الاعتماد المفرط على الورق في المكاتب يضر بالبيئة. بصرف النظر عن ذلك ، يمكن أن يكون تأمين المستندات المكتبية الحساسة أمرًا شاقًا. نتيجة لذلك ، يمكن أن تتعرض الملفات ذات المهام الحرجة لأي شخص ، بما في ذلك الزائر العشوائي.
من خلال التخلص من الورق من المكتب ، يمكنك تجنب كل هذه المخاطر. إليك بعض التطبيقات والنصائح عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها لجعل مكتبك بلا أوراق.
قم بالتبديل من سجل الزوار الورقي إلى نظام إدارة الزوار عبر الإنترنت. يمكن لأدوات إدارة الزوار المبتكرة والقوية إدارة العملية الكاملة لإدارة زوار المكتب.
اللوبي تراك يتيح لك تتبع جميع الزوار أثناء التقاط الصور وطباعة الشارات في نفس الوقت. كما يأتي مع ميزات مثل إخطار المضيفين وإدارة الإخلاء في حالات الطوارئ وتنبيه أفراد الأمن.
بروكسي كليك هو حل قائم على السحابة يساعدك على التحكم في تدفق الأشخاص. الأداة قابلة للتخصيص وتتبع نهجًا متكاملًا للحفاظ على كفاءة المكاتب الأمامية وتأمين البيانات الحساسة.
2. تطبيقات المحاسبة
يمكن أن تكون إدارة المحاسبة في مكتبك على الورق عملية مرهقة وتستغرق وقتًا طويلاً ومربكة أيضًا. بمساعدة تطبيقات المحاسبة ، يمكنك جعل العملية غير ورقية وسريعة وبدون عناء.
محاسبة سيج هو تطبيق محاسبة يمكنك استخدامه حتى بدون أي خلفية في المحاسبة. بمجرد توصيله بحسابك المصرفي ، يصبح تدفق المعاملات سلسًا. يمكنك تتبع المبيعات والمشتريات والتدفق النقدي من خلال ميزة الإبلاغ السهل.
كويك بوكس هي أداة محاسبة أخرى عبر الإنترنت تتيح لك إجراء التقييم الذاتي لضريبة القيمة المضافة والضرائب وكشوف رواتب الموظفين. QuickBooks POS هو إصدار موسع يتيح لأصحاب الأعمال الصغيرة تشغيل عدادات البيع بالتجزئة بدون ورق.
3. تطبيقات إدارة المشاريع
إذا كنت تخطط لاستخدام الأوراق أثناء مرحلة إدارة المشروع ، فقد يكلفك ذلك بسهولة دولارات كبيرة. للاحتفاظ بجميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة ، ستحتاج إلى طباعة نسخ متعددة من نفس الملف. ومع ذلك ، يمكنك تجنب مثل هذه النفقات وتصبح صديقًا للبيئة باستخدام أدوات إدارة المهام أو المشروع.
أداة إدارة المشروع أسانا لديه واجهة مستخدم سهلة الاستخدام يمكن لأي شخص استخدامها لتعيين المهام وتتبعها. يساعدك التطبيق في مشاركة الملفات في الوقت الفعلي والتعليق على المهام وإنشاء التقارير الرقمية.
ClickUp هي أداة أخرى لإدارة المشاريع تسمح لك بدمج العديد من تطبيقات الطرف الثالث. كما يوفر أيضًا عرضًا لأعباء العمل يساعدك على تتبع عبء العمل على المورد الفردي.
متعلق ب: ما هو ClickUp؟ أفضل ميزات إدارة المشروع
هل ما زلت تهدر الملاحظات اللاصقة لتدوين مهامك؟ يجب عليك التخلص منه واختيار تطبيقات قائمة المهام.
تودويست يسمح لك بسرد جميع المهام بطريقة منظمة. كما يسمح لك بإضافة أقسام ومهام فرعية لتصنيف مهامك. يمكنك أيضًا إضافة مستويات الأولوية والعلامات المفضلة في هذا التطبيق.
أي فعل تمكنك من الوصول إلى قائمة المهام الخاصة بك من أي مكان على أي جهاز. سيذكرك أيضًا بالقيام بمهام مهمة في الوقت المحدد.
5. تطبيقات تدوين الملاحظات
بمجرد أن تجعل عملية تدوين الملاحظات بلا أوراق ، يمكنك توفير تكلفة دفاتر الملاحظات والأقلام. علاوة على ذلك ، لا يتعين عليك قضاء الوقت في البحث عن المفكرة في مكتب مزدحم قبل الاجتماع.
مع تطبيق تدوين الملاحظات مثل إيفرنوت، يمكنك الاحتفاظ بجميع المعلومات المهمة التي يمكن الوصول إليها عبر الأجهزة ، وذلك بفضل ميزة المزامنة عبر الإنترنت. يمكنك أيضًا تخصيص تنسيق الملاحظات وإضافة الصور والملفات الصوتية والمستندات إليها حسب اختيارك.
Simplenote يتيح لك إضافة وعرض وتحرير ونشر الملاحظات بتنسيق Markdown. يمكنك أنت وفريقك مشاركة أي ملاحظات في مجموعة للعمل التعاوني والتفكير.
إذا قررت عدم استخدام الورق ، فيجب أن يكون عمل نسخ رقمية من المستندات الورقية الموجودة في استراتيجيتك.
يستخدم برنامج Adobe Scan على هاتفك الذكي لتحويل مستند ورقي إلى ملف PDF. يساعدك التطبيق أيضًا في إدارة أبعاد الملفات بصرف النظر عن تقديم ميزات مثل الاقتصاص والتدوير والتعليق التوضيحي والتوقيع وتحرير الألوان.
ABBYY FineReader PDF هو ماسح ضوئي متقدم للمستندات يدعم أكثر من 190 لغة ويحفظها في 12 تنسيقًا مختلفًا للملفات. إلى جانب مسح كل من النص المطبوع والمكتوب بخط اليد ، فإنه يتيح لك إضافة التعليقات والتوقيعات.
7. مشاركة الملفات وتطبيقات الأمن
لقد ولت الأيام التي كان عليك فيها عمل نسخ مطبوعة من تقريرك وتوزيعها على المستلمين. باستخدام تطبيقات مشاركة الملفات عبر الإنترنت ، يمكنك تخزين الملفات في السحابة ومشاركة الوصول مع المستلمين المؤهلين فقط.
علبة يتيح لك حفظ الملفات والمستندات ومشاركتها في السحابة ، مع الالتزام بسياسات خصوصية البيانات وامتثال الصناعة. يجعل التعاون بين أعضاء الفريق سلسًا.
تستطيع ايضا استخذام جوجل درايف لتخزين ملفات المكتب بشكل آمن ومشاركتها مع المستلمين المقصودين فقط. علاوة على ذلك ، تتيح لك الأداة تنظيم الملفات باستخدام مجلدات مختلفة.
8. تطبيقات التقويم
أصبحت تطبيقات التقويم جزءًا لا يتجزأ من الحياة المهنية. يمكن لجميع أنواع الأعمال الاستفادة من استخدام تطبيق التقويم بدلاً من تدوين المواعيد في يوميات ورقية.
ودود هو تطبيق جدولة المواعيد عبر الإنترنت حيث يمكنك جدولة اجتماعاتك بشكل احترافي وفعال. يمكنك أتمتة عملية التذكير والمتابعة مع هذا التطبيق.
تقويم جوجل هو تقويم شائع عبر الإنترنت حيث يمكنك تلوين إدخالات التقويم لتنظيم أحداث التقويم. تساعد أداة الاقتراحات الخاصة بها في ملء الإدخالات تلقائيًا لتوفير وقتك. يمكنك بسهولة تعديل جدول أي اجتماع عبر الإنترنت في هذا التقويم عبر الإنترنت.
متعلق ب: نصائح لتجنب التسويف والوفاء بالمواعيد النهائية
حان الوقت الآن للتخلي عن المستندات القانونية المطبوعة. انتقل إلى عالم الاتفاقيات الرقمية والتوقيعات الإلكترونية لتوفير الورق وتحسين كفاءة عمل فريقك.
اقترح هي عبارة عن منصة عبر الإنترنت تتيح لك إجراء جميع أنواع العقود والاقتراحات والاتفاقيات وتتبعها وإرسالها والتوقيع عليها إلكترونيًا. يمكنك استخدام قوالب العروض المصممة مسبقًا من مكتبة المحتوى لهذا التطبيق.
PandaDoc يتيح لك تبسيط إدارة الاتفاقية عن طريق إنشاء المستندات وتحريرها وتوقيعها بسهولة. يقدم خدمات مثل الاقتراحات وعروض الأسعار والعقود والنماذج - كل ذلك بتنسيق رقمي بدون أي ورق.
10. تطبيقات الفاكس عبر الإنترنت
حتى إذا كنت تخطط لإزالة جميع الفاكسات ، فقد لا يكون ذلك ممكنًا إذا أصر العملاء على استخدامها. بعد، تطبيقات الفاكس عبر الإنترنت يمكن أن تساعدك في إزالة الورق من الفاكس. ستعيد هذه التطبيقات توجيه رسائل الفاكس إلى الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو أي جهاز آخر من اختيارك. وبالتالي ، يمكنك أيضًا أتمتة الفاكس وتوفير آلاف الأوراق كل عام.
RingCentral هو برنامج فاكس عبر الإنترنت يتيح لك إدارة رسائل الفاكس الواردة والصادرة عبر الإنترنت مع توفير قدر كبير من التوفير. تستطيع ايضا استخذام HelloSign لإرسال واستقبال الفاكسات مع الحفاظ على السرية والأمان.
يمكنك الآن رسم صورة واضحة في ذهنك للتخطيط للاستغناء عن الورق في المكتب أو المنزل ، أينما كنت تعمل. لا يستغرق تنفيذ سياسة مكان العمل اللاورقي وقتًا طويلاً عندما تكون التطبيقات المذكورة أعلاه على الإنترنت في خدمتك.
يعد التخلص من الورق أحد الطرق العديدة لتنظيم مساحة العمل وزيادة الإنتاجية.
اكتشف كيف تساعدك محطة العمل الخالية من الفوضى على العمل بانتباه وإكمال المهام في الوقت المحدد.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- أدوات عبر الإنترنت
- وثيقة رقمية
- برامج المنظمة
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك