أفضل 6 تقنيات للعاملين لحسابهم الخاص لتحديد أولويات المهام مجانًا

بصفتك مستقلاً ، قد تضطر إلى القيام بمئات المهام كل يوم ، بينما لا يزال لديك العديد من المهام في قائمة المهام. لا تحتاج كل الأعمال إلى نفس القدر من الأهمية ، وتحديد الأولويات هو أفضل طريقة لمعرفة ما عليك القيام به الآن.

يمكنك استخدام أي من الأساليب التالية لتحديد أولويات مهامك والحصول على يوم عمل مثمر.

1. قم بإنشاء قائمة المهام الرئيسية للمراجعة

إذا كنت تعتقد أنه يمكنك تحديد الأولويات من بين جميع مهامك أثناء وجودها فقط في رأسك ، فأنت مخطئ. تحتاج إلى وضعها على الورق أو إضافتها إلى تطبيق لإنشاء قائمة رئيسية.

ضع كل المهام والمهام الفرعية فيها. بمجرد إدراج المهام ، يمكنك بسهولة معرفة أي منها يحتاج إلى أولوية أكبر. يمكنك بعد ذلك ترتيب أولوياتهم حسب الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية.

تستطيع استخدام تطبيق إدارة المهام ClickUp لتجنيد المهام وفرزها بناءً على أولوياتك. يتيح لك التطبيق أيضًا إضافة تاريخ استحقاق لكل مهمة.

تحميل: ClickUp لـ شبابيك | macOS | لينكس | iOS | ذكري المظهر (حر)

2. ابدأ بأصعب مهمة

في هذه الطريقة ، يمكنك تحديد أولويات المهام الأكثر صعوبة في قائمتك والقيام بذلك أولاً. قد لا تكون المهمة الأكثر أهمية ، ولكن إكمال ذلك سيجعل باقي المهام في غاية السهولة.

غالبًا ما يميل الناس إلى تخطي المهمة الصعبة في الصباح وجدولتها للجزء الأخير من اليوم. إن القيام بمهام سهلة وصغيرة على مدار اليوم يجعلك متعبًا ، بينما تحتاج في الواقع إلى عقل جديد وتركيز كامل لإكمال المهمة الصعبة.

نفذ أصعب مهمة في البداية ، حتى لو كانت صعبة. يمكنك أيضًا تحرير عقلك من خلال الانتهاء من أصعب مهمة ويمكنك التركيز أكثر على المهام الأسهل.

3. طريقة Ivy Lee لترتيب المهام

تتيح لك هذه الطريقة التي يبلغ عمرها 100 عام التعامل مع أولوياتك بشكل جيد وتجعلك أكثر إنتاجية. وفقًا لهذه التقنية ، تحتاج إلى اختيار أهم ست مهام عليك القيام بها غدًا. اطلب المهام بناءً على مستوى الأهمية ، وفي اليوم التالي ، ابدأ العمل عليها واحدة تلو الأخرى.

تقضي هذه الإستراتيجية على إجهاد القرار بإجبارك على تحديد أولويات أهدافك قبل يوم واحد. نظرًا لأنك لست مضطرًا لقضاء صباحك في تحديد الأولويات ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من اليوم من خلال الاستفادة من كل دقيقة منه. النهج أيضا يؤيد أحادية المهام.

وبالتالي ، يمكنك إكمال المهمة بسرعة لأنك توليها اهتمامًا كاملاً. يمكنك استخدام تطبيق طريقة Ivy Lee لهذه الطريقة. ضع قائمة بالمهام وفقًا لأولوياتك وحددها بمجرد اكتمالها. عندما تقوم بشطب مهمة واحدة من قائمة المهام الخاصة بك بعد الانتهاء ، لديك مهمة واحدة أقل تقلق بشأنها.

تحميل: طريقة Ivy Lee لـ ذكري المظهر (حر)

4. مصفوفة أيزنهاور لتجميع المهام

أثناء تحديد الأولويات ، قد يتم الخلط بين القيام بالمهمة العاجلة والقيام بالمهمة الهامة. Eisenhower Matrix هي تقنية لتحديد الأولويات تتيح لك فصل المهام العاجلة والمهمة. كما أنه يساعدك على فهم أيهما يجب أن تفعله أولاً.

المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري تندرج تحت فئة العمل العاجل. يمكن أن يكون تحرير عمل مكتمل لأخطاء بسيطة ، أو الرد على بريد إلكتروني أو رسالة نصية. من ناحية أخرى ، فإن المهام التي تساهم في أهدافك طويلة المدى مهمة.

لتحديد أولويات المهام بشكل أفضل ، قم بعمل أربعة أرباع وضع المهام في المكان المناسب لها. يمكنك إنشاء هذا المخطط في Microsoft Excel أو Google Sheets وما إلى ذلك.

• عاجل وهام: يجب أن تكون هذه المهام على رأس أولوياتك.
• هام ، لكن ليس عاجلاً: قم بجدولة هذه المهام في وقت مناسب.
• عاجل ، لكن ليس مهما: حاول إكمال هذه المهام بين أول فئتين من فئات المهام.
• لا مستعجل ولا مهم: احذف هذه المهام من قائمتك.

Ike - To-Do List ، تطبيق قائمة المهام يساعدك على سرد المهام ومعرفة المهام ذات الأولوية بناءً على المصفوفة.

تحميل: Ike - قائمة المهام ، قائمة المهام لـ ذكري المظهر (حر)

5. استخدم طريقة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا لتحديد أولويات المهام

MIT هنا تعني أهم الأشياء. لتنفيذ هذه التقنية ، تحتاج إلى سرد أهم ثلاث مهام لهذا اليوم. بعد ذلك ، عليك التركيز على إكمال هذه المهام في أسرع وقت ممكن.

بمجرد اكتمالها ، يمكنك الانتقال لإكمال بقية المهام في قائمة المهام العامة. أثناء إنشاء قائمة MIT ، قم بتضمين المهام ذات الأولوية العالية التي ستساهم في تحقيق ما تريد تحقيقه.

أثناء إعداد هذه القائمة ، اسأل نفسك أسئلة مثل:

1. ما هي أهم المهام التي عليك إكمالها اليوم؟
2. ما الأشياء التي ستحدث فرقًا كبيرًا في مشروعك أو مهنتك؟
3. كيف تريد تنظيم يومك لإكمال MITs أولاً ، قبل المهام الأخرى؟

قم بتجميع الإجابات ، ويمكنك بسهولة إنشاء قائمة MIT.

متعلق ب: Microsoft To Do نصائح لتحسين إدارة المهام

6. طريقة ABCDE لفصل المهام ذات الأولوية

هل تبحث عن تقنية قوية لتحديد الأولويات للاستخدام اليومي؟ طريقة ABCDE هي طريقة بسيطة وفعالة وعملية المنحى تتيح لك تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك.

يمكنك أخذ ورقة وإدراج جميع المهام التي يجب عليك إكمالها عليها. ثم تحتاج إلى البدء في تصنيف المهام باستخدام A و B و C و D و E. تذكر أنك بحاجة إلى إكمال مهام "أ" قبل بدء مهام "ب" وإكمال مهام "ب" قبل بدء مهام "ج" وما إلى ذلك.

إذا كانت هناك مهام متعددة في كل فئة ، فقم بتمييزها بـ 1 ، 2 ، 3 ، حسب الأهمية ، مثل A-1 ، A-2 ، A-3 ، إلخ. إليك كيفية تصنيف المهام بهذه الأحرف الخمسة:

1. أ لأهم المهام: ضع علامة على مهمة لا يمكنك تخطيها باستخدام A. يجب عليك إعطاء الأولوية لهذه المهمة في أعلى قائمة المهام الخاصة بك ، لأن عدم القيام بذلك قد يؤدي إلى تأخير إكمال المشروع أو يؤدي إلى فقدان العميل.
2. ب للمهام ذات النتائج الطفيفة: بمجرد تمييز المهام بـ A ، اختر المهام ذات العواقب الخفيفة لتسميتها بـ B.
3. ج للمهام التي ليس لها عواقب: يجب عليك تسمية المهام التي ليس لها أي تأثير على حياتك باستخدام C.
4. D للمندوب: يجب عليك إضافة هذه التسمية إلى المهام التي قد تفوضها لشريكك أو شريكك. إذا كنت ، على سبيل المثال ، تعمل بمفردك كمستقل ، احتفظ بهذه المهام لوقت الفراغ.
5. E للتخلص: عندما تفكر في جميع المهام والوقت ، ستجد أن بعض المهام ليست بالغة الأهمية. تخلص منهم عن طريق وضع علامات باستخدام E.

يمكنك أيضًا استخدام Asana وأضف علامات A ، B ، C ، D ، E بجانب كل مهمة لتحديد الأولويات.

تحميل: أسانا شبابيك | macOS | ذكري المظهر | iOS (حر)

لا تضيع في عدد لا يحصى من المهام

يحتاج المستقلون إلى أداء الكثير من المهام الإدارية والتواصلية ، بصرف النظر عن العربات الخاصة بهم. الآن بعد أن تعرفت على تقنيات تحديد الأولويات المختلفة ، يمكنك إدارة المهام بكفاءة أكبر.

Tara Task Manager للفرق متعددة الوظائف: أفضل 10 ميزات يجب أن تجربها مجانًا

تعد إدارة المهام أمرًا مهمًا عندما تكون جزءًا من فريق متعدد الوظائف. فيما يلي بعض أفضل الميزات المجانية التي يجب أن تجربها Tara.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب