ما هي قوائم مايكروسوفت وما الغرض منها؟

القوائم هي تطبيق Microsoft 365 من الجيل التالي تم تطويره من قوائم SharePoint في مايو 2020. إنه نظام أساسي أمامي لإدارة بياناتك أو العمل مثل الأفكار وقوائم المهام والمهام والمخزون وإدارة الأسئلة الشائعة وما إلى ذلك. في هذه المقالة ، ستتعرف على القوائم وميزاتها وأهم حالات استخدامها.

ما هي قوائم مايكروسوفت؟

سترى قوائم Microsoft التطبيق في كل التطبيقات في اشتراكك في Microsoft 365. يمكنك استخدام هذا التطبيق لإنشاء قوائم والتعاون مع أعضاء فريقك أو العملاء.

توفر قوائم Microsoft العديد من المزايا مقارنة بأي تطبيقات قائمة مهام أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك تتبع المشكلات والإجراءات والأصول والمخزون وجهات الاتصال وغير ذلك الكثير باستخدام قوائم Microsoft.

تدمج الأداة قوائمك مع جميع تطبيقات Microsoft 365 بحيث يمكنك البدء في إنشاء بياناتك أو العمل عليها من Microsoft Teams أو SharePoint أو القوائم الرئيسية. يأتي أيضًا مع قوالب انقر للتحرير توفر وقتك في تنظيم مهامك أو ملاحظاتك.

الميزات الجديدة لقوائم Microsoft

تحتوي القوائم على جميع الميزات القياسية التي يمكنك توقعها من تطبيق قائمة المهام. على سبيل المثال ، عرض المخطط الزمني وعرض التقويم وإنشاء قوائم من جداول البيانات وإضافة مرفقات إلى القوائم وتتبع الأنشطة وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن ما يلي هو أهم الميزات التي تميز القوائم عن الأدوات المماثلة الأخرى:

1. إدارة القواعد

يمكنك أتمتة قوائم المهام الخاصة بك بعدة طرق باستخدام هذه الأداة. ومع ذلك ، فإن مثل هذه الأتمتة الشاملة تصبح ممكنة فقط بسبب قواعد نمط if / then في تطبيق Lists.

يمكنك استخدام هذه القواعد لأتمتة التذكيرات والإشعارات لقوائمك. سيحتفظ مالك القائمة أيضًا بالسيطرة على القواعد. إذا منحت المتعاونين حق الوصول لتعديل القائمة ، فيمكنهم تعديل قواعد القائمة. اتبع هذه الخطوات لإنشاء القواعد من الصفحة الرئيسية للقوائم:

1. انقر فوق أتمتة القائمة المنسدلة ثم حدد أنشئ قاعدة.
2. على الشاشة حيث ترى قم بإخطار شخص ما عندما الخيار ، تحتاج إلى تعيين شرط. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد يتم إنشاء عنصر جديد.
3. يمكنك تعديل شروط القاعدة بالنقر فوق كل كلمة من الكلمات التي تحتها خط في الجملة.
4. يمكنك تحديد خيارات مثل من يجب إخطاره ، العمود ، قيمة العمود ، إلخ.
5. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق إنشاء لتأكيد القاعدة.

2. يسرد التعاون من خلال Microsoft Teams

تضيف القوائم قيمة إلى وظائف تطبيق Microsoft Teams. يمكنك الوصول إلى القوائم أو مشاركتها أو إنشائها من تطبيق Teams دون مغادرة أي اجتماعات جارية أو جلسات عصف ذهني.

في تطبيق Teams ، يمكنك تغيير طريقة عرض القائمة بعدة طرق مثل البطاقات والشبكات وعرض التقويم وما إلى ذلك. بالإضافة إلى إضافة أعمدة جديدة وإنشاء طرق عرض مخصصة باستخدام عوامل التصفية وتحديد الاختيارات ، يمكنك أيضًا تعديل خطتك لجعل البيانات ذات مغزى أكبر لفريقك.

3. مشاركة القوائم والعناصر

تقدم القوائم أوضاعًا مختلفة لمشاركة البيانات مع فرقك أو عملائك. على عكس العديد من تطبيقات قائمة المهام الأخرى ، لا تحتاج إلى مشاركة القائمة بأكملها مع المتعاونين معك.

إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك مشاركة القائمة بأكملها ، أو منح حق الوصول إلى عناصر القائمة المحددة. علاوة على ذلك ، يمكنك تخصيص حماية البيانات عن طريق تمكين القراءة فقط ، والوصول للتعديل ، وحماية كلمة المرور ، وتاريخ انتهاء الصلاحية للوصول إلى القائمة.

4. تكاملات

تتكامل قوائمك على الفور مع تطبيقات Microsoft 365 الأخرى مثل Teams و Power Automate و Power Apps و SharePoint.

يمكنك أتمتة مهام المشروع أو مهام سير العمل باستخدام تكامل القوائم و Power Automate. في القوائم الرئيسية ، انقر فوق أتمتة القائمة المنسدلة ثم حدد أتمتة الطاقة. إذا قمت بالنقر فوق خلق التدفق، يمكنك الوصول إلى قوالب لأتمتة العمليات والمهام.

