كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة

إذا كان Microsoft Outlook هو تطبيق go-to الخاص بك لإدارة رسائل البريد الإلكتروني والتقويم ، فربما تعتقد أن بعض ميزاته يمكن أن تشتت انتباهك تمامًا. بالطبع ، تم إعداد Outlook بالفعل لمساعدتك في إدارة عبء العمل الخاص بك ، ولكن يمكن أن يكون أفضل مع بعض التعديلات البسيطة.

دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يمكنك من خلالها جعل Outlook يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.

1. إنشاء قواعد لرسائل البريد الإلكتروني الواردة

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، ستنتقل تلقائيًا إلى مجلد Inbox الخاص بك. قد يكون من الصعب تتبع ذلك إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني متعددة من العديد من الأشخاص المختلفين ، ويمكن أن تتراكم بسرعة. يتيح لك Outlook تعيين قواعد البريد الوارد بحيث تنتقل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من أشخاص محددين مباشرةً إلى مجلد فرعي ، مما يساعدك على تتبع من يرسل ماذا. لإنشاء قاعدة جديدة ، اتبع الخطوات التالية:

1. اذهب إلى ملف> إدارة القواعد والتنبيهات وانقر قانون جديد. ستظهر نافذة جديدة بها خيارات متنوعة.
2. تحت الخطوة 1: حدد نموذجًا انقر نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد.
3. ثم تحت الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة ،
   instagram viewer
   تحتاج إلى النقر فوق الارتباطات التشعبية لتحديد ملف الناس أو المجموعة العامة من بريده الإلكتروني الذي تريد تحويله إلى المجلد المحدد.
4. انقر ينهي لتطبيق القاعدة.

يوضح الفيديو الرسمي من Microsoft ذلك بالتفصيل.

يمكن أن تمنع قواعد البريد الوارد انسداد صندوق الوارد الخاص بك. أيضًا ، إذا كنت بحاجة إلى تتبع أشخاص معينين أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، فهي منظمة بالفعل من أجلك.

متعلق ب: كيفية إنشاء توقيع في Outlook

2. قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني

حتى الآن ، ربما لاحظت صوت الإعلام الذي يصدره Outlook عند تلقي بريد إلكتروني. ربما لاحظت أيضًا رمز المغلف الأصفر الذي ينبثق على أيقونة Outlook على شريط المهام. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت تريد أن يتم إخطارك ، ولكن يمكن أن يكسر تركيزك إذا استمرت رسائل البريد الإلكتروني هذه في الوصول. لحسن الحظ ، يمنحك Outlook أيضًا خيار إيقاف تشغيل هذه الإعلامات.

اذهب إلى ملف> خيارات> بريد ، وتحت العنوان وصول الرسالة ، يمكنك اختيار الإشعارات التي تريد إيقاف تشغيلها. بمجرد أن تصبح راضيًا عن اختيارك ، انقر فوق نعم.

متعلق ب: كيفية جدولة اجتماع في Microsoft Outlook

3. تعيين تذكيرات التقويم

مثل الكثير من إشعارات البريد الإلكتروني ، يتم تعيين تقويم Outlook لتذكيرك بالمواعيد قبل 15 دقيقة من بدئها. يقوم بذلك عن طريق عرض المواعيد التالية ، وعليك النقر فوق رفض لغلق النافذة.

يمكن أن تكون هذه التذكيرات مفيدة إذا كنت بحاجة إليها. على سبيل المثال ، إذا كنت متعمقًا في عملك وانبثق التذكير ، يمكنك إنهاء ما تفعله والاستعداد للموعد.

ومع ذلك ، إذا لم تكن بحاجة إلى هذه الوظيفة ، فيمكنها كسر تدفقك. لإيقاف هذه التذكيرات ، انتقل إلى ملف> خيارات> خيارات متقدمة ، و تحت تذكير، قم بإلغاء التحديد إظهار التذكيرات.

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الانتقال إلى ملف> خيارات> التقويم ، و تحت خيارات التقويم ، سترى خيارًا للتذكيرات الافتراضية. لتحرير هذا ، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق المربع المجاور لـ تذكير افتراضي ، لذلك هناك علامة في المربع
2. في القائمة المنسدلة ، حدد 0 دقيقة
3. انقر فوق المربع المجاور لـ التذكيرات الافتراضية مرة أخرى ، حتى يختفي القراد ؛ إذا لم تفعل هذا ، فلن يحفظ اختيارك
4. انقر نعم

يمكنك الآن متابعة عملك دون ظهور تلك التذكيرات. إذا كنت لا تزال تريد طريقة ما لتتبع مهامك المهمة ، فراجع فوائد Microsoft To-Do أيضًا.

متعلق ب: Microsoft To Do: دليل المبتدئين الكامل

4. رمز لون التقويم الخاص بك في Outlook

لا حرج في تلوين مواعيد تقويم Outlook بلون واحد. ومع ذلك ، يمكن أن يساعدك الترميز اللوني في تبسيط تقويمك وتسهيل الحصول على نظرة عامة على يوم عملك أو أسبوعك دون التحقق من موضوع كل موعد أو اجتماع فردي.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك عدة أنواع مختلفة من العمل ، بما في ذلك الاجتماعات داخل شركتك ، والاجتماعات مع الشركات الخارجية ، والعملاء ، المهام الإدارية ، والتدريب المحجوز في التقويم الخاص بك ، وما إلى ذلك ، يمكن أن يصبح ضبابية من المعلومات التي تحتاجها لقضاء المزيد من الوقت في التركيز تشغيل.

إذا كنت تستخدم الترميز اللوني ، فيمكنك تصفح التقويم سريعًا والحصول على فكرة عامة عن أنواع العمل التي تحتاج إلى التحضير لها. يمكنك أيضًا استخدام الترميز اللوني لتحديد أولويات المواعيد حسب الأهمية. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار اللون الأحمر للاجتماعات "العاجلة" ، واللون الكهرماني لكلمة "المهمة" والأخضر لكلمة "الروتينية".

الشيء المهم هنا هو اختيار ألوان مختلفة لأنواع العمل المختلفة التي تقوم بها واختيار الألوان التي لا تبدو متشابهة جدًا مع بعضها البعض لمعرفة الفرق. للبدء ، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق موعد أو اجتماع في التقويم الخاص بك لإظهار ملف سلسلة المواعيد التبويب.
2. انقر فوق أيقونة النافذة الملونة التي تظهر صنف.
3. في القائمة المنسدلة ، انقر فوق "نعم" جميع الفئات.
4. سوف نافذة جديدة يطفو على السطح؛ على الجانب الأيمن ، انقر فوق جديد.
5. اكتب اسم فئتك. على سبيل المثال ، "اجتماعات داخلية" واختر اللون الذي تريده لها.
6. انقر نعم على كلا النافذتين حتى ترى موعد التقويم الجديد المرمّز بالألوان.

كرر هذه العملية لأي عدد تريد إنشاءه من الفئات.

انحرافات التوقعات التي تم حلها

الآن بعد أن عرفت كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا ، يمكنك تخصيصه ليعمل بشكل أفضل من أجلك. على الرغم من أنها قد لا تبدو مهمة ، إلا أن إجراء تعديلات طفيفة يمكن أن يحدث فرقًا في يوم عملك.

هذه ليست بأي حال من الأحوال قائمة شاملة ، وقد ترغب في تجربتها قبل الالتزام بها. يمكنك أيضًا التلاعب بإعدادات Outlook الخاصة بك ومعرفة ما إذا كنت قد اكتشفت أي أشياء أخرى تساعد في تحسين تركيزك.

5 عوامل تشتت انتباهك تجعلك أقل إنتاجية (وكيفية تجنبها)

من السهل تشتيت الانتباه ، مما قد يؤدي إلى التسويف. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك تجنبها.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب