهل الاستخدام يمكن أن يساعدك في عمل تقديرات دقيقة لأحداثك. سيساعدك وجود جميع حساباتك في مكان واحد أيضًا على توفير الوقت.
تحميل: مخطط الجيب لـ iOS (مجانا)
الجداول الاجتماعية هي أداة عملية متخصصة في تخطيط الأحداث لمساعدتك على تصور مكانك ، وفرز ترتيبات الجلوس ، والتعاون مع الحاضرين.
يمكنك إنشاء خطتك المعمارية ، أو استخدام أحد القوالب ثلاثية الأبعاد الخاصة بها كبداية. ما عليك سوى اختيار نوع الحدث وتحديد قالب يتوافق مع النمط وتعديله وفقًا لاحتياجاتك.
يمكنك استخدام هذا البرنامج لتصميم تخطيط مساحة الحدث الخاص بك عن طريق إضافة جميع أنواع الكائنات المعدة مسبقًا ، بما في ذلك أجهزة العرض والمراحل والجداول وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا مشاركة التخطيط مع متعاونين آخرين من خلال البرنامج.
إذا كنت تفضل نظامًا أساسيًا لإدارة الأحداث متعدد الإمكانات لتجنب التلاعب بالعديد من الأدوات المتخصصة ، فلن تخطئ في استخدام Whova. إنه برنامج متعدد الوظائف يسمح لك بإدارة الأحداث الافتراضية أو الشخصية أو الهجينة باستخدام نفس النظام.
تتضمن بعض ميزاته الرئيسية تسجيل الأحداث ، وإدارة المؤتمرات ، وتسويق الأحداث ، وإنشاء مواقع الويب ، وتسجيل الحضور ، ومشاركة الحضور ، والشبكات ، وما إلى ذلك.
يمكنك أيضًا مشاركة معلومات مثل جدول أعمال الحدث والخدمات اللوجستية الأخرى (ترتيبات وقوف السيارات والخرائط) مع الحاضرين باستخدام التطبيق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للحضور الاستفادة من ميزات الشبكة الخاصة به لمشاركة صور الحدث ، وتبادل جهات الاتصال عن طريق مسح بطاقات العمل ضوئيًا ، أو حتى إرسال رسائل إلى بعضهم البعض من خلال التطبيق.
تحميل: Whova لـ ذكري المظهر | iOS (عرض تجريبي مجاني ، تسعير مخصص)
إدارة الأحداث الخاصة بك بثقة
يمكنك الآن التخلص من نهج DIY الذي يستغرق وقتًا طويلاً والاعتماد على أدوات إدارة الأحداث هذه لتسهيل عملية التخطيط وتبسيط العمليات ومساعدتك على تنظيم المزيد من الأحداث الناجحة.
ولكن ، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يوجد حدثان متماثلان ، فإن المفتاح هو تحديد احتياجاتك واختيار البرنامج الأنسب الذي سيرفع مستوى كل عنصر من عناصر الحدث الخاص بك. انطلق واختر البرنامج الذي سيساعدك في جعل الحدث التالي لا يُنسى.
لماذا لا تتخلى عن تطبيق المهام الخاص بك لمخطط Google Drive؟ يثبت هؤلاء المخططون عبر الإنترنت المصنوعون باستخدام أدوات Google مدى تنوعهم.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- تذاكر الحدث
- أدوات التعاون
- إدارة الوقت
- أداة التخطيط
Loic كاتب محتوى مستقل في MakeUseOf ومتعلم مدى الحياة. كان يطارد شغفه بالكتابة منذ عام 2016. إنه يستمتع بتجربة الأدوات والبرامج التقنية الجديدة مع إمكانية مساعدة المستخدمين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