متعلق ب: أصبح Office 365 الآن Microsoft 365: ماذا يعني لك ولعائلتك

5. تطبيق الهاتف المحمول

تطبيق Lists متاح أيضًا على أجهزة iOS مثل iPhone و iPad. يوفر تطبيق الهاتف المحمول تجربة سلسة مع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام لإنشاء قوائمك وتحريرها ومشاركتها أثناء التنقل.

كشفت Microsoft أيضًا عن خطة لإصدار Android من تطبيق Lists. سيحصل مستخدمو Android قريبًا على إنشاء قوائم ومشاركتها وتعديلها من أجهزتهم المحمولة.

تحميل: قوائم Microsoft لـ iOS (حر)

استخدام قوائم Microsoft كمتعقب معلومات ومنظم

هناك العديد من استخدامات تطبيق Lists لإدارة البيانات المهنية والشخصية. بعض أفضل سيناريوهات حالة الاستخدام هي:

1. إدارة الأصول

يمكنك إدارة الأجهزة والبرامج والأصول الأخرى بكفاءة باستخدام قالب مدير الأصول لتطبيق Lists. لا يتعين عليك استثمار الكثير من الوقت في ذلك ، حيث يحتاج النموذج إلى بضع نقرات للتخصيص.

يمكنك الحصول على تحديثات حالة الأصول ، مثل من يستخدم الجهاز حاليًا ، وتواريخ تسجيل الوصول ، وتواريخ المغادرة ، والجهاز قيد الإصلاح ، وما إلى ذلك.

2. إدارة المشاريع والمهام

يمكنك تحويل تطبيق Lists إلى أداة لإدارة المشاريع دون إنفاق أموال إضافية. أضف المهام في قائمة واحدة وقم بتسمية القائمة وفقًا لاسم المشروع.

يمكنك إضافة قواعد if / then-style إلى العناصر أو المهام الفردية في قائمتك. يمكن أن تكون القواعد عبارة عن كلمات مثل مكتملة ، أو معلقة ، أو محظورة ، أو مهمة ، أو مشكلة ، أو أولوية ، وما إلى ذلك. إذا كان هناك أي تعديلات في القائمة من أعضاء فريقك ، فستعرف على الفور حالة المهام.

متعلق ب: دليل إدارة المهام عبر الإنترنت: نصائح لاختيار التطبيق المناسب

3. جدولة المحتوى

يعد تطبيق القوائم مثاليًا لوسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب أو استراتيجية نشر محتوى المدونة. يمكنك إضافة متطلبات المحتوى إلى قائمة واحدة. الآن ، قم بتعيين قواعد محددة لتمكين الإخطارات أو التذكيرات.

يوجد أيضًا قالب جدولة محتوى في تطبيق القوائم. قم بتخصيص القالب عن طريق إضافة الصور أو المحتويات التي تريد نشرها مع تاريخ المسودة وتاريخ الاستحقاق وتاريخ النشر وما إلى ذلك.

4. تأهيل العملاء والموظفين

يمكّنك قالب قائمة التحقق الخاصة بالإعداد لتطبيق Lists من إدارة إعداد العميل أو الموظف. على سبيل المثال ، عند وضع علامة على ملف الموظف على متن الطائرة عنصر في قائمة المهام كـ وقعت، تقوم الأداة تلقائيًا بإرسال بريد إلكتروني يحتوي على بيانات اعتماد تسجيل دخول الموظف إلى الموظف الجديد.

وبالمثل ، يمكنك أتمتة عمليات التعامل مع العميل مثل الإعداد وتسليم ملفات المشروع والفوترة من تطبيق القوائم.

5. عميل تذكرة المقتفي

يحول قالب تعقب المشكلات قوائمك إلى ملفات مدير علاقات عملاء فعال. إذا أبلغ العميل عن أي مشكلات تتعلق بالمنتج الذي قدمته ، فقم بإدراجها في تطبيق القوائم. قم بتعيين قواعد محددة للمراجعة ، والأولوية ، والمحظورة ، وحلها في عمود حالة العنصر.

بمجرد حدوث أي تغيير في الحالة ، يمكنك أنت أو عملاؤك الحصول على ردود تلقائية بالبريد الإلكتروني حول حالة التذكرة.

تنظيم بياناتك وعملك بكفاءة

ستتيح لك الميزات وحالات الاستخدام المذكورة أعلاه لقوائم Microsoft الاستفادة من اشتراكك في Microsoft 365 بأفضل طريقة ممكنة. توفر الأداة طريقة جديدة ومرنة لترتيب المهام أو البيانات المهمة وتتبعها. علاوة على ذلك ، يعد تخطيط المهام مجرد نزهة في الحديقة عندما تحصل على جميع الأفكار وقوائم المهام وجداول الأعمال في مكان واحد.

أفضل 10 تطبيقات مجانية لتخطيط المهام

قد يكون اختيار نظام إدارة المهام الصحيح أمرًا صعبًا. لمساعدتك في معرفة ذلك ، قمنا بتجميع قائمة بأدوات تخطيط المهام الأكثر فائدة.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب