قد تلاحظ أن إنتاجيتك تبدو متخلفة لأنك تواجه باستمرار صعوبة في إيجاد الوقت لإكمال المزيد من العمل. هذا إلى حد ما لأنك قد تقضي قدرًا كبيرًا من الوقت في مهام متكررة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو نسخ البيانات احتياطيًا.

ومع ذلك ، فإن الوقت مورد محدود ، ولديك 24 ساعة فقط لتقضيها كل يوم. أفضل طريقة لزيادة وقتك وزيادة إنتاجيتك هي أتمتة المهام الدنيوية المتكررة.

ما هي الأتمتة وما فوائدها؟

يصف الأتمتة استخدام التكنولوجيا للتعامل مع المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً أو المتكررة لتقليل الجهود اليدوية. من خلال أتمتة المهام الزائدة عن الحاجة ، يمكنك توفير الوقت والتركيز على الأنشطة الأخرى المدرة للدخل.

تعمل الأتمتة أيضًا على تقليل الخطأ البشري وتحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة قابلية التوسع وتوفير المال. لذا ، كيف يمكنك الاستفادة من إمكانات الأتمتة في أنشطتك اليومية؟ إليك بعض أفكار أتمتة سير العمل التي يمكنك استخدامها الآن:

1. تسريع معالجة البريد الإلكتروني

قد يكون التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً إذا لم تجد نظامًا لإدارتها بشكل جيد. هذا لأنك على الأرجح تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب انتباهك كل يوم. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في تنمية عملك ، فيجب عليك الرد على الفور على استفسارات البريد الإلكتروني من العملاء المحتملين.

view instagram anonymous

ردود البريد الإلكتروني التلقائية

الخبر السار هو أنه يمكنك أتمتة بعض العمليات بحيث تقضي وقتًا أقل في بريدك الوارد. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قالب باستخدام بيانات من نموذج الاتصال المستند إلى الويب ، أو استخدم أدوات إنشاء قوالب البريد الإلكتروني المجانية هذه ، لذلك لن تضطر إلى كتابتها من الصفر طوال الوقت. يمكنك أيضًا استخدام ميزات الاستجابة التلقائية المضمنة في خدمات البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، ملف متابعة الخيار في Outlook لتتبع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام خدمة دمج البريد الإلكتروني والبريد الباردة مثل GMass لتخصيص أو جدولة أو إرسال الحملات التسويقية ورسائل البريد الإلكتروني الباردة للعملاء المحتملين والمتابعة تلقائيًا.

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

نراهن أنك تتلقى عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا من الزملاء والعائلة والأصدقاء والشركات الأخرى وما إلى ذلك. عندما يحدث هذا ، قد يكون من الصعب فرز رسائل البريد الإلكتروني المهمة من البريد غير الهام. ولكن يمكنك أتمتة نقل رسائل البريد الإلكتروني من مجلد إلى آخر للتعامل مع الفوضى. يمكنك استخدام "عوامل التصفية" في Gmail أو Outlook "قواعد" لإدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

تتيح لك هذه الميزات المضمنة حذف الرسائل التي تحتوي على رسالة محددة تلقائيًا ، وفرز رسائل البريد الإلكتروني بنص معين أو من جهات اتصال معينة في مجلد ، وما إلى ذلك.

استخراج البيانات

ربما تقضي الكثير من الوقت في تصفح جهات الاتصال في صندوق الوارد الخاص بك للحصول على معلومات يمكن أن تساعدك في تسويق أو بيع أغراضك. باستخدام محلل البريد، يمكنك أتمتة هذه العملية بناءً على قواعد التحليل الخاصة بك.

2. عزز التواصل باستخدام روبوتات المحادثة

أحدثت Chatbots ثورة في خدمة العملاء في السنوات الأخيرة من خلال تحسين التواصل وتجربة العملاء. مثل الأسئلة الشائعة ، تقدم روبوتات الدردشة الأتمتة من خلال الذكاء الاصطناعي. وبالتالي ، يمكنهم أداء مجموعة متنوعة من المهام بأنفسهم.

تتوفر بعض مزايا استخدام روبوتات الدردشة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وبعضها متعدد اللغات ، ويقدم استجابات متسقة على الفور ، ويساعدك على اكتساب رؤى قيمة حول سلوك العملاء ، وما إلى ذلك. يمكنك استخدام روبوتات الدردشة هذه لتعزيز اتصالاتك على موقع WordPress الخاص بك وتحسين إنتاجيتك. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنك بحاجة إلى استثمار الوقت والجهد لضبط برنامج الدردشة الآلي الخاص بك للاستمتاع بالمزايا.

3. النسخ الاحتياطي للبيانات

مع استمرار تقدم التكنولوجيا ، نعتمد بشكل متزايد على محركات الأقراص الثابتة في الكمبيوتر لتخزين أجزاء من حياتنا ، مثل المستندات الخاصة بالعمل والأكاديمية ، أو الصور العائلية. بالنسبة للجزء الأكبر ، لا يتعلق الأمر بما إذا كان ، ولكن متى ، بسبب تآكل محركات الأقراص الثابتة ، وسرقتها ، وتجربة زيادات في الطاقة.

السؤال هو ، ماذا يعني هذا بالنسبة لك ، أو الأفضل من ذلك ، ما الذي يمكنك فعله لتقليل الخسارة؟ يمكنك عمل نسخة احتياطية من البيانات الخاصة بك.

لكن من المحتمل أن تنسى أن تفعل ذلك بنفسك من وقت لآخر. لذلك ، سيكون أفضل رهان لك هو أتمتة النسخ الاحتياطية المنتظمة. إلى جانب ضمان أمان بياناتك ، ستتيح لك الجدولة التلقائية للنسخ الاحتياطية العمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك دون انقطاع.

يمكنك استخدام CrashPlan لنسخ بياناتك احتياطيًا على محرك أقراص ثابت خارجي أو كمبيوتر آخر على شبكتك المحلية أو خوادمه. بعد تثبيت البرنامج ، سيقوم بفحص نظامك ويقترح ما يمكنك نسخه احتياطيًا. كما يسمح لك باختيار ما تريد نسخه احتياطيًا. يمكنك جدولة النسخ الاحتياطية الخاصة بك كل 15 دقيقة ، أو ساعة واحدة ، أو عندما لا تستخدم جهاز الكمبيوتر الخاص بك ؛ كل هذا يتوقف على لك.

4. خطة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي

أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي جزءًا لا يتجزأ من حياتنا. وهكذا ، أصبحت هذه المنصات منجم ذهب للأشخاص الذين يحاولون الترويج لعلاماتهم التجارية وبيع المنتجات / الخدمات.

لكن البقاء على اتصال مع جميع العملاء المحتملين والعملاء على منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك هي مهمة يمكن أن تتطلب بسهولة انتباهك طوال الوقت. ومع ذلك ، فإن الاستفادة من سحر الأتمتة من خلال أدوات مثل هووتسوت و متعادل يسمح لك بجدولة جميع منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي مسبقًا. يمكنك استخدام هذه الأدوات للقيام بالمزيد على وسائل التواصل الاجتماعي في وقت أقل.

5. جدولة الاجتماعات

إن النجاح في جدولة اجتماع أو حجز موعد غالبًا ما يتطلب الكثير من الترجيح والرجوع ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالعديد من الأشخاص. قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى الجميع لمعرفة مدى توفرها قبل الحجز ، والمخاطرة بتكرار العملية إذا ألغى أي شخص.

لحسن الحظ ، يمكنك أتمتة هذه العملية لوضع سير عمل اجتماعك على الطيار الآلي بحيث يمكنك التركيز على شيء آخر. أدوات مثل ودود تسمح لك بأتمتة اجتماعاتك أو الأحداث الأخرى مسبقًا مع أي شخص من خلال رابط. يمكنك تعيين فترات زمنية مختلفة للوقت الذي ستكون فيه متاحًا وإرسال طلبات الاجتماع من خلال الرابط.

علاوة على ذلك ، تتكامل هذه الأداة بسلاسة مع التقويم الخاص بك. لذلك ، عندما يختار الجميع وقتًا ممتعًا ، يمكن لـ Cal Friendly تسجيل الاجتماع في التقويم الخاص بك وإرسال إشعار إليك. إذا كنت مشغولاً خلال ذلك الوقت ، فإن إعادة الجدولة سهلة مثل الجدولة.

أتمتة مهامك المتكررة لزيادة إنتاجيتك

الأتمتة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي يرتدي عدد قليل من الموظفين العديد من القبعات. السماح للتكنولوجيا بمعالجة بعض المهام هنا وهناك سيساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل.

يشاركسقسقةبريد الالكتروني
8 أشياء تم التغاضي عنها وتعيق الإنتاجية (وكيفية تجنبها)

نريد جميعًا أن نكون منتجين ، لكن من السهل تشتيت انتباهنا بسبب عوامل مختلفة. إليك بعض الأشياء التي قد تتجاهلها وكيفية تجنبها.

اقرأ التالي

مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • أتمتة المهام
  • نصائح حول الإنتاجية
نبذة عن الكاتب
لاندو لويك (16 مقالة منشورة)

Loic كاتب محتوى مستقل في MakeUseOf ومتعلم مدى الحياة. كان يطارد شغفه بالكتابة منذ عام 2016. إنه يستمتع بتجربة الأدوات والبرامج التقنية الجديدة مع إمكانية مساعدة المستخدمين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.

المزيد من Lando Loic

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك